- Protokoll zur Vorstandssitzung vom 26. April

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1 Seite 1 von 9 - Protokoll zur Vorstandssitzung vom 26. April Teilnehmer: Konstantin S. Lutz B. Sebastian M. Benjamin J. Martin Q. Silvio K. Protokollführer: Stefan W. Gäste: Robert L. (via Skype) Stefan M.-W. Stefan W. Jana M. Tagesordnung 1 Übergabe der Amtsgeschäfte an den neuen Vorstand Allgemein Erster Vorstandsvorsitzender Zweiter Vorstandsvorsitzender Kassenwart Erweiterter Vorstand Verteilung der planmäßigen Aufgaben im Vorstand Offene Aufgaben aus der Mitgliederversammlung Umgang mit säumigen Mitgliedern Diskussion und Abstimmung der Vereinsdokumente Vereinsveranstaltungen 2012/ Sonstiges

2 1 Übergabe der Amtsgeschäfte an den neuen Vorstand 1.1 Allgemein Seite 2 von 9 - Vorstands-Wiki wurde eingerichtet und mit allen wichtigen Informationen durch den alten Vorstand gefüllt ( - OwnCloud wurde eingerichtet und mit allen wichtigen Dokumenten durch den alten Vorstand gefüllt ( 1.2 Erster Vorstandsvorsitzender - Einreichung der neuen Satzung und Eintragung des neuen geschäftsführenden Vorstands ins Vereinsregister - notwenige Schritte (detaillierte Vorgehensweise ist im Wiki unter zu finden): o Protokoll der Mitgliederversammlung 2013 unterzeichnet vom gesamten neuen geschäftsführenden Vorstand, Protokollführer und Versammlungsleiter o zusätzlich Ausdruck der neuen Satzung notwendig o notarielle Beglaubigung übernimmt Lutz B. o Hinterlegung beim Registergericht (Vereinsregister) übernimmt Lutz B. 1.3 Zweiter Vorstandsvorsitzender - Mitgliederverwaltung (Mitgliederdatenbank, Eintritt & Austritt von Mitgliedern) o notwenige Dokumente sind im OwnCloud zu finden o detaillierte Erklärungen sind im Wiki zu finden - Versicherungsverwaltung o Meldung von Vereinsveranstaltungen der Versicherung o Versicherungsunterlagen sind im Aktenordner von Robert S. o neuer Vorstand hat Detailfragen zur Versicherung z.b. Wann ist eine Vereinsveranstaltung durch Versicherung versichert erst nach Meldung der Veranstaltung an die Versicherung? genaue Konditionen der Veranstaltungs-/Haftpflichtversicherung o Lutz B. vereinbart Treffen mit Karsten S. zur Besprechung von versicherungstechnischen Fragen. Falls Treffen nicht stattfinden kann, wird Karsten S. zum nächsten Vorstandstreffen eingeladen. - Übergabe eines Aktenordners von Stefan M.-W. an Lutz B. mit folgendem Inhalt: o Aktuelles/Allgemeines o Satzung, Geschäftsordnung, Vereinsvereinbarungen o Mitgliedsanträge o Mitgliederkündigungen o Veranstaltungsvereinbarungen o Protokolle, Anwesenheitslisten 2

3 Seite 3 von 9 o Konto o Fundus o Diverses 1.4 Kassenwart - Übergabe der Finanzgeschäfte der Gugelgilde - Ummeldung der Zugangsberechtigungen zum Konto der Gugelgilde übernimmt Sebastian M., sobald die Ummeldung ins Vereinsregister abgeschlossen ist - gesamter geschäftsführender Vorstand soll auf Hauptkonten und alle Unterkonten zugreifen können - Sebastian M. bereitet alle notwenigen Anträge für die Skatbank vor und kümmert sich um alle Unterschriften - notwenige Schritte zur Ummeldung der Zugangsberechtigungen sind im Wiki unter beschrieben - Steuererklärung für 2012 muss angefertigt werden, da der Gewinn der Gugelgilde für 2012 körperschaftssteuerpflichtig ist (siehe Protokoll der MV) - der nicht zweckgebundene Überschuss beträgt jedoch nur ca. 2 dies muss in der Steuererklärung geltend gemacht werden o Sebastian M. nimmt zunächst mit dem Finanzamt Kontakt auf, um in Erfahrung zu bringen, ob eine Steuererklärung im Fall der Gugelgilde notwendig ist o Sebastian M. übernimmt Steuererklärung, falls notwenig o Sebastian M. nimmt für eine Beratung Kontakt zu einem Steuerhilfeverein auf o bis Ende Mai muss Steuereklärung eingereicht werden oder eine Verlängerung beim Finanzamt beantragt werden - Stefan W. übernimmt den Ansprechpartner der Gugelgilde beim Finanzamt von Robert S. zu erfragen - Sebastian M. prüft, ob ein Bankeinzug für den Mitgliedsbeitrag möglich ist und richtet es ein 1.5 Erweiterter Vorstand - Übergabe von Aufgaben des erweiterten Vorstands (Veranstaltungs- und Orgabetreuung) o bisher wurde im Forum eine aktuelle Liste mit allen Vereinsveranstaltungen durch Stefan W. geführt, in der wichtige Meilensteine und Aufgaben dokumentiert wurden (z.b. Kalkulation genehmigt, Veranstaltungsvereinbarung unterschrieben, Versicherung gemeldet, Abrechnung inkl. Belege abgegeben, Vorkommnisse) o diese Liste soll von nun an im Vorstands-Wiki gepflegt werden o für die Pflege ist jeweils der Verantwortliche für die Veranstaltung/Orga zuständig o Stefan W. erstellt alle notwenigen Einträge im Wiki für die Orgas und Veranstaltungen und pflegt beispielshaft Meilensteine und Aufgaben ein 3

4 Seite 4 von 9 2 Verteilung der planmäßigen Aufgaben im Vorstand - Komplex Finanzen übernimmt Sebastian M. o Prüfung von Kalkulationen und Con-Abrechnungen gemeinsam mit gesamten Vorstand und den Orgaverantwortlichen o Prüfung Bankeinzug für Mitgliedsbeiträge o sonstige Geldbewegungen o Finanzbuchhaltung o Steuererklärungen o Mitgliederbeiträge (gemeinsam mit Mitgliederverwalter, s.u.) - Komplex Administration digitaler Dienste übernimmt Sebastian M. o Homepage (gemeinsam mit Öffentlichkeitsarbeit, s.u.) o Forum o Bildergalerie o Mailserver o Mailinglisten o Wiki o OwnCloud - Komplex Mitgliederverwaltung übernimmt Lutz B. o Überprüfung des Eingangs von Mitgliedsbeiträgen inklusive Mahnungen o Ein- und Austritte und Kündigungen o Pflege der Adress- und Kontaktdaten der Mitglieder - inhaltliche Pflege der Homepage übernehmen Stefan M.-W. und Stefan W. - Pressemitteilungen für Homepage/Facebook übernimmt Jana M. - Pflege der Gugelgilde Facebook-Seite übernehmen Stefan W., Lutz B., Jana M. - Gugelgilde-Forenmoderation übernimmt Silvio K. - Veranstaltungskalender übernimmt Stefan W. - Verantwortlicher für Gugelgilde-Kontaktformular Stefan M.-W. o leitet die Anfragen an passende Personen weiter - Orga- und Veranstaltungsbetreuung übernimmt jeweils der Orgaverantwortliche - Pflege der Veranstaltungstabelle im Wiki übernimmt jeweils der Orgaverantwortliche - Prüfung von Kalkulationen und Con-Abrechnungen übernimmt jeweils der Orgaverantwortliche - Meldung von Veranstaltungen der Versicherung übernimmt Lutz B. - Betreuung der Karys-Orga übernimmt Lutz B. - Betreuung der Rawald-Orga übernimmt Martin - Unterstützung der Ideen von Mitgliedern übernimmt Benjamin J. - Vereinsmediation übernimmt Benjamin J. 4

5 Seite 5 von 9 - Kooperation Verein mit Verein übernimmt Benjamin J. o Auflistung der Möglichkeiten bis zum nächsten Vorstandstreffen o Treffen zu einem Stammtisch o z.b. Dittersbacher Näherinnen oder Hochschule für bildende Künste - Organisation der Veranstaltungen: Orgatreffen und Burg Kriebstein übernimmt Jana M. - Öffentlichkeitsarbeit noch nicht vergeben 3 Offene Aufgaben aus der Mitgliederversammlung da die Geschäftsordnung erst seit Kurzem in Kraft getreten ist, müsste den Orgas mit dem Status Orga des Gugelgilde e.v. noch formell eine geschrieben werden, in der ihnen der Vorstand den Status "Orga des Gugelgilde e.v." bestätigt bzw. zuerkennt o Konstantin S. übernimmt - laut Mitgliederversammlung 2013 hat der Vorstand den Auftrag in der Geschäftsordnung den Umgang mit säumigen Mitgliedern zu regeln. "Formulierung des Passus soll Arbeitsauftrag für den neuen Vorstand sein, der darüber eine Mitgliederabstimmung per herbeiführen soll. Dieser Punkt soll im ersten halben Jahr abgehandelt werden." o Martin Q. und Silvio K. erarbeiten einen Vorschlag bis Ende Mai - laut Mitgliederversammlung 2013 hat der Vorstand den Auftrag: "Ich beantrage, dass sich der neue Vorstand binnen sechs Monate mit Buchhaltung beschäftigt und Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung auch in Zukunft steuerrechtlich sauber ab gewickelt wird." o Sebastian M. hat sich bereits mit Buchhaltungs- und Vereinsverwaltungssoftware beschäftigt o Meinungsbild im Vorstand zum Umfang der Software: nur Buchhaltungs-/Steuersoftware inklusive Mitgliederverwaltung keine Veranstaltungsverwaltung Software mit Onlinezugang Preis bis ca evt. jährliche Aktualisierungkosten 4 Umgang mit säumigen Mitgliedern - aktueller Stand der Mitgliedsbeiträge inklusive Handlungsempfehlungen durch Stefan M.-W. erstellt (siehe vom Mo :15) - Wer übernimmt persönlichen Kontakt zu betroffenen Mitgliedern? o alle Personen und weitere Vorgehensweise wurde im Vorstand besprochen und Aufgaben verteilt 5

6 Seite 6 von 9 5 Diskussion und Abstimmung der Vereinsdokumente - Satzung o abgeschlossen - verabschiedet auf Mitgliederversammlung Geschäftsordnung o abgeschlossen - verabschiedet auf Mitgliederversammlung Mitgliedsantrag o abgeschlossen - veröffentlicht im April 2013 durch Vorstand - Veranstaltungsvereinbarung o im Forum erfolgt Diskussion durch Vorstand bis Mitte Mai - Fundusordnung o im Forum erfolgt Diskussion durch Vorstand bis Ende Mai - Leihvertrag o Fundusverwalter erarbeiten einen Vorschlag bis Ende Juli - AGBs o Stefan W. steht in Kontakt mit dem DLRV, um geprüfte AGBs für Liverollenspielveranstaltungen zu erhalten o Beispiel-AGBs sind im OwnCloud zu finden o AGBs von Konstantin S. werden zunächst diskutiert und bis auf weiteres für Liverollenspiel-Veranstaltungen der Gugelgilde eingesetzt bis AGBs für eine Rechtsprüfung erarbeitet wurden - Templates für die Kalkulation und Abrechnung o Vorschläge werden durch Konstantin S. und Sebastian M. bis Ende Juni erstellt - Prüfung der Vereinsdokumente (Satzung und Geschäftsordnung) durch eine Anwaltskanzlei o vom alten Vorstand wurde ein Angebot eingeholt, jedoch aufgrund zu hoher Kosten (ca. 510 bis 765 ) abgelehnt 6 Vereinsveranstaltungen 2012/2013 Weihnachtsfeier o abgeschlossen Auenhain o Ausstand Teilnehmerbeitrag (25 )? übernimmt Konstantin S. Karys 12 o offene Fragen zur Abrechnung übernimmt Stefan W. 6

7 Seite 7 von 9 Karys 13 o Belege/Abrechnung noch offen übernimmt Stefan W. Thorlandcon o Belege/Abrechnung noch offen übernimmt Lutz B. Das Seminar - REO o Überweisung der Beträge mit Quittung übernimmt Robert L. o für Restbeträge sind Quittungen notwendig o Robert L. telefoniert mit Orga o Abrechnung inkl. Belege fehlt noch übernimmt Robert L. Llardrien IX o Abrechnung durch Konstantin S. abgegeben o werden durch Sebastian M. geprüft HnM II o Rückzahlung der Teilnehmerbeiträge durch Stefan M.-W. erledigt o bisherige Kosten (ca. 100 ) werden zunächst von Stephan H. getragen o 2014 neuer Termin für HnM II geplant o Angebot des Vereins, dass bisherige Kosten durch den Verein getragen werden Stefan W. nimmt Kontakt mit der Orga auf Karys 14 o Konstantin S. übernimmt Betreuung o Veranstaltungsvereinbarung noch offen o Karys möchte Gugelgilde-Fundus nutzen o Veranstaltung muss Versicherung gemeldet werden übernimmt Lutz B. dazu ist eine Nachbestellung notwendig, da das Kontingent von zehn Veranstaltungen für die Veranstaltungsversicherung bereits aufgebraucht ist Nachbestellung für Veranstaltungsversicherung für das Karys 14 wurde durch den Vorstand beschlossen Fürstentag Rochlitz o Ludi Saxonici & Rollenspiel Leipzig Forum absagen übernimmt Silvio K. Vereinsgeburtstag im Juni mit Rollenspielflohmarkt Organisation übernimmt Lutz B. o frühzeitige Ankündigung ist wichtig Burg Kriebstein mit Tanzworkshop Organisation übernimmt Jana M. Bogenschießen in Hermsdorf Organisation übernehmen Jana M. und Stefan M.-W. 7

8 Seite 8 von 9 Weihnachtsfeier des Gugelgilde e.v. soll eine Intime-Veranstaltung werden o Organisation übernimmt der gesamte Vorstand o Plot wird eventuell durch Benjamin J. erstellt Stammtische werden durch Lutz B. betreut o kleinere Aktivitäten sollen zum Stammtisch organisiert werden z.b. Tischrollenspiel-One-Shots o Stammtisch soll stärker beworben werden 7 Sonstiges - offene Mitgliedsbeiträge an DLRV wurden beglichen - Auswertung der Werbeanzeige im Klubheft (Vereinigung Dresdner Studentenclubs - VDSC) o kein messbares Feedback auf Homepage/Facebook - Fundus o Auswertung Regalbauaktion Dankeschön für die Aktion! alle bisherigen Regale wurden im neuen Fundusraum wieder aufgebaut Henryk F. hat Schränke gestiftet, die noch vollständig aufgebaut werden müssen auch hier eine Dankeschön! weitere Regale sind im Fundusraum noch möglich und aufgrund des stetig wachsenden Fundus auch notwendig o Schlüsselinventur und -übergabe an neue Fundusverwalter für den neuen Fundusraum existieren zwei Schlüssel ein Schlüssel liegt im Traumtänzer ein Schlüssel ist im Besitz vom Fundusverwalter Lutz B. o Federntal-Orga möchte eventuell seinen Fundus in den Fundusraum der Gugelgilde umziehen (ca. 15x Umzugskisten) o für das Gugelgilde-Tavernenzelt fehlen Heringe, da diese kaputt gegangen sind Silvio K. zählt Heringe auf der DreRoCo Primavera Lutz B. holt Angebote für Heringe ein - ToDo: Aufgaben eines Orga-Verantwortlichen zusammenfassen und ins Wiki stellen - Monsterbautag wurde durch die Karys-Orga erfolgreich durchgeführt o Vielen Dank im Namen des Vorstands für Aktion o alter Vorstand hatte dafür finanzielle Unterstützung von 150 beschlossen o Karys-Orga kann Quittungen für Monsterbautag einreichen o Stefan W. übernimmt Kontakt mit Karys-Orga 8

9 Seite 9 von 9 - Benjamin J. fragt an, ob die Gugelgilde die Herstellung von Abenteuerkarten finanziell unterstützen möchte o die Abenteuerkarten werden unentgeltlich an Teilnehmer auf regionalen Liverollenspielen verteilt und erfreuen sich großer Beliebtheit o im speziellen geht es um den Kauf von neuem Papier für die Abenteuerkarten o der Vorstand beschließt zwei Packungen Papier im Wert von ca. 40 zu sponsern o die Quittungen für diesen Kauf müssen eingereicht werden - Homepage o Vorstandsseite muss aktualisiert werden neue Vorstandsmitglieder schicken Bilder (Bewerbungsfoto und Intimefoto) inklusive eines kurzen Vorstellungstextes an Stefan W. Beispielseite: o Mitgliederbereich auf Homepage wurde entfernt, da er nicht genutzt wurde bisherige Inhalte aus Mitgliederbereich sind im internen Bereich des Vereinsforum zu finden daher muss die Willkommens- angepasst werden (Mitgliederlogin entfernen, Forumszugang erklären, zusätzlich aufnehmen: Wer möchte ein Gugelgilde-T-Shirt?) o die Orgaseite der Homepage muss überarbeitet werden Rechte und Pflichten anhand neuer Geschäftsordnung Download der neuen Veranstaltungsvereinbarung - die Gugelgilde ist Mitglied im Deutsches Jugendherbergswerk o die beiden Mitgliedsausweise liegen bei Lutz B. und können jederzeit genutzt werden - Konstantin S. soll als Administrator für die Facebookseite der Gugelgilde hinzugefügt werden übernimmt Stefan W. - die veralteten Daten der Mitglieder sollen aktualisiert werden o wenn möglich soll Anfrage an Mitglieder gemeinsam mit der Möglichkeit eines Bankeinzugs für die Mitgliedsbeiträge erfolgen übernimmt Lutz B. o Sebastian M. informiert sich über die Details des Bankeinzugs 9