Der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz

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1 Der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz Die perfekte Symbiose der neuen Microsoft Technologien mit Ihrer bestehenden IT-Infrastrukturen Dr. Nedal Daghestani Lösungsberater öffentliche Verwaltung Microsoft Deutschland GmbH

2 Agenda Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Der moderne Verwaltungsarbeitsplatz Office Evolution- Die neue Welt des Arbeitens mit Office 2007 Zusammenfassung

3 Herausforderungen Die Herausforderungen der Zukunft für Verwaltungen von außen Demographischer Wandel Betriebswirtschaftliche Kosten-Nutzen-Betrachtung Haushaltssituation Neue Aufgabenfelder, neue Gesetzte, Reformsvorhaben,.. (ALG II, Einführung von Doppik, G8 Gipfel, WM,..) Die Herausforderungen der Zukunft für Verwaltungen von innen Informationsmangel trotz Datenflut! Wachsende Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Heterogene Systemlandschaften mit unterschiedlichen Schnittstellen, Benutzeroberflächen und differierender Anwendungslogik Wenige Synergieeffekte durch medienbruchfreien Datenaustausch

4 Herausforderungen Für jede Anwendung muss der Mitarbeiter eine eigene Applikation bedienen eakte Fachverfahren GIS Vorgangsbearbeitung

5 Wo befinden sich Informationen? Wo werden Informationen abgelegt? Web Archivsysteme Verzeichnisdienste 85% unstrukturierte Informationen Groupware Systeme / Dateiablagen bzw. Ordner 15% strukturierte Informationen Datenbanksysteme systeme Dokument Management Systeme Geschäftsanwendungen (ERP,CRM, )

6 Datenflut! Die Anzahl an s pro Anwender hat sich in den letzten 5 Jahren verfünffacht Die Anzahl der kritischen Geschäftsentscheidungen pro Woche hat sich in den letzten 5 Jahren verdreifacht 80% der Informationen sind immer noch in lokalen HDD und pst-files und macht den Zugriff fast unmöglich Das Management der verschiedensten Versionen von Dokumenten ist das Problem #1 der Mitarbeiter im Team Extreme Zunahme der unstrukturierten Informationen und Dokumente (Meta Group: durchschnittlich werden ca Dokumente pro Monat erstellt in Großkunden) 20-30% der Arbeitszeit wird damit verbracht, nach Informationen zu suchen! => Prozessoptimierung durch strukturierte Anwendungen/Prozesse deckt nur 15% der kritischen Daten ab Management der unstrukturierten Prozesse und Entscheidungen gehören zum Kerngeschäft einer modernen Verwaltung

7 .GeradeunterAnbetrachtdergeringeren Mitarbeiterzahlen sollte die Komplexität in den Bearbeitungsvorgängen reduziert und bestehende Verfahren mit Hilfe moderner Technologien vereinfacht, optimiert und benutzerfreundlicher gestaltet werden. Nur so sind eine bürgernahe Verwaltung und Bürokratieabbau möglich. Roland Schäfer, Bürgermeister der Stadt Bergkamen Präsident des Deutschen Städte- und Gemeindebundes (DStGB) Macht den Anwendern die tägliche Arbeit trotz der massiven Infromationsflut, des steigenden Zeitdrucks und der Komplexität so einfach und intuitiv wie möglich. Mit einem Wort: PeopleReady

8 Wie wird Microsoft Office heute eingesetzt? Was aber wäre möglich? Schreiben Präsentieren Rechnen Für die Integration in bestehende Geschäftsanwendungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren? Zum Verwalten von Dokumenten um Projektdurchlaufzeiten zu verkürzen? Zum Analysieren von Geschäftsdaten um effektivere Entscheidungen treffen zu können?

9 Microsoft Office Evolution Portale Zusammenarbeit Geschäftsprozesse Content Management Business Intelligence Suche Word Excel PowerPoint Outlook Access

10 Zielsetzung: Office als Forntend für Geschäftsprozesse Alle Anwendungen können direkt aus Office bedient werden Vorgangsbearbeitung Fahndungsdaten Bilderdatenbank Szenarien

11 eakte DMS&VorgangsbearbeItung Wissensmanagement Business Intelligence Spezielle DB/Anwendungen Virtuelle Poststelle Formularserver Dateneingabe Public eprocurement Fachverfahren 1-n weitere Architektur MVWA

12 Architektur von Office System für Office Business Applications

13 Innovationen in Office Die neue Welt des Arbeitens Enterprise Content Management Vereinfachung der Verwaltung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten Zusammenarbeit Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern Individuelle Produktivität Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -effektivität Wissensmanagement Die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort Information Worker Lösungen Schnelle Entwicklung von geschäftskritischen Lösungen zur Abwicklung von komplexen Geschäftsprozessen Grundlagen Sicherere, zuverlässige, kostengünstige und einfachere Verwaltung

14 Wo fange ich an? 5 Stufen auf dem Weg zur modernen Verwaltung

15 Zusammenfassung Microsoft Office System, Windows Vista und Exchange 2007 mit 500 Millionen Anwender weltweit sind entscheidend für die Definition eines neuen Arbeitens mit: Auf Zusammennarbeit gerichtet Bessere Entscheidungen Optimierte Prozesse Mobilen Lösungen Schnelleres Suchen, Finden und Austauschen von Informationen Weniger Medienbrüche Erhöhung der Effektivität Hohe Akzeptanz Konfigurierbar und auf Geschäftsprozesse Anpassbar

16 Herausforderungen UnterdenvielfältigenVeränderungen,diedie Zukunft auch für die öffentliche Verwaltung bereithält, ist der demographische Wandel ein wichtigerpunkt. Professor Dr. Charlotte Höhn Präsidentin der Deutschen Gesellschaft für Demographie

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