Bewerbungsbedingungen

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1 Vergabeunterlagen für die Öffentliche Ausschreibung Überlassung von SAP-Lizenzen inklusive Softwarepflege (BUL 43/18) Bewerbungsbedingungen

2 Bewerbungsbedingungen Seite 2 1. Übersicht Aufgabenstellung des Deutschen Patent- und Markenamts Aufbau der Vergabeunterlagen Abschnitt Bewerbungsbedingungen Abschnitt Vertragsunterlagen Abschnitt Eigenerklärung und Angebotsschreiben Formulare Rechtliche Grundlagen Hinweispflicht Angebotseinreichung Vordruck für die Angebotserstellung Form und Einreichung Fristen Angebotsfrist Bindefrist Bieter- und Rückfragen Inhalt des Angebots Sprache Bewertung der Angebote Zu erbringende Leistungen Nebenangebote Auszug aus dem Gewerbezentralregister Zuschlagerteilung Kosten Pflicht zur Verschwiegenheit Umsatzsteuer... 10

3 Bewerbungsbedingungen Seite 3 1. Übersicht Auftraggeber Gegenstand des Vergabeverfahrens Vertragslaufzeit Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch die Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz, diese vertreten durch die Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamtes Überlassung von 30 SAP-Lizenzen (SAP Invoice Management by OpenText Invoices) sowie einer Lizenz Oracle DB (DB Anteil für die 30 SAP Invoice Management by OpenText Lizenzen) inklusive Softwarepflegeleistungen für 72 Monate 72 Monate ab Zuschlagserteilung Frist für Bieterfragen 20. März 2018 Frist für die Angebotseinreichung 27. März 2018 Bindefrist 16. April 2018 Angebotsabgabe Das Angebot ist ausschließlich anhand des Abschnitts Eigenerklärung und Angebotsschreiben zu erstellen. Die dort geforderten Angaben sind vollständig zu erbringen. Das Angebot ist insbesondere schriftlich (in Papierform) mit handschriftlicher Unterschrift und in einem verschlossenen und als Angebot gekennzeichneten Umschlag einzureichen. 2. Aufgabenstellung des Deutschen Patent- und Markenamts Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) ist eine obere Bundesbehörde im nachgeordneten Bereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Aufbauorganisation des DPMA in Form eines Organisationsschaubilds sowie der aktuelle Jahresbericht können im Internet unter abgerufen werden. Hauptaufgabe des DPMA ist es, gewerbliche Schutzrechte (Patente, Gebrauchsmuster, Marken und Designs) für technische und gewerbliche Innovationen zu erteilen bzw. einzutragen und zu verwalten sowie die Öffentlichkeit über diese Schutzrechte in Kenntnis zu setzen. 3. Aufbau der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Abschnitten:

4 Bewerbungsbedingungen Seite Abschnitt Bewerbungsbedingungen Der Abschnitt Bewerbungsbedingungen beinhaltet allgemeine Informationen zum DPMA, zu den Vergabeunterlagen sowie die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens geltenden Bedingungen. Die Bewerbungsbedingungen sind zum Verbleib beim Bieter bestimmt Abschnitt Vertragsunterlagen Der Abschnitt Vertragsunterlagen enthält den bei Zuschlagserteilung abzuschließenden Vertrag. Die Vertragsunterlagen sind zum Verbleib beim Bieter bestimmt. Sie bestehen aus dem Vertrag über die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer inklusive Vertrag über Pflegeleistungen für Standardsoftware 3.3. Abschnitt Eigenerklärung und Angebotsschreiben Anhand des Abschnitts Eigenerklärung und Angebotsschreiben ist das Angebot zu erstellen. Die Eigenerklärung beinhaltet die vom Bieter auszufüllende Eigenerklärung, die insbesondere Angaben zum Bieter, zu Ausschlussgründen sowie zum Eignungskriterium enthält. Das Angebotsschreiben beinhaltet das vom Bieter auszufüllende Angebotsschreiben, das die Angebotspreise enthält Formulare Die folgenden Formulare sind ggf. im Rahmen des Vergabeverfahrens zu verwenden: 1. Fragenkatalog Dieses Formular ist bei der Stellung von Bieterfragen zu verwenden (vgl. hierzu unten Kapitel 9). 2. Erklärung zur Bietergemeinschaft Sofern es sich beim Bieter um eine Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft handelt, ist dem Angebot dieses Formular beizufügen. 3. Erklärung zu Ausschlussgründen Sofern es sich beim Bieter um eine Bietergemeinschaft handelt oder Unterauftragnehmer benannt werden, ist dieses Formular zu nutzen (vgl. hierzu Kapitel 7.1). 4. Erweiterte Eigenerklärung Dieses Formular ist nur dann zwingend mit dem Angebot einzureichen, wenn der Bieter in der Eigenerklärung (vgl. den Abschnitt Eigenerklärung & Angebotsschreiben ) angibt, dass ein Ausschlussgrund vorliegt. Gibt der Bieter dort hingegen an, dass keiner der Ausschlussgründe vorliegt, muss dieses Formular nicht eingereicht werden. Außerdem kann der Bieter mit Hilfe dieses Formulars Angaben zu einem Präqualifizierungsverfahren einreichen.

5 Bewerbungsbedingungen Seite 5 4. Rechtliche Grundlagen Die vergebende Stelle verfährt bei der Vergabe insbesondere nach der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung UVgO) vom 2. Februar Auf den Vertragspreis findet die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz Nr. 244), zuletzt geändert durch Artikel 70 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010 (BGBl. I S. 1864) Anwendung. Nicht Vertragsbestandteil werden insbesondere Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters. 5. Hinweispflicht Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder einen Verstoß gegen Vergabevorschriften, hat er das DPMA unverzüglich in Textform darauf hinzuweisen. 6. Angebotseinreichung 6.1. Vordruck für die Angebotserstellung Für das Verfassen des Angebotes ist ausschließlich der Abschnitt Eigenerklärung & Angebotsschreiben zu verwenden. Dieser steht als Word-Dokument zur Verfügung. Die darin vorgegebenen hellgrau unterlegten Felder können durch Füllen erweitert werden. Die Bieter sind verpflichtet, ihre Eintragungen in den vorgesehenen Feldern zu machen. Die Eintragung kann nicht durch Beifügung von Unternehmensprospekten oder Ähnlichem ersetzt werden. Das DPMA ist nicht verpflichtet, sich die geforderten Angaben aus Unternehmensprospekten, Bilanzunterlagen oder ähnlichem zusammenzusuchen Form und Einreichung Das Angebot ist schriftlich in 1-facher Ausfertigung einzureichen. Dabei ist grundsätzlich die Postanschrift zu nutzen ist. Die Einreichung des Angebotes bei der Dokumentenannahme des DPMA (Öffnungszeiten: werktags Montag bis Donnerstag 7:30 Uhr bis 15:00 Uhr, Freitag 7:30 Uhr bis 14:00 Uhr), der Einwurf in den (Nacht-)Briefkasten sowie die Einreichung als Paketsendung sind ausschließlich bei der Hausanschrift möglich. Eine Abgabe in anderen Dienstgebäuden ist nicht zulässig. Postanschrift: Hausanschrift: Deutsches Patent- und Markenamt, Vergabestelle, München Deutsches Patent- und Markenamt, Vergabestelle, Zweibrückenstraße 12, München Das Angebot ist in einem äußerlich mit folgendem Hinweis deutlich gekennzeichneten und verschlossenen Umschlag einzureichen:

6 Bewerbungsbedingungen Seite 6 Nicht öffnen! Angebot Überlassung von SAP-Lizenzen inklusive Softwarepflege BUL 43/18 Angebotsfrist: 27. März 2018, 24:00 Uhr Dieser gekennzeichnete und verschlossene Umschlag kann sich seinerseits in einem weiteren neutralen Umschlag befinden. Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen des Angebots sind in gleicher Weise wie das Angebot zu behandeln und einzureichen. 7. Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen 7.1. Bietergemeinschaften Es steht Ihnen frei, sich in Form einer Bietergemeinschaft am Vergabeverfahren zur beteiligen. Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt. Sofern Sie als Bietergemeinschaft ein Angebot abgeben, sind folgende Punkte zu beachten: Die Bietergemeinschaft hat im Angebot die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Hierfür ist das Formular Erklärung zur Bietergemeinschaft zu benutzen. Zur Überprüfung, ob bei den Mitgliedern der Bietergemeinschaft Ausschlussgründe vorliegen, ist dem Angebot eine entsprechende Auskunft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Hierfür ist das Formular Erklärung zu Ausschlussgründen zu benutzen. Darüber hinaus ist durch die Bietergemeinschaft als solche eine Eigenerklärung sowie das Angebotsschreiben abzugeben. Hierzu ist der Abschnitt Eigenerklärung & Angebotsschreiben zu benutzen Unteraufträge Der Bieter hat im Rahmen der Angebotsabgabe in der Eigenerklärung anzugeben, ob und wenn ja welche Teile des Auftrags er beabsichtigt im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben. Darüber hinaus steht es dem Bieter frei, bereits im Rahmen der Angebotsabgabe die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen.

7 Bewerbungsbedingungen Seite 7 Sofern der Bieter dabei die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers für den Nachweis seiner Eignung in Anspruch nehmen möchte (Eignungsleihe), ist Kapitel 7.3 zu beachten. Sofern der Bieter die Kapazitäten des Unterauftragnehmers oder der Unterauftragnehmer nicht zum Nachweis der Eignung in Anspruch nimmt, gilt Folgendes: Vor der Zuschlagserteilung wird das DPMA von dem Bieter, dessen Angebot angenommen werden soll, oder von mehreren Bietern, die in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer innerhalb einer Frist zu benennen. Innerhalb dieser Frist hat der Bieter außerdem von jedem der benannten Unterauftragnehmer eine Erklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen vorzulegen. Hierzu ist jeweils das Formular Erklärung zu Ausschlussgründen zu verwenden Eignungsleihe Erfüllt ein Bieter die geforderten Eignungskriterien nicht selbst, steht es ihm offen, im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen. Hierfür muss der Bieter im Rahmen der Angebotsabgabe nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser anderen Unternehmen vorlegt. Neben diesem Nachweis hat der Bieter von jedem Unternehmen, auf dessen Kapazitäten er sich beruft, eine Eigenerklärung vorzulegen. Hierzu ist der Abschnitt Eigenerklärung und Angebotsschreiben (wobei nur der Teil Eigenerklärung auszufüllen ist) oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung zu nutzen. Das DPMA wird auf dieser Grundlage prüfen, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen. Legt der Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung vor, so muss diese auch die Angaben enthalten, die für diese Überprüfung erforderlich sind. Der Bieter muss ein Unternehmen, das das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt, bei dem zwingende Ausschlussgründe nach 123 GWB oder fakultative Ausschlussgründe nach 124 GWB vorliegen, ersetzen. Hierfür kann das DPMA dem Bieter eine Frist setzen. 8. Fristen 8.1. Angebotsfrist Die Angebotsfrist endet am 27. März 2018 um 24:00 Uhr Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Es können nur Angebote zugelassen werden, die frist- und ordnungsgemäß eingehen. Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich nicht vom Bieter zu vertreten ist, können berücksichtigt werden. Bis zum Ablauf dieser Frist kann das Angebot berichtigt oder geändert werden. Ebenso ist bis zu dieser Frist die Zurückziehung des Angebots möglich.

8 Bewerbungsbedingungen Seite Bindefrist Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Die Bindefrist endet am 16. April 2018 um 24:00 Uhr Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden. 9. Bieter- und Rückfragen Rückfragen zum Vergabeverfahren und fachliche Bieterfragen sind zulässig bis 20. März Für Fragen ist das Formular Bieterfragen zu verwenden, das diesen Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Fragen sind ausschließlich per an folgende -Adresse zu adressieren: Vergabestelle@dpma.de Als Betreff ist Bieterfrage zu BUL 43/18 anzugeben. Über rechtzeitig eingehende Bieterfragen und deren Beantwortung informiert das DPMA unverzüglich an der Stelle, an der auch die Vergabeunterlagen veröffentlicht sind. Die Bieter sind verpflichtet, selbstständig bis zum Ende der Angebotsfrist mögliche Informationen abzurufen. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebots zu beachten. Bieterfragen und entsprechende Antworten werden zum Bestandteil der Vergabeunterlagen. Das DPMA behält sich vor, Bieterfragen sachgerecht umzuformulieren. Die Bieter sollen darauf achten, im Rahmen ihrer Fragen keine Informationen zu übermitteln, die nicht zur Weitergabe an Dritte geeignet sind. Sollten solche Informationen in der Bieterfrage enthalten sein, so muss der jeweilige Bieter ausdrücklich darauf hinweisen. Das DPMA ist nicht zu einer selbständigen Prüfung verpflichtet. Darüber hinaus werden keine telefonischen oder schriftlichen Auskünfte über den Stand des Vergabeverfahrens erteilt. Eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber oder seinen Mitarbeitern betreffend das Vergabeverfahren ist zu unterlassen. 10. Inhalt des Angebots Das Angebot muss vollständig sein. Es muss alle geforderten Angaben enthalten. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Der Angebotsvordruck sowie die weiteren Erklärungen sind mit Namen (Firma) des Bieters sowie mit Datum und handschriftlicher Unterschrift zu versehen. Nicht unterschriebene Angebotsvordrucke und Erklärungen gelten als nicht abgegeben. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein, dürfen also nicht korrigierbar oder ohne Spuren zu entfernen sein. Die Vertragsunterlagen müssen nicht mit Angebotsabgabe abgegeben werden. Hinweise oder Erläuterungen sind in möglichst knapper Form abzufassen.

9 Bewerbungsbedingungen Seite 9 Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, nach seinem Ermessen Gelegenheit zur Nachreichung fehlender Erklärungen und Nachweise zu geben; ein Anspruch auf Einräumung einer solchen Gelegenheit besteht nicht. Kommt ein Bieter einer solchen Gelegenheit zur Nachreichung nicht oder nicht innerhalb der vom Auftraggeber angegebenen Frist nach, wird sein Angebot nicht berücksichtigt. Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. Ein diesbezüglicher Verweis in den Angebotsunterlagen führt zum Ausschluss des Bieters. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot als Anlage beigefügt werden. Entwürfe und Ausarbeitungen gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über. 11. Sprache Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit dem DPMA ist in deutscher Sprache zu führen. Soweit Bescheinigungen verlangt werden, haben ausländische Bieter eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes in deutscher Sprache oder beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen. 12. Bewertung der Angebote Der Zuschlag wird nur auf ein Angebot erteilt, das nicht im Rahmen der formellen Prüfung (Prüfung auf Vollständigkeit sowie auf rechnerische und fachliche Richtigkeit), der Prüfung der Ausschlussgründe und der Eignungsprüfung sowie der Preisprüfung (Prüfung, ob Angebotspreise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen) ausgeschlossen wurde. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste der nicht ausgeschlossenen Angebote erteilt. Alleiniges Zuschlagskriterium ist der Preis. Das wirtschaftlichste Angebot ist also dasjenige mit dem niedrigsten Bewertungspreis. Der Bewertungspreis ist die Summe der Überlassungsvergütungen und der monatlichen Pflegepauschale für die gesamte Vertragslaufzeit von 72 Monaten. 13. Zu erbringende Leistungen Die zu erbringenden Leistungen sind in den Vertragsunterlagen dargestellt. Im Falle der Zuschlagserteilung sind vom Auftragnehmer alle dort dargestellten Leistungen zu erbringen. 14. Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen.

10 Bewerbungsbedingungen Seite Auszug aus dem Gewerbezentralregister Ab einem Auftragswert von Euro wird das DPMA beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (gemäß 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO) anfordern und bei der Eignung entsprechend bewerten. Diese Anforderung erfolgt nur, sofern der Bieter für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt. Der Bieter hat hierfür die erforderlichen Informationen in der Eigenerklärung anzugeben. 16. Zuschlagerteilung Sofern das DPMA innerhalb der Bindefrist einen Zuschlag erteilt, kommt damit mit dem entsprechenden Bieter der in den Vertragsunterlagen dargestellte Vertrag zu Stande. Zur Bestätigung dieses Vertragsschlusses fertigt das DPMA jeweils zwei Abschriften des um die entsprechenden Anlagen ergänzten Vertrages und sendet diese dem Auftragnehmer zu. Dieser verpflichtet sich mit der Angebotsabgabe, jeweils eine unterzeichnete Abschrift innerhalb von zehn Tagen an das DPMA zurück zu senden. 17. Kosten Für das Bearbeiten und Einreichen des Angebots wird keine Entschädigung gewährt. Die Angebote inklusive der Anlagen verbleiben auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens dauerhaft beim DPMA und gehen in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland über. 18. Pflicht zur Verschwiegenheit Die Vergabeunterlagen dürfen ausschließlich zur Erstellung des Angebots und zur Erfüllung des eventuell folgenden Auftrags verwendet werden. Jede Benutzung für andere Zwecke ist untersagt. Der Bieter hat auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebots beschäftigten eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie diejenigen von Unterauftragnehmern zu verpflichten. 19. Umsatzsteuer Bieter haben die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten. Hierzu ist u. a. die aktuelle Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer im Angebotsschreiben anzugeben. Die Umsatzsteuer-Id.-Nr. des DPMA lautet: DE