Übernahme der Baudokumentation in den Betrieb am Beispiel eines aktuellen Großprojektes

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1 Übernahme der Baudokumentation in den Betrieb am Beispiel eines aktuellen Großprojektes Manuel Kaufer Canzler GmbH Projektmanager Übernahme Baudokumentation

2 Inhalt Ziel des Projektes Woran hakt es bei der Übernahme der Baudokumentation Lösungsansätze am Beispiel eines Großprojektes FM-IT Tool Analyse Daten Migration Konzept und Handbuch Qualitätssicherung und Datenmigration Datenmanagement im Betrieb Ziel erreicht? Fazit Übernahme Baudokumentation

3 Ziel des Projektes Sicherstellung das die IT-Landschaft die Prozesse abbilden kann Aufwandsschätzung und Aufgabendefinition zur Migration der Dokumentation Qualitätssicherung der Daten (formale Anforderungen) Konzept zum Datenimport Entwicklung von automatisierten Importroutinen Sicherstellen einer aktuellen Datenbasis im Gebäudebetrieb Übernahme Baudokumentation

4 Woran hakt es bei der Übernahme der Baudokumentation? Die Dokumentation wird nicht fristgerecht von den Errichtern geliefert, da unterschiedliche Fertigstellungstermine und Abnahmen vorrangig behandelt werden Inhaltliche Mangel in der Dokumentation Datenqualität und Datenkonsistenz sind nicht gegeben Standards werden umgangen bzw. Einzellösungen gesucht Die Anforderungen sind nicht ausreichend definiert oder vertraglich nicht ausreichend fixiert Massen an Dokumenten und Daten welche teilweise mit weiteren Daten angereichert werden müssen um die Prozesse bedienen zu können Einfach Uploads in Betriebssysteme gibt es nicht Übernahme Baudokumentation

5 Lösungsansätze am Beispiel eines Großprojektes Übernahme Baudokumentation

6 Lösungsansätze - FM-IT-Tools Bewertung und Betreuung der Datenmigration als Unterstützung des Bauherren mit der Erfahrung des Gebäudebetrieb. 2013: Analyse der gesamten FM-IT-Landschaft in einem umfassenden Bericht mit Abschätzung von Aufwendungen und Budgets Analyse der Datensätze unter dem Gesichtspunkt der Service-Prozesse Aufbau einer FM-IT-Landschaft zum Betrieb des Gebäudes unter Berücksichtigung der Serviceprozesse Ablösen von Insellösungen (veraltete Software, Excel-Datenbanken, Human to Human Interfaces in einem gesamtheitliches CAFM-System) Ergebnis: Erhebliche Aufwendungen im Bereich: Projektmanagement, Datenmigration seitens der Baustelle, weniger der bestehenden Daten Programmierung von Schnittstellen (SAP, ) Definition von Prozessen Definition von Anforderungen an eine Qualitätssicherung und ein Reporting Datenmigrationskonzept, Datenpflegekonzept Übernahme Baudokumentation

7 Lösungsansätze - FM-IT-Tools Future data set and interface landscape Future FM-IT-landscape Übernahme Baudokumentation

8 Lösungsansätze - Data-Migration Konzept und Handbuch Erstellen eines Datenmigrationskonzeptes Definition, welche Daten sind in welche Systeme zu transferieren (Masterdaten wie Gebäudepläne, Baustellendaten, Kostenstellen, etc.) Welche Systeme benötigen die Daten sekundär (Datenformate Bsp. Türnummer) Wie sind die Daten zu migrieren, in welche Form liegen die Daten vor und über welches System/ Schnittstelle kommen die Daten in das zukünftige System Welche Verknüpfungen zwischen Datensätzen sind notwendigerweise zu erzeugen. Erstellen eines Datenmigrationshandbuches Detaillierte Beschreibung in Form eines Handbuch, wie die unterschiedlichsten Datensätze zu migrieren sind. Prozessbeschreibungen Ergebnis: Vorleistungen in der Programmierung von Transfertools sind notwendig, da die Daten nicht in der Form geliefert werden, wie die zukünftigen Systeme diese importieren können. Thema Datensicherung und Datenqualität Übernahme Baudokumentation

9 Lösungsansätze - Data-Migration Konzept und Handbuch Auszug aus dem Handbuch Data-Migration Übernahme Baudokumentation

10 Lösungsansätze - QS-Tools und Quality-Checks Erstellen von Transfertools zur Datenmigration Massenimport von Baustellendaten Aus den CAFM-System der Baustelle werden Datensätze exportiert Seitens der Baustelle werden Gebäudepläne geliefert Anforderungen aus verschiedensten Prozessen hinsichtlich eines Datensatzes Ergebnis: Transfertools zu Arbeitsplätzen Raumdaten allgemein Technischen Equipments Übernahme Baudokumentation

11 Lösungsansätze - QS-Tools und Quality-Checks Erstellen von Tools zur Datenprüfung (Qualitätssicherung) Massenimport von Revisionsunterlagen Ergebnis: Prüfung der Konformität von Daten hinsichtlich einer Anlagenkennzeichnung (im System) Prüfung der Festplatten (Revisionsdokumentation) seitens der Errichterunternehmen auf Vollständigkeit und automatisiertes Einlesen in ein Datenmanagementsystem, welches später mit dem CAFM verknüpft wird Durchführen der Datenprüfung (Qualitätssicherung) Ca. 120 Festplatten mit Revisionsdokumentation Gebäude teilweise schon im Betrieb, Dokumentation noch nicht fertig, da Baustelle noch nicht endabgenommen und Übergeben Führt dazu, dass Gebäudebetrieb mit rudimentären Daten arbeiten muss Ergebnis: Qualitätssicherung mit kurzem Report zurück an den Fachplaner / Errichter Ziel ist eine deutliche Verbesserung in der Datenqualität um die Migration mit gesicherten Daten durchführen zu können Übernahme Baudokumentation

12 Lösungsansätze - Data-Migration Prüftool für die Revisionsdokumentation Fakten: ca. 120 Festplatten mit Revisionsunterlagen je mit ca. 1,5 GB Daten in ca. 250 Dateien Datensätze gesamt: nicht bestimmbar Datensätze in der Prüfung (je 4 Dateien mit ca Datensätzen) > Prüfung von > untersch. Datensätzen mit ca. 50 Prüfkriterien Übernahme Baudokumentation

13 Lösungsansätze - Datenmanagementkonzept Wozu ein Datenmanagementkonzept? Aus den FM Prozessen ergibt sich eine Menge von Verbindungen von Datensätzen in unterschiedlichen Systemen Bei Umbauten oder selbst im Tagesgeschäft werden Datensätze verändert Die Frage ist, welche Änderung an welchen System hat welche Auswirkungen? Klärung, welche Datensätze bei wem als Masterdaten zur Verfügung stehen, wer hat die inhaltliche Verantwortlichkeit über den Datensatz, Wie müssen Daten an Bauprojekte übergeben werden und in welcher Form müssen Daten an den Betrieb übergeben werden Erstellung von Vorgaben für Bauprojekte, von Ausschreibung über Planung bis Dokumentation Übernahme Baudokumentation

14 Lösungsansätze - Datenmanagementkonzept Übernahme Baudokumentation

15 Kontaktdaten CANZLER GmbH Alaunstraße Dresden Manuel Kaufer Mobil Standorte: Berlin, Erfurt, Dresden, Frankfurt, Hamburg, Mülheim an der Ruhr, München vom März 2015 auf Stand C36 Übernahme Baudokumentation

16 Backup Die Übernahme der Baudokumentation in den Betrieb benötigt gute Vorbereitung: Stichworte: Welche Daten, Dokumente sind interessant, werden durch welchen Prozess benötigt? Wer kann Daten liefern? (Baudaten aber auch bestehende Daten) Welche Form und Detailtiefe sollen die Daten haben? Übergabezeitpunkte Datenqualität und Datenkonsistenz Vertragliche Regelungen Kosten und Nutzen Datenkonzept Richtlinien / Vorgaben zur Erfassung und Übergabe von Baustellendaten (Struktur, Inhalt, Form, etc.) Verankerung von erhöhten Dokumentationsanforderungen in Verträgen Unterstützung der Planung und Baustelle durch Einsatz eines CAFM-Raumbuches für die Bauleistungen Prüfprozesse und Instanzen zur Datensicherung Projektmanagement für die Dokumentation / Nachverfolgung der Bauleistungen

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