Potenzialanalyse, Personalbemessung und -organisation

Transkript

1 Potenzialanalyse, Personalbemessung und -organisation

2 Ziele der Datenermittlung Ablauf optimieren Antrag Antrag Auftrag Personalbedarf planen

3 Zeitdaten in der Verwaltung messen? registrieren? befragen?

4 Werkzeuge für den Organisator

5 Werkzeuge für den Organisator Multimoment-Fremd Fremd-Beobachter erforderlich hoher Aufwand normale Akzeptanz der Daten Potenziale werden sofort sichtbar exakte statistische Aussagen

6 Werkzeuge für den Organisator Multimoment-Selbst kein Fremd-Beobachter erforderlich geringer Aufwand hohe Akzeptanz der Daten schneller Überblick über Potenziale exakte statistische Aussagen

7 Eine Aufgabenübersicht aller planmäßigen Arbeitsinhalte und möglichen Unterbrechungen wird erstellt

8 Aufgabengliederung Eine feine Aufgabenstruktur ist besser... Kundenbetreuung 63% Vorgänge aufarbeiten 25% Sprechstunden 19% Telefonate führen s beantworten 19% Weiterbildung 3% Postbearbeitung 5% Störungen (EDV,Tel...) 6% Besprechungen 10% Interne Organisation 13%

9 Aufgabengliederung... als eine grobe Aufgabenstruktur! Kundenbetreuung 63% Weiterbildung 3% Postbearbeitung 5% Störungen (EDV,Tel...) 6% Besprechungen 10% Interne Organisation 13%

10 Datenerfassung vorbereiten Aufgaben Werkzeuge Detaillierte und strukturierte Aufgabenbeschreibung

11 Berücksichtigung der Aufbauorganisation Personen muss Name Kürzel Kostenstelle Organisationseinheit kann Kostenstelle kann Organisationseinheiten Name Code Name Code Kostenstelle

12 Datenerfassung vorbereiten Organisationsstruktur Werkzeuge Erfassen der beteiligten Personen/Stellen Abbildung der Organisationsstruktur

13 zusätzliche Kriterien kann kann Tätigkeit qualitative Einflüsse Name Code Name Code Gliederung der beobachteten Aufgaben in beliebig viele Tätigkeitskategorien (z.b. Ausführen/ Leiten/ Prüfen/ Kenntnis nehmen/rat erteilen) Zuordnung einer Kategorie zu der jeweils beobachteten Aufgabe Registrierung beliebig vieler Einflüsse (z.b. mir fehlen Informationen, arbeite unter Zeitdruck, muss Fehler anderer beseitigen - durch Notierungsblatt auf 8 begrenzt) Zuordnung mehrerer Einflüsse zu der jeweils beobachteten Aufgabe

14 Antrag Menge Zeit Basisdaten erfassen Bezugsgrößen anlegen oder zuordnen

15 Erzeugen von Notierungsaufträgen Zuordnungsschritte (z.b. Aufgaben) Reduzieren des Aufgabenbaumes auf die für die Notierungsteilnehmer zutreffende Auswahl Notierungsauftrag für Ressort 1 Herrn Schneider auswählen und hinzufügen

16 Aufgaben drucken und persönlich zuordnen oder für Signalgeber-Erfassung bereitstellen

17 Neben der Tagesarbeit werden zu zufälligen Zeitpunkten die ausgeführten Tätigkeiten notiert A B C

18 Datenerfassung mit Signalgeber optisch Signal akustisch Notierungsblock Aufgaben Tätigkeiten Einflüsse Kostenträger

19 Datenerfassung mit Notes-sp Während der normalen Arbeit am PC öffnet sich zu zufälligen Zeitpunkten ein Fenster mit der Eingabemaske, um die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Notierung direkt eingeben zu können. Sollte das große Fenster stören, kann auch ein kleiner blinkender Eintrag in der Statusleiste an die fällige Notierung erinnern.

20 Antrag Menge Zeit Basisdaten erfassen Mengen notieren Bezugsgröße Anzahl Anträge Anzahl Telefonate Schriftstücke Vorgänge Menge im Untersuchungszeitraum IIIII IIIII IIIII 15 IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II 32 IIIII IIIII IIIII IIII 19 IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II 42

21 Daten übertragen die Wege Notierungen Notes Import Import Import 3. Notierung im Programm Notes sp 1.1 Zentrale Eingabe Notierungs-karten Import 1.2 Dezentrale Eingabe in Kartenlese-programm 2. Dezentrale Eingabe in PDA Übernahme per HotSync Import = Verbindung im Netz oder Weg über Mail oder Diskette

22 Mengengerüst ergänzen Vorhandene Statistiken oder parallel erfasste Daten Mengengerüst und Zeitdaten verbinden Ergebnis: objektive Daten für Personalplanung

23 Auswertung in Notes Nach der Datenübertragung sind vielfältige Erkenntnisse verfügbar.

24 Zeitliche Dynamik erkennen Statt durchschnittlicher Werte die exakte zeitliche Verteilung erkennen.

25 Störungen erkennen und beseitigen

26 Störungen erkennen und beseitigen Ergebnisse verwenden Maßnahmen ableiten reduzieren! mit IT-Bereich klären

27 Zeiten ermitteln Einfache Zeitdatenbestimmung

28 Prozesse analysieren Daten bewerten Aufgabengruppe 1 Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 Aufgabengruppe 4 Aufgabengruppe 5 Aufgabengruppe 6 Aufgabengruppe 7 Aufgabenbaum Zuordnung von Qualifikationsstufen zu den Tätigkeitsinhalten in der unterstützenden Software

29 Qualifikation bewerten Durch Aufgabenbewertung die tatsächlichen individuellen Anforderungen ermitteln.

30 Die Ist-Tätigkeitsstruktur als Aufgabenprofil erkennen Stellengruppe A Aufgabengruppe 1 Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 5,10% 5,10% 4,60% Aufgabengruppe 4 32,60% Aufgabengruppe 5 38,30% Aufgabengruppe 6 10,00% Aufgabengruppe 7 4,30%

31 Folgewirkungen der Tätigkeitsstruktur erkennen Stellengruppe A Aufgabengruppe 1 5,10% Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 5,10% 4,60% Aufgabengruppe 4 32,60% Aufgabengruppe 5 38,30% Aufgabengruppe 6 10,00% Aufgabengruppe 7 4,30%

32 Tätigkeitsinhalte verändern Personalkosten beeinflussen Stellengruppe A Aufgabengruppe 1 Aufgabengruppe 2 5,10% Überlappungen korrigieren Stellengruppe B Aufgabengruppe 3 4,60% Aufgabengruppe 4 32,60% Aufgabengruppe 5 38,30% Aufgabengruppe 6 10,00% Aufgabengruppe 7 4,30%

33 Kapazitätsbedarf reduzieren Personalkosten senken Stellengruppe A Aufgabengruppe 1 Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 5,10% 4,60% Aufgabengruppe 4 32,60% Aufgabengruppe 5 38,30% Aufgabengruppe 6 Aufgabengruppe 7 4,30% 10,00% Störungen durch geeignete Maßnahmen vermeiden

34 Wertigkeit E 5 Wertigkeit E 4 Tätigkeiten der E 5 aus der Arbeitsbeschreibung entfernen! Das Direktionsrecht des Arbeitgebers bleibt erhalten! Richtige Eingruppierung in E 4 E 4 Wertigkeit E 2 E 2 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00% 40,00% 45,00% 50,00%

35 Ergebnisse der Analyse Ergebnisse der Mengenerfassung Ergänzungsfaktor Personalbedarf

36 Erfolgte keine Zuordnung einer Bezugsgröße, wird automatisch der Studienumfang in Tagen als Bezugsgröße eingetragen Die Ergebnisse der Mengenerfassung werden eingetragen Bezugsgröße Bezugsgröße Anzahl Anträge Anzahl A nzahl Anträge Telefonate ASnzahl chriftstücke Telefonate SVorgänge chriftstücke Vorgänge Menge im Untersuchungszeitraum Menge IIIII IIIII IIIII im Untersuchungszeitraum 15 IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIII IIIII IIIII II IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II 42 Nicht notierte Aufgaben bleiben leer, können aber mit Schätzdaten ergänzt werden

37 Mit Hilfe des Faktors können weitere Elemente der Personalbedarfsplanung umgesetzt werden Ein Faktor 0 gestattet es, Störungen aus der Planung zu eliminieren Effektivitätsziele können über einen Faktor < 1 realisiert werden Verteilzeitzuschläge können über einen Faktor > 1 berücksichtigt werden 10% Leistungssteigerung (=0,9) und 10% Verteilzeit bedeuten 0,9x1,1= 0,99

38 Der Personal-Einsatzbedarf für jede Aufgabe steht sofort zur Planung bereit

39 Unterbrechung/Abwesenheitszeit Tätigkeitszeit Unterbrechung/Abwesenheitszeit Tätigkeitszeit Urlaub Krankheit Störungen Wartezeit Urlaub Krankheit Störungen Wartezeit Nicht einsetzbarer Personalbestand Reservebedarf Faktor in Notes Meetings Wegezeiten Bearbeitungszeit Tätigkeitszeit Realer Personalbestand Einsatzbedarf Zeitlicher Personalbestand Zeitlicher Personalbedarf