Prozessorientierte Begutachtung Integrierter Managementsysteme

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1 Prozessorientierte Begutachtung Integrierter Managementsysteme VNU-Fachveranstaltung Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 1

2 Dienstleistungen und Service Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 2

3 DQS International Deutschland Frankreich* Griechenland GroÄbritannien* Italien* Luxembourg Portugal* Spanien Bosnien-Herzegowina Lettland Polen Ungarn* Ruma nien Russland Slowakei Turkei Ukraine* Kanada Mexico USA China Korea Malaysia* Thailand* Argentinien Brasilien Chile Ecuador Peru Agypten Indien Iran Libanon Pakistan Sud Afrika Zentrale * DQS Buro im Aufbau Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 3

4 LEISTUNGSANGEBOT Zertifizierung/Begutachtung von Managementsystemen Qualita t Umwelt Arbeits- und Gesundheitsschutz Informationssicherheit Lebensmittel Assessments nach EFQM-Kriterien Assessment des Risikomanagementsystems Begutachtung nach internen Forderungen Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 4

5 Prozessorientierte Begutachtung integrierter Managementsysteme Bereiche Integrierter Managementsysteme und deren Forderungen Pro und Contra integrierter interner und externer Audits Erfahrungsbericht bzgl. der Optimierung der Integration Planung und Ablauf kombinierter Audits Potentiale bei der Reduzierung des Begutachtungsaufwandes Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 5

6 Modell eines prozessorientierten QM-Systems Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 6

7 Forderungen der ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 üentha lt keine Anforderungen, die fur andere Managementsysteme wie Umwelt-, Arbeitsschutzmanagementsysteme... spezifisch sind.ü Forderungen der ISO 9001:2000 fur andere Managementsysteme nutzen, soweit sinnvoll Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 7

8 DIN EN ISO Bewertung durch die oberste Leitung Kontinuierliche Verbesserung Kontroll- und KorrekturmaÄnahmen U berwachung, Messung, interne Audits... Implementierung und Durchfuhrung Organisation, Dokumentation, Schulung, Kommunikation... Umweltpolitik Einhaltung gesetzlicher u.a. Forderungen Ermittlung/ Bewertung Umweltaspekte Umweltmanagementprogramm Zielsetzung und Einzelziele Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 8

9 Wesentliche Entsprechungen zwischen ISO 14001:1996 und ISO 9001: /2 DIN EN ISO Umweltpolitik Zielsetzung und Einzelziele UM-Programm Organisation und Verantwortung Schulung, Bewusstsein, Kompetenz Kommunikation DIN EN ISO 9001 Qualita tspolitik Qualita tsziele Planung des QMS Sta ndige Verbesserung Verantwortung der Leitung Management der Ressourcen Fa higkeit, Bewusstsein, Schulung Interne Kommunikation Kommunikation mit Kunden Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 9

10 Wesentliche Entsprechungen zwischen ISO 14001:1996 und ISO 9001: /2 DIN EN ISO Dokumentation des UMS Lenkung der Dokumente Ablauflenkung U berwachung und Messung Aufzeichnungen Umweltmanagementsystem-Audit Bewertung d. die oberste Leitung DIN EN ISO 9001 Dokumentationsanforderungen/ QMH Lenkung von Dokumenten Produktrealisierung Lenkung von U berwachungsund Messmitteln U berwachung und Messung Lenkung von Aufzeichnungen Internes Audit Managementbewertung Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 10

11 OHSAS Kontroll- und KorrekturmaÄnahmen U berwachung, Messung, interne Audits... Kontinuierliche Verbesserung Einhaltung rechtlicher u.a. Forderungen Implementierung und Durchfuhrung Organisation, Dokumentation, Schulung, Kommunikation... Gefa hrdungsermittlung, Risikobeurteilung, -lenkung Managementbewertung Arbeitsschutzpolitik Arbeitsschutzmanagementprogramm Zielsetzung und Einzelziele Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen OHSAS ppt 0702 Seite 11

12 Umwelt-/ Arbeitsschutzmanagementsysteme DIN EN ISO Umweltpolitik Ermittlung und Bewertung der Umweltaspekte Gesetzliche u.a. Forderungen Zielsetzung und Einzelziele Implementierung/ Durchfuhrung Kontroll-/ Korrekturmaö nahmen Bewertung durch die oberste Leitung OHSAS Arbeitsschutzpolitik Gefa hrdungsermittlung, Risikobeurteilung, -lenkung Gesetzliche u.a. Forderungen Zielsetzung und Einzelziele Umweltmanagementprogramm Arbeitsschutzmanagementprogramm Umsetzung und Durchfuhrung Kontroll-/ Korrekturmaö nahmen Managementbewertung Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 12

13 Kernforderungen in UMS und AMS Umweltaspekte Gefa hrdungsermittlung Rechtliche Forderungen Zielsetzung und Managementprogramm Ablauflenkung Schulungsbedarf Notfallvorsorge und -maö nahmen U berwachung und Messung Schwerpunkte interner Audits Managementreview Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 13

14 Prozessorientierte Begutachtung integrierter Managementsysteme Bereiche Integrierter Managementsysteme und deren Forderungen Pro und Contra integrierter interner und externer Audits Erfahrungsbericht bzgl. der Optimierung der Integration Planung und Ablauf kombinierter Audits Potentiale bei der Reduzierung des Begutachtungsaufwandes Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 14

15 Managementsysteme üadditiveümanagementsysteme parallel operierende Managementsysteme (Umwelt, Qualita t, Arbeitssicherheit...) Integrierte Managementsysteme Prozessmanagement mit systemubergreifender Integration der Themen Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 15

16 Nutzen integrierter Managementsysteme Identifikation gemeinsamer Aspekte aus den Bereichen Qualita t, Umwelt, Sicherheit, Gesundheit Redundanzen vermeiden Zielkonflikte und Widerspruche erkennen Pflegeaufwand der Dokumentation reduzieren Einheitliche Arbeitsanweisungen fur Mitarbeiter Zusta ndigkeiten/ Verantwortlichkeiten eindeutig Mitarbeitermotivation erho hen Externe Kommunikation harmonisieren Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen q:\...ums\integrierte Managementsysteme.ppt 0702 Seite 16

17 Vielfalt integrierter Audits Personelle Integration Mehrfachqualifikation der Auditoren Inhaltliche Integration Verwendung inhaltlich aufeinander abgestimmter Checklisten, gemeinsame Berichtserstellung Methodische Integration formal einheitliche Werkzeuge und Auditmethode (z.b. Checklisten, Formbla tter, Berichtswesen) Organisatorische Integration Gemeinsame Planung, zeitgleiche Auditdurchfuhrung nach Christian Reckziegel, Leiter Umwelt- und Arbeitsschutz Continental Automotive Systems, Frankfurt Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 17

18 Chancen und Risiken integrierter interner und externer Audits 1/2 Integrative Betrachtung ohne Dominanz einer Norm Gesamthafte Begutachtung von Politik, Zielen, Programmen, Verantwortung der Leitung Ablauforientierte Begutachtung von direkten und indirekten Umweltaspekten (Anlagen und Prozesse) als Basis der Zielfindung Bezug der gesetzlichen und anderen Forderungen zu Anlagen, Verfahren und Prozessen Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 18

19 Chancen und Risiken integrierter interner und externer Audits 2/2 Prozessorientierte Bewertung der Erfullung von gesetzlichen und anderen Anforderungen (Anlagen, Prozess, Produkt, Kunde) Prozessorientierte Risikobetrachtung (Notfa lle, Gefa hrdungen, Produkt- und Prozesssicherheiten) Synergien abha ngig vom Grad der Integration Systematische Begutachtung der Verantwortlichkeiten (Pflichten gegenuber Kunden, Gesetzgeber, O ffentlichkeit, Nachbarschaft, Mitarbeiter, Produkt- und Umwelthaftung) Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 19

20 Vorteile integrierter, interner / externer Audits Reduzierung des zeitlichen Aufwandes. Erho hung der betrieblichen Akzeptanz. Sehr praxisnah, da die betrieblichen Abla ufe inhaltlich mehrdimensional sind und in dieser Form prozessorientiert begutachtet werden. Reduzierung Reisekosten. Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 20

21 Grenzen integrierter, interner Audits Reduzierung der Dokumentenpflege. Ho chste Anforderungen an Auditoren. Erho hter Koordinationsaufwand. Gefahr der einseitigen Fokussierung bzgl. Methodik und Inhalten. Verwa sserung der Auditinhalte. Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 21

22 Prozessorientierte Begutachtung integrierter Managementsysteme Bereiche Integrierter Managementsysteme und deren Forderungen Pro und Contra integrierter interner und externer Audits Erfahrungsbericht bzgl. der Optimierung der Integration Planung und Ablauf kombinierter Audits Potentiale bei der Reduzierung des Begutachtungsaufwandes Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 22

23 Umwelt Zielsetzung Unternehmenspolitik angemessen Qualita t Bewertete Umweltaspekte Gesetzliche u.a. Forderungen technologische, finanzielle, betriebl. Rahmenbedingungen Umweltbezogene Ziele K V P Visionen Kundenorientierung Erfullung der Anforderungen an Produkte Messbarkeit Qualita tsbezogene Ziele Widerspruchsfreie Unternehmensziele Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 23

24 R i s i k o Fuhrungsaufgaben in Managementsystemen U m w e l t Verantwortung, Befugnisse Fuhrungsaufgaben Q u a l i t a t Ermittlung der Anforderungen Arbeitsschutz Arbeitsschutz Zielsetzung und Einzelziele Ressourcen (Finanzen, Personal...) Soziale Verantwortung Unternehmenspolitik Managementbewertung Managementprogramm Informationssicherheit Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 24

25 Prozessorientierte Begutachtung integrierter Managementsysteme Bereiche Integrierter Managementsysteme und deren Forderungen Pro und Contra integrierter interner und externer Audits Erfahrungsbericht bzgl. der Optimierung der Integration Planung und Ablauf kombinierter Audits Potentiale bei der Reduzierung des Begutachtungsaufwandes Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 25

26 Umweltaspekte Analogien ISO 14001:1996 und ISO 9001:2000 ISO 14001: 1996 Bestandteil der Ta tigkeiten, Produkte, Dienstleistungen ermitteln und die mit den bedeutenden Auswirkungen bestimmen bei Zielen berucksichtigen auf dem neuesten Stand halten ISO 9001: 2000 prozessorientierter Ansatz (0.2, 4.1, 7, 8.2.3), Ergebnisse (8.2.4) Infrastruktur, Arbeitsumgebung (6.3, 6.4); Prozessplanung, -entwicklung, beherrschte Bedingungen (7.1, 7.5) Q-Ziele (5.4.1) Prozesse erkennen, uberwachen, messen, analysieren, verbessern (4.1, 8) Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 26

27 Gesetzliche und andere Forderungen Analogien ISO 14001:1996 und ISO 9001:2000 ISO 14001: 1996 Ermittlung gesetzlicher Forderungen Bezug zur Unternehmensverpflichtung und den U-Aspekten betrifft auch üandere ForderungenÜ Bewertung der Erfullung gesetzlicher Forderungen ISO 9001: 2000 Vermittlung gesetzl. und beho rdl. Forderungen durch die ob. Ltg. (5.1) Verpflichtung zur Erfullung der Anforderungen in der Q-Politik (5.3) Ermittlung gesetzl. und beho rdl. Produktanforderungen (7.2.1, 7.3.2) Prozessvalidierung (7.5.2) Bewertung des Systems anhand Produkt- und Prozessleistung (5.6) Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 27

28 Notfallvorsorge und -maänahmen Analogien ISO 14001:1996 und ISO 9001:2000 ISO 14001: 1996 Ermittlung von Unfa llen und Notfa llen Ausarbeitung von Reaktionsmechanismen (Auswirkungen verhindern und begrenzen) Regelma öige U berprufung, U berarbeitung und Erprobung Sicherheitsanalysen, Alarmund Gefahrenabwehrpla ne (12. BImSchV) ISO 9001: 2000 Infrastruktur aufrecht halten (6.3, 6.4) Absicherung von beherrschten Bedingungen; Prozessvalidierung und Prozessmessung (7.5.1, 7.5.2, 8.2.3) Lenkung fehlerhafter Produkte und Maö nahmen zur Beseitigung (8.3) Notfallpla ne zur Sicherstellung der Kundenbelieferung; Vorbeugende und vorausschauende Wartung (6.3.2, ISO/TS 16949) Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 28

29 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeit Analogien ISO 14001:1996 und ISO 9001:2000 ISO 14001: 1996 Rechtlich Verantwortliche - oberste Leitung, Werkleitung, Abteilungsleitung, Betreiber - Betreiberpflichten Managementbeauftragte - der obersten Leitung - Umwelt-Beauftragte Fachbeauftragte - Betriebsbeauftragte - Sto rfallbeauftragte - Sonstige Beauftragte ISO 9001: 2000 Vermittlung gesetzlicher und beho rdlicher Anforderungen durch die oberste Leitung (5.1) Verantwortungen und Befugnisse aktiv festlegen (5.5.1) Leitungsmitglied als Beauftragten benennen (5.5.2) Bereitstellung - fa higes Personal (6.2) - Infrastruktur (6.3) - Arbeitsumgebung (6.4) Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 29

30 Interne Audits Analogien ISO 14001:1996 und ISO 9001:2000 ISO 14001:1996 Verfahren einfuhren um a) festzustellen, ob - Anforderungen erfullt werden - UMS ordnungsgema ö aufrechterhalten wird b) Leitung Informationen zu geben Bedeutung der Ta tigkeiten fur die Umwelt und Ergebnisse vorangegangener Audits berucksichtigen ISO 9001:2000 Audits durchfuhren um festzustellen, ob a) Anforderungen erfullt werden b) QMS wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird (8.2.2) Status der Bedeutung der Prozesse sowie Ergebnisse fruherer Audits berucksichtigen (8.2.2) Messung von Prozessen (8.2.3) Auditergebnisse ins Review (5.6) Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 30

31 Auditierung der ISO /OHSAS- Forderungen entlang der Prozesse 1/2 Umweltaspekte (direkt, indirekt) / Gefa hrdungsermittlung, Risikobeurteilung gesetzliche und andere Forderungen Verantwortlichkeit Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 31

32 Auditierung der ISO /OHSAS- Forderungen entlang der Prozesse 2/2 Umwelt-/Arbeitsschutzziele, Umwelt- /Arbeitsschutzmanagementprogramm Schulung, Kommunikation Risiko-, Notfallvorsorge U berwachung, Messung Audit, Bewertung Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 32

33 Beauftragter der obersten Leitung Managementbeauftragte/r unterstutzt durch Fachexperten z.b. Umweltbeauftragte im Unternehmen individuelle Lo sung UM-Beauftragte/r + QM-Beauftragte/r -intensive Abstimmung erforderlich- Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 33

34 Themen fur integrierte Auditfragen Prozesseigner, Befugnisse, Verantwortlichkeiten Prozessinhalte, begleitende Prozesse, Schnittstellen Ziele, Kennzahlen, Maö nahmen (Produkte, Prozess) Kunden-, Lieferantenbezug Umweltaspekt, Gefa hrdungsermittlung Risiken, Notfa lle, kritische Erfolgsfaktoren Prozessbewertung Informationen (Input, Output), Kommunikation Probleme, Potenziale Sta rken, Schwa chen Unterweisungen, Bewusstsein Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 34

35 Auditsystematik Auditorenqualifikation Prozesseigner ausbilden Ausbildung in System, Technik, Recht, Verhalten Auditteams Fachkenntnisse qualifizieren, hinzuziehen interdisziplina r systematische Absprachen Auditoren untereinander Auditierte einbeziehen Prozesseigner berichten im Review Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 35

36 DQS-Begutachtungsverfahren fur integrierte Managementsysteme Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 36

37 Inhalt der Systemanalyse Zertifizierungsfa higkeit und Grad der Integration prufen Ortsbegehung zur Identifizierung relevanter Unternehmensbereiche Prufung der Dokumentation Auditplanung in Abstimmung mit Organisation Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 37

38 Ziel der Systembegutachtung Umfassende Prufung und Beurteilung des Managementsystems Feststellen, ob Organisation ihre grundsa tzlichen Regeln, Ziele und Verfahren befolgt Normkonformita t prufen Feststellen, ob das Managementsystem geeignet ist, die Ziele der Organisation zu erreichen, einen KVP zu realisieren, Kundenzufriedenheit zu steigern Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 38

39 Prozessorientierte Begutachtung integrierter Managementsysteme Bereiche Integrierter Managementsysteme und deren Forderungen Pro und Contra integrierter interner und externer Audits Erfahrungsbericht bzgl. der Optimierung der Integration Planung und Ablauf kombinierter Audits Potentiale bei der Reduzierung des Begutachtungsaufwandes Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 39

40 Kalkulation Qualita t Umwelt Arbeitsschutz Orientierungswerte: 100% Qualita t* 70% Umwelt 30% Arbeitsschutz* *gilt nicht fur Automotive und SCC sofern zeitgleiche Auditierung Integriertes System Kombiauditoren Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 40

41 DQS - Ihr Partner fur Integrierte Managementsysteme Gutachter mit Qualifikation fur mehrere Regelwerke Qualita t, Umwelt, Arbeitssicherheit zeitgleiche Begutachtung nach unterschiedlichen Regelwerken mo glich Reduzierung der Auditdauer durch Synergieeffekte Individuelle Lo sungen bei Regelwerkserweiterung Empfehlung: Anpassung des Auditzyklus und Einsatz von Gutachtern mit Mehrfachqualifikation Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 41

42 DQS - Begutachtung integrierter Managementsysteme Individuelle Auditplanung vor dem Hintergrund der betrieblichen Situation Grad der Integration bestimmt Art der Auditierung und Aufwand Zertifikatsentscheidend ist Erfullung der Forderungen der einzelnen Regelwerke Hinweise der DQS-Gutachter zur Integration zur Optimierung des Managementsystems Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 42

43 Ihr Managementpartner Dipl.-Ing. Alice Steinbauer Auditorin fur Qualita ts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagementsysteme Tel. (0 69) Alice.Steinbauer@dqs.de Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 43

44 Ihr Managementpartner Ü na chster DQS-Kundentag: in Oberhausen Ü DQS-Kundenforum UMS Revision 14001: in Oberursel weitere Informationen zu DQS- Kundenveranstaltungen: Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen Seite 44