Central-Office / RAP

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1 Update-Information zur Version 6.02 R54 Central-Office / RAP Hier finden Sie Informationen zu den Erweiterungen/Änderungen bei der Central-Office Programmversion 6.02 R54. Die Version des bei Ihnen installierten RAP finden Sie im Hilfe-Menü unter Info. Die Themen in diesem Dokument: Seite 1. Export der Kundenstammdaten So richten Sie ein neues Datenformat ein Global-Office Daten parken Global-Office Warencodes Artikel/Warengruppen/GO Zuordnungen prüfen Ratio Elektronik GmbH Im Kammerbrühl Ravensburg Tel. +49 (0) Fax. +49 (0) info@ratio-elektronik.com RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Copyright by Ratio Elektronik* 2008

2 1. Export der Kundenstammdaten Dies ist eine lizenzpflichtige Option. Falls dieser Menüpunkt nicht vorhanden ist, aber benötigt wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Lieferanten. Die Funktion zum Export der Kundenstammdaten befindet sich in der Kundenverwaltung im Menü Extras => Exportieren erweitert. Hiermit können die Kundenstammdaten in beliebigen Dateiformaten exportiert werden. Die Dateiformate sind dabei frei einstellbar und es können beliebig viele verschiedene Formate eingerichtet werden. Jedes Dateiformat wird als Profil abgespeichert. 1.1 So richten Sie ein neues Datenformat ein Klicken Sie auf Profil und dann auf Neues Profil erstellen Geben Sie im folgenden Eingabedialog eine Bezeichnung ein, anhand derer Sie das Datenformat später identifizieren können und klicken Sie dann auf OK. Diese Bezeichnung kann später jederzeit auch wieder geändert werden (siehe: Profil => Profil umbenennen). Nun haben Sie ein neues Profil erstellt. Im nächsten Schritt wird dieses Profil mit Inhalten gefüllt, d.h. das eigentliche Datenformat wird festgelegt. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Dateiformat RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 2

3 1. 2. Damit nicht versehentlich etwas an den Einstellungen geändert wird, sind die Eingabefelder geschützt. Klicken Sie deshalb zuerst unten rechts auf den Schalter Ändern. Dateiname Geben Sie hier den kompletten Namen der zu erstellenden Datei an, inklusive aller Verzeichnisse. Sie können den Dateinamen entweder direkt eintippen oder rechts auf den Datei öffnen-schalter klicken. Mit dem Datei öffnen-schalter haben Sie weniger Tipparbeit und es ist sichergestellt, dass die Verzeichnisse exakt stimmen. In den Dateinamen können auch Platzhalter eingefügt werden, die dann beim Erstellen der Datei automatisch durch die entsprechenden Zeichen ersetzt werden. Wenn Sie z.b. als Dateiname Kunden_<MMJJJJ>.TXT eingeben, dann werden daraus dem Datum entsprechend die Dateien Kunden_112007, Kunden_122007, Kunden_ usw. erzeugt. Beachten Sie bitte, dass die Windows-Dateiverwaltung mit diesen Platzhaltern nicht umgehen kann und der Datei öffnen-schalter deshalb nur dann funktioniert, wenn der Dateiname keine Platzhalter enthält. Deshalb zuerst mit dem Datei öffnen-schalter das Verzeichnis und einen beliebigen Dateinamen auswählen und erst danach den/die Platzhalter einfügen. Zum Einfügen eines Platzhalters setzen Sie den Cursor (Einfügemarke) an die Stelle im Dateinamen, an der der Platzhalter eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf den Schalter Platzhalter einfügen und wählen Sie im Menü den entsprechenden Platzhalter aus. Außer den aufgeführten Platzhaltern können Sie jede beliebige Kombination aus Tag, Monat, Jahr usw. manuell eingeben, Sie dürfen dazu aber nur die in der folgenden Tabelle aufgeführten Zeichen verwenden. Teilweise sind deutsche und englische Kurzzeichen möglich. TT DD Tag MM MM Monat JJ YY Jahr zweistellig JJJJ YYYY Jahr vierstellig HH HH Stunde NN NN Minute SS SS Sekunde Außerdem kann auch der Monatsname in Textform eingefügt werden. <MONATNAME_LANG> Vollständiger Monatsname z.b. Januar, Februar usw. <MONATNAME_KURZ> Kurzer Monatsname z.b. Jan., Feb. Mrz. usw. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 3

4 Innerhalb der Datums-Platzhalter können zusätzlich auch noch Trennzeichen eingefügt werden. Beispiele: Kunden_<DD.MM.YYYY>.TXT => Kunden_ TXT Kunden_<DD-MM-YYYY>.TXT => Kunden_ TXT Kunden_<DD/MM/YYYY>.TXT => Vorsicht bei der Verwendung des Schrägstriches. Dieser wird durch das Zeichen, das in den Windows- Systemeinstellungen (Systemsteuerung => Regions- und Sprachoptionen => Anpassen) als Datumstrennzeichen festgelegt ist, ersetzt. Sortieren nach Hier wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Stammdaten exportiert werden. Datenformat Es gibt zwei grundsätzliche Datenformate. Beim variablen Format werden die einzelnen Datenfelder direkt hintereinender durch ein Trennzeichen getrennt eingefügt. Dieses Format wird auch als CSV-Format bezeichnet und kann z.b. direkt von den Microsoft-Programmen Word und Excel verarbeitet werden. Beim konstanten Format gibt es keine Trennzeichen und die Positionen und Feldlängen müssen ganz genau festgelegt werden. Das ganz rechts einzufügende Feld bestimmt die Gesamtlänge der Datensätze. Feldtrennzeichen Geben Sie hier das Zeichen ein, das beim variablen Datenformat als Trennzeichen zwischen die Datenfelder eingefügt werden soll. In den meisten Fällen wird hier das Semikolon (Strichpunkt) verwendet. Stringbegrenzungszeichen Bei Textfeldern (Strings) besteht die Gefahr, dass das Feldtrennzeichen (Semikolon) auch innerhalb eines Textes vorkommt. Damit in solchen Fällen eine korrekte Dekodierung und Verarbeitung der Datensätze möglich ist, müssen Anfang und Ende von Textfeldern speziell gekennzeichnet werden. Hierzu wird in der Regel das doppelte Anführungszeichen ( ) verwendet. Füllzeichen für Leerfelder Beim konstanten Format können die Datenfelder beliebig positioniert werden. Dadurch können zwischen einzelnen Datenfeldern auch Lücken entstehen. Diese Lücken werden mit dem hier festgelegten Zeichen aufgefüllt. Zeichensatz ANSI wird in der Windows-Welt verwendet, ASCII in der DOS- und UNIX-Welt. Werte für boolsche Felder Boolsche Felder definieren zwei Zustände: ein oder aus, richtig oder falsch, 1 oder 0 usw. Hier können Sie festlegen, welche Werte bei boolschen Feldern in die Exportdatei geschrieben werden sollen. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 4

5 Nachdem der Dateiname und das Datenformat eingestellt ist, müssen nun die zu exportierenden Datenbankfelder festgelegt werden. Klicken Sie dazu oben auf das Register Datenfelder Hier müssen nun alle Datenbankfelder, die exportiert werden sollen, in die Liste eingefügt und zu jedem Datenbankfeld rechts die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden. Datenbankfeld hinzufügen 1. Klicken Sie auf den Schalter Feld hinzufügen. 2. Wählen Sie rechts oben das Datenbankfeld aus 3. Legen Sie Formatanweisungen für dieses Feld in der Exportdatei fest Verknüpfte Datenbankfelder Bei verknüpften Datenbankfeldern wird der zu exportierende Wert/Text aus einer mit der Kundendatenbank verknüpften Datenbank geholt. Beispiel: Anrede Anrede:Brief Wert aus Kundendatenbank Hier wird das exportiert, was in den Kundenstammdaten bei der Einstellung Anrede angezeigt wird. Exportiert den Inhalt der Spalte Briefanrede aus der Anrededatenbank des mit den Kundenstammdaten verknüpften Datensatzes. Anrede:Anschreiben Exportiert den Inhalt der Spalte Anschrift auf den Rechnungen aus der Anrededatenbank des mit den Kundenstammdaten verknüpften Datensatzes. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 5

6 Alternativ zu einem Datenbankfeld kann auch ein konstanter Wert in die Exportdatei geschrieben werden. Damit können z.b. in dem Programm, das die Daten später übernimmt, bestimmte Felder initialisiert oder bestimmte Vorgänge gesteuert werden. Dieser Wert wird in die Exportdatei geschrieben Dieser Text wird in den Kopfsatz eingefügt. Umkodierungen Hier können die Inhalte von numerischen (integer), boolschen und String-Feldern auf andere Werte umkodiert werden. Geben Sie in der linken Spalte den in der RAP-Datenbank stehenden Wert ein und in der rechten den Wert, der in die Exportdatei geschrieben werden soll. Es können beliebig viele Umkodierungen eingefügt werden. Wenn eine Zeile gefüllt ist, fahren Sie einfach mit dem Cursor (Pfeiltaste) nach unten, dann erscheint eine neue leere Zeile. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 6

7 2. Global-Office Daten parken Die im Global-Office-Ein- und Ausgang stehenden Daten können nun geparkt, d.h. aus der Datenbank ausgelagert werden. Die Datenbank wir dadurch kleiner, Navigieren, filtern und suchen wird schneller. Hier Eingang oder Ausgang auswählen und dann im Menü Extras die Funktion Daten parken/zurückholen anklicken. Stellen Sie hier das Datum ein und klicken Sie dann auf Daten parken. Alle Datensätze, die älter oder gleich dem eingestellten Datum sind, werden geparkt. Die Daten werden monatsweise gepackt. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 7

8 Um Daten wieder zurückzuholen, klicken Sie zuerst die entsprechende Monatsdatei an und dann auf den Schalter zurückholen. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 8

9 3. Global-Office Warencodes Die Global-Office-Warencodes können nun für ein- und ausgehende Daten getrennt eingestellt bzw. den eigenen Artikeln oder Warengruppen zugeordnet werden. Menü: Extras => Artikel/Warengruppen => Warengruppen oder: Extras => Artikel/Warengruppen => Artikelverwaltung Die Global-Office-Warencodes können sowohl den Warengruppen, als auch den Artikeln zugeordnet werden. Die entsprechenden Einstellungen sind bei den Warengruppen und Artikeln identisch. Hier werden die Global-Office- Warencodes getrennt nach eingehenden und ausgehenden Daten zugeordnet. Ausgehende Daten sind die Tankungen, die an den eigenen Tankstellen mit den Karten der GO- Partner stattgefunden haben und zum Global-Office-Server übertragen werden. Eingehende Daten sind die Tankungen, die mit den eigenen Karten an den Tankstellen der GO- Partner stattgefunden haben und vom Global-Office-Server ankommen. Beachten Sie bitte folgendes: Für die ausgehenden Daten können die Global-Office-Warencodes beliebig den Artikeln und/oder den Warengruppen zugeordnet werden. Ein Global-Office-Warencode kann hier auch mehreren Artikeln oder Warengruppen zugeordnet werden. Für die eingehenden Daten darf jeder Global-Office-Warencode nur einem einzigen Artikel oder einer Warengruppen zugeordnet werden. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 9

10 4. Artikel/Warengruppen/GO Zuordnungen prüfen Menü: Extras => Artikel/Warengruppen => Artikel/Warengruppen prüfen Hier befindet sich ein Satz von Funktionen, mit denen die Zuordnungen zwischen Sorten, Artikeln, Warengruppen, EKW-Konten und Global-Office-Warencodes geprüft und dargestellt werden kann. Klicken Sie auf diesen Schalter und wählen Sie dann im folgenden Menü die entsprechende Prüffunktion. Über diese Schalter können Sie die Artikel, Warengruppen etc. bearbeiten. In den Dialogfenstern werden die Felder, die hier geprüft worden sind. gelb gekennzeichnet. RAP Informationen zu Programm-Updates - Version 6.02 R54 Seite 10