Projektmanagement-Methoden

Transkript

1 1 Projektmanagement-Methoden Martin Bialas, diventis GmbH

2 2 Vorstellung Martin Bialas diventis GmbH Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL) Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung International zertifizierter IPMA Program and Portfolio Management Consultant (IPMA PPMC) NLP-Master und Mediator Lust- und Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft (Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadgets, )

3 3 Digicomp Wie unterschieden sich die etablierten Projektmanagement Methoden? Agenda Was bzw. wer steckt hinter diesen Methoden? Was ist eine PM Methode? Was spricht für oder gegen die eine oder die andere Methode? Welche «bekannten» PMMethoden gibt es? Nach welchen Kriterien wählt man eine Projektmanagement Methode aus? Gibt es überhaupt die geeignetste Methode? Kann man sich in diesen Methoden zertifizieren lassen?

4 4 Kulturelle Herausforderung 1 PM-Methoden Sind identifiziert, funktional sehr umfangreich 2 Ziele Bewusstsein schaffen für möglichen Nutzen 3 Kulturelle Begleitung Change Management Prozess aktiv auf der kulturellen Seite betreiben

5 5 Was ist eine PM-Methode? Eine Methode (altgriechisch μέθοδος Nachgehen, Verfolgen ) ist ein mehr oder weniger planmässiges Verfahren zur Erreichung eines Zieles. Methoden finden sich in der Alltagspraxis genauso wie in Wissenschaft, Philosophie und Kunst. Im engeren Sinne wird unter einer Methode ein Erkenntnisweg verstanden.

6 6 Welche «bekannten» PM-Methoden gibt es?

7 7 Wasserfallmodell Das Wasserfallmodell ist ein lineares (nicht iteratives) Vorgehensmodell, das in Phasen organisiert wird. Dabei gehen die Phasenergebnisse wie bei einem Wasserfall immer als bindende Vorgaben für die nächsttiefere Phase ein. Im Wasserfallmodell hat jede Phase vordefinierte Start- und Endpunkte mit eindeutig definierten Ergebnissen. Zu den wichtigsten Dokumenten zählen dabei das Lastenheft sowie das Pflichtenheft. Der Name Wasserfall kommt von der häufig gewählten grafischen Darstellung der fünf bis sechs als Kaskade angeordneten Phasen. Das Wasserfallmodell wird allgemein dort vorteilhaft angewendet, wo sich Anforderungen, Leistungen und Abläufe in der Planungsphase relativ präzise beschreiben lassen.

8 8 Handbuch der Elektronischen Rechenzentren des Bundes, eine Methode zur Entwicklung von Systemen Gute Qualität der Informatiksysteme Verbesserte Kommunikation zwischen Fachabteilung/Anwendern und Informatikbereich Verkleinerte Projektrisiken Reduzierter Entwicklungsaufwand Hohe Transparenz bei der Spezifikation von Projektarbeiten

9 9 Spiralmodell Barry W. Boehm

10 PRojects IN Controlled Environments 2 10 Definition von Projekt: «Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern» Grundprinzipien von PRINCE2 Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung, Lernen aus Erfahrungen, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Steuern über Managementphasen, Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, Produktorientierung, Anpassen an die Projektumgebung

11 11 V-Modell Kern des V-Modell: PM: Projektmanagement QS: Qualitätssicherung KM: Konfigurationsmanagement PA: Problem- und Änderungsmanagement Im Gegensatz zu klassischen phasenorientierten Vorgehensmodellen werden im V-Modell lediglich Aktivitäten und Ergebnisse definiert und keine strikte zeitliche Abfolge gefordert. Insbesondere fehlen die typischen Abnahmen, die ein Phasenende definieren. Dennoch ist es möglich, die Aktivitäten des V-Modells zum Beispiel auf ein Wasserfallmodell oder ein Spiralmodell abzubilden.

12 12 Klassische Methoden vs. Agile Methoden PLAN DRIVEN VISION DRIVEN TERMIN geschätzt KOSTEN geschätzt SCOPE variabel SCOPE fix KLASSISCHES PROJEKTMANAGEMENT TERMIN fix KOSTEN fix AGILE METHODEN

13 13 Scrum Der Ansatz von Scrum ist empirisch, inkrementell und iterativ. Er beruht auf der Erfahrung, dass die meisten modernen Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um einen vollumfänglichen Plan erstellen zu können. Dies liegt daran, dass komplexe Aufgaben dadurch charakterisiert sind, dass sowohl ein wesentlicher Teil der Anforderungen als auch der Lösungsansätze zu Beginn unklar sind. Diese Unklarheit lässt sich bei komplexen Aufgaben beseitigen, indem iterativ und inkrementell Zwischenergebnisse geschaffen werden. Der langfristige Plan (das Product Backlog) wird kontinuierlich detailliert und verbessert. Statt einem vollumfänglichen Plan wird in Scrum ein Detailplan (das Sprint Backlog) nur für den jeweils nächsten Zyklus (dem Sprint) erstellt. Produkt- Backlog Scrum Methode Sprint- Backlog 24 h Sprint 30 Tage Lauffähige, inkrementell verbesserte Software

14 14 Kollaboratives Projektmanagement Das Kollaborative Projektmanagement basiert auf dem Grundkonzept, alle Projektbeteiligten aktiv in den Planungs- und Steuerungsprozess einzubinden und mit Hilfe von Informations-, Kommunikations- oder Kooperationsbausteinen zu vernetzen. Management wird dabei nicht als isoliertes Aufgabenfeld von Managern aufgefasst, sondern als integraler Bestandteil der Projektarbeit aller Teammitglieder. Grundthese des Kollaborativen Projektmanagements ist das Prinzip der dezentralen Regelkreise. Komplexe Projekte werden in kleinere fassbare Teilsysteme aufgeteilt und an Verantwortliche aus den Fachbereichen übergeben. Technische Grundlage des Kollaborativen Projektmanagements ist eine zentrale Datenbasis, die allen Projektmitgliedern einheitliche und aktuelle Planungsdaten zur Verfügung stellt.

15 15 Critical-Chain-Projektmanagement CCPM erweitert das klassische Projektmanagement um die zwei Elemente Vermeidung von schädlichem Multitasking und korrekter Umgang mit Schätzungen, deren Streuungen und damit verbundenen Puffern. Typischerweise steigt hierdurch die Zuverlässigkeit der Termineinhaltung auf über 95 % und die Durchlaufzeiten der Projekte verkürzen sich um mehr als 25 %. Eliyahu M. Goldratts

16 16 Goal Directed Project Management ZGPM ist deshalb eine Vorgehensweise, die auf die Phasen der Projektplanung fokussiert und die Stärke der Methodik ist in der umfassenden Beschreibung und Planung des Projektverlaufs zu sehen. GDPM bietet die Möglichkeit die Projektdurchführung zu kontrollieren und entsprechend zu steuern. Insbesondere definiert ZGPM einen Rahmen für eine effiziente Fortschrittskontrolle und Projektsteuerung, ein aussagekräftiges Berichtswesen und die Budgetüberwachung. Goal Directed Project Management (GDPM), im deutschen Sprachraum auch Zielgerichtetes Projektmanagement genannt ZGPM sieht Projekte in einem ganz-heitlichen Ansatz als Zusammenwirken von Personal, Systemen und Organisation (PSO-Ansatz). Deshalb ist ein aktives Wissens- und Kommuni-kationsmanagement (Change Manage-ment) auch stets integraler Bestandteil des Projektmanagements nach ZGPM. Die Grundlage dieser Vorgehensweise bilden statistische Untersuchungen, die belegen, dass die meisten Planabweichungen in Projekten in den frühen Phasen bei der Zielsetzung, der Planung und/oder der Projektorganisation ihren Ursprung haben. In dieser Planungsphase eines Projekts entstehen mehr als 80 Prozent aller Probleme, die durch die konsequente Anwendung einer Projektmanagement-methodik vermieden werden können.

17 17 Methode des kritischen Pfades text text text 6 text text text text text text Motivation Zwang zum exakten Durchdenken des Projektablaufs übersichtliche Darstellung der Abhängigkeiten Möglichkeit der Minimierung der Projektdauer höhere Sicherheit in der Termineinhaltung deutliche Hervorhebung von Projektengpässen Rechtzeitiges Erkennen möglicher Verzögerungen und Abschätzen von Konsequenzen Kritischer Pfad

18 18 Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. Ein Projekt wird im Rahmen der Strukturierung in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Teilaufgaben sind Elemente, die weiter unterteilt werden müssen, Arbeitspakete sind Elemente, die sich auf der untersten Ebene befinden und nicht weiter unterteilt werden. Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist nach heutigem Erkenntnisstand des Projektmanagements eine der zentralen Aufgaben der Projektplanung. Der PSP ist die Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung, die Ressourceneinplanung und die Kostenplanung. Zudem fliessen die Erkenntnisse aus dem PSP in das Risikomanagement ein.

19 19 Digicomp Wie unterschieden sich die etablierten Projektmanagement Methoden? Berücksichtigung gesellschaftlicher Strukturen Art der Abarbeitung (sequentiell, parallel, inkrementel, agil) Fokus der Betrachtung 2 1 Grad der Komplexität 3

20 20 Was spricht für oder gegen die eine oder die andere Methode? Fokus Es sind die Schwerpunkte in der eigenen Projektlandschaft zu erkennen Grösse und Verfügbarkeit der entsprechenden Community Community Bedeutung Fachlich sind alle PM-Methoden «richtig» Der Grad der Ergebniskonkretisierung bzw. der generischen Vorgabe Detaillierung Kontext Im individuellen Kontext ist die eine oder andere Methode eher «hilfreich»

21 21 Gibt es überhaupt die geeignetste Methode? NEIN

22 22 Digicomp Nach welchen Kriterien wählt man eine Projektmanagement Methode aus? Organisation 1 Orientierung an Unternehmensspezifischen Standards Nationale und internationale Orientierung Projekt 2 Reifegrad der Organisation Thema des Projektgegenstands Komplexität der Aufgabenstellung Neuartigkeit des Themas Individuum 3 Persönliche Kenntnisse Individuelle Neigungen

23 23 Kann man sich in PM-Methoden zertifizieren lassen? Zertfifizierungen PMI: CAPM, PMP IPMA: Level A-D, PMC, PPMC PRINCE2: Foundation, Practitioner Scrum: Scrum Master, Product Owner HERMES: Foundation, Advanced

24 24 Problem Driven Project Management: Agil war gestern! Problem Driven Project Management ist eine moderne Alternative zu agilen Projektmanagement-Methoden. Während im Wasserfallmodell noch alles von oben herab durchgeplant werden muss und selbst bei agilen Methoden noch iterative Planungen durchgeführt werden müssen, fällt der Punkt Planung beim problemgetriebenes Projektmanagement einfach weg. Durch die fehlende Planungsphase ergeben sich enorme Ressourcen- und damit auch Kosten-Einsparungen und es stellt sich automatisch eine sehr zielgerichtet Vorgehensweise ein: Aktuelle Probleme werden einfach priorisiert und danach abgearbeitet. Die Vorgehensweise ist zudem sehr intuitiv und orientiert sich direkt an den Bedürfnissen der Projektbeteiligten. Auch Kunden ziehen in der Regel einen problemgetriebenen Lösungsansatz einer ausführlichen Planung vor, die ohnehin nie eingehalten werden kann. Dadurch ergibt sich eine höhere Kundennähe und damit ultimativ eine höhere Kundenzufriedenheit. Ausführliche Planungen, Projekt- und Teammeetings waren gestern. Das Problem Driven Project Management ist die perfekte Projektmanagement-Methode für alle, die agile Methoden immer noch für zu steif empfanden. Dieser einfache Ansatz verzichtet vollkommen auf Ausbildungen oder Zertifikate für Projektmanager jeder kann nach dem problemgetriebenen Projektmanagement Erfolg haben! In vielen Unternehmen wurde das Problem Driven Project Management bereits eingeführt, oftmals als direkte Reaktion auf die bisherigen komplexen planungs- und organisationsintensiven Managementmethoden. Agil war gestern, problem driven ist heute! Jetzt ohne heftigen Sarkasmus: Der obige Text ist natürlich totaler Schwachsinn Ein Problem Driven Project Management ist nur die Verwaltung von Chaos. Wer sich darin wiedererkennt, sollte dringend handeln!

25 25 Fazit Es gibt ein enorme Vielfalt an PM-Methoden Es gibt nicht DIE richtige Methode Methoden dürfen angepasst werden Beständigkeit im Ziel stellt Erfolg sicher Kenntnis über verschiedene Methoden ist hilfreich Aktives Change Management ist entscheidend

26 26 Herzlichen Dank Fragen / Bemerkungen / Diskussion Martin Bialas diventis GmbH In der Schappe CH-4144 Arlesheim mbialas@diventis.ch profile/martin_bialas artin.bialas.7?fref=ts martin-bialas/1/939/663