Checkliste: Messen- und Ausstellungsvorbereitung

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1 Anlaß:... Datum: Austellungsbedingungen und Infomaterial anfordern 2. Ausstellungsprogramm bei den beteiligten Geschäftsbereichen abfragen und koordinieren 3. Standgröße und lage mit Messegesellschaft festlegen 4. Anmeldeformular der Messegesellschaft ausfüllen und Einschreibegebühr bezahlen 5. Abstimmung mit Unteraustellern: 1

2 h. 6. Besprechung mit Vertrieb: Austellungsschwerpunkte und deren Darstellung festlegen Spezifizierung der Produkte / des Leistungsangebots Im Betrieb befindliche Produkte Anschauungsmodelle 7. Besprechung mit Messebauer: Standentwurf Modell, ev. 3D-Computermodell Stand genehmigen lassen Auftragserteilung Besprechung Grafik und Schrift Kopfschilder Fotos 2

3 8. Produkte und sonstige Austellungsmaterialien disponieren 9. EDV-Ausstattung disponieren Hardware Software 10. Messe-Vorabend: Räumlichkeiten Rahmenprogramm Personalplanung Hostessen Catering 11. Montagepersonal anfordern und einteilen 12. Auftragsformulare für: Elektro- und Wasserinstallation Telekommunikation Katalogeintragung 3

4 Arbeits- und Austellerausweise Parkscheine Versicherung Standwache 13. Prospektmaterial disponieren, bzw. drucken lassen 14. Werbegeschenke 15. Anzeigen in (Fach)zeitschriften 16. Internet-Auftritt auf Messe- Homepage 17. Einladungen, evtl. mit Eintrittskarten, Gutscheinen, Stadtführern und plänen versenden 18. Pressearbeit vorbereiten: Pressekonferenz Presseinformationen Fotos und Bildmaterial 19. Diskussionen, Vorträge, Präsentationen 4

5 Extern Intern 20. Auf- und Abbautermine festlegen 21. Transportwege und termine festlegen: Versandpapiere Zollformulare bei Auslandsmessen h. Standmaterial Produkte Displays Werbematerial Pressematerial Gästebedarf i. Visa bei Auslandsmessen j. Spediteur beauftragen 22. Unterrichtung des Vertriebs: 5

6 Hallen- und Standnummer Telekommunikationsanschlüsse Termine und Programme am Stand 23. Zimmerreservierung 24. Bestellung von Veranstaltungskarten 25. Bestellung von Fahrkarten oder Flugtickets 26. Fahrzeuge und Fahrer disponieren 27. Personaleinteilung: Verantwortliche Standleitung Information, Präsentation Dolmetscher Hostessen Kommunikation Küche Techniker, Ersatzteile 6

7 h. Springer im Notfall oder bei Krankheit 28. Unterlagen für Standbetrieb Kartei der angemeldeten Besucher Internes Adreß- und Telekommunikationsverzeichnis Übersichtsplan für ausgestellte Anlagen Anwesenheitsliste Besucher- und Auftragsblöcke Namensschilder für Standbesatzung Visitenkarten im Vorrat 29. Information der Standbesatzung: Schulung Info-Mappen Einweisung auf dem Stand 30. Material für Standbetrieb: Büromaterial 7

8 h. Leihmöbel Projektoren, Beamer Musik Kücheneinrichtung Geschirr Catering Blumenschmuck 31. Auf- und Abbau des Ausstellungsmaterials Hilfspersonal, Packer Geräte, z. B. Gabelstapler 32. Leergutlagerung disponieren 33. Standfotograf bestellen 34. Bargeld für Standkasse 35. Standauf- und Abbau vorbereiten: Termin 8

9 Antransport Montage- und Hilfspersonal Gabelstapler, Kran Rücktransport, Einlagerung 36. Endabrechnung 9

10 1. Büromaterial Was brauchen wir am Stand? Bleistifte, Büroklammern, Filzschreiber, Klebstoff, Kugelschreiber, Kasse, Locher, Maßband, Notizblock, Ordner, Quittungsblock, Reißnägel, Schere, Schnur, Stempel mit kissen, Stadtplan, Tesafilm, Tacker, Umschläg 2. M ö b e l Theken, Stühle, Hocker, Tische, Garderoben, Vitrinen, Teppiche, Heizlüfter, Wandschmuck, Schränke, Computer- und Druckertisch, Aschenbecher, Prospektständer und halter, Regal 3. K ü c h e Gläser, Tassen, Teller, Besteck, Servietten, Kaffee und filter, Tee, Zucker, Süßstoff, Milch, Mineralwasser, Cola, Fruchtsäfte, Bier, Wein, Spirituosen, Knabbermischung, Salzgebäck, Kekse, Süßigkeiten, Trittleiter, Eimer, Mülltonne, Spiegel, Besen, Schaufel, diverse Haken, Haushaltsreiniger, Glasreiniger, Staub, Hand- und Geschirrtücher, Büchsenöffner, Flaschenöffner, Blumenvasen, Zündhölzer, Korkenzieher, Tablett, Plastikschüsseln, Töpfe, Küchenrolle, Flick- und Putzzeug, Schmerzmittel, Apothek 4. Geräte Spüle, Spülmaschine, Boiler, Kühlschrank, Zapfanlage, Kaffeemaschine, Heißwasserbereiter, Kochplatten, Kopiergerät, Faxgerät, Telefonanlage, Lichtanlage, Spezialleuchten, Audio- und Videoanlagen, Projektoren. 10

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