Pro und contra DATEV pro Der größte Aufwand ist die Bereinigung der Stammdaten

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1 Die neue Softwaregeneration Pro und contra DATEV pro Der größte Aufwand ist die Bereinigung der Stammdaten von Alexandra Buba, M. A., freie Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg Seit der CeBIT 2010 ist die neue Softwaregeneration DATEV pro auf dem Markt, bis Ende 2011 müssen alle DATEV-Anwender darauf umgestellt haben. Mehrere Tausend Kanzleien haben den Systemwechsel bereits hinter sich und fest steht: Anders als bei der Windows-Umstellung vor Jahren treten diesmal keine gravierenden Probleme auf. Die größte Herausforderung stellen die Basisdaten dar, die in eine einheitliche Form gebracht werden müssen. Außerdem steht dann noch die Umstellung bei den Mandanten an. Besonderheiten der neuen Softwaregeneration Die auffälligste Veränderung der neuen Software ist sicherlich die völlig neue Oberfläche, über die der Anwender in DATEV pro einsteigt. Die grundsätzliche Neuerung, die der Entwicklung zugrunde liegt, stellt die Prozessorientierung dar: DATEV pro orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Kanzlei. Im Vordergrund steht der Workflow-Gedanke. Von der neu gestalteten Benutzeroberfläche des Arbeitsplatzes ausgehend, lässt sich direkt in die Aufgaben einsteigen. So sind im Rechnungswesen nunmehr Buchführung, Kostenrechnung, Anlagenbuchführung, Jahresabschluss, Analyse und Planung unter einer gemeinsamen Oberfläche vereint. Der Aufruf mehrerer Programme entfällt, und bei der Erstellung von Auswertungen müssen dadurch auch keine Daten mehr von einer Anwendung in eine andere importiert werden. Verschiedene Auswertungen wie etwa die Chefübersicht in der Kostenrechnung und die BWA lassen sich nebeneinander öffnen und erleichtern so Abstimmungsarbeiten. Grundsätzlich lassen sich alle Parameter wie Zeitraum oder Form direkt in der betreffenden Auswertung ändern. Prozessorientierung an den Arbeitsabläufen in der Kanzlei Kein Import von Daten aus anderen Programmen mehr notwendig Direkter Zugriff auf das Fach-Know-how und mehr Überblick Auch die Recherche nach Fachinformationen erleichtert die neue Architektur erheblich. Denn von der Hilfefunktion aus wie auch aus allen anderen Anwendungen sind jetzt alle Dokumente aus der Datenbank LEXinform und des Elektronischen Wissens pro direkt erreichbar. Welche Informationen in welcher Form auf dem Arbeitsplatz angezeigt werden sollen, entscheidet der Anwender. Steuerberater Peter Klein aus Koblenz, dessen Kanzlei zu den Pilotkunden gehört, schätzt den neuen Arbeitsplatz ungemein: Ich bekomme sofort Informationen über alle Bearbeitungsstände. Wie in einem Cockpit sitze ich vor einer absoluten Informationszentrale. Wie im Cockpit einer absoluten Informationszentrale Erstmals einheitliche Datenbasis Damit dies möglich ist, bedarf es nicht nur der Integration diverser Programme, wie in DATEV pro geschehen, sondern auch einer einheitlichen Kanzleiführung professionell

2 Datenbasis. Diese ist ein Novum für DATEV-Anwender, die bislang in den verschiedenen Applikationen jeweils eigene Datenbestände verwalten mussten. Daraus ergaben sich Unterschiede in den einzelnen Datensätzen, die nicht nur aus der unterschiedlichen Eingabequalität durch die verschiedenen Mitarbeiter resultieren, sondern auch unterschiedlichen Feldlängen in unterschiedlichen Formularen geschuldet waren. Die Herausforderung für die Kanzlei besteht nun darin, diese Unterschiede zu bereinigen und eine einheitliche Datengrundlage zu schaffen. Steuerberater Klein empfiehlt, dafür professionelle Tools, die die DATEV zur Verfügung stellt, zu benutzen und insbesondere auch für die Zeit nach der Umstellung eine klare Organisationsanweisung an die Mitarbeiter, wie künftig Stammdaten zu erfassen sind. Dafür müssen sie in Zukunft nur noch einmal eingegeben werden. Wichtig sind klare Organisationsanweisungen Außer bei den Stammdaten müssen zudem die Voraussetzungen aufseiten der Hardware erfüllt sein. Darüber Aufschluss gibt ein kurzer Check im Internet, der ohne viele Eingaben eigenständig die Kanzleiinfrastruktur analysiert. Stimmen die Voraussetzungen, so treten bei der Installation keinerlei Probleme auf, wie Steuerberater Klein berichtet und dabei auf die Erfahrungen zahlreicher Kollegen verweist. Umfassende Unterstützung Sollte es doch einmal schwierig werden, steht umfassender Service seitens der DATEV bereit. Aufgrund der negativen Erfahrungen bei der Umstellung von DOS auf Windows hat die Genossenschaft ihr Personal im Bereich Service deutlich aufgestockt und bietet derzeit eine Erreichbarkeit der Hotline von über 75 %, d.h. drei von vier Anrufern haben sofort einen sachkundigen Ansprechpartner am Telefon. Auch an die Schulung der Kanzleimitarbeiter ist gedacht. So werden zum Beispiel beim ersten Aufruf des Programms kurze Demos angeboten, die den Aufbau der Software illustrieren und ein intuitives Arbeiten ermöglichen sollen. Das klappt auch, wie Steuerberater Klein berichtet. So hätten seine eigenen 15 Mitarbeiter sich vollkommen intuitiv zurechtgefunden. Andere Kollegen hätten eine zweistündige Schulung ihrer Mitarbeiter durchgeführt. Darüber hinaus stehen Onlineseminare seitens der DATEV zur Verfügung. Schneller Umstieg? Zur gleichmäßigen Auslastung ihrer Kapazitäten ist die DATEV bemüht, ihre Mitglieder zu einem schnellen Umstieg zu motivieren. Das hat für Kanzleien sicherlich den Vorteil, dass beim Unterstützungsservice keine Wartezeiten auftreten. Auf der anderen Seite soll nicht unerwähnt bleiben, dass längst noch nicht alle Programme als pro-versionen auf dem Markt sind, d.h. bei einer späteren Umstellung womöglich mehr Programme auf einmal umgestellt werden können. Derzeit noch nicht ausgeliefert sind etwa die Deklarationsprogramme, Steuer- und Lohnprogramm kommen 2011 in die Pilotierung. Allerdings spielen DATEV pro und alle Programme, die noch nicht auf DATEV pro umgestellt sind, vergleichsweise problem- Erreichbarkeit der Hotline wurde erhöht Umfangreiche Seminare werden zum Thema Umstellung angeboten Noch nicht alle Programme sind auf pro-version umgestellt Kanzleiführung professionell

3 los zusammen. Aus dem Arbeitsplatz pro lässt sich beispielsweise auch LODAS aufrufen, und auch die Schnittstellen zwischen Kanzlei-Rechnungswesen pro und den Steuerprogrammen erlauben einen Austausch. Um den optimalen Umstiegszeitpunkt für sich zu definieren, sollten Kanzleien neben ihrer eigenen saisonalen Auslastungssituation auch die im Nachgang erforderliche Umstellung ihrer selbstbuchenden Mandanten bedenken. Steuerberater Klein empfiehlt, das neue System bei den Mandanten sechs bis acht Wochen nach der Kanzlei einzuführen. Das Jahresende empfiehlt sich somit weder für Kanzlei noch Mandanten-Unternehmen. Jahresende als Umstellungszeitpunkt ist nicht zu empfehlen Der Zeitbedarf, den Kanzleien für den Umstieg einplanen müssen, ist überschaubar und verhältnismäßig gut planbar. So sollten Kanzleien für die Vorbereitung auf den Umstieg sechs bis zwölf Wochen kalkulieren. Dabei sollte für die Bereinigung der Stammdatenbasis ein verantwortlicher Mitarbeiter gefunden werden, der dieses Projekt neben seiner Tätigkeit verfolgen kann. Die eigentliche Umstellung also die Installation der Programme dauert dann nur wenige Stunden. Die Einarbeitung in die neue Programmwelt neben dem Alltagsgeschäft dauert dann wieder etwas länger. Vorteile für Kanzlei und Mandanten Während die Vorteile für die Kanzlei im Wesentlichen in mehr Bedienerkomfort und einer wie auch immer zu messenden Effizienzsteigerung man kann direkter zugreifen und hat mehr Information liegen, verbessert sich auch die Zusammenarbeit mit selbstbuchenden Mandanten. Hier komme ich jetzt ohne Stornierungsorgien aus, sagt Steuerberater Klein. Denn im neuen System lassen sich die Daten ans Rechenzentrum schicken, ohne dass die Buchungen tatsächlich automatisch festgeschrieben werden. Zusammenarbeit mit selbstbuchenden Mandanten wird verbessert Insgesamt beurteilten auch die Mandanten DATEV pro positiv, sagt Klein. Er berichtet gar von Mandanten, die er zuvor nicht von einer DATEV-Lösung überzeugen konnte, die aber durch DATEV pro nun mit DATEV arbeiten. Umstieg bei den Mandanten Wie zufrieden die Mandanten mit dem Systemwechsel sind, hängt in hohem Maße von der Kanzlei ab. Denn in der Steuerberatungskanzlei Klein etwa werden 80 % aller Probleme der Mandanten von oder in der Kanzlei gelöst. Die Mandanten werden nicht einfach an DATEV weiter verwiesen. Letztlich erschließt sich für die Mandanten der große Benefit der umfassenden Information nicht in derselben Weise wie für die Kanzlei. Wahrgenommen wird in erster Linie der wenn auch nur einmalig erhöhte Aufwand. Probleme des Mandanten werden durch die Kanzlei gelöst Von entscheidender Bedeutung ist insbesondere auch bei kleineren Mandanten-Unternehmen die Überprüfung der Hardware-Voraussetzungen. Seitens der Applikationen gibt es keine Schwierigkeiten. Derzeit kann auch Rechnungswesen compact schon umgestellt werden. Kollegen, die selbst schon umgestellt haben, empfiehlt Steuerberater Klein als optimalen Zeitpunkt für die Mandanten die Installation mit dem Herbstmodul, das ohnehin ein Update erforderlich macht. Auf diese Weise findet die Datenumstellung nur einmal statt. Umstellung für den Mandanten mit Installation des Herbstmoduls Kanzleiführung professionell

4 Laufzeitverhalten noch optimieren Neben allem Lob an DATEV pro gilt es noch Einiges zu verbessern und weiterzuentwickeln. Dazu zählt für den Anwender das Laufzeitverhalten, das noch optimiert werden muss. Denn ehe alle Anwendungen und Informationen auf dem Arbeitsplatz sichtbar sind, dauert es. Verwunderlich ist dies nicht, da alle Informationen, die angezeigt werden, im Hintergrund erst einmal erzeugt werden müssen. Verbessert werden muss es dennoch. Laufzeitverhalten ist noch verbesserungswürdig Bereits im Oktober erscheinen die Versionen 1.2 der DATEV pro-produkte. Sukzessive müssen in den kommenden Jahren alle 200 Programme der DATEV überführt werden, insbesondere auch die Rechtsanwaltssoftware Phantasy. Sowohl die DATEV eg als auch die Anwender stehen also noch vor einer Reihe von Herausforderungen. Welche Programme stehen schon zur Verfügung? Die Umstellung der kompletten Produktpalette erfolgt in verschiedenen Stufen. Neben dem DATEV Arbeitsplatz pro und dem zentralen Stammdatendienst stehen derzeit schon folgende Anwendungen zur Verfügung: Rechnungswesen und Kanzlei-Rechnungswesen, Komponenten und Produkte der Eigenorganisation (Post, Fristen und Bescheide, DATEV Marketing und Vertrieb pro, DATEV Kanzleinachrichten pro), DATEV Daten-Analyse-System pro, Datenbank LEXinform pro, Alle Produkte der Reihe DATEV Elektronisches Wissen pro, Auch die Programme für selbstbuchende Mandanten (z.b. Rechnungswesen) wurden auf pro umgestellt. Daten und Fakten zu DATEV pro Kanzleien müssen umstellen, Mandanten müssen umstellen, Kanzleien haben bereits einen Umstellungstermin für 2010 mit DATEV vereinbart, Anwender wurden in die Testverfahren im Rahmen der Programmentwicklung eingebunden, Kanzleien und Unternehmen beteiligten sich an der Pilotphase, eingearbeitete Verbesserungsvorschläge, Kanzleien wollen in 2010 umstellen, 200 Programme werden insgesamt umgestellt und letzter Umstiegs-Zeitpunkt für die bereits freigegebenen Programme: Ende Interview mit dem Pilotkunden: Steuerberater Peter Klein Steuerberater Peter Klein ist Pilotkunde aus Überzeugung. In seiner Koblenzer Kanzlei beschäftigt er 15 Mitarbeiter und ist dabei der einzige Berufsträger. Innerhalb dieser Struktur kommt der Architektur der Kanzleisoftware eine besondere Bedeutung zu: Je stärker sie sich an den Kanzleiprozessen orientiert, desto selbstständiger und effizienter können die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Der Branchenschwerpunkt der Kanzlei liegt auf Pflegeheimen und ambulanten Diensten. Darunter befinden sich auch selbstbuchende Mandanten. Kanzleiführung professionell

5 Kanzleiführung professionell: Herr Klein, warum haben Sie sich entschlossen, Pilotkanzlei für DATEV pro zu werden? Peter Klein: Meine Kanzlei war schon immer sehr innovativ ausgerichtet, und bereits mein Vorgänger hat sich als Pilotanwender engagiert. Mittlerweile dürfte die Kanzlei rund 30 Mal an derartigen Projekten beteiligt gewesen sein. Was rechtfertigt den Aufwand dafür? Natürlich ist der Aufwand erheblich. Auf der anderen Seite hat man als Pilotanwender auch einen unschätzbaren Vorteil gegenüber anderen Anwendern: Bei der Umstellung stand uns ein Kanzleiprozessspezialist zur Verfügung. Und natürlich flossen auch unsere Anregungen in das Produkt ein. Dadurch lief bei Ihnen die Umstellung natürlich reibungslos? Ja, das stimmt. Aber auch Kollegen, die ganz regulär umgestellt haben, also keine Pilotanwender waren, hatten keine Probleme. Sie haben teilweise vielleicht zusätzlich ihre Mitarbeiter geschult, was bei uns gar nicht notwendig war. Mussten Sie viel Überzeugungsarbeit in der eigenen Kanzlei leisten? Nicht wirklich, meine Mitarbeiter haben sich natürlich auch durch die intensive Beschäftigung im Vorfeld alle intuitiv zurechtgefunden. Insgesamt ist der Schulungsaufwand sehr gering. Wie sieht das bei Ihren Mandanten aus? Haben Sie die bereits umgestellt? Zum großen Teil. Auch hier hatten wir keinerlei Probleme. Eine Mitarbeiterin bei einem selbstbuchenden Mandanten habe ich selbst etwa eine Stunde geschult, danach konnte sie problemlos ihre Buchungen erledigen. Wir haben sogar Mandanten, die jetzt wegen DATEV pro DATEV einsetzen, obwohl sie sich das vorher nicht vorstellen konnten. Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei Problemen? Ja, das tun wir. Ich halte es für wichtig, nicht immer einfach nur an die DATEV weiter zu verweisen. 80 % aller Probleme beim Mandanten werden von uns gelöst in manchen Fällen auch gegen Honorar. Wo sehen Sie in der täglichen Arbeit den größten Vorteil von DATEV pro? Für mich persönlich ist das der Arbeitsplatz, der eine absolute Informationszentrale darstellt. Ich weiß sofort, wie die Bearbeitungsstände sind und was heute erledigt werden muss. Aufseiten der Mitarbeiter ist es in der FiBu das integrierte Arbeiten mit Anlag, das alles viel schneller macht. Was wünschen Sie sich von künftigen Versionen? Eine Verbesserung des Startverhaltens, denn das Aufrufen des Arbeitsplatzes dauert derzeit noch ziemlich lange. Außerdem freue ich mich, wenn der Arbeitsplatz noch individueller angepasst werden kann. Herr Klein, vielen Dank für das Gespräch! Kanzleiführung professionell