IT-Projektmanagement - Methoden und Techniken

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1 IT-Projektmanagement - Methoden und Techniken Seminarunterlage Version: 5.01 Version 5.01 vom 11. Juni 2013

2 Dieses Dokument wird durch die veröffentlicht.. Alle Rechte vorbehalten. Alle Produkt- und Dienstleistungs-Bezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen und beziehen sich auf Eintragungen in den USA oder USA-Warenzeichen. Weitere Logos und Produkt- oder Handelsnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Kein Teil dieser Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der weitergegeben oder benutzt werden. Die besitzt folgende Geschäftsstellen Adressen der Westernmauer D Paderborn Tel.: (+49) / An der alten Ziegelei 5 D Münster Tel.: (+49) / Marlene-Dietrich-Str. 5 D Neu-Ulm Tel.: (+49) / Kreuzberger Ring 13 D Wiesbaden Tel.: (+49) / Wikingerstraße D Köln Tel.: (+49) / Internet: training@ordix.de Version: 5.01 Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen Projekt Definition Projekt nach DIN Eigenschaften eines Projekts Projektmerkmale und Projekttypen Projekterfolg Definition Projekterfolg Wie erfolgreich sind Projekte? Anteil erfolgreicher IT-Projekte Faktoren für gescheiterte Projekte Erfolgsfaktoren Projektmanagement Definition Projektmanagement DIN Warum Projektmanagement? Das Magische Projektdreieck Elemente des Projektmanagements Aufgaben des Projektmanagements PM Regelkreis Projektphasen Definitionen für Projektphasen Das Projekt und seine Phasen Vorgehensmodelle Definition Vorgehensmodelle Typen von Vorgehensmodellen Nutzen der Vorgehensmodelle Übersicht Modelle Klassische Modelle Wasserfallmodelle Prototyping V-Modell Objektorientierte Modelle Rational Unified Process (RUP) Agile Modelle Spiralmodell nach B. Boehm Extreme Programming (XP) Time-Box-Management Scrum Scrum Rollen, Aktivitäten und Artefakte Müngstener Brücke - das Original Projektmanagementmethoden PMBoK und PMI PMBoK Details PRINCE PRINCE2 Vorgehensmodell PRINCE2 Grundprinzipien PRINCE2 Themen PRINCE2 Prozesse ORDIX Vorgehensmodell Von der Idee zum Projekt Projektinitialisierung Strukturierung und Planung Projektdurchführung Test, Abnahme und Abschluss ORDIX Vorgehensmodell Projektleiter Projektleiter Aufgaben & Rechte Aufgaben des Projektleiters Version: 5.01 Seite 3

4 2 Von der Idee zum Projekt Von der Idee zum Projekt Idee oder warum werden Projekt gestartet Projektumfeldanalyse Ziele Ziele Erfolgsfaktoren Antrag Projektauswahl Portfolio versus Programmmanagament Projektarten Studie Anforderung Die Anforderung - die Umsetzung - der Bedarf Definition Anforderung Anforderungsanalyse Definition Anforderungsmanagement Techniken zur Anforderungserhebung Klassifizierung von Anforderungen Anforderungsdokumentation Lastenheft vs. Pflichtenheft Lastenheft - Checkliste Lastenheft Pflichtenheft - Checkliste Pflichtenheft Business Case Nutzwertanalyse Nutzwertanalyse Vorgehen Kriterien der Projektrentabilität Typische weiche Faktoren der Nutzwertanalyse Nutzwertanalyse (Beispiel Aufbau) Definition Business Case (BC) Business Case - Inhalte Einflussfaktoren Budget und Termin Projektantrag Definition Projektantrag DIN Projektantrag Definition Projektbudget DIN Architekturcheck Genehmigung Projektantrag - Freigabeprozess Projekttypen Ziele der Projektpriorisierung Projektpriorisierung Projektgenehmigung Die richtigen Projekte auswählen Projektgenehmigung Make or Buy Definition Make Or Buy Schritte zur Make or Buy -Entscheidung Muster Make or Buy Entscheidungsbaum Beschaffungsmanagement Definition Beschaffungsmanagement Beschaffungsmanagement Dienstleistungs- & Werkvertrag Statement of Work (SOW) EVB-IT - Verträge Besondere Vertragsbedingungen BVB Verhandlungsstile Verhandlungsstile - Harward-Konzept Version: 5.01 Seite 4

5 Verhandlungsstile - Delphinstrategie Verhandlungsstile - WinWin-Prinzip Projektauftrag Inhalte des Projektauftrags Projektinitialisierung Aufgaben der Projektinitialisierung Projektauftrag Leitungs- und Planungsteam PMO (Projekt Management Office) PMO Definitionsvergleich PMO (Projekt Management Office) Leistungen Abgrenzung Projektbüro (Project Office) Einordnung Project Office und PMO Organisatorische Aspekte Projekthandbuch Konfigurationsmanagement Ziel des Konfigurationsmanagement Konfigurationsmanagement - Tools Muster für Projektverzeichnis Erste Projektplanungen Organigramme und Strukturen Projektorganisation Prinzipien der Projektorganisation Merkmale, Vor und Nachteile Organigramm Muster-Organigramm Projektteam Projektteam Gremien Verfahren und Prozesse Definition Stakeholder Management Typische Stakeholder eines Projektes Typische Stakeholder eines Unternehmens Festlegung Schulungskonzepte Festlegung Einführungskonzepte Festlegung Providermanagement Weitere wichtige Prozesse und Verfahren Festlegung Anforderungsmanagement Festlegung Risikomanagement Festlegung Projektcontrolling Festlegung Change Management Festlegung Kommunikationsplan Festlegung Testmanagement Festlegung Abnahmeverfahren Festlegung Qualitätsmanagement Risikomanagement Definition Risiko Definition Risikomanagement Ziele und Nutzen des Risikomanagements Vorgehen im Projekt Risikomanagement in den Projektphasen Prozess Risikoanalyse Techniken zur Risikoidentifikation Bewertungsmatrix und Risikoregister Umgang mit Risiken Risiko-Controlling Klassische Risiken Risiken der Zusammenarbeit Version: 5.01 Seite 5

6 4.7 Verantwortung des Projektleiters Tipps und Tricks Tipps und Tricks für den Projektleiter Strukturierung und Planung Strukturierung und Planung Projektplanung Rahmenbedingungen Elemente der Projektplanung - die Top Grundregeln der Planung Das Magische Projektdreieck Elemente der Projektplanung erweitert Projektstrukturplan Definitionen Projektstrukturplan Aufgaben und Nutzen Aufbau des Projektstrukturplans Beispiel für einen Projektstrukturplan Methoden zur Erstellung Standardvorgehen zur Erstellung Erfahrungen aus der Praxis Arbeitspakete Definition Arbeitspaket Aufwandschätzung für Arbeitspakete Wichtige Schätzverfahren Einflussfaktoren auf die Schätzung Empfehlungen für Schätzungen Terminplanung Terminplanung - Generelles Vorgehen Das Gantt-Diagramm Optimierung mit Gantt-Diagrammen Puffermanagement Meilensteine Tipps aus der Praxis Ressourcenplanung (Einsatzmittelplanung) Erstellung der Ressourcenplanung Lastverteilung zwischen IT- und Fachbereich Kostenplanung Erstellung der Kostenplanung Einarbeitungsplan Beauftragungen Mitarbeiterauswahl Kickoff-Meeting Projektteam Durchführung Projektdurchführung Projektarbeit Grundätze Erfolgsfaktoren Die 10 Gebote der Projektarbeit Hilfsmittel für die Projektarbeit Ein gutes Projektteam haben Sie, wenn Konfliktbewältigung Erkennen von Konfliktpotenzialen Umgang mit Konflikten Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber Ergebnisdokumentation Freigabe und Abnahme Dokumentation Testkonzept Einführungskonzept Version: 5.01 Seite 6

7 Migrationskonzept Fallbackkonzept Schulungskonzept Definition Change Requests Behandlung von Change Requests Verantwortliche für Change Requests Change Requests - Changeregister Change Requests - Antragsformular Projektcontrolling und Steuerung Definition Projektcontrollings Ziele des Projektcontrolling Ein einfacher Regelkreis des Projektcontrollings Aufgaben des Projektcontrolling Überwachung und Steuerung Terminüberwachung mit Meilensteintrendanalyse Meilenstein-Trendanalyse Definition Fertigstellungsgrad Budgetüberwachung (zeitpunktbezogen) Fertigstellungsgrade - Interpretationen Fachlicher Fertigstellungsgrad Weitere Controlling-Objekte Kennzahlensysteme Rahmenbedingungen für die Datenermittlung Earned Value Analysis (EVA) Kommunikationsplan Kommunikation Was beantwortet ein Kommunikationsplan Inhalte eines Kommunikationsplans Arten von Kommunikationsplänen Projektkommunikation Erstellen einer Kommunikationsplanung Erstellen mit einer Tool-Box Muster: Kommunikationsplan Musteraufbau für Meetings / Berichte Muster: Detailbeschreibungen Projektsitzungen Spielregeln für Besprechungen Projektsitzungen - Kick-off-Meeting Projektsitzungen - Jour Fixe Praxistipps für Jours Fixes Teammeeting auf Teilprojektebene Teammeetings auf Gesamtprojektebene Projektsitzungen Lenkungsausschuss Projektmarketing Berichtswesen Berichtswesen Statusbericht Berichtswesen Berichtswesen Kostenanalyse Berichtswesen - Meilenstein-Trendanalyse Berichtswesen Terminplanung Berichtswesen Einsatzbericht Berichtswesen - Soft Facts Kennzahlen im Berichtswesen Eskalation Ausreden, um nicht eskalieren zu müssen Erfolgreich eskalieren Eskalationsgrundsätze Muster: Eskalationsplan Muster: Kommunikation und Eskalation Version: 5.01 Seite 7

8 7 Test, Abnahme und Abschluss Test, Abnahme und Abschluss Warum testen? Und Wann? Zeitliche Phasenbetrachtung Entwicklungsphasen und Testen Wie testen? Testmanagement Testkonzept Testplan Testfälle Erstellung von Testfällen Testfälle? Wieso? Aufbau Testfall Abnahme der Testfälle Vorgehen Testfallerstellung Testdurchführung Durchführung von Unit-Tests Durchführung Systemtest Durchführung Abnahmetest Vorgehen Testfalldurchführung Reporting Testendebericht und Freigabe Fehlerbehandlung Abnahme Gewährleistung Betriebseinführung Anwenderschulung Inbetriebnahme Arten der Inbetriebnahme Übergabe an IT-Betrieb Helpdesk Projektabschluss Planung des Projektschlusses Klärungsbedarf am Ende des Projekts Lessons Learned Projekt bewerten Projektabschlussbericht Kundenzufriedenheit Abschlussveranstaltung Stakeholder Auflösung Projektteam Abschlussfeier Qualitätsmanagement Definitionen Qualität - nur ein kleine Auswahl Kundenanforderungen nach Kano Kundenanforderungen sind komplex Was ist Qualität? Qualitätsmerkmale Typische Qualitätsziele in IT-Projekten Zusammenhang Qualitätsmerkmal / Qualitätsziel Qualitätsmanagament Wer ist für die Qualität im Projekt verantwortlich? Definition Qualitätsmanagement Grundsätze des Qualitätsmanagements Qualitätskreislauf: PDCA-Zyklus Qualitätsmanager (QM-Verantwortlicher) Herausforderungen im Qualitätsmanagement Qualität in Projekten Version: 5.01 Seite 8

9 8.9.1 Das Projekt Qualitätssicherung zum Projektstart Qualitätssicherung bei der Projektdurchführung Qualitätssicherung zum Ende des Projektes Qualitätsmaßnamen und Referenzmodelle Qualität = Prozessqualität Qualitätsmaßnahmen im IT-Projekt Qualitätswerkzeug Version: 5.01 Seite 9