Thomas Starke

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1 vor Messebeginn KONZEPTIONSPHASE Messe auswählen / Sammlung aller 12 bis 9 Monate infragekommenden Messen Ort (Nähe zu potenziellen Kunden) Gewichtung der Messe (Fachmesse, allgemeine Messe) Zielgruppe (regional / national / international / Entscheider / Branche) Leitmesse Messeverantwortlichen festlegen / Projektteam zusammenstellen 12 bis 9 Monate Informationssammlung über Förderungen AUMA, regionale IHKs, regionale HWK, BMWi, BAFA, Bundeswirtschaftsministerien 12 bis 9 Monate Ziele des Messeauftrittes festlegen: Bestandskundenpflege / Kontaktpflege Neukundengewinnung (Lead) Produktpräsentation

2 Marktpräsenz demonstrieren Kooperationen vereinbaren Behörden, Verbände, Hochschulen Vertriebspartner, Lieferanten suchen und finden Verkaufen Resonanz auf Neuheiten abprüfen Imagepflege Informationsaustausch Marktforschung ( Trends, Kundenwünsche, ) Wettbewerbsbeobachtung 12 bis 9 Monate Art und Umfang der Produktpräsentation: Exponate auswählen Art der Präsentation 12 bis 9 Monate Budget erstellen Basis Standmiete (Fläche x qm Preis)

3 Wasser und Stromkosten zzgl. Anschlusskosten Druckluftanschlüsse Standreinigung Bewachung Telekommunikation PKW Dauerparkausweise / Innenparkausweis Stand Entwurf, Planung, Messebauer, Messearchitekt Aufbau (eigen oder fremd) Standmöblierung (Miete oder Kauf) Küche (Miete oder Kauf) Standbeleuchtung (Miete oder Kauf) Standbeschriftung, Displays, Schilder etc.

4 Exponate (nicht weiterverkaufbare Messexponate) Bewirtungshonorare für Dolmetscher / Hostessen / Präsentatoren Miete Hebebühne für Deckenabhänger Transportkosten Speditionskosten - Logistik Transportkosten auf Messegelände (Auf- + Abladen durch Stapler) Leergutlagerung Versicherungen, Zoll Entsorgungskosten Verpackungsmaterial Personal

5 Personalkosten fremd Opportunitätskosten Schulungen Reisekosten Übernachtungen Verpflegung / Spesen einheitliche Messekleidung Namensschilder (Neuanschaffung) Visitenkarten für alle (Ausland sehr viel mehr nötig) Kommunikation Einladungen versenden Besucher- Gästekarten zusätzliche Flyer, Prospekte (Sprachen) Messe Katalogeintrag Gema Gebühr

6 Messe Online Registrierung Anzeige in Fachpublikationen Presse Informationen / Pressemappe / Pressebilder Geschenke Prominente + VIP + Politiker Werbegeschenke Anmietung Pressefach / Presse-Box Sonstiges Versicherungen Marktforschung Messenachbereitung Messefotograf Andere z.b. Messeabend 12 bis 9 Monate Standfläche / Standard Exponate und Anordnung festlegen

7 Fläche festlegen (Küche, Lager, Kabine berücksichtigen) Reihenstand / Eckstand / Kopfstand (drei Seiten ) / Blockstand / Doppelstockstand / Außenfläche / Gemeinschaftsstand Auflagen der Messegesellschaft berücksichtigen 8 Monate Messebuchung Standort Hallenplan (Wünsche äußern) / Unterlagen bearbeiten / Baugenehmigung bei Sonderbauten und Doppelstock-Messestände Evtl. Genehmigung durch zuständige Brandbehörde Elektro-Hauptanschluss, Standard oder Starkstrom/Drehstrom Zusätzliche Elektroinstallationen Abhängungen von der Hallendecke Arbeitsbühnen (für Auf- und Abbau)

8 Wasseranschluss Sprinklerinstallation Druckluftanschluss GEMA (Anmeldung von Musikwiedergabe) Abfallentsorgung Standbewachung Telekommunikation Zwischenlagerung der Exponat- Transportverpackungen (bei größeren Exponaten) Standreinigung Hotelbuchung (PKW Stellplätze) 7 Monate Planungsphase Terminplanung Terminplanung der Messegesellschaft Terminplanung für Herstellung der Exponate

9 Terminplanung Auf- Abbau Terminplanung Mitarbeiter Anreise (wann?, wer?, wie?) für das Ausland Schutzimpfungen / Visa 6 Monate Standkonzeption Bodenbelag Standwände Mietmobiliar Stühle / Hocker / Tische / Regale / Schränke / Vitrinen / Boards / Prospektständer / Garderobe / (Info-) Theke / Messebauer anfragen / Angebot einholen Elektro-Geräte (Kühlschrank, Herdplatten, Mikrowelle, Beleuchtung etc.) Präsentations- und Medientechnik (Audio-, Video-, PC-Anwendungen) Getränkeschankanlage

10 5 Monate Exponate und technische Anschlüsse Catering Grafik (Firmenlogos, Produktbeschreibungen, Produktpalette, Anschriftentafel etc.) Pflanzen evtl. zusätzliches Personal Sonstige Standausstattung Gewinnspiel / Give-Aways Exponate Muster / Modelle Poster Bildermappe CD / CD-Rom Werbemittel (Prospekte, Demo-CD- ROMS, etc.) Ausland: andere Maße und andere Gewichtseinehiten berücksichtigen!

11 4 Monate Vorbereitungsphase klassische Standausstattung Materialmuster Mehrfachsteckdosen / Verlängerungsschnur / Adapter Müllbeutel / Abfalleimer Papierkorb Papiertücher Kopfschmerztablette Pflaster Putzmittel Regenschirm Schere Seife Spülmittel Staubsauger Taschenrechner

12 Taschentücher Tesafilm / Klebeband Verlängerungskabel Verpackungsmaterial Werkzeug Messekatalog Handwaschbürste Fotoapparat Feuerlöscher (ggfs. Pflicht) Referenzliste Sicherheitsvorschriften Stadtplan / mobiles Navigationsgerät Standschlüssel Telefonverzeichnis Terminplan Kugelschreiber

13 Ordner Locher Umschläge Klarsichthüllen Stempel / Stempelkissen Quittungsblock Handesinfektionsmittel Wechselgeld 3 Monate Standbewirtung Besteck Essen für Mitarbeiter Flaschenöffner Gästebewirtung Geschirr Geschirrtücher Getränke

14 Gläser Kaffeemaschine Korkenzieher Kühlschrank Servietten Zucker / Süßstoff Milch Kekse, Süßigkeiten, Salzgebäck, Küchenrolle Tablett Glasreiniger Staubtuch Erste-Hilfe-Kasten 3 Monate Standausstattung Auftragsblöcke Bargeld

15 Briefmarken Büromaterial Einkaufsdienst Gastkarten Hallenplan Hotelzimmer Gäste Kundenkartei Messeakten Pressemappen (Inhalt, Anzahl) Prospekte (welche?) mind. englische Kurzinfo für Auslandskunden Kühlschrank Kopiergerät Drucker Faxgerät Glühbirnen / Leuchtmittel

16 Beamer Flat-Screen Ladegerät Handy Verlängerungskabel Mehrfachsteckdose beglaubigte Kopien der Dokumente zu Schutzrechten Standbeschriftungen (Namen + Logos) zusätzlich mitbringen Standbeschriftungen in ausländischer Sprache Adapter Kopien von Kreditkarten anen Kopien von allen messerelevanten Aufträgen persönliche Auslandsreisezusatzversicherung Bargeld in Auslandswährung / internationale Währung Deko-Elemente

17 Materialmuster für Erklärungen Vorbereitungsphase 3-2 Monate Transport und Verpackung Spedition auswählen / eigenen Transport vorbereiten Definition der Leistungen Terminabsprache Organisation Transportmittel auf Messegelände Organisation Verpackungen Lagerung Transport Versicherungen Zolllvorschriften ins Ausland klären und bearbeiten Exportbestimmungen klären und bearbeiten bei Terminierung Feiertage berücksichtigen Messestand und Inventar überprüfen auf Vollständigkeit und Funktion

18 Standteile unbeschädigt, vorhanden, sauber Änderungen an CD (Logo, Claim, Farben) Ist Fahrtenschreiber notwendig! 100 Kaution für Anfahrt an Messehalle reichen bestehende Elemente für gebuchten Stand aus Messebauer beauftragen 2 Monate Besucherwerbung Werbung im Vorfeld der Messe Einladungen an die Stammkundschaft, evtl. mit Eintrittskarten Briefaufkleber benutzen Aushang Laden Aushang Schaufenster Plakate in Firmen-Fahrzeuge

19 spätestens jetzt auf eigene Homepage Messe Katalog Eintrag Messe Online Eintrag Frankiermaschine Textbausteine Anzeigen in Presse schalten in s integrieren AHK, Botschaft, Ländervereine 2 Monate Aktive Pressearbeit Pressemappen regionale Presse Fachmedien Redaktionsschluß jeweils beachten Pressefach buchen 1 Monat Kontaktbogen Anlegen und Kopieren

20 Exponate auf Hochglanz bringen 1 Monat 1 Monat Präsentationsmaterial Prospekte, Broschüren Konvolut Fotos, Poster, Bildmappe Verkaufsunterlagen - Vertretermappen Computer-Präsentationen Pressemappen Kunden Einladungsliste Formulare für Gesprächs Protokolle Visitenkarten Personal Unterlagen Messeveranstalter 1 Monat Messeordner anlegen (spätestens jetzt) Buchungen, externe Verträge, Hallenpläne, Hotelbestätigung, Telefonnummern, Karten (die nicht verteilt werden konnten)

21 Anschrift + tel + Fax + Zeitverschiebung in Firma hinterlassen Kommunikationszeitfenster vereinbaren Adresse und Name des Messegeländes notieren Vor Ort tel. Klärung ob Rundgang Besuch am Stand durch Botschaft / AHK erfolgt Vor Ort Termine nachfassen( und neue vereinbaren!) Auf und Abbauphase: Exponate verhängen und somit vor Spionage schützen ZERO Messedurchführung Messetraining / Spielregeln festlegen Pressefach kontrollieren Bestand Getränke / Bewirtung kontrollieren Infoaustausch mit Unternehmen eigener Messerundgang - vorher mit Katalog / online planen!

22 Regelung für Namensschilder Ausland: dem Veranstalter Platzierung für nächste Messe deutlich machen! insb. Ausland täglich Tagesbericht: Besucher, Kontaktbögen, Marktbeobachtungen, Beurteilungen Ausland: letzter Messetag e Rechnungen zahlen und strittige Fragen klären!! plus 0-10 Tage Messenachbereitung Kundenanfragen bearbeiten plus 0-10 Tage plus 0-20 Tage plus 1 Monat plus 1 Monat plus 1 Monat plus 1 Monat Presseanfragen bearbeiten Kooperationen und neue Ansätze auflisten und diskutieren Hinweis auf Homepage durch Resonanz ersetzen Erfolgskontrolle Fazit für Mitarbeiter und Außendienst Erfolgskontrolle nach Zielsetzung

23 permanent plus 2 Monate plus 3 Monate Optimierungspotentiale festlegen "Messebericht" erstellen Buchung der Folgemesse (Frühbucherbonus sichern)

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