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1 ERP Einführung 1. Vorgehen, Terminplan, Projektrealisierung 1.1 Kickoff Termin Bei diesem Termin wird das Projektmanagement definiert. Dies bedeutet, dass das Projektteam auf beiden Seiten skizziert wird. Wesentlich ist ein Hauptansprechpartner, der Projektleiter. Dieser koordiniert, plant und steuert die komplette Projektarbeit. Zusätzlich gibt es je nach Größe des Projektes jeweils Modulspezialisten, die sich in folgende Bereiche unterteilen: ERP: WWS (meist Aufgabe des Projektleiters) ERP: PPS (meist Aufgabe des Projektleiters) Finanzbuchhaltung BDE ebusiness Des Weiteren gibt es Anpassungsprogrammierer, die reine Projektanpassungen umsetzen, eventuell Mitarbeiter für Datenübernahmen oder Schulungen. Optimal ist folgende Voraussetzung bei dem Kunden: Der Kunde stellt einen Projektleiter, der auch entsprechend Kapazitäten für das ERP Projekt zur Verfügung hat. Ihm arbeiten so genannte Key - User zu. Beim Kickoff-Termin werden auch die Kommunikationswege zwischen dem Anbieter und dem Kunden definiert. Zusätzlich werden die Projektmanagementtools in Abstimmung mit dem Kunden definiert. 1.2 Situationsanalyse In dieser Phase werden folgende Punkte erarbeitet: Unternehmensdaten und ziele Ablauforganisation Aufbauorganisation und mögliche Alternativen oder Veränderungen Hard- und Softwarevoraussetzungen Quantitative und qualitative Daten Qualifikation

2 1.3 Sollkonzeption Hardware und Installation Es wird mit den verantwortlichen Personen des Kunden und dem Softwarehaus ein Hardwarekonzept erarbeitet. Darauf erfolgt die Installation der Hardware und des ERP Systems. Vorarbeiten können schon in der Vorvertragsphase erfolgen. 1.4 Sollkonzeption ERP In dieser Phase werden folgende Punkte erarbeitet: Ist-Abläufe und ERP-Systemabläufe gegenüberstellen ERP-Standard-Funktionalität und System grob erläutern Erkennen der benötigten Schnittstellen Prioritäten festlegen Beteiligte Abteilungen Funktions- und Ablaufwünsche erkennen Erweiterungs- / Anpassungswünsche erkennen Ablaufkonzept für jeden Funktionsbereich (grob) erarbeiten 1.5 Projektplan Erst in dieser Phase kann man einen detaillierten Projektplan mit folgenden Inhalten erstellen: Terminplan erstellen Schulungsmaßnahmen und Termine festlegen Ressourcen festlegen (intern/extern), zuordnen und einplanen, z. B. Layout und Verantwortlichkeit für Druckvorlagen, Stammdatenerfassung planen. Übernahme aus dem Altsystem möglich? Umstellungsstrategie festlegen (Stichtag/Teilschritte) Einführungsreihenfolge festlegen Anpassungsreihenfolge klären Meilensteine für Projektkontrolle definieren

3 1.6 Feinkonzeption und Projektarbeit Diese Phase stellt die Phase mit dem größten Zeitfenster dar. Die Reihenfolge ist durch den Projektplan gegeben. Startpunkt sind in der Regel die Stammdaten mit folgenden Punkten: Datenübernahme Feinkonzeption Schnittstellen Stammdaten Konzeption Stammdaten mit Hinblick auf Auswertung, Richtlinien der Informationsverwaltung, Benutzerrestriktionen (Wer pflegt welche Inhalte?) Stammdatenschulung nach Konzeption Feinkonzeption Prozesse Anpassung Dokumente Eventuell Abgleich von Software oder der Prozesse 1.7 Stammdatenschulung Die Stammdatenschulung sollte relativ bald nach der eventuellen Übernahme der Stammdaten aus dem Altsystem und der Feinkonzeption der Stammdaten erfolgen. Das Aufbereiten und die Pflege der Stammdaten verursachen den größten Aufwand eines ERP-Projektes. 1.8 Modulschulungen Die Modulschulungen werden kurz vor Beginn der Testphase gehalten. Die Modulschulungen sind kundenspezifische Schulungen, die sich nach den in Phase 1.6 definierten Prozessen orientieren. Folgende Voraussetzung sind ein Muss für eine Modulschulung mit nachfolgender Testphase: Prozesse sind definiert Stammdaten sind konvertiert und gepflegt Eventuelle Anpassungen sind realisiert Dokumente sind angepasst Die Inhalte der Modulschulungen können dem Projektleiter mit den entsprechenden Key - Usern vermittelt werden, die dann das erlernte Wissen den Anwendern weitergeben. Die andere Möglichkeit ist, dass die Anwender direkt geschult werden.

4 1.9 Testphase Testphase bedeutet nicht, dass Bewegungsdaten doppelt erfasst werden müssen. Hier werden nur signifikante Prozesse in der Software abgebildet und getestet. Diese müssen auch nicht dem wahren Zeitschema (Durchlaufzeit) entsprechen. Unmittelbar vor der Testphase kann eventuell die Datenübernahme der Bewegungsdaten getestet werden. Dies ist abhängig von der Umstellungsstrategie. Die Testphase dauert in der Regel 3 6 Wochen. 2.0 Puffer für Korrekturen In dieser Phase werden eventuell Korrekturen in den Stammdaten, den Prozessen, den Dokumenten oder den Anpassungen durchgeführt. Diese Änderungen können natürlich schon während der Testphase gestartet werden 2.1 Echtstart Eventuell kann vor dem Echtstart die Übernahme der Bewegungsdaten aus dem Altsystem erfolgen. Diese Vorgehensweise der Einführung hat sich in der Vergangenheit bewährt und garantiert motivierte Anwender und eine termingerechte Einführung. Anmerkungen zu den Punkten Die durchschnittliche Einführungszeit liegt bei ca Monaten, wobei dieser Zeitrahmen ganz erheblich von den gegebenen Voraussetzungen, der Mitwirkung und ggf. der Eigenleistung des Auftraggebers abhängt. Softwarehäuser sollten grundsätzlich 2 Einführungsstrategien anbieten: Zum einen werden die oder der Projektleiter des Kunden durch technische und funktionale Standardschulungen in die Lage versetzt, das Projekt selbstständig einzuführen. Durch die Freigabe sämtlicher Sourcen kann der Kunde das ERP-System auf seine Bedürfnisse anpassen. Zum anderen gibt es Softwarehäuser, die sich als kompletter Lösungsanbieter sehen, die alle Anpassungswünsche des Kunden umsetzen, ggf. Hardware liefert und Beratungsleistungen erbringt. Im Regelfall wird eine Mischform dieser beiden Strategien praktiziert.

5 Folgende Punkte werden nach Aufwand beziffert: - Kickoff Termin - Situationsanalyse - Installation Hardware und Software - Sollkonzeption - Erstellung Projektplan - Feinkonzeption ERP - Schulungen: - Echtstartunterstützung MS SQL Datenbank- und Netzwerkmanagement ERP Administration eventuell weitere Technikschulungen Stammdatenschulung Modulschulungen je nach gekauften Modulen

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