Erfolg auf Auslandsmessen

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1 Erfolg auf Auslandsmessen 1. Ziele einer Messebeteiligung Auslandsmessen bieten die unmittelbare Möglichkeit, Trends aufzuspüren oder die Resonanz der Zielgruppe zu ermitteln und direkte Markterkenntnisse zu gewinnen. Sie können durch eine Messeteilnahme ausgewählte Märkte testen, sich aber vor allem einem breiten Publikum vorstellen und erste Geschäftsbeziehungen anbahnen. Die wichtigsten Ziele sind: die Erkundung von Exportchancen, das Kennenlernen von neuen Geschäftspartnern und Abnehmergruppen, das Entdecken von Marktnischen, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens erhöhen Messen erweitern die Marktkenntnisse durch Erfahrungsaustausche mit Besuchern und anderen Ausstellern. Die Vorstellung der einzelnen Produkte, der Neuentwicklungen sowie die Service- und Qualitätsdarstellung fördern den Kontaktausbau mit bestehenden und potentiellen Kunden. Auslandsmessen können auf drei Wegen genutzt werden: 1. Im Ausstellerkatalog einer vergangenen Messe finden Sie alle Anbieter/Aussteller inklusive ihrer Adressen. Über diesen Weg kann man sich einen Überblick über die Zielrichtung und Qualität der Messe verschaffen, aber auch gleich potenzielle Geschäftspartner kontaktieren. Kataloge sind bei der Messegesellschaft auf Anfrage erhältlich. 2. Als Besucher einer Messe kann man den Markt erkunden, eine Messe prüfen, ob sich eine eigene Beteiligung künftig lohnen könnte, und direkten Kontakt zu Ausstellern knüpfen. 3. Das Hauptziel sollte sein, sich als Aussteller auf einer Messe mit einem individuellen Stand zu präsentieren oder sich über das bayerische Messebeteiligungsprogramm an einem Gemeinschaftsstand zu beteiligen. Geförderte Messebeteiligungen für Handwerksunternehmen organisiert die Exportfördergesellschaft des bayerischen Handwerks, Bayern Handwerk International in Nürnberg ( Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Seite 1 von 6

2 2. Planung und Organisation der Teilnahme an einer Auslandsmesse Einstieg (9 12 Monate vorher) Exportfähigkeit der eigenen Produkte prüfen (wenn die Exportfähigkeit nicht gegeben ist, sollte von einer Teilnahme an einer Auslandsmesse abgesehen werden). Unternehmensziele und Erwartungen festlegen: Positive Beeinflussung des Firmenimages Präsentation neuer Produkte Konkurrenzfähigkeit überprüfen Vorstellung eigener neuer Produktentwicklungen Überprüfung der Produkt- und Sortimentgestaltung Pflege bestehender Kontakte Schaffung neuer Kontakte Vertretersuche Konkrete Verkaufsabschlüsse Auswahl einer Wirtschaftsregion Auswahl einer bestimmten Messe Informationen über den Markt und die Messe sammeln Fördermöglichkeiten durch Bund oder Länder prüfen Messebudget festlegen Planung (9 6 Monate vorher) Bestimmen des Messekoordinators innerhalb des Unternehmens Anmeldung beim Veranstalter Firmeninterne Vorbereitung für: Exponate, Prospekte, Werbegeschenke. Fragen zur Anpassungsfähigkeit der Produkte im Ausland. Neue Produkte einsatzbereit zum Messebeginn? Reiseplanung, um günstigere Konditionen zu bekommen (Hotel, Flüge usw.) Persönliche Vorbereitung: Umgangsformen, Sprache des Landes Vorbereitung (6 3 Monate vorher) Standplanung: Standgröße, Standgestaltung Standbau: Standbauweise, Auswahl Messebaufirma Standausstattung: Grafik, Design, Dekoration Standbesetzung: Anheuern von Standpersonal. Auftreten, Erscheinungsbild besprechen, Regelungen für Pause und Prüfung der Sprachkenntnisse Transport: Spedition für Transport der Exponate Besucherwerbung des Ausstellers, z. B. durch Zusatzinformation im eigenen Briefkopf Detaillierte Kostenplanung erstellen: Grundkosten: Standmiete, Leasing oder Kauf des Standes, Energie, Anmeldegebühren Kosten für Standbau und -gestaltung: Grafik, Dekoration Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Seite 2 von 6

3 Kosten für Standservice und Kommunikation: Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog, Telefon, Telefax Kosten für Transport: Spedition, Versicherung, Verpackung Personal- und Reisekosten Kosten für Messevorbereitung und -nachbereitung: Mitwirkung anderer Abteilungen, spezielle Produktentwicklung In letzter Minute Planung überprüfen Sicherheitspaket zusammenstellen Kopien der wichtigsten Unterlagen anfertigen (Aufträge, Bestellungen,...) Grafiken, Prospekte Geschäftskarten, Namensschilder Werbegeschenke Finanzen (lokale Währung mit sich führen) Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare) Reiseplanung im Unternehmen bekannt geben Standbetrieb vorbereiten (Personal, Bewirtung) Ausstellerausweise organisieren Am Messeplatz Registrierung als Aussteller Kontrolle des Standbaus Kontrolle des Ausstellungsgutes Einarbeitung des Standpersonals Kontakt mit offiziellen deutschen Vertretungen Kontakt zu potenziellen Kunden: Terminvereinbarungen Kontakt zu Medien Während der Messe Beobachten des Messegeschehens: Einzugsgebiet und Bekanntheitsgrad der Messe Ausstellerstruktur Qualität der Besucher Konkurrenzprospekte und -produkte prüfen Besucherkontakte Verkaufsgespräche Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Seite 3 von 6

4 Tagesberichte mit Beurteilung des Tages erstellen Verbleib der Exponate organisieren Nacharbeit und Auswertung Kundenanfragen beantworten, Kontakte halten Presseinformationen herausgeben Abrechnung/Budgetüberprüfung Überprüfung der gesetzten Ziele Auswertung (Kosten-Nutzen Analyse) Konsequenzen Registrierung für eine erneute Teilnahme 3. Was noch zu beachten ist Hinweis 1 Die Erwartungen an eine Messe sind allseits hoch: Der Aussteller investiert große Summen in seine Messeteilnahme, in den Augen des Besuchers ist der Messeauftritt eine Miniatur des Unternehmens. Besucher erleben, ob der Gesamteindruck des Messestandes stimmig ist und die Details passen oder ob das Unternehmen im falschen Schuh auftritt. Hinweis 2 Es gibt keine Patentrezepte zur Gestaltung eines Messeauftritts. Die Gestaltung hängt von der individuellen Persönlichkeit des Unternehmens ab. Es ist wichtig, diese beim Messeauftritt darzustellen. Hinweis 3 Technologien und Produkte befinden sich in stetigem Wandel im Gegenzug steigt das Bedürfnis nach Sicherheit. Bewegung und Ungewöhnliches ziehen die Wahrnehmung magisch an. Aber: Zu viel Show kann auch schaden! Je technologischer die Produkte, desto stärker der Wunsch, die Menschen hinter der Technik kennen zu lernen. Das Bedürfnis nach persönlichem Kontakt ist gerade bei Messeauftritten von IT- Unternehmen sehr hoch ganz besonders beim Angebot einer so genannten Lösung. Hinweis 4 Die Wahrnehmungsstrukturen von Besuchern sind oft paradox: Explizit erwarten sie Sachlichkeit und Zweckmäßigkeit, implizit aber auch einen unternehmenspersönlichen Stil, Behaglichkeit und etwas Besonderes. Über den Messestand entsteht ein erster Eindruck, der prägend wirkt. Die - zum Teil unbewussten - Wünsche der Kunden sind verschieden: Bestehende Kunden Wunsch nach Kontakt zum Unternehmen, von dem sie ein Produkt nutzen. Es geht um Identifikation. Schaffen Sie Kontaktinseln, gehen Sie aktiv auf Besucher zu und legen Sie Ihre Schwerpunkte nicht nur auf Produktpräsentationen. Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Seite 4 von 6

5 Potentielle Kunden Wunsch nach einem prägenden ersten Eindruck des Unternehmens: Auf wen soll ich mich einlassen? Deshalb: Ein gut lesbarer Firmenname ist oft wichtiger als ausgefallene Design-Ideen. Wichtig sind eine klare Beschilderung des Standes sowie eine angenehme und nicht zu hektische Atmosphäre. Hinweis 5 Es ist besonders wichtig, dass ein Unternehmen seine Produkte zeigt und die Produkte sichtbar, anfassbar und gut zugänglich aufstellt. Interaktion, das heißt die Möglichkeit, etwas selbst auszuprobieren, schafft für den Besucher eine bleibende Erinnerung. Das erhöht Verständnis und Akzeptanz für die Produkte. Wichtig ist auch, immer eine bestimmte Anwendung oder den konkreten Nutzen eines Produktes zu zeigen. Hinweis 6 Um den Messestand nicht zum Volksfest werden zu lassen, sollte man sich als Unternehmen entscheiden, was man möchte. Entweder es gibt eine wirklich originelle Idee für eine Aktion, oder man beschränkt sich auf reine Information. Am besten tritt man produktbezogen und interaktiv auf. Produktferne Aktionen lassen den Besucher die Philosophie des Unternehmens übersehen. Hinweis 7 Die Vorfeld-Analyse der Bedeutung des Messeauftritts und der eigenen Produkte sind notwendige Vorstufen. Was das Highlight sein soll, ist eine der entscheidenden Fragen. Dabei hilft es, den Blick bei der Annäherung an den Stand auf etwas Besonderes richten zu können. Hinweis 8 Auch bei der Beschilderung des Messestandes zählt Übersichtlichkeit. Am besten wirken aussagekräftige verständliche Produktnamen und klare technische Daten samt Vergleichsdaten zu alten oder ähnlichen Produkten. Am besten ist eine gut beleuchtete Beschilderung auf verschiedenen Ebenen. Sie sollte nicht spiegeln und keine groß geschriebenen Anfangsbuchstaben aufweisen. Plakate mit kurzen Slogans, der den Nutzen für den Besucher betont, erwecken leichter das Interesse des Besuchers. Hinweis 9 Das Auftreten der Standmitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wichtig ist eine aktive und zugewandte Ansprache unter Beachtung der Signale. Vermeiden Sie Ja/Nein-Fragen. Wenn das berühmte Kann ich Ihnen helfen mit Nein beantwortet wird, kann das das Ende eines Gespräches bedeuten. Sie erhalten mehr Informationen wenn Sie W-Fragen stellen (wer, was, wann, warum, wie, wo). Zum Beispiel Was für Informationen suchen Sie? Ein guter Mitarbeiter zeichnet sich dadurch aus, dass er sich bereit hält, sich dezent und aufmerksam dem Besucher nähert und eine geistreiche oder zumindest natürliche, einleitende Frage stellt. Die Kleidung sollte den Mitarbeiter kennzeichnen, Uniformierung ist jedoch nicht notwendig. Namensschilder sollten für das gesamte Standpersonal Pflicht sein. Die Mitarbeiter sollten eine offene Körperhaltung einnehmen, einen fröhlichen Gesichtsausdruck haben und am Stand nicht essen oder rauchen. Wer aktiv auf die Besucher zugeht und diese von vorne anspricht, hat beste Voraussetzungen, den Besucher zu beraten oder zu informieren. Hinweis 10 Insgesamt ist eine gemütliche und zugleich elegante Atmosphäre bei normalen Messebesuchern erwünscht - bei jungen Menschen und Start-ups darf es etwas moderner sein. Eine zu sachliche Atmosphäre setzt heute in der Tat niemand mehr mit Geschäftsmäßigkeit gleich, da Messen immer mehr zu Kontaktplattformen werden. Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Seite 5 von 6

6 Noch Fragen? Ein Anruf bei Ihrer Handwerkskammer lohnt sich! Tel: 089/ oder Für Vollständigkeit und Richtigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. Diese Hinweise erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit! Merkblätter sind grundsätzlich nur als Orientierungshilfe zu verstehen; sie sind auf den Regelfall zugeschnitten und können besondere Umstände des Einzelfalles nicht berücksichtigen. Eine Haftung für den Inhalt kann mit Ausnahme von Fällen grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz nicht übernommen werden. Das Merkblatt ist gem. dem Rechtsstand Juni 2015 verfasst. Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Seite 6 von 6