DATENIMPORT AUFTRAGSERFASSUNG I-DEAL 4.1. auftragserfassung

Transkript

1 auftragserfassung Dieses Handbuch erklärt die Installation von i-deal. Nachfolgend wird Schritt für Schritt erklärt, wie Daten in Eigenarbeit in die App importiert werden können. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Studium des Handbuchs. DATENIMPORT AUFTRAGSERFASSUNG I-DEAL 4.1

2 MOBILE AUFTRAGSERFASSUNG INHALT 1 INSTALLATION DER APP AUF DEM IPAD 1.1 LERNZIEL SCHRITT 1: APP INSTALLIEREN SCHRITT 2: DEMO DATENBANK IMPORTIEREN IMPORT VON DATEN ALS CSV 2.1 LERNZIEL SCHRITT 1: DROPBOX ACCOUNT SCHRITT 2: ORDNER AUF PC ANLEGEN SCHRITT 3: DEMODATEN SCHRITT 4: FILES KOPIEREN SCHRITT 5: DATENBANK LÖSCHEN SCHRITT 6: CSV AUS DROPBOX IMPORTIEREN DATEN ÄNDERN UND NEU IMPORTIEREN 3.1 LERNZIEL SCHRITT 1: CSV FILES SCHRITT 2: LIBRE OFFICE INSTALLIEREN SCHRITT 3: DAS ERSTE CSV ÖFFNEN SCHRITT 4: DAS CSV ÄNDERN SCHRITT 5: DATEN AUF DAS IPAD ÜBERTRAGEN DATEN MIT FTP ÜBERTRAGEN 4.1 LERNZIEL SCHRITT 1: EIN FTP CLIENT SCHRITT 2: I-DEAL KONFIGURIEREN SCHRITT 3: CSV FILES AUF FTP SERVER LADEN SCHRITT 4: DATEN AUF DAS IPAD ÜBERTRAGEN VERGLEICH: FTP - DROPBOX EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.1 LERNZIEL FAUSTREGEL ÜBUNG 1: ERZEUGEN EINES NEUEN CSV FILES FIRMEN ÜBUNG 2: FIRMEN ANLEGEN ADRESSEN ÜBUNG 3: ANSCHRIFTEN ANLEGEN ÜBUNG 4: IMPORT IN I-DEAL PERSONEN ÜBUNG 5: DREI ANSPRECHPARTNER ANLEGEN KOMMUNIKATIONSDATEN (TEL./FAX / ) ÜBUNG 6: FÜNF KOMMUNIKATIONSDATEN ANLEGEN ÜBUNG 7: IMPORT IN I-DEAL ARTIKEL ÜBUNG 8: ARTIKEL ANLEGEN PREISE ÜBUNG 9: PREISE ANLEGEN ÜBUNG 10: IMPORT IN I-DEAL BILDER UND DOKUMENTE 6.1 LERNZIEL ÜBERBLICK BILDER / DOKUMENTE ÜBUNG 1: IMPORT IN I-DEAL (DROPBOX) ÜBUNG 2: WEITERE BILDER HINZUFÜGEN BILDER / DOKUMENTE ZU FIRMEN ÜBUNG 3: ARTIKELBILDER ALS ZIP FILE MIT DROPBOX IMPORT MIT FTP

3 1 INSTALLATION DER APP AUF DEM IPAD 1.1 LERNZIEL In diesem Abschnitt lernen Sie: Wie die App auf dem ipad installiert wird Wie Sie die Demodatenbank installieren. 1.2 SCHRITT 1: APP INSTALLIEREN Installieren Sie i-deal aus dem App Store auf ihr ipad. Oder suchen Sie einfach im App-Store nach nexti. 1.3 SCHRITT 2: DEMO DATENBANK IMPORTIEREN Starten Sie die App und importieren Sie die Demo Daten. Sie können nun die auf dem ipad mitgelieferten Demo Daten ansehen und testen. 3

4 2 IMPORT VON DATEN ALS CSV 2.1 LERNZIEL In diesem Abschnitt lernen Sie: Wie Sie Dropbox zum Import vorbereiten CSV Files importieren. 2.2 SCHRITT 1: DROPBOX ACCOUNT Um ihre eigenen Daten in die App zu übertragen benötigen Sie einen Dropbox-Account. Falls Sie noch keinen haben, können Sie diesen kostenfrei anlegen: Legen Sie einen Account an und installieren das Dropbox Programm auf ihrem PC/Mac. Notieren Sie ihre Zugangsdaten (ihre und ihr Passwort). Diese werden Sie anschließend noch benötigen. Hinweis: Die Daten können alternativ auch per FTP importiert werden. In diesem Beispiel, zeigen wir jedoch den für viele Anwender einfacheren Weg mit Dropbox. 2.3 SCHRITT 2: ORDNER AUF PC ANLEGEN Der Ablageort der Daten hat sich geändert. Ab i-deal 4.0 liegen die Daten in der Dropbox unter: Apps / ideal Wichtig: Dieser Pfad darf nicht von Hand angelegt werden! Der Ordner wird automatisch erstellt, wenn Sie sich über die i-deal App an der Dropbox anmelden. Wie das geht? Starten Sie i-deal, öffnen Sie Optionen : Dropbox/Dropbox login. Nun wird in Ihrer Dropbox automatisch ein Pfad mit dem Ordner. Apps/i-Deal angelegt. In diesem Ordner legen Sie nun fünf weitere Ordner an: export, import, update, doc, items. 4

5 2 IMPORT VON DATEN ALS CSV 2.4 SCHRITT 3: DEMODATEN Wir haben als Vorlage bereits CSV Files für Sie vorbereitet. Laden Sie die Demo-Daten von unserer Website: Die Daten sind gepackt als ZIP File. Bitte entpacken Sie das File. 2.5 SCHRITT 4: FILES KOPIEREN Die entpackten Daten aus dem Zip File enthalten viele CSV Files. Diese CSV Files kopieren Sie in den Ordner import. 2.6 SCHRITT 5: APP DATENBANK LÖSCHEN Bevor wir die CSV Files importieren können, müssen wir zuerst die Demo-Datenbank auf dem ipad löschen. Starten Sie die App i-deal. Wählen Sie: Optionen / Datenbank löschen 5

6 2 IMPORT VON DATEN ALS CSV 2.7 SCHRITT 6: CSV AUS DROPBOX IMPORTIEREN Nach dem Löschen der Datenbank landen Sie automatisch im Import-Dialog von i-deal. Wählen Sie Aus Dropbox importieren Möglicherweise werden Sie beim ersten Import nach ihrem Dropbox-Account gefragt (ihre und ihr Passwort). Anschließend werden die CSV Files importiert. Gratulation: Sie haben erfolgreich CSV Files importiert! Wenn Sie statt unserer Vorlage-Files ihre eigenen Files verwenden, können Sie bereits ihre eigenen Import-Daten aufbereiten. 6

7 3 DATEN ÄNDERN UND NEU IMPORTIEREN 3.1 LERNZIEL In diesem Abschnitt lernen Sie: Was Sie beim Ändern von CSV Files beachten müssen Wie Sie ein CSV File auf dem PC/Mac erfolgreich ändern Wie man geänderte CSV Files auf das ipad importiert. Wichtige Regeln zur Datenaufbereitung: Der Name des CSV Files ist wichtig und muss genau wie vorgegeben geschrieben werden. Ansonsten wird das File nicht importiert. Nur der Name identifiziert die Tabelle. In den Spaltenüberschriften in der Tabelle dürfen keine Leerzeichen vorkommen. Groß- und Kleinschreibung beachten Spaltennamen dürfen nicht verändert werden alle CSV Files müssen im Import Ordner in Ihrer Dropbox liegen 3.2 SCHRITT 1: CSV FILES Ein CSV File muss man sich wie eine Tabelle aus reinem Text vorstellen. Allerdings gibt es ein paar Feinheiten zu beachten. Es gibt mehr als 100 verschiedene Zeichensätze (Windows 1254, Ascii, ISO , UTF7, UTF8, Unicode, ASCII, usw.) Es gibt verschiedene Trennzeichen zwischen den Spalten. Wenn diese beiden Einstellungen falsch sind, werden die Spalten und insbesondere Umlaute oder Sonderzeichen falsch erkannt. Ein verbreitetes Programm, um Tabellen zu bearbeiten ist EXCEL. Leider ist speziell Excel zum Laden von CSV Files schlecht geeignet. Wenn man. z.b. unsere CSV Files mit Excel öffnet, treten gleich 2 Fehler auf: a) Einige Umlaute und Sonderzeichen werden falsch verstanden b) Excel erkennt die Spalten nicht. Alles wird als eine lange Textzeile interpretiert. 7

8 3 DATEN ÄNDERN UND NEU IMPORTIEREN Das Verhalten von Excel ist je nach Version unterschiedlich. Meist sieht das geöffnete File, wie im Bild oben aus. Selbstverständlich kann man diese Probleme in Excel umgehen. Dafür sind aber relative viele Bedienschritte notwendig. Die Rückmeldung unserer Kunden zeigt, dass man sich sehr gut mit Excel auskennen muss, um keine Fehler zu machen. Zur Übung: Versuchen Sie eines unseren CSV Files mit Excel zu öffnen (z.b. company.csv). Vermutlich werden Sie die Daten, wie im Bild oben angezeigt bekommen. 3.3 SCHRITT 2: LIBRE OFFICE INSTALLIEREN Es gibt ein kostenloses Open Source Programm LibreOffice, das sich sehr gut zum Bearbeiten von CSV Files eignet. Wir raten ihnen dieses Programm zu installieren: SCHRITT 3: DAS ERSTE CSV ÖFFNEN Sobald Sie LibreOffice installiert haben, können Sie das CSV File öffnen. Öffnen Sie company.csv. LibreOffice fragt Sie beim Öffnen eines CSV welchen Zeichensatz Sie verwenden wollen. Wählen Sie: Zeichensatz = UTF8 oder Unicode (= UTF16) Trennzeichen = Tabulator Textbegrenzer = Doppeltes Anführungszeichen 8

9 3 DATEN ÄNDERN UND NEU IMPORTIEREN Hier ist UTF8 der richtige Zeichensatz. Die Vorschau sieht gut aus. Hinweis: Die App i-deal kann sowohl mit UTF8 als auch Unicode (oft auch UTF16 genannt) arbeiten. Sie können sehr leicht am Vorschaubild erkennen, ob Sie den richtigen Zeichensatz gewählt haben. In diesem Bild ist Unicode offensichtlich der falsche Zeichensatz. 9

10 3 DATEN ÄNDERN UND NEU IMPORTIEREN Sie bekommen das CSV File nun als übersichtliche Tabelle angezeigt. 3.4 SCHRITT 4: DAS CSV ÄNDERN Öffnen Sie company.csv mit LibreOffice. In der ersten Zeile sehen Sie die Spaltenüberschriften. Diese dürfen Sie nicht verändern!!! In den nachfolgenden Zeilen stehen die Daten. Das File company.csv enthält die Firmennamen aller Kunden. Wir wollen nun zur Übung 3 Namen ändern. Die Änderungen haben wir gelb markiert. Speichern Sie das geänderte File. 3.6 SCHRITT 5: DATEN AUF DAS IPAD ÜBERTRAGEN Die Dropbox nimmt uns hier fast die gesamte Arbeit ab. Sie müssen nur das File company.csv wie beschrieben ändern und wieder zurück in die Dropbox speichern. Die Daten stehen sofort auf ihrem ipad zur Verfügung. Wichtig: Im Import Ordner in Ihrer Dropbox müssen alle CSV Files liegen! Das geänderte company.csv ist eines dieser Files. 10

11 3 DATEN ÄNDERN UND NEU IMPORTIEREN Starten Sie nun die App i-deal. Wählen Sie: Option / Datenbank löschen. Nachdem die Datenbank gelöscht ist, wählen Sie Aus Dropbox importieren. Gratulation! Die 3 von ihnen geänderten Firmen werden nun angezeigt. 11

12 4 DATEN MIT FTP ÜBERTRAGEN Dieser Abschnitt ist optional. Er richtet sich nur an Anwender die FTP bereits kennen und die einen FTP Account besitzen. Wenn Sie nur mit Dropbox arbeiten wollen, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Für ihren FTP Account benötigen Sie Zugangsdaten. - IP Adresse Server - Benutzername - Password Um die nachfolgende Übung durchzuführen müssen Sie einen solchen Account besitzen. Kostenfreie FTP Server im Internet sind uns nicht bekannt. Die Datenübertragung zum ipad kann alternativ per FTP oder Dropbox erfolgen. Der Anwender kann sich für eine der beiden Methoden entscheiden. 4.1 LERNZIEL In diesem Abschnitt lernen Sie: Welche Programme Sie für FTP benötigen Wie Sie i-deal für FTP konfigurieren Wie Sie Daten per FTP auf das ipad übertragen 4.2 SCHRITT 1: EIN FTP CLIENT Um Daten per FTP auf einen Server im Internet zu übertragen, benötigen Sie einen FTP Client. Falls Sie noch keines auf ihrem PC installiert haben, bietet sich der kostenlose Filezilla an: SCHRITT 2: I-DEAL KONFIGURIEREN Nun müssen Sie i-deal die Daten des FTP Accounts bekannt geben. Starten Sie i-deal. Gehen Sie zu: Optionen / Einstellungen Dort können Sie im Abschnitt FTP Server Einstellungen: - IP Name des Servers - FTP Benutzer - Password - Die Pfadnamen einstellen. 12

13 4 DATEN MIT FTP ÜBERTRAGEN 4.4 SCHRITT 3: CSV FILES AUF FTP SERVER LADEN Nun können Sie mit ihrem FTP Client ihre CSV Files auf den FTP Server kopieren. Starten Sie ihrem FTP Client und melden Sie sich an. Legen Sie auf dem FTP Server die gleichen 4 Verzeichnisse an, wie bei Dropbox: - import - export - doc - items. Und nun kopieren Sie alle CSV Files in den import Ordner. 4.5 SCHRITT 4: DATEN AUF DAS IPAD ÜBERTRAGEN Starten Sie nun die App i-deal. Wählen Sie: Optionen / Datenbank löschen. 13

14 4 DATEN MIT FTP ÜBERTRAGEN Nachdem die Datenbank gelöscht ist, wählen Sie Von FTP Server importieren. 4.6 VERGLEICH: FTP - DROPBOX Vorteile Dropbox: Einfacher kostenloser Account Das Ändern von Daten ist einfacher, da man die Files in der Dropbox direkt lesen/schreiben/ändern kann. Bei FTP muss man nach jeder Änderungen die Files neu vom lokalen Rechner auf den FTP Server hochladen. Vorteile FTP: Sie können ihren eigenen FTP Server betreiben (Sicherheit). Die Daten liegen also bei ihnen und nicht auf einem amerikanischen Server. 14

15 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.1 LERNZIEL In diesem Abschnitt lernen Sie: Wie Sie eine komplette neue Datenbank aufbauen Die 6 wichtigsten Tabellen für den Import selbst zu erstellen (Kunden, Artikel und Preise) Wie Sie diese Daten auf das ipad übertragen. 5.2 FAUSTREGEL Die App i-deal hat ca. 30 Datenbankttabellen, in die Sie selbst Ihre eigenen Daten importieren können. Es müssen jedoch beim Import nicht alle Tabellen gefüllt werden. Um mit dem Programm arbeiten zu können, reichen bereits einige wenige Tabellen: Für Firmen: Firmen (company.csv) Adressen (address.csv) Tel./ /Fax (communication.csv) Personen (person.csv). Für Artikel: Artikel (items.csv) Preise (pricelist.csv). Nachfolgend wird das Format für diese wichtigsten Tabellen beschrieben. Um die Erklärung in den Beispielen nicht zu komplex zu gestalten, haben wir uns auf die wichtigsten Felder der Tabellen beschränkt. Für die Beschreibung aller Felder und Tabellen und aller möglichen Funktionen lesen Sie bitte im Handbuch zum Datenmodell nach. Für den Start schlagen wir Ihnen vor, mit diesen 6 Tabellen zu beginnen. 5.3 ÜBUNG 1: ERZEUGEN EINES NEUEN CSV FILES In den nachfolgenden Aufgaben werden Sie eigene, neue CSV Files anlegen. Nachfolgend eine Beschreibung wie Sie eine neue Tabelle unter LibreOffice und unter MS Excel als CSV im richtigen Format speichern können. Je nach Version können die Menü-Bezeichnungen variieren. Speichern für LibreOffice: Datei / Speichern Unter / -> Datei Typ: CSV wählen. Trennzeichen-Feld: Tabulator Trennzeichen Text: doppeltes Anführungszeichen Zeichensatz: UTF8 festlegen Speichern für Excel 2012: Datei / Speichern Unter / UTF16 (Unicode) Text. Nach dem Speichern müssen Sie das File umbenennen von company.txt nach company.csv. Achtung: hierzu müssen Sie unter Windows zuerst einstellen, dass Ihnen Dateiendungen überhaupt angezeigt werden! 15

16 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN Übung: Legen Sie ein neues File an und speichern Sie es wie beschrieben. Hinweise: Folgende Fehler werden beim Anlegen der CSV Files gerne gemacht: Der Name des CSV Files ist wichtig und muss genau wie vorgegeben geschrieben werden. Ansonsten wird das File nicht importiert. Nur der Name identifiziert die Tabelle. In den Spaltenüberschriften in der Tabelle dürfen keine Leerzeichen vorkommen. Groß- und Kleinschreibung beachten 5.4 FIRMEN Die Tabelle company.csv enthält die Firmen. Wichtig: Es muss immer genau 1 Firma vom Typ eigene Firma definiert sein. Für uns sind nur 3 Spalten in der Tabelle wichtig. Spalte COMPANYNO COMPANYNAME BUSINESSTYPE Beschreibung FirmaNr (eindeutig) Firmenname 0 = eigene firma 1 = Lieferant 2 = Kunde 5.5 ÜBUNG 2: FIRMEN ANLEGEN Legen Sie drei Firmen an: Firma 1 Firmennummer = 1000 Bezeichnung = Meine Firma Typ = 0 (eigene Firma) Firma 2 Firmennummer = 1001 Bezeichnung = Kunde 1 Typ = 2 (Kunde) Firma 3 Firmennummer = 1002 Bezeichnung = Kunde 2 Typ = 2 (Kunde) Bitte denken Sie beim Speichern daran: Trennzeichen = Tabulator Zeichensatz = UTF8 oder Unicode(UTF16) Speichern Sie das File als company.csv. 16

17 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.6 ADRESSEN Die Tabelle address.csv enthält die Anschriften zu den Firmen. Eine Firma kann mehrere Anschriften haben. Wichtig: Jede Firma muss immer genau 1 Anschrift vom Typ Std-Anschrift haben. Ansonsten kann Sie beliebig viele Anschriften vom Typ Rechnung oder Lieferanschrift haben. Nur wenn eine Firma eine Std-Anschrift hat, wird Sie in i-deal auch angezeigt. Spalte ADDRESSNO COMPANYREFNO STREET POSTALCODE CITY Beschreibung Interne eindeutige AdressNr Wichtig: dieser Wert muss für jede Zeile unterschiedlich sein! Verbindung zur Firma Nr (company.companno) Straße Postleitzahl Ort COUNTRY Land (Nach ISO ) DE = Deutschland FR = Frankreich CH = Schweiz ADDRESSTYPENO 1 = Std Anschrift 2 = Lieferanschrift 3 = Rechnungsanschrift (jede Firma muss eine Standart Anschrift haben) Die Adressen sind mit den Firmen verknüpft. Um dies zuzuordnen ist im Feld companyrefno eingetragen zu welcher Firma eine Anschrift gehört. 17

18 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.7 ÜBUNG 3: ANSCHRIFTEN ANLEGEN Legen Sie drei Anschriften an. Legen Sie nun zu den drei Firmen jeweils 1 Anschrift an. Die Daten können Sie sich ausdenken. Bitte denken Sie daran: dass Sie den Adress-Typen = 1 setzen. den Ländercode nach ISO vergeben (DE für Deutschland) vergessen Sie nicht die Zuordnung von Adresse zur Firma. Speichern Sie das File address.csv. 5.8 ÜBUNG 4: IMPORT IN I-DEAL Sie haben nun 2 Files erzeugt. Company.csv Address.csv Diese beiden Files sind das absolute Minimum für den Import in i-deal. Entfernen Sie alle anderen Files aus dem Dropbox Import Ordner. Legen Sie nur diese beiden Files hinein. Löschen Sie die Datenbank und importieren Sie neu. Geschafft! Sie haben mit dem Aufbau ihrer ersten Datenbank begonnen. Ihre Datenbank beinhaltet zwar bislang nur drei Firmen mit Anschriften, aber wir werden dies in den nächsten Übungen erweitern. 5.9 PERSONEN Die Tabelle person.csv enthält die Ansprechpartner zu den Firmen. Eine Firma kann mehrere Ansprechpartner haben. Die Ansprechpartner sind mit den Firmen verknüpft. Um dies zuzuordnen ist im Feld companyrefno eingetragen zu welcher Firma ein Ansprechpartner gehört. Feld FIRSTNAME SURENAME TITLE POSITION COMPANYREFNO PERSONNO Beschreibung Vorname Nachname Titel Position Verbindung zur Firma (company.companno) Interne eindeutige Nummer. Dies kann eine fortlaufende Nummer wie 1,2,3,4 sein. Es ist wichtig, dass dieses Feld gefüllt wird. Eine Nummer darf nicht in 2 Zeilen gleichzeitig genutzt werden. 18

19 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.10 ÜBUNG 5: DREI ANSPRECHPARTNER ANLEGEN Legen Sie drei Ansprechpartner an: Ansprechpartner 1 Zur Firma 1001 Name = Peter Müller Ansprechpartner 2 Zur Firma 1002 Name = Karl Klein Ansprechpartner 3 Zur Firma 1002 Name = Claudia Klein (Die Firma 2 hat also zwei Ansprechpartner und die Firma 3 hat keinen Ansprechpartner) Speichern Sie das File person.csv KOMMUNIKATIONSDATEN (TEL. / FAX / ) Die Tabelle communication.csv enthält die Kommunikationsdaten zu den Firmen und Personen (z.b. Tel, Fax, , Handynummer, etc.). Es sind wiederum mehrere Daten pro Firma/Person erlaubt. Im Gegensatz zu den Ansprechpartner gibt es bei den Verknüpfungen einen Unterschied. Wir können hier wählen, ob eine Kommunikation (Tel, Fax, etc.) einer Firma oder Person zugehörig ist. Wichtig: Eine Kommunikation kann entweder einer Firma zugewiesen sein oder einer Person. Eine gleichzeitige Zuweisung zu beiden ist nicht erlaubt. 19

20 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN communication.csv Spalte TYPE DATE PERSONENREFNO COMPANYREFNO communicationno Beschreibung Einer der Werte: - Tel - - Fax - Mobile Die Telefon Nummer oder , etc. Verknüpfung zur Person (person.personno) Verknüpfung zur Firma (company.companyno) Interne eindeutige Nummer. Dies kann eine fortlaufende Nummer wie 1,2,3,4 sein. Es ist wichtig, dass dieses Feld gefüllt wird. Eine Nummer darf nicht in 2 Zeilen gleichzeitig genutzt werden. 20

21 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.12 ÜBUNG 6: FÜNF KOMMUNIKATIONSDATEN ANLEGEN Legen Sie fünfansprechpartner an: Nr. 1 Zur Firma: = (ihre eigene ) Nr. 2 Zur Firma 1001 Tel = Nr. 3 Zur Firma 1001 Tel = Nr. 4 Zur Firma = info@nexti.de Nr. 5 Zur Person Karl Klein = karl.klein@nexti.de Firma 1001 hat 2 Telefonnummern. Das ist erlaubt. Speichern Sie das File communication.csv ÜBUNG 7: IMPORT IN I-DEAL Sie haben nun weitere 2 Files erzeugt. - person.csv - communication.csv Fügen Sie diese beiden Files zu den schon angelegten 2 Files hinzu. Löschen wie gewohnt die Datenbank und importieren neu. Geschafft! Sie haben nun eine Datenbank mit Kunden, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten aufgebaut. 21

22 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.14 ARTIKEL Der Import eigener Artikel ist einfach, da wir hierzu nur 1 Tabelle benötigen. Nachfolgend eine Erklärung der wichtigsten Spalten der Tabelle items.csv Spalte Beschreibung itemno eindeutige Artikelnummer. Z.B text1 text2 Unit itemgroup1 itemgroup2 beschreibender Text zum Artikel beschreibender Text zum Artikel (Zeile 2, kann leer bleiben) Mengeneinheit des Artikels z.b. Stk Die Artikelgruppe dient zur Suche eines Artikels. Dieses Feld kann leer bleiben. Die Gruppe 2 ist eine Untergruppe zu Gruppe 1. Dieses Feld kann leer bleiben. itemgroup3 Die Gruppe 3 ist eine Untergruppe zu Gruppe 2. Dieses Feld kann leer bleiben. Ihre Tabelle könnte etwa wie folgt aussehen: 22

23 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN 5.15 ÜBUNG 8: ARTIKEL ANLEGEN Zur Übung sollen Sie nun drei neue Artikel anlegen: Artikel 1: ArtikelNr = Art1 Text 1 = Mein erster Artikel Test 2 = Lange Beschreibung zu Artikel 1 Mengeneinheit = Stk Artikelgruppe 1 = Eigen Artikelgruppe 2 = Stühle Artikel 2: ArtikelNr = Art2 Text 1 = Mein zweiter Artikel Test 2 = Lange Beschreibung zu Artikel 2 Mengeneinheit = Stk Artikelgruppe 1 = Eigen Artikelgruppe 2 = Stühle Artikel 3: ArtikelNr = Art3 Text 1 = Mein dritter Artikel Test 2 = Lange Beschreibung zu Artikel 3 Mengeneinheit = Stk Artikelgruppe 1 = Eigen Artikelgruppe 2 = Tische Erzeugen Sie ein CSV File und speichern es als item.csv in der Dropbox. Sie können auch das bestehende File als Vorlage nutzen. Denken Sie beim Speichern immer daran: Zeichensatz: UTF8 oder Unicode Trennzeichen ist Tabulator. Filename ist items.csv (in diesem Fall) PREISE Nachfolgend eine Erklärung der wichtigsten Spalten der Tabelle pricelist.csv. Formatieren Sie Ihre Daten so, dass Sie der nachfolgenden Beschreibung entsprechen. Pro Zeile kann immer nur ein Preis stehen. Falls Sie mehrere Preise zu einem Artikel haben, sind diese in mehreren Zeilen zu hinterlegen. Spalte itemno price base unit currency limitdown Beschreibung ArtikelNr Preis Preisbasis (wenn ein Preis z.b. pro 100 Stk. angegeben ist) Mengeneinheit Währung Der Preis gilt ab der angegebenen Menge 23

24 5 EIGENE DATEN AUFBEREITEN Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie eine Preisliste. Der Artikel 300 hat Staffelpreise und beim Artikel 030 wurde eine Preisbasis pro 100 Stk. verwendet ÜBUNG 9: PREISE ANLEGEN Zur Übung sollen Sie nun folgende Preise zu unseren eigenen Artikeln anlegen. Preis 1: ArtikelNr = Art1 Preis 10 Euro pro Stk Ab Menge 1 Preis 2: ArtikelNr = Art1 Preis 9 Euro pro Stk Ab Menge 5 Preis 4: ArtikelNr = Art3 Preis 4 Euro pro Stk Ab Menge 1 Preis 5: ArtikelNr = Art3 Preis 3 Euro pro Stk Ab Menge 10 Preis 3: ArtikelNr = Art2 Preis 3 Euro pro Stk Ab Menge 1 Pro 100 Stk 5.18 ÜBUNG 10: IMPORT IN I-DEAL Sie haben nun 2 Files erzeugt. items.csv pricelist.csv Fügen Sie diese beiden Files zu den schon angelegten 4 Files hinzu. Löschen Sie, wie gewohnt die Datenbank und importieren Sie die Daten neu. Geschafft! Sie haben nun eine komplette Datenbank mit Kunden, Artikeln und Preisen aufgebaut. Alle weiteren Tabellen können Sie in unserem Handbuch Datenmodell finden. 24

25 6 BILDER UND DOKUMENTE 6.1 LERNZIEL In diesem Abschnitt lernen Sie: Wie Sie Bilder und Dokumente auf das ipad importieren Wie Sie diese einem Artikel oder einer Firma zuweisen. 6.2 ÜBERBLICK Mit i-deal können Sie sowohl zu Firmen Artikeln eine beliebige Anzahl von Bildern und / oder Dokumenten hinterlegen. Die App unterstützt folgende Formate: Bilder (png, jpg) PDF Word (doc, docx) Excel (xls, xlsx) PowerPoint (ppt, pptx) Filme (mpeg, H264, etc.). Hier sollten Sie auf jeden Fall testen, ob auch ihr Format / Codec unterstützt wird. 25

26 6 BILDER UND DOKUMENTE 6.3 BILDER / DOKUMENTE ZU ARTIKELN Bilder und Dokumente zu Artikeln werden ab Release 4.0 nun im Hintergrund geladen und automatisch aktualisiert. Es ist somit nicht mehr notwendig geänderte Bilder von Hand nachzuladen. Es ist ausreichnend, wenn die geänderten Bilder auf FTP oder Dropbox im Ordner des Artikels abgelegt werden. Ab IOS7 erfolgt die Aktualisierung sogar, wenn die App nicht aktiv ist! Messungen haben ergeben, dass etwa alle 2 Minuten 1 Bild geladen wird. Im Auslieferungszustand wird die Funktion nur im WLAN aktiv. Ebenso wie die Aktualisierung erfolgt auch das erstmalige Laden der Bilder und Dokumente zu Artikeln automatisch im Hintergrund. Der Anwender kann aber weiterhin manuell den Import einen ZIP-Files anstoßen, da dieser deutlich schneller geht als das Laden einzelner Files (etwa Faktor 5). Das Laden der Daten im Hintergrund kann angehalten werde. Hierzu gibt es einen Schalter in den Optionen. Hier wird auch der aktuelle Fortschritt angezeigt (aktuelle Artikelnummer, die Daten werden sortiert nach Artikelnummer geladen). Ein weiterer Schalter legt fest, ob Bilder und Dokumente nur im WLAN geladen werden oder auch mit 3G Verbindung. Für jeden Artikel legen Sie einen Unterordner in Item Ordner mit dem Artikelnamen an. In diesem Ordner legen Sie Bilder und Dokumente zu den Artikeln. Hinweis: Sie brauchen nur für die Artikel Ordner anzulegen, für die Sie auch Bilder oder Dokumente besitzen. Also nicht wirklich für alle Artikel. Regel: Falls es mehr als 1 Bild zu einem Artikel gibt, wird das Bild dessen Name identisch mit der Artikelnummer ist, als Bild für die Vorschau genutzt. Andernfalls wird zufällig ein Bild ausgewählt. 6.4 ÜBUNG 1: IMPORT IN I-DEAL (DROPBOX) Legen Sie zu jedem ihrer drei Artikel einen Ordner an und legen ein Bild und ein PDF oder Word Doc in dem Ordner ab. Speichern Sie alles in ihrer Dropbox im Ordner items. Geschafft: Im Shop werden nun zu allen Artikeln die Bilder angezeigt. In der Detail-Ansicht kann man auch das beigelegte PDF öffnen. 26

27 6 BILDER UND DOKUMENTE 6.5 ÜBUNG 2: WEITERE BILDER HINZUFÜGEN Legen Sie zu jedem ihrer 3 Artikel noch ein weiteres neues Bild in den Ordner ab. Jeder Artikel hat nun 2 Bilder. In der Detail-Ansicht Shop können Sie das zweite Bild ansehen. I-Deal erkennt automatisch welche Daten geändert wurden und lädt nur neu hinzugefügte Dateien. Wenn man z.b Artikelbilder hat, ist dies sehr hilfreich und spart enorm Zeit. 6.6 BILDER / DOKUMENTE ZU FIRMEN Der Import und die Aktualisireung von Bilder und Dokumente zu Firmen sind dem der Bilder und Dokumente zu Artikeln ähnlich. Im Unterschied zu den Artikeln heißt ihr Grundordner hier doc (statt items ) und die Unterordner heißen wie die Kundennummern statt der Artikelnummer. Hinweis: Sie brauchen nur für die Firmen Ordner anlegen, für die Sie auch Bilder oder Dokumente besitzen. Also nicht wirklich für alle Firmen. Die Dokumente zu den Firmen werden nicht an einem Stück importiert, sondern nur nach Bedarf. Einmal geladene Dokumente verbleiben auf dem ipad. Für Bilder/Dokumente zu Firmen müssen Sie einstellen, ob die Daten aus der Dropbox oder von FTP geladen werden sollen. => Option / Dropbox / Dokumente zu Kunden stets aus Dropbox laden bzw. => Option / Dropbox / Dokumente zu Kunden stets aus Dropbox laden 27

28 6 BILDER UND DOKUMENTE 6.7 ÜBUNG 3: ARTIKELBILDER ALS ZIP FILE MIT DROPBOX Prinzipiell sind Sie jetzt schon fertig und können arbeiten. Allerdings werden Sie bemerken, dass es ein Problem beim Import der Bilder gibt. Er ist recht langsam. Um z.b. 300 MB an Bildern zu importieren, benötigt man teilweise Minuten (je nach Netz). Nachfolgend wird ein Weg beschrieben, der den Import der Bilder um Faktor 3-4 beschleunigt. Übung: 1. Installieren Sie die kostenfreie Dropbox App auf ihrem ipad 2. Löschen Sie die geladenen Bilder auf dem ipad (sonst können wir nicht kontrollieren, dass der Import funktioniert hat 3. => Optionen / Lösche Bilder und Dokumente 4. Packen Sie den kompletten Ordner items aus dem oberen Beispiel (incl. des Ordners items selbst) in ein File mit dem Namen items.zip. Legen Sie dieses File in ihrer Dropbox auf dem Mac/PC ab 5. Öffnen Sie die Dropbox-App auf ihrem ipad und laden dieses File items.zip 6. Übergeben (öffnen) Sie das File in i-deal 28

29 6 BILDER UND DOKUMENTE Hinweis: Die maximale File-Größe für items.zip liegt bei ca. 350 MB (Einschränkung seitens ios). 6.8 IMPORT MIT FTP Der Import der Bilder / Dokumente kann alternativ auch von einem FTP Server aus erfolgen. Das Vorgehen ist identisch zur Dropbox. Die Files werden im einem Ordner items erwartet. Denken Sie daran, dass Sie für den FTP Server immer Server-IP / Benutzername / Password eingestellt sein müssen. Dies machen Sie unter: Optionen / Einstellungen / FTP-Server Einstellungen Wenn Sie ihre CSV Files aus der Dropbox importiert haben, dann erwartet die App die Bilder auch in der Dropbox. Wenn Sie von FTP importiert haben, dann erwartet die App die Bilder auf dem FTP Server. Die FTP Methode hat einen Vorteil. Sie können einem Fremden (z.b. einem potentiellen Kunden von i-deal) Daten aufbereiten und auf einem FTP Server zur Verfügung stellen. Mit einer Dropbox geht das nicht, da Sie sonst dem Fremden ihre persönlichen Zugangsdaten zu ihrer Dropbox nennen müssten. 29

30 auftragserfassung HABEN SIE WEITERE FRAGEN? Als Spezialist für mobile Auftragserfassung beraten wir Sie gerne: Tel.: 0721/ SPIELEND ZUM AUFTRAG