ERP-Lösungen auf Basis Freier Software. Für kleine und mittlere Unternehmen und Handwerksbetriebe LEITFADEN

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1 LEITFADEN ERP-Lösungen auf Basis Freier Software Für kleine und mittlere Unternehmen und Handwerksbetriebe TEIL 1 TEIL 2 Marktübersicht und Testberichte Lx-Office und OpenERP ERP-Auswahl und -Einführung sowie Testberichte ADempiere und OpenZ

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Auswahl einer ERP-Lösung Schritt 1: Projektinitialisierung Schritt 2: IST-Zustandsanalyse SOLL-Konzeption Marktrecherche Vorauswahl Endauswahl Einführung einer ERP-Lösung Beispiel Vorgehensmodell Lizenzkostenfreie ERP-Systeme im Detail ADempiere OpenZ Das Projekt ERP-Systeme auf Basis Freier Software Links und Literatur Erläuterung verwendeter Fachbegriffe Impressum Herausgeber und Redaktion RECO (Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwendungen Osnabrück) c/o Science to Business GmbH Hochschule Osnabrück Institut für Informationsmanagement und Unternehmensführung Universität Osnabrück BWL/Management Support und Wirtschaftsinformatik Gestaltung und Satz Stand März 2012 Diese Broschüre wird von den Regionalen Kompetenzzentren RECO Osnabrück und com.pas Dresden im Rahmen des Projektes ERP-Systeme auf Basis von Open Source für kleine und mittlere Unternehmen als Teil der BMWi-Förderinitiative Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (www.ec-net.de) herausgegeben.

3 3 1. Einleitung Die Auswahl und Einführung einer ERP-Lösung stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. So muss aus einer Vielzahl von ERP-Systemen mit unterschiedlichen Funktionen und Branchenschwerpunkten die richtige betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware gefunden werden. Ein Vergleich verschiedener ERP-Systeme wird oftmals durch herstellerspezifische Angaben zur Funktionalität erschwert. So sind Unternehmen auf Testberichte, Referenzen oder Fachtagungen angewiesen, um eine Entscheidung treffen zu können. Nach Auswahl und Vertragsabschluss muss das System im Unternehmen eingeführt werden. Wenn bei der Einführung kein strukturierter Fahrplan vorliegt, kann das Projekt langwierig und teuer werden. Untersuchungen haben gezeigt, dass aktuell nur ein Drittel der ERP-Einführungen erfolgreich abgeschlossen wird. Allein der Verweis auf den IT-Dienstleister mit seinen Erfahrungen schützt nicht vor dem Scheitern des Projektes. Werden Open-Source ERP-Lösungen mit in die Auswahl aufgenommen, stehen Unternehmen vor zusätzlichen Herausforderungen. So stellt sich die Frage Wer ist eigentlich mein Vertragspartner für die Open-Source ERP-Lösung? oder Wie sieht es mit der Gewährleistung der angepassten Module aus? Das Kompetenzzentrum RECO möchte Unternehmen motivieren, sich mit Open-Source ERP-L ösungen auseinander zu setzen. Der vorliegende Leitfaden soll Anregung und Hilfestellung bei der Auswahl und Einführung geben. Im vorliegenden Leitfaden wird ein systematischer ERP-Auswahlprozess und ein Vorgehensmodell zur Einführung von Open-Source ERP-Lösungen vorgestellt. Anschließend werden ADempiere und OpenZ im Detail beschrieben. Der Leitfaden schließt mit weiterführenden Informationen zum Thema ab. Markierte Texte werden auf Seite 18 erläutert.

4 4 2. Auswahl einer ERP-Lösung Aufgrund der Intransparenz des ERP-Marktes und der Komplexität der Aufgabenstellung empfiehlt es sich, eine systematische Auswahlmethodik und klar strukturierte Vorgehensweise anzuwenden. Die in der Fachliteratur genannten Vorgehensmodelle werden häufig auch als Phasenkonzepte bezeichnet [1]. Im Folgenden werden wesentliche Phasen der ERP-Auswahl näher beschrieben. 2.1 Schritt 1: Projektinitialisierung Zieldefinition Gründe für die Auswahl und Einführung einer neuen ERP-Lösung können vielfältig sein. Organisatorische Veränderungen oder unzureichende Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die vorhandene IT-Lösung stellen dabei nur zwei der möglichen Gründe dar. Die Geschäftsleitung ist von Beginn an verantwortlich für die klare Zielformulierung, die allen beteiligten Personen im Unternehmen vermittelt werden sollte. Wichtig bei der Zielformulierung ist die Messbarkeit der genannten Ziele [2]. Erst dadurch wird beim Abschluss des ERP-Projektes eine Erfolgsmessung möglich Projektteam Da die Einführung einer ERP-Lösung viele Unternehmensbereiche betrifft, ist darauf zu achten, dass neben IT-Mitarbeitern auch Key-User der Fachabteilungen eingebunden sind. Die Größe des Projektteams ist je nach Projektphase unterschiedlich. Bei mittelständischen Unternehmen wird in der Auswahlphase meistens ein Kernteam von 6 8 Mitarbeitern beteiligt sein Zeit-, Ressourcen- und Budgetplan Ein genauer Projektplan ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Auch die Auswahl einer Open-Source ERP-Lösung benötigt deshalb einen Zeit-, Ressourcen- und Budgetplan. Unternehmen sollten mit einer Projektdauer von 6 12 Monaten rechnen. Die Dauer des Projektes ist maßgeblich von der Größe des Unternehmens abhängig. Der Grund liegt auf der Hand. Die Benutzer-Anzahl des neuen ERP-Systems ist verantwortlich für den Schulungsaufwand und den damit verbundenen Zeitbedarf [3] Vorgehensstrategie/-modell In der Literatur gibt es eine Reihe von Vorgehensmodellen zur Auswahl und Einführung von ERP-Lösungen, die sich in die nachfolgenden, allgemeingültigen Phasen einteilen lassen: Projektinitialisierung Analyse Konzeption Vorauswahl Endauswahl Entscheidung Abschluss In nachfolgender Grafik wird nach Hessler [4] der Auswahlprozess in verschiedene Phasen eingeteilt, die ab Kapitel 2.2 detailliert beschrieben werden. Zustandsanalyse vornehmen Anforderungskatalog/Lastenheft ERP-Marktanalyse durchführen Vorauswahl Vergleich der ERP-Systeme Entscheidung Externe Partner Durch einen Kosten-Nutzen-Vergleich kann frühzeitig die Frage zur Einbindung von externen Beratern beantwortet werden [5]. Die Erfolgschance bei der Auswahl und Einführung einer passenden ERP-Lösung kann so durch Marktkenntnis der ERP-Berater erhöht werden. In diesem Zusammenhang ist auf Neutralität und Seriosität des Beraters zu achten. Lassen Sie sich zu Beginn Referenzen des Beraters nennen!

5 Kick-Off Am Ende der Projektinitialisierung sollte ein Kick-Off- Meeting mit allen Mitarbeitern des Unternehmens stehen. In diesem Meeting werden alle Mitarbeiter über Ziele und Vorgehen bei der Auswahl und Einführung des neuen ERP-Systems informiert. 2.2 Schritt 2: IST-Zustandsanalyse Im Anschluss an das Kick-Off-Meeting folgt in der nächsten Phase die IST-Analyse. Viele Unternehmen vernachlässigen die Analyse des IST-Zustands, da vermeintlich die aktuellen Probleme im Unternehmen bekannt sind. Bei genauer Betrachtung der einzelnen Aufgabenbereiche im Unternehmen kann von unterschiedlichen Problemstellungen ausgegangen werden. Die IST-Analyse dient damit nicht nur zur Erfassung des Status quos, sondern auch zum Erkennen, Bündeln und Bewerten der aktuellen Problemstellungen Erfassung des IST-Zustandes Zu jedem ERP-Projekt gehört die Erfassung der aktuellen Situation im Unternehmen. Die Ablauf- und Aufbauorganisation sowie die zum Einsatz kommenden IT-Systeme stehen dabei im Mittelpunkt der Analyse. Informationen über die aktuelle Situation im Unternehmen kann mit Hilfe verschiedener Erhebungsmethoden gesammelt werden: Auswertung von Unterlagen, wie Handbücher oder Prozessbeschreibungen Interviewerhebung Fragebogenerhebung Fremdbeobachtung oder Selbstaufzeichnung in den verschiedenen Fachabteilungen Fachgruppen, Besprechnungen oder Workshops Die aus der Analyse gewonnenen Informationen sollten in Prozesslandkarten dargestellt werden. In der Praxis hat sich die Darstellung der Geschäftsprozesse anhand der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) oder der Business Process Model and Notation (BPMN) durchgesetzt Schwachstellen-, Potenzial- und Risikoanalyse Unternehmen sollten bei der Erfassung des IST- Zustandes auf die SWOT-Analyse zurückgreifen. SWOT steht für Strenghts (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). In einer Matrix werden die innerbetrieblichen Stärken/Schwächen und die externen Chancen/ Gefahren gegenübergestellt [6]. Unternehmen sollten sich in dieser Phase der Analyse die folgenden Fragen stellen: Welche Stärken passen zu welchen Chancen? Wie können Stärken für eine höhere Chancenrealisierung genutzt werden? Welche Gefahren können wir mit welchen Stärken begegnen? Wo können aus Schwächen Chancen entstehen? Wie können Schwächen zu Stärken entwickelt werden? Wo liegen unsere Schwächen und wie können wir uns vor Gefahren schützen? Wirtschaftlichkeitsprüfung Ein wesentlicher Aspekt für die Auswahl und Einführung einer neuen ERP-Lösung ist die Wirtschaftlichkeitsprüfung der geplanten Investition. Unternehmen sollten schon frühzeitig im Projektverlauf mögliche Einsparungspotenziale analysieren und dem geplanten Investitionsvolumen gegenüberstellen. Insbesondere bei der Auswahl einer Open-Source ERP-Lösung sollte mit einem höheren Anteil an Individualprogrammierung gerechnet werden. Dem gegenüber stehen allerdings Einsparungspotenziale durch Wegfall der Lizenzkosten. Quellenverzeichnis 1 P. Baeumle-Courth, S. Nieland, and H. Schröder. Wirtschaftsinformatik. WiSorium Wirtschaftsund Sozialwissenschaftliches Repetitorium. Oldenbourg, J. Biethahn, H. Mucksch, and W. Ruf. Grundlagen. Ganzheitliches Informationsmanagement. Oldenbourg, K0arsten Sontow. In 8 Schritten zum richtigen ERP-System und -anbieter Martin Hesseler and Marcus Görtz. Basiswissen ERP-Systeme P. Stahlknecht and U. Hasenkamp. Einführung in die Wirtschaftsinformatik. Springer-Lehrbuch. Springer, K.C. Laudon, J.P. Laudon, and D. Schoder. Wirtschaftsinformatik: Eine Einführung. Pearson Studium, Markierte Texte werden auf Seite 18 erläutert.

6 6 Auswahl einer ERP-Lösung SWOT-Analyse Interne Analyse Stärken (Strengths) Schwächen (Weaknesses) Externe Analyse Möglichkeiten (Opportunities) Strategische Zielsetzung für S-O: Verfolgen von neuen Chancen, die gut zu den Stärken des Unternehmens passen. Strategische Zielsetzung für W-O: Schwächen eliminieren, um neue Möglichkeiten zu nutzen. Gefahren (Threats) Strategische Zielsetzung für S-T: Stärken nutzen, um Bedrohungen abzuwenden. Strategische Zielsetzung für W-T: Verteidigungsstrategien entwickeln, um vorhandene Schwächen nicht zum Ziel von Bedrohungen werden zu lassen Ziel-IT-Systemlandschaft Wenn es sich nicht um eine Unternehmensgründung handelt, wird sich in den meisten Fällen die Systemlandschaft durch die Einführung einer neuen ERP-Lösung ändern. Aus diesem Grund ist es notwendig, die Schnittstelle zu vorhandenen Anwendungssystemen zu analysieren und die zu ersetzenden IT-Lösungen zu benennen. 2.3 SOLL-Konzeption Die SOLL-Konzeption in Form eines unternehmensspezifischen Lastenhefts stellt eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Auswahl des neuen ERP-Systems dar. Bestandteile des Lastenheftes sind: die Beschreibung der Geschäftsprozesse die Aufstellung der funktionalen Anforderungen und die Beschreibung der vorhandenen Infrastruktur (z.b. Hardware, Datenbanken, Betriebssysteme und Schnittstellen). Geschäftsprozesse werden in der Regel mit Hilfe von grafischen Modellierungssprachen beschrieben. Funktionale Anforderungen werden in tabellarischer Form zusammengefasst und den ERP-Anbietern zur Verfügung gestellt. ERP-Anbieter erhalten dadurch die Möglichkeit, die gewünschten Anforderungen zu bewerten und eventuelle Aufwände für Anpassungen zu benennen. Erst dadurch kann sichergestellt werden, dass ERP-Anbieter ihr System optimal an die gewünschten Geschäftsprozesse anpassen können und im nachfolgenden Auswahlprozess eine wirkliche Vergleichbarkeit der Anbieterangaben entsteht. Zusätzlich zur Anforderungsbeschreibung sollte die vorhandene Infrastruktur beschrieben werden, damit sich die ERP-Anbieter auf die vorhandene IT-Infrastruktur im Unternehmen einstellen können. Neben der Aufstellung eines Anforderungskatalogs sollte in dieser Phase auch über die Anpassung der Geschäftsprozesse nachgedacht werden. Unter Umständen kann durch eine Umstellung der Geschäftsprozesse eine aufwändige Anpassung der zukünftigen ERP-Lösung vermieden werden. 2.4 Marktrecherche Besonders wichtig für eine erfolgreiche Auswahl einer ERP-Lösung ist eine ausreichende Marktrecherche, die nicht nur auf persönlichen Empfehlungen beruht. Interessenten bieten sich vielfältige Informationsquellen, die strukturiert gesichtet und bewertet werden sollten. Damit kann eine erste Vorauswahl auf Basis des Beispiel eines Anforderungskatalogs Anforderung v n p t Artikelkategorien x Automatisierte Bestellvorschläge x Mehrstufige Stücklisten x Analytisches CRM (OLAP) x -Historie x 10 MT v = vorhanden, n = nicht vorhanden, p=in Planung t = zusätzlicher zeitlicher Aufwand für Individualprogrammierung in Mann-Tagen

7 7 Netzwerkanalyse ERP-System A ERP-System B Anforderung Gewichtung Bewertung Ergebnis Bewertung Ergebnis Variantenvielfalt bei den Produkten x Automatisierte Bestellvorgänge x Shop-Schnittstelle x Summe x3 = sehr wichtig, x2 = wichtig, x1 = weniger wichtig aufgestellten Lastenheftes erfolgen. Mögliche Informationsquellen sind: Artikel in Fachzeitschriften Marktübersichten Internet Beratungsunternehmen IT-Fachmessen/Fachtagungen/Kongresse Eine kleine Auswahl an Informationsquellen finden Sie im Anhang dieser Broschüre. dern auch auf einer erfolgreichen Vertragsgestaltung. Dabei muss auf die Unterschiede zwischen Kaufvertrag und Werkvertrag und auf eventuelle Wartungskosten geachtet werden [1]. Neben der funktionalen Abdeckung der neuen ERP- Software entscheidet auch der persönliche Eindruck vom Dienstleister, sowie dessen fachliche Kompetenz. 2.5 Vorauswahl Mögliche ERP-Lösungen sollten in der Vorauswahl auf eine Anzahl von 10 bis 15 Systeme reduziert werden. In der Praxis hat sich die Durchführung einer schriftlichen Anbieterbefragung durchgesetzt. Bei der Auswertung der Ergebnisse der Befragung sollte man darauf achten, dass nicht alle Anforderungen den gleichen Nutzenwert haben. Mittels einer groben Nutzwertanalyse lassen sich Anforderungen unterschiedlich gewichten. Sinnvollerweise sollte die Gewichtung schon im Anforderungskatalog vorgenommen werden. 2.6 Endauswahl In der Endauswahl werden die ERP-Lösungen auf drei bis vier Lösungen verringert. In Workshops kann ein persönlicher Eindruck des Dienstleisters und der ERP- Lösung gewonnen werden. Zusätzlich sollten Referenzkunden besucht oder befragt werden. Die Entscheidung für einen Anbieter beruht allerdings nicht nur auf der Abdeckung der Anforderungen, son- Erfolgsfaktoren zur ERP-Auswahl Legen Sie Ihre Ziele fest. Erstellen Sie einen realistischen Projektplan. Beurteilen Sie Wirtschaftlichkeit und Investitionssicherheit. Bewerten Sie Ihr neues ERP aus Sicht des Anwenders und aus technologischer Sicht. Prüfen Sie die wirtschaftliche Stabilität des ERP-Anbieters. Wählen Sie den Implementierungspartner anhand fachlicher und persönlicher Kriterien aus. Quellenverzeichnis 1 R. Abele, O. Jacob, H. Eberle, D. Hammermann, J. Hawig, G. Kaminski, D. Doenger, F. Lutz, O. Passenheim, F. Roth, et al. ERP Value. Signifikante Vorteile mit ERP-Systemen. Springer, 2008.

8 8 3. Einführung einer ERP-Lösung Vorgehensmodelle Hersteller Klassisch Sure Step Microsoft x Acclerated SAP SAP x Accenture Delivery Methode SAP x On Target Microsoft x Target Enterprise Baan x Scrum Agiles Projektmanagement (von Gernert) Schnelle Implementierung (von Shields) Prototyping Agil x x x x Die Einführung einer ERP-Lösung sollte genauso wie der Auswahlprozess nach einem strukturierten Plan erfolgen. ERP-Anbieter stellen ihren Kunden dazu häufig ein zugeschnittenes Vorgehensmodell zur Verfügung (siehe Tabelle Vorgehensmodelle ). Allgemein lassen sich ERP-Vorgehensmodelle in klassische und agile Vorgehensmodelle einteilen. Klassische Vorgehensmodelle, die meistens auf dem Wasserfallmodell basieren, sind durch einen linearen zeitlichen Verlauf der einzelnen Projektphasen und deren Abhängigkeit gekennzeichnet. Ein Rücksprung auf die vorherige Projektphase ist auch bei den klassischen Vorgehensmodellen möglich. Allerdings ist die Parallelisierung oder ein bewusstes interaktives Vorgehen ausgeschlossen. Der lineare Ablauf stellt zugleich den Nachteil der klassischen Vorgehensmodelle dar, da eine einmal abgeschlossene Projektphase zu einem späteren Zeitpunkt nicht erneut durchlaufen werden kann. Da häufig nicht alle Anforderungen zu Beginn des Projektes bekannt sind, können sich Probleme in späteren Projektphasen der ERP-Einführung ergeben. Aus diesem Grund werden zunehmend agile Vorgehensmodelle verwendet, die durch Parallelisierung der einzelnen Phasen und einer Konkretisierung der Anforderungen im weiteren Verlauf der ERP-Einführung gekennzeichnet sind. 3.1 Beispiel Vorgehensmodell Im Folgenden werden wesentliche Projektphasen eines Vorgehensmodells vorgestellt, das sich unter herunterladen lässt Organisationsphase In der Organisationsphase werden die organisatorischen Grundlagen der ERP-Einführung festgelegt. So muss ein Projektleiter und ein dazugehöriges Projektteam aufgestellt werden. Da man schon in der Auswahl des ERP-Systems ein Projektteam aufgestellt hat, kann auf die personelle Zuordnung zurückgegriffen werden [1]. Der Unternehmensleitung sollte bewusst sein, dass die Projektbeteiligten einen Teil ihrer sonstigen Aufgaben abgeben müssen. Der Projektleiter sollte vollständig von anderen Aufgaben entbunden sein. Nur durch eine ausreichende Verfügbarkeit der Projektbeteiligten kann eine schnelle und damit kostengünstige Einführung gewährleistet werden. Die in der Literatur genannten Aufgaben, wie Festlegung eines Projektteams, Ermittlung des Schulungsund Dokumentationsbedarfs werden im Fall einer Open-Source Lösung um die Benennung eines Community-Beauftragten erweitert. Die verantwortliche Person sollte aus der IT-Fachabteilung kommen und Kenntnisse in der Programmiersprache der ERP-Lösung besitzen. Der Community-Beauftragte koodiniert alle Aktivitäten zwischen dem Unternehmen und der Entwicklergemeinschaft.

9 9 Insbesondere sind hier folgende Aufgaben wahrzunehmen: Beobachtung des Community-Umfelds Kontaktaufnahme zum Kern der Community Zusammenstellung der wichtigsten Internetseiten zur ERP-Lösung Sammeln von Dokumenten zur ERP-Lösung Aufbau von Beziehungen zur Community Diese Aufgaben sollten auch nach der Einführung der ERP-Lösung wahrgenommen werden. Unternehmen, die sich nur auf den IT-Dienstleister verlassen, setzen sich einem hohen Risiko der Abhängigkeit aus. Art der Einführung Big Bang Step by Step Zeitlicher Ablauf Stichtag mehrere Termine Einführungszeit kürzer länger Einführungsrisiko hoch geringer Gesamtaufwand geringer hoch Schnittstelle Personalbedarf geringer hoch zusätzliche Schnittstellen notwendig geringer, da zeitlich verlagert Anpassungsphase In der Anpassungsphase wird das ERP-System an die ermittelten Geschäftsprozesse angepasst. Dies erfolgt in der Regel durch Setzen von Parametern im ERP- System, was auch als Customizing bezeichnet wird. Die derzeit vorhandenen freien ERP-Systeme bieten auch die Möglichkeit, die individuellen Geschäftsprozesse durch Parametrisierung oder Customizing abzubilden. Der Weg der Anpassung kann dabei sehr unterschiedlich sein. So bietet das ERP-System IntarS eine eigene Scriptsprache zur Workflow-Anpassung an. ADempiere, OpenERP oder Openbravo stellen eigene Menüs für den Administrator zur Verfügung. Die Lösung opentaps stellt diesbezüglich eher ein Framework dar. Die Anpassung kann dabei Züge einer Individualprogrammierung annehmen. Unternehmen, die sich für eine freie ERP-Lösung entschieden haben, sollten in jedem Fall die durchgeführten Änderungen gut dokumentieren und der Community zur Verfügung stellen. Im Fall der ERP-Lösung OpenERP kann dies durch Einspielen neuer Module im Modul Management erfolgen. Tipps für eine erfolgreiche Open-Source ERP-Einführung Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Open-Source Markt. Bauen Sie eine Beziehung zur Entwicklergemeinschaft auf. Klären Sie die notwendigen Programmierkenntnisse im Unternehmen ab. Wählen Sie einen IT-Dienstleister mit gutem Zugang zur Community aus. Führen Sie einen ausführlichen Test der Open-Source ERP-Lösung durch. Stellen Sie sich auf Individualprogrammierung ein. Schließen Sie einen Wartungsvertrag mit dem IT-Dienstleister ab. Geben Sie Ihre Erfahrung an die Community weiter Umstellungsphase Das beschriebene Vorgehensmodell stellt einen Weg zur optimalen Einführung einer freien ERP-Lösung dar und soll Unternehmen helfen, die Hürden einer Open-Source ERP-Einführung einfacher zu meistern. Neben dem Vorgehensmodell muss die Einführungsart des ERP-Systems bestimmt werden. Je nach Zielstellung der ERP-Einführung kann zwischen einer vollständigen Einführung der Software zu einem Stichtag und einer schrittweisen Einführung einzelner Module der neuen Software unterschieden werden. Beide Varianten bieten Vor- und Nachteile, die am Anfang des Projektes besprochen werden sollten. Quellenverzeichnis 1 Falk Neubert, Einführungsstrategien für Open-Source ERP-Lösungen. ERP Management (2009). S Markierte Texte werden auf Seite 18 erläutert.

10 10 4. Lizenzkostenfreie ERP-Systeme im Detail 4.1 ADempiere Das im Herbst 2006 nach einer Abspaltung von Compiere gegründete Projekt ADempiere kann neben OpenERP und Openbravo zu den ERP-Lösungen mit einem großen Funktionsumfang gezählt werden. Im Einzelnen werden die Funktionsbereiche Verkauf, Einkauf, Materialwirtschaft, Rechnungswesen, Vertrieb, Produktion und Projektverwaltung abgedeckt. Zielgruppe der ERP-Lösung sind mittelständische Unternehmen, die eine skalierbare ERP-Lösung suchen. Im Gegensatz zu vielen anderen Open-Source ERP- Lösungen wird ADempiere nicht durch ein Netzwerk von IT-Unternehmen, sondern durch eine Entwicklergemeinschaft in mehr als 30 Ländern getragen. Die Ausrichtung des Projektes wird durch den ADempiere e.v. in Berlin koordiniert (http://adempiere.de) Technische Parameter ADempiere wurde mit Hilfe der J2EE-Technologie entwickelt und besteht im wesentlichen aus drei Bestandteilen: Serverkomponente Datenbank Anwenderkomponente Die Architektur von ADempiere erlaubt eine schnelle Anpassung der ERP-Lösung an die Geschäftsprozesse. Durch das Data Dictionary lassen sich Bildschirmlayouts und die dazugehörige Darstellungslogik sowie Geschäftsprozesse in der Datenbank abspeichern. Eine auf dem WfMC- und OMG-Standard basierte Workflow- Engine sorgt für eine flexible Anpassung der betrieblichen Managementprozesse. Betriebssystem GUI Datenbank Middleware Programmier-/ Scriptsprache Schnittstellen Windows, Linux, Unix Swing-Client, Web-GUI PostgreSQL, Oracle, Oracle XE JBoss application Server Java Datev, EDI Version Hersteller LTS Releasedatum URL Community Netzwerk adempiere Open-Source-spezifische Parameter Im Internet können auf diversen Seiten technische und administrative Informationen über die ERP-Löung abgerufen werden. Beispielhaft soll das Handbuch der Firma Metas genannt werden (http://adempiere.metas.de/

11 11 mediawiki/index.php/adempiere_handbuch). Unternehmen, die sich für den Einsatz der ERP-Lösung interessieren, können sich entweder an den ADempiere- Verein oder an die ADempiere-Dienstleister wenden. Unter ist eine Liste der Dienstleister abrufbar. Geschäftsprozessmanagement Eine Besonderheit von ADempiere stellt die grafische Darstellung der Workflows dar. An vielen Stellen der Konfiguration lassen sich Geschäftsprozesse, Freigaberegeln oder einfach Systemmeldungen einstellen. Den Workflow-Editor finden Sie unter Administration -> Workflow -> Workflow Editor. Lizenz URL-Projekt URL-Wikipedia Technische Dokumentation Anwenderdokumentation Community- Support Support- und Wartungsvertrag GPL v2 adempiere/ ADempiere ADempiere_Deutsch ja (über Foren) ja (über IT-Dienstleister) Datev-Schnittstelle Die Datev-Schnittstelle von ADempiere dient zum Export von Buchungsdaten von ADempiere zu einem Datev-Programm. Es können Stammdaten der Kunden und Lieferanten, Buchungssätze sowie die Offene Postenliste aus dem ERP exportiert werden Funktionsumfang Exemplarisch werden einzelne Funktionen nachfolgend vorgestellt. Eine vollständige Beschreibung aller Funktionen würde den Umfang dieser Publikation sprengen. Verkauf: Verkaufsauftrag erstellen Der Funktionsumfang von ADempiere kann in die folgenden Bereiche eingeteilt werden: Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition) Customer-Relationship-Management (Verkauf, Service) Betriebliches Rechnungswesen (Finanzwesen, Rechnungswesen) Integrierte Kassenlösung (Kassenarbeitsplatz) Produktionsplanung und -steuerung Verkauf Verkaufsaufträge lassen sich in ADempiere über den Menüeintrag Sale Order anlegen. Über die Belegarten werden die nachgelagerten Geschäftsprozesse, wie das Erstellen eines Lieferscheins und/oder einer Rechnung gesteuert. ADempiere bietet folgende Belegarten an: Unverbindliches Angebot Verbindliches Angebot Verkauf Lagerverkauf Kreditverkauf Barverkauf Vorkasse Administration: Workflows erstellen Haupmenü: Grafische Darstellung von Kenngrößen

12 12 Lizenzkostenfreie ERP-Systeme im Detail Kriterienkatalog In Zusammenarbeit mit dem Begleitvorhaben ERP-Systeme auf proprietärer Basis wurde ein Kriterienkatalog für ERP-Systeme entwickelt. ADempiere bildet folgende Funktionen ab: Kundendaten Firmendaten verwalten Kategorien Kontakte Zahlungskonditionen Sprache Konditionenfestlegung Bankdaten Artikeldaten Artikeldaten verwalten Artikelvarianten Artikelkategorien Preise Preislisten Personal Mitarbeiterverwaltung Anwesenheitszeiten Zeiterfassung Projektzeiterfassung Urlaubsverwaltung Spesenverwaltung Einkauf Lieferantenanfragen Bestellüberwachung Automatisierte Bestellvorschläge Lieferantenbewertung Verkauf Anfragebearbeitung Angebotsüberwachung Lager Lagerverwaltung Mehrlagerverwaltung Seriennummern- und Chargenverwaltung Wareneingang Warenausgang Disposition Bewertung und Inventur Produktion Materialbedarfsplanung Fertigungsplanung Terminierung Kapazitätsplanung Grafische Feinplanung Stücklistenverwaltung Mehrstufige Stücklisten Arbeitsgänge Arbeitsplätze Simulation Rechnungswesen Standardkontenrahmen Integrierter Zahlungsverkehr Offene Postenliste Kostenrechnung Auswertungsmöglichkeiten Buchungen Anlagenbuchhaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung Kundenbeziehungsmanagement Kontakte (Leads) Verkaufschancen (Opportunity) Kampagnenmanagement Wiedervorlage Helpdesk Projektmanagement Projektverwaltung Projekttemplates Aufgabenverwaltung Mitarbeiterzuordnung Zeiterfassung Kostenerfassung Dokumentenmanagement Dokumentenverwaltung Indizierung Administration Benutzerwaltung Rechteverwaltung Mehrsprachige Oberfläche Mehrmandatenfähig Mehrwährungsfähig Workflowverwaltung Schnittstellen Datenimport/ -export Datev-Schnittstelle Shop-Schnittstellen Webservice XML/RPC-Schnittstellen

13 OpenZ Technische Parameter OpenZ basiert genauso wie Openbravo und ADempiere auf der Java J2EE Technology. Da Openbravo und ADempiere als Fork von Compiere anzusehen sind, weist auch OpenZ Ähnlichkeiten zur Systemarchitektur von Compiere auf. Daten, Geschäftslogik und Darstellung werden wie bei Openbravo sauber voneinander getrennt. Durch die Integration der Business Intelligence Funktionalität von Pentaho sollen die Analyse und Auswertungsmöglichkeiten weiter verbessert werden. OpenZ ist eine webbasierte Open-Source ERP-Lösung, die im Jahr 2010 mit der Abspaltung von Openbravo gegründet wurde. Zielgruppe von OpenZ sind kleine und mittelständische Unternehmen. Die fehlende Lokalisierung von Openbravo kann sicherlich als ein Hauptgrund für den Start des Projekts OpenZ angesehen werden. Mittlerweile sind wichtige Funktionen, wie der Standardkontenrahmen SKR03 bzw. SKR04 oder die Datev-Schnittstelle in OpenZ hinzugekommen. Die derzeitige aktuelle Version 2.6.x kann unter heruntergeladen werden. Version 2.6.x Hersteller Zimmermann Software Releasedatum URL OpenZ-ERP-Warenwirtschaft.html Open-Source-spezifische Parameter OpenZ wird derzeit in einem Software-as-a-Service (SaaS) Modell von der Firma Zimmermann vermarktet. Die aktuellen Lizenzbestimmungen sind abgeleitet von Openbravo und unterliegen damit auch den Bestimmungen der Mozilla Public License (MPL). Zu beachten ist, dass die MPL kein starkes Copyleft besitzt. Damit ist die Verwendung von Quelltextdateien, die der MPL unterliegen, und von proprietärem Code möglich. Lizenz Download Quelldateien Mozilla Public License openz/les/latest/download Funktionsumfang Die Software-Lösung deckt mit den Bereichen für Stammdaten, Einkauf und Vertrieb, Lagerverwaltung und Materialbedarfsplanung, Kostenrechnung, Anlageverwaltung und Buchhaltung, sowie dem Projektmanagement, die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse ab. Einzig die Produktionsplanung und -steuerung waren in der Testversion nicht implementiert. Die ERP-Lösung kann mit mehreren Mandanten sowie mit verschiedenen Sprachen und Währungen betrieben werden. Über die rollenbasierte Rechteverwaltung lassen sich Zugriffsrechte für jeden User individuell einstellen. Betriebssystem GUI Datenbank Middleware Programmier-/ Scriptsprache Schnittstellen Shop-Schnittstellen Linux, Microsoft Web-GUI PostgreSQL Apache Tomcat Server Java Datev Magento, XTcommerce Hauptmenü: Menüpunkte im Webbrowser

14 14 Lizenzkostenfreie ERP-Systeme im Detail Stammdaten: Listenansicht Geschäftspartner Stammdaten Unter dem Menüpunkt Stammdaten lassen sich Unternehmens- und Artikeldaten einstellen. Querverweise zeigen für jedes Unternehmen in OpenZ Geschäftspartner genannt die wichtigsten Bewegungsdaten auf. Besonders gelungen ist die Exportfunktion der gelisteten Daten in die Formate PDF und Excel. Auch Informationen zum Kundenbeziehungsmanagement lassen sich zu jedem Geschäftspartner ablegen. Unter dem Menüpunkt Kommunikation können Termine und Kampagnen für jede Kontaktperson eines Geschäftspartners geplant und gesteuert werden. Neben den Daten zu den Geschäftspartnern werden auch die Artikeldaten in den Stammdaten angelegt. OpenZ ordnet Produkte über die Produktart in physische Produkte oder Dienstleistungsprodukte ein. Über den Produkttyp lassen sich weitere Informationen zum Artikel einstellen. So kann hier hinterlegt werden, ob es sich um einen Standard-Artikel oder eine Baugruppe handelt. Vertrieb Im Vertriebsprozess sind besonders die Textmodule positiv aufgefallen. Hier bietet OpenZ eine hohe Flexibilität in der Gestaltung der Dokumente. Besonders für Unternehmen mit einer starken Individualisierung der Angebotsdokument sind die Textmodule sehr hilfreich. Stammdaten: Details eines Geschäftspartners Stammdaten: Artikeldaten verwalten Vertrieb: Kundenangebot erstellen

15 15 Einkauf Der Einkaufsprozess gliedert sich in Lieferantenanfrage und Lieferantenbestellung. Zusätzlich bietet OpenZ die Möglichkeit der Generierung von Bestellungen aus den Bedarfen. Das Bestellwesen listet die erwarteten Wareneingänge auf und trägt damit zur Transparenz im Einkauf bei. Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung basiert auf der doppelten Buchhaltung. Eine GDPdU-Schnittstelle liegt wie bei allen Open-Source ERP-Lösungen nicht vor. Die Buchungsdaten wurden im Test korrekt erstellt. Per Datev-Schnittstelle lassen sich die Buchungssätze oder Sachkonten exportieren Fazit OpenZ gehört zu den ERP-Lösungen, die eine ausreichende deutsche Lokalisierung besitzen und eine hohe Funktionalität anbieten. Besonders Dienstleistungsund Handelsunternehmen sollten die Lösung deshalb beachten. Für Produktionsunternehmen stellt die Lösung allerdings noch keine Alternative dar. Hierzu fehlt die Produktionsplanung und -steuerung. Gering scheint auch noch der Support aus der Entwicklergemeinschaft zu sein. In unserem Test konnte zur Größe der Community in Deutschland keine Aussage gemacht werden. Hier kann sicherlich Openbravo mehr aufweisen. Insgesamt hat die Lösung trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen. Einkauf: Bestellungen aus Bedarf erstellen Buchhaltung: Hauptbuch Journal

16 16 Lizenzkostenfreie ERP-Systeme im Detail Kriterienkatalog In Zusammenarbeit mit dem Begleitvorhaben ERP-Systeme auf proprietärer Basis wurde ein Kriterienkatalog für ERP-Systeme entwickelt. OpenZ bietet folgende Funktionen: Kundendaten Firmendaten verwalten Kategorien Kontakte Zahlungskonditionen Sprache Konditionenfestlegung Bankdaten Artikeldaten Artikeldaten verwalten Artikelvarianten Artikelkategorien Preise Preislisten Personal Mitarbeiterverwaltung Anwesenheitszeiten Zeiterfassung Projektzeiterfassung Urlaubsverwaltung Spesenverwaltung Einkauf Lieferantenanfragen Bestellüberwachung Automatisierte Bestellvorschläge Lieferantenbewertung Verkauf Anfragebearbeitung Angebotsüberwachung Lager Lagerverwaltung Mehrlagerverwaltung Seriennummern- und Chargenverwaltung Wareneingang Warenausgang Disposition Bewertung und Inventur Produktion Materialbedarfsplanung Fertigungsplanung Terminierung Kapazitätsplanung Grafische Feinplanung Stücklistenverwaltung Mehrstufige Stücklisten Arbeitsgänge Arbeitsplätze Simulation Rechnungswesen Standardkontenrahmen Integrierter Zahlungsverkehr Offene Postenliste Kostenrechnung Auswertungsmöglichkeiten Buchungen Anlagenbuchhaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung Kundenbeziehungsmanagement Kontakte (Leads) Verkaufschancen (Opportunity) Kampagnenmanagment Wiedervorlage Helpdesk Projektmanagement Projektverwaltung Projekttemplates Aufgabenverwaltung Mitarbeiterzuordnung Zeiterfassung Kostenerfassung Dokumentenmanagement Dokumentenverwaltung Indizierung Administration Benutzerwaltung Rechteverwaltung Mehrsprachige Oberfläche Mehrmandatenfähig Mehrwährungsfähig Workflowverwaltung Schnittstellen Datenimport/ -export Datev-Schnittstelle Shop-Schnittstellen Webservice XML/RPC-Schnittstellen

17 17 5. Das Projekt ERP-Systeme auf Basis Freier Software Der vorliegende Leitfaden wurde im Rahmen des Projektes ERP-Systeme auf Basis von Freier Software für kleine und mittlere Unternehmen erstellt. Das Projekt ist Teil des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (www.ec-net.de). Es unterstützt kleine und mittlere Unternehmen und Handwerksbetriebe bei der Auswahl, der Einführung und dem Betrieb von ERP-Lösungen, die auf Freier Software basieren. Die Schwerpunkte der Aktivitäten liegen auf der individuellen Beratung, der Bereitstellung von Informationsmaterialien, wie z. B. Leitfäden und Checklisten, und der Durchführung einer bundesweiten Veranstaltungsreihe. Innerhalb des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr werden diese Aktivitäten durch das Projekt Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware auf proprietärer Basis ergänzt. Dieses Projekt konzentriert sich auf die Unterstützung im Bereich der lizenzgebundenen ERP-Systeme. Die Homepage Alle Informationen rund um das Thema Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware stehen im Internet unter der Adresse zur Verfügung. Neben aktuellen Informationen, Hinweise auf Veranstaltungen und Kontaktadressen können hier Publikationen und Vorträge heruntergeladen werden. In den übergeordneten Bereichen befinden sich alle Informationen des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr. Neben dem zentralen Veranstaltungskalender gibt es umfangreiche Informationen zu den Themen Elektronische Beschaffung und e-vergabe, Kundenbeziehung und Marketing, RFID für den Mittelstand, Netz- und Informationssicherheit, IT-Kompetenz für Frauen im Handwerk und Elektronische Standards. Ansprechpartner Science to Business GmbH Hochschule Osnabrück RECO (Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwendungen Osnabrück) Herr Uwe Salm Artilleriestraße 44, Osnabrück Telefon / Fax / Internet Uwe Salm Universität Osnabrück BWL/Produktions-Management und Wirtschaftsinformatik Herr Falk Neubert Katharinenstraße 3, Osnabrück Telefon / Mobil / Fax / Internet Falk Neubert Markierte Texte werden auf Seite 18 erläutert.

18 18 6. Links und Literatur Informationen zum Thema ERP-Auswahl Gronau, N. (Hrsg.), Auswahl, Einführung und Integration von ERP-Systemen. Gito-Verl., 2006 Becker, J., Verling, O. W. A., Softwareauswahl und -einführung in Industrie und Handel. Springer- Verlag, Berlin, Heidelberg, 2007 Ritter, B., Enterprise Resource Planning (ERP) mitp, 2005 Gronau, N. & Potsdam, U., ERP-Auswahl erfolgreich gestalten. Gito-Verl., 2007 ERP-Auswahl: Informationen zum Thema ERP-Einführung Checkliste ERP-Einführung Der 7-Stufen-Plan zur ERP-Einführung Nielsen, L. Vorgehensmodell zur ERP-Einführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (kmu): Ein Modell aus der Perspektive eines Softwarehauses. GRIN Verlag, 2008 Implementierung globaler ERP-Systeme systematisch und methodengestützt durchdenken Informationen zum Thema Enterprise Resource Planning (ERP) ERP Management

19 19 7. Erläuterung verwendeter Fachbegriffe Ablauf- und Aufbauorganisation Die Aufbauorganisation legt fest, welche Aufgaben von welchen Menschen und Sachmitteln zu bewältigen sind. Sie bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation ab. Die Ablauforganisation regelt die Arbeitsund Informationsprozesse. Agile Vorgehensmodelle Agile Vorgehensmodelle versuchen mit einem geringeren bürokratischen Aufwand und weniger Regeln die gestellten Aufgaben zu erledigen. Big Bang Die simultane ERP-Einführung zu einem Stichtag wird als Big-bang-Umstellung bezeichnet. Copyleft Das Copyleft ist eine Klausel in den Nutzungslizenzen. Es wird dadurch festgelegt, unter welchen Lizenzbestimmungen eine Bearbeitung des Werks veröffentlicht werden muss. Customizing Unter Customizing versteht man die Anpassung einer ERP-Lösung an den Unternehmensprozess durch Konfiguration der Software. Data Dictionary Katalog von Mediadaten, der die Definitionen und Darstellungsregeln von Datenelementen enthält. Entwicklergemeinschaft Als Entwicklergemeinschaft wird eine Gruppe von Personen bezeichnt, die lose verbunden an der Entwicklung eines Open-Source Software-Projektes beteiligt sind. ERP-Lösung ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Unter ERP-Systemen versteht man integrierte betriebswirtschaftliche Standard-Anwendungssoftware, die zur Planung und Steuerung aller betrieblichen Ressourcen verwendet wird. Key-User Als Key-User werden Mitarbeiter der Fachabteilungen verstanden, die sehr frühzeitig an der Konzeption und später am Systemtest beteiligt sind. Lokalisierung Unter Lokalisierung versteht man die sprachliche und rechtliche Anpassung der Lösung an ein Land. OMG-Standard Die Object Management Group (OMG) ist ein Konsortium, das sich mit der Entwicklung von Standards für die herstellerunabhängige systemübergreifende Objektorientierte Programmierung beschäftigt. Parametrisierung Unter Parametrisierung versteht man das Setzen von Parametern zur Anpassung der ERP-Lösung an die Unternehmensprozesse. Pentaho Pentaho ist eine Open-Source Business Intelligence Software-Lösung. Phasenkonzepte Phasenkonzepte sollen Projekte in sinnvolle Abschnitte (Phasen) unterteilen, die dann sequentiell oder parallel abgearbeitet werden können. Prozesslandkarten Die Prozesslandkarte stellt die Struktur der Unternehmensprozesse und das Zusammenwirken der einzelnen Teilprozesse grafisch dar. Rollenbasierte Rechteverwaltung Unter Rollenbasierter Rechteverwaltung versteht man die Zuordnung von Zugriffsrechten an eine Benutzerrolle. Software-as-a-Service Als Saas wird eine Verfahren bezeichnet, bei der die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Service genutzt wird. Step by Step Die sukzessive Einführung einzelner Teile der ERP-Software wird Step by Step oder Schrittweise Einführung genannt. SWOT-Analyse Modell zur Analyse der Prozesse eines Unternehmens, bei der Stärken (strenghts), Schwächen (weaknesses), Chancen (opportunities) und Gefahren (threats) untersucht werden. Vorgehensmodelle Die planvolle, systematische Vorgehensweise bei der Entwicklung eines Informationssystems wird als Vorgehensmodell bezeichnet. WfMC Workflow-Management WfMC ist ein Verbund von Herstellern, Nutzern, Beratern und Wissenschaftlern im Bereich des Workflow-Managements. Workflow-Engine Software-Komponente zur regelbasierten Steuerung eines Workflows.

20 Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unterstützt es kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung und Nutzung von E-Business-Lösungen. Beratung vor Ort Mit seinen 27 bundesweit verteilten Kompetenzzentren informiert das NEG kostenlos, neutral und praxisorientiert auch vor Ort im Unternehmen. Es unterstützt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informationsveranstaltungen und Publikationen für die Praxis. Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbeziehung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, Kaufmännischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragende Internetauftritte von kleinen und mittleren Unternehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie Elektronischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk. Das Netzwerk im Internet Auf können Unternehmen neben Veranstaltungsterminen und den Ansprechpartnern in ihrer Region auch alle Publikationen des NEG einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen für die eigene Umsetzung von E-Business-Lösungen. Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projektträger im DLR unter / oder per Oldenburg Kiel Oldenburg Bremen Kiel Hamburg Hamburg Neubrandenburg Bremen Rostock Frankfurt/Main Frankfurt/Main Würzburg Würzburg Bayreuth Bayreuth Kaiserslautern Kaiserslautern Saarbrückebrücken Saar- Ludwigshafen Ludwigshafen Nürnberg Nürnberg Heidelberg Heidelberg Heilbronn Heilbronn Regensburg Regensburg Stuttgart Stuttgart Neubrandenburg Lingen Lingen Berlin Berlin Hannover Hannover Potsdam Potsdam Osnabrück Osnabrück Magdeburg Magdeburg Braunschweig Braunschweig Münster Münster Halberstadt Halberstadt Frankfurt/Oder Frankfurt/Oder Halle Halle Essen Dortmund Essen Dortmund Leipzig Leipzig Kassel Kassel Dresden Dresden Köln Köln Chemnitz Chemnitz Aachen Aachen Ilmenau Ilmenau Bonn Bonn Giessen Giessen Regionales Regionales Kompetenzzentrum Kompetenzzentrum Branchen-Kompetenzzentrum Externer Netzwerkpartner Externer Netzwerkpartner Rostock Neu-Ulm Neu-Ulm München München Freiburg Freiburg Weingarten Weingarten

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