1. Beirat, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat Einführung

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1 1. Beirat, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat Einführung Beiräte, Aufsichtsräte, Verwaltungsräte, Familienräte und andere Räte können ganz verschiedene Aufgaben haben und völlig verschieden zusammengesetzt sein. Eine sehr aussagekräftige Wortschöpfung ist die des Begriffs Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat soll demnach Aufsicht führen und Rat geben. Beim Aufsicht führen soll er darauf achten, dass die Geschäftsführer, z.b. einer GmbH oder die Vorstände einer Aktiengesellschaft, ihre Tätigkeit sorgfältig und gewissenhaft ausüben. Aber er soll auch Rat geben und wie ein Berater Themen kritisch hinterfragen, sich mit diesen intensiv auseinandersetzen, zu einer eigenen Meinung gelangen und diese dem Geschäftsführer oder Vorstand auch kundtun. Ein Beirat (in der Regel ein freiwilliger Beirat) ohne Festlegung im Gesellschaftsvertrag, z.b. einer GmbH, hat meist lediglich beratenden Charakter. Oft holt sich ein Geschäftsführer sachverständige Personen, zunächst manchmal für Einzelaufgaben, und es entwickelt sich eine regelmäßige und dauerhafte Zusammenarbeit. Manchmal werden solche Personen auch durch einen Gesellschafterbeschluss eingesetzt. Holt man sich auf diese Weise Beratung ins Haus und erfolgt diese regelmäßig und institutionalisiert sich das System, beginnt man oft von einem Beirat zu sprechen. Beiratssitzungen finden auf diese Weise ähnlich Aufsichtsratssitzungen in der Aktiengesellschaft zwei oder viermal pro Jahr fest vereinbart und zudem bei besonderen Anlässen statt. Demgegenüber hat ein Aufsichtsrat, wie oben beschrieben, beratende und aufsichtende Funktionen. Bei der Aktiengesellschaft ist ein Aufsichtsrat Pflicht, bei der GmbH nur, falls diese über 500 Mitarbeiter beschäftigt. In kleineren GmbHs ist der Aufsichtsrat freiwillig. Die Gesellschafter können aber in einem Gesellschaftsvertrag vereinbaren, dass ein Aufsichtsrat zu bilden ist. Geschieht dies, ohne weitere Regelungen in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen, so gelten automatisch verschiedene Vorschriften des Aktiengesetzes (vgl. 52 Abs. 1 GmbHG). Allerdings kann die GmbH-Satzung die Organisation eines Aufsichtsrats ganz anders regeln, als dies im Aktiengesetz vorgesehen ist. Weitere Ausführungen dazu finden sich auch in Kapitel 11 dieses Buchs. Die vielen anderen Begriffe, wie Verwaltungsräte, Familienräte o.ä. deuten immer auf eine freiwillige Regelung in der GmbH hin. Verwaltungsräte und Fa- 11

2 milienräte können unterschiedlich organisiert und mit den verschiedensten Aufgaben betraut sein. 2. Rat geben und Rat annehmen Nicht erst heute, in der Zeit der Beiräte und Aufsichtsräte in Unternehmen, weiß man, dass Rat nehmen eine nutzenbringende Angelegenheit sein kann. Bereits im Altertum spielte das Rat geben und Rat annehmen eine große Rolle. Herrscher und Könige ließen sich raten und weise Männer und Propheten gaben Rat. Zu dieser Zeit wurden bereits viele Grundsätze für das Rat geben und Rat annehmen entwickelt. So hat Salomo, König von Israel und Sohn von David ( vor Christus), viele gute Ratschläge zusammengestellt, die sich heute jeder Beirat und Aufsichtsrat, aber auch jeder Geschäftsführer eines Unternehmens zu Herzen nehmen sollte. Zwei davon seien nachfolgend genannt. Den Toren dünkt sein Weg recht, aber wer auf Rat hört, der ist weise. (Sprüche 12, 15) Viele Unternehmer entscheiden schnell und allein auch bei Sachverhalten von großer Tragweite. Oft sind die Entscheidungen richtig, jedoch entscheidet niemand immer richtig. So ist es weise, gerade bei solchen Entscheidungen immer Rat einzuholen von den richtigen Leuten! Die zum Frieden raten, haben Freude. (Sprüche 12, 20) Dieser letztgenannte Grundsatz kann gerade für einen Beirat, der in eine Schiedsrichter oder Mediatorrolle schlüpft, ein wichtiger Grundsatz sein. Im Beirat, unter den Gesellschaftern oder den Geschäftsführern Frieden zu stiften, kann darüber entscheiden, ob ein Unternehmen erfolgreich wirtschaften kann oder überhaupt überlebt. Weitere interessante Ausführungen von Salomo finden sich im alten Testament. Viel später (ca. 130 vor Christus) schrieb Sirach eine Fülle von Grundsätzen und Ratschlägen nieder. Hier einige Zitate: Ein vernünftiger Mann verachtet nicht guten Rat. Tu nichts ohne Rat, so gereut`s dich nicht nach der Tat. (Sirach 32, ) Erforsche mit allem Fleiß deinen Nächsten und wo du Rat bedarfst, so suche ihn bei weisen Leuten, und besprich dich mit den Verständigen. (Sirach 9, ) Bestehe nicht auf deinem eigenen Kopf in deinem Tun und mache dich nicht stolz, wenn du anderer bedarfst. (Sirach 10, 29) 12

3 Halt`s mit jedermann freundlich, aber zum Ratgeber nimm unter tausend nur einen. (Sirach 6, 6) Jeder Ratgeber will raten, aber einige raten zu ihrem eigenen Nutzen. Darum hüte dich vor dem Ratgeber: Überlege zuvor, was ihm nützlich sein kann, denn er denkt vielleicht daran, zu seinem Vorteil zu raten; lass ihn nicht über dich bestimmen, damit er nicht sagt: Du bist auf dem rechten Weg selbst aber bei Seite steht und Acht gibt, wie es dir ergehen wird. Berate dich nicht mit dem, der dich missgünstig betrachtet und vor denen, die dich beneiden, verbirg deinen Plan. Man fragt ja auch nicht eine Frau um Rat, wie man ihre Nebenbuhlerin freundlich behandeln soll oder einen Ängstlichen, wie man Krieg führen soll oder einen Kaufmann, wie hoch er deine und seine Ware schätzt oder einen Käufer, wie teuer du etwas verkaufen sollst oder einen Missgünstigen, wie man denken oder einen Unbarmherzigen, wie man barmherzig sein soll oder einen Faulen, wie man viel arbeiten kann oder einen für ein Jahr angeworbenen Tagelöhner, ob seine Arbeit schon zu Ende ist oder einen trägen Hausknecht, wie viel man leisten kann. Alle diese Leute frag nicht um Rat, sondern halte dich stets zu gottesfürchtigen Leuten, von denen du weißt, dass sie Gottesgebote halten; die gesinnt sind, wie du bist, die Mitleid mit dir haben, wenn du strauchelst. (Sirach 37, 8 16) Die Auswahl der geeigneten Ratgeber ist heute so bedeutungsvoll wie damals. Zum Ratgeber nimm unter tausend nur einen. Dieser eine unter tausend muss mit größter Sorgfalt ausgesucht werden. Kann und wird er ausschließlich zum Vorteil des Unternehmens und ggf. Geschäftsführers raten oder wird er vornehmlich eigene Interessen im Auge haben? Diese Frage muss Bestandteil eines jeden Anforderungsprofils an Beiräte oder Aufsichtsräte sein! Damals machte man sich auch sehr intensiv über Weisheit Gedanken. Weisheit war eine gute, erstrebenswerte Tugend und hoch geachtet. Diese Einschätzung ist in unserer heutigen Gesellschaft leider oft abhanden gekommen. Das nach außen getragene Verhalten so manchen Wirtschaftsführers und Politikers ist kaum als weise zu bezeichnen. So mangelt es oft an wirklichen Vorbildern. Ein weiser Aufsichtsrat oder Beirat jedoch ist ein besonders wertvoller Aufsichtsrat bzw. Beirat. Die Furcht des Herrn ist der Weisheit Anfang. (Sirach 1, 16). Weisheit haben bedeutet wohl zu überlegen, was heute und in Zukunft das Beste ist und entsprechend zu raten und zu agieren. Prüft alles und das Gute behaltet. schreibt Paulus im neuen Testament zwischen 50 und 64 nach Christus (1. Thessalonicher 5, 21). 13

4 Weise Beiräte und Aufsichtsräte zeichnen sich in der Praxis dadurch aus, dass sie einen Blick für das Wesentliche und Gesamte haben und meist auch langfristig denken und nicht vornehmlich kurzfristig orientiert sind. Sie halten, sofern berechtigt und vertretbar, auch in schwierigeren Zeiten zum Unternehmen und zu den Geschäftsführern eine wichtige und gute Tugend eines Beirats, wie schon mancher Geschäftsführer erlebt hat. Einen guten, vertrauenswürdigen Beirat wird ein Unternehmensleiter gern und freiwillig aufsuchen: Wo du einen verständigen Mann siehst, den suche häufig auf... (Sirach 6, 36); denn er weiß, dass es zu seinem und dem Nutzen des Unternehmens sein kann, einen Rat oder eine zweite Meinung einzuholen. So viel zu einigen wenigen Auszügen. In den Sprüchen und in Sirach finden sich noch viele weitere Grundsätze. Auch ein routinierter Beirat und ein im Ratnehmen versierter Geschäftsführer wird hier noch fündig werden und Interessantes entdecken. 3. Gesetzliche Organe Die typische mittelständische GmbH unter 500 Mitarbeitern hat lediglich zwei Organe: Die Gesellschafterversammlung und den Geschäftsführer. Die GmbH ist damit die am einfachsten strukturierte Kapitalgesellschaft im deutschen Recht. Sie ist daher vorausgesetzt es gibt keine Besonderheiten leicht zu handhaben und kann um einen Aufsichtsrat erweitert werden. Sind mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigt, so muss gemäß 1 Abs. 1 Ziffer 3 DrittelbG ein Aufsichtsrat gebildet werden, der mindestens zu einem Drittel aus Arbeitnehmervertretern zusammengesetzt ist. Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ der GmbH. Die Gesellschafter bestimmen, was in der Gesellschaft zu geschehen hat. Enthält der Gesellschaftsvertrag keine anderen Regelungen, so definieren die GmbHG, was zum Aufgabenkreis der Gesellschafter gehört, mit welcher Mehrheit Beschlüsse zu fassen sind, wie Gesellschafterversammlungen abzuhalten und einzuberufen sind etc. Die Gesellschafterversammlung kann dem Geschäftsführer Weisungen erteilen und kann ihm damit vorgeben, was er zu tun und zu lassen hat. Der Geschäftsführer macht die GmbH erst handlungsfähig. Die maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften finden sich in den 35 ff. GmbHG. Der Geschäftsführer führt die Geschäfte und vertritt die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich. Geschäftsführer kann jede natürliche und unbeschränkt geschäftsfähige Person sein (vgl. 6 Abs. 2 GmbHG). Der Geschäftsführer kann auch gleichzeitig Gesellschafter sein. 14

5 Die gesetzlichen Organe der GmbH fasst auch nachstehendes Schaubild zusammen: Gesetzliche Organe der GmbH Gesellschafterversammlung ( 48 ff. GmbHG) þ Alle Gesellschafter þ Oberstes Organ der Gesellschaft þ Rechte der Gesellschafter bestimmen sich nach Gesellschaftsvertrag. Ist nichts vereinbart, gelten GmbHG Geschäftsführer ( 35 ff. GmbHG) þ Gesellschafter oder andere natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person ( 6 Abs. 2 GmbHG) þ Geschäftsführer vertritt Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich und führt die Geschäfte Aufsichtsrat ( ggf. 52 ff. GmbHG) þ Nur bei mehr als 500 Beschäftigten auf Grund des 1 Abs. 1 Ziffer 3, 4 Abs. 1 DrittelbG (1/3 Arbeitnehmervertreter) þ Diverse Vorschriften des AktG sind maßgebend þ Bei mehr als 2000 Beschäftigten 1, 6 MitbestG (50% Arbeitnehmervertreter) þ Überwachung der Geschäftsführung durch Aufsichtsrat Wird in der GmbH freiwillig ein Aufsichtsrat oder Beirat gebildet, oder ist dieser gar zwingend vorgeschrieben, weil mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigt werden, so nähert sich die Organisation der GmbH stark der der AG an. Die AG hat nämlich drei gesetzliche Organe, die Hauptversammlung, ähnlich der Gesellschafterversammlung in der GmbH, den Vorstand, ähnlich dem Geschäftsführer in der GmbH und schließlich den Aufsichtsrat, ähnlich dem Aufsichtsrat oder Beirat in der GmbH. 4. Freiwillige Organe Im Gegensatz zu den im vorherigen Kapitel beschriebenen gesetzlichen Organen sind die freiwilligen Organe einer GmbH nicht durch Gesetz definiert. Hierzu zählt auch die Einsetzung eines Beirats, sofern nicht nach den Bestimmungen des 1 MitbestG oder des 1 Abs. 1 Ziffer 3 DrittelbG ein Beirat eingesetzt werden muss. Im letzteren Fall wird jedoch der Beirat als Aufsichtsrat bezeichnet. Der Beirat gilt auch als freiwilliges Organ, sofern gemäß 52 GmbHG ein Aufsichtsrat nach den Regelungen des Gesellschaftsvertrags zu bestellen ist. 15