DIAGRAMM ZUM THEMA BUDGETIERUNG EINES MESSESTANDES

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1 DIAGRAMM ZUM THEMA BUDGETIERUNG EINES MESSESTANDES Die deutsche Messewirtschaft Messeausgaben der Aussteller Durchschnittliches Messejahr (Zeitraum 2005 bis 2008) Messeprojekt GmbH Standbau, Transport, Reinigung, Bewachung u.ä. 30,8% Standmiete inkl. Nebenkosten 20,7% Personalkosten 16,3% Übernachtung 12,6% Reisekosten 10,2% Einkäufe, Freizeit, Unterhaltung 2,7% sonstige Ausgaben (Werbung, Gästebewirtung) 6,7% Quelle: ifo-institut, AUMA, 2009

2 Messeprojekt GmbH CHECKLISTE ZUM THEMA BUDGETIERUNG EINES MESSESTANDES Messekosten-Checkliste KOSTEN Grundkosten Standmiete (Fläche) Wasser- und Stromkosten, Müllpauschale Standreinigung Standbewachung, Security Telefon, Internet Ausstellerausweise, Tageskarten Parkscheine Catering (für Besucher) Standbau und Ausstattung Entwurf, Design und Planung Standbau Standausstattung, Mietmobiliar Standbeschriftung, Schilder und Banner Exponatkosten Marketing und Pressearbeit Einladungen (per Post / ) Besucher-Freikarten Flyer, Imagebroschüren, Proben und Muster Anzeigen Pressearbeit Werbegeschenke Messefotograf Durchführung Fachvorträge (Referentenhonorar, Handouts) Durchführung Messestand-Aktion (Verlosung / Standparty) Personal Personalkosten intern (Vorbereitung, Auf- und Abbau, Durchführung, Nachbearbeitung) Personalkosten extern (Hostessen) Reisekosten Übernachtung Verpflegung, Spesen Messekleidung Messecoaching Transport und Logistik Versicherung Lagerung (Messestand) Zoll Auswertung Gesamtkosten Grundkosten Standbau und Ausstattung Marketing und Pressearbeit Personal Summe NETTO in EURO

3 CHECKLISTE ZUM THEMA Zeitplan Messebeteiligung Monate bis Messestart Messeprojekt GmbH -12 bis -9 Unternehmensziele festlegen Produkte / Dienstleistungen auf Messepräsenz prüfen Wirtschaftssituation, Absatzmöglichkeiten und Distribution prüfen Budgetierung Messeauftritt internes Projektteam festlegen Messeunterlagen anfordern Standgröße festlegen Anmeldung Exponatauswahl Standplanung Briefing / Auswahl Messebauer Außenwerbung, Werbegeschenke Auftragserteilung externe Partner (Werbeagentur, Messebauer...) Messekatalog-Eintrag begleitende Werbemaßnahmen externe Mitarbeiter / Hostessen eruieren Dresscode festlegen / Bestellung der Bekleidung Kataloge, Prospekte in Auftrag geben Kommunikationsleitungen, Strom, Wasser anfordern Standbesatzung festlegen Mailings / Einladungen an Kunden Briefing / Schulung Messestandteam / Hostessen Namensschilder Pressearbeit Aussteller-Ausweise Standübergabe durch Messebauer Messe (Aufmerksamkeit generieren, Präsentieren, Verkaufen, Kommunizieren, Leadmanagement, Analyse Wettbewerb, Zielgruppe usw.) Abbau und Rücktransport Analyse der Messepräsenz (Auswertung der Messeziele und Kosten) Nachbereitung (Kundenkontakt) Kostenerfassung Return of Invest Abschlussbericht / Dokumentation Entscheidung hinsichtlich kommende Messen, Standgröße...

4 MESSESTAND-ARTEN Blockstand Inselstand hohe Standflächenpreise Messeprojekt GmbH Kopfstand Reihenstand Reihenstand Eckstand Eckstand niedrige Standflächenpreise

5 Messeprojekt GmbH GESPRÄCHSNOTIZ Messe Messetag Uhrzeit Verfasser BESUCHERDATEN Firma Name Funktion Abteilung Telefon Telefax Strasse PLZ /Ort Postfach PLZ / Ort Land Web GEOGRAFISCHE HERKUNFT EU USA/Kanada Südamerika Nah-Ost Afrika Rest Europa Mittelamerika Fern-Ost Mittel-Ost Australien/Neuseeland BESUCHERTYP FUNKTION IM UNTERNEHMEN Kunde Medienvertreter Vorstand Technik Neukunde Mitbewerber Geschäftsführung Marketing Interesssent anderer Einkauf Vertrieb BESUCHERGRUND KOMMUNIKATIONSSPRACHE Einladung Ausstellerkatalog Deutsch Italienisch Gutschein Anzeige Tagespresse Englisch Japanisch Empfehlung Anzeige Fachpresse Französisch Chinesisch Online-Anzeige Zufall Spanisch Russisch Außenwerbung Sonstiger BRANCHE WIRTSCHAFTSSTUKTUR Großhändler Importeur Berater Schule Einzelhändler Exporteuer Vertreter Behörde THEMA DES GESPRÄCHS TENDENZ stark interessiert interessiert neutral negativ Reklamation Sonstige ERGEBNIS ÜEBRREICHT Auftrag Besuchertermin vereinbaren Drucksache Preisliste Angebot Prosekt Muster ZUSENDEN GESPRÄCHSNOTIZ WEITERLEITEN AN Drucksache von Produkt Vertrieb Marketing Preisliste von Produkt Produktion Geschäftsleitung Prospekt von Produkt Muster von Produkt INTERESSE AN RÜCKLAUF BIS / WEN INTERN CC SETZEN BEFRAGUNG MESSEPRÄSENZ Exponate Design (allegemein) Messestand-Architektur Platzierung in Hallenplan

6 Messeprojekt GmbH Messeziele quantitative / operative Ziele Kontaktziele Stammkundenpflege Neukundengewinnung Gewinnung neuer Kooperationspartner Gewinnung neuer Mitarbeiter VIP-Betreuung (Politik, Wirtschaft) Kommunikations- / Informationsziele Steigerung Bekanntheitsgrad Steigerung Image Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Medien Marktforschung: Kunden, Wettbewerb, Trends Qualifizierung der Vertriebsmitarbeiter Präsentationsziele Präsentation von Produkten und Leistungen Vertriebs- und Verkaufsziele Verkaufs-, Vertragsabschlüsse Durchsetzen neuer Konditionen Erschließung neuer Märkte Aufbau neuer Vertriebswege qualitative / strategische Messeziele und Effekte Präsenz beim Branchentreff Positionierung im Wettbewerbsvergleich (Benchmarking) Qualität der Kontakte durch direkte Kundenkommunikation Networking mit Kunden / Wettbewerbern Nachhaltigkeit der Besucherentscheidungen Beitrag zum Branchenmarketing Stiften von Wir-Gefühl bei Mitarbeitern (Motivation) Steuerung interner Projekte durch Messe-Terminvorgaben Vielfalt erreichbarer Ziele (Multifunktionalität)