IT-Dienstleistungen als Shared Services

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1 IT-Dienstleistungen als Shared Services Ein neuer Ansatz der Organisation und Bereitstellung kommunaler IT-Services Prof. Dr. Andreas Engel KDN Dachverband kommunaler IT-Dienstleister NRW Geschäftsführer 45. KoopA Erfahrungsaustausch 7. April 2008

2 Übersicht 1. Herausforderungen kommunaler IT-Dienstleister 2. Ein neuer Ansatz: Das virtuelle Rechenzentrum unter dem Dach der KDN 3. Erfolgsfaktoren für den Aufbau eines virtuellen RZ

3 KDN Dachverband kommunaler IT- Dienstleister in NRW Gegründet 2004 als Zweckverband 12 Mitglieder 9 städtische IT-Dienstleister 2 GKD 1 Landkreis ca. 5 Millionen Einwohner in NRW Umsatz/Budget der Mitglieder: 140 Mio. Personal der Mitglieder: ca MA Betreute PC-Arbeitsplätze: ca Umsatz Zweckverband: ca. 6.5 Mio. Personal Zweckverband: 4 MA

4 Rahmenbedingungen Steigende Anforderungen Kundenanforderungen Modernisierung für Infrastruktur Kostendruck Budgetkürzungen IT-, Personal- und Energiekosten Begrenzter Markt Verdrängungswettbewerb/wirtschaftliches Betätigungsverbot Vergaberecht Lange Entscheidungsprozesse Gesetzliche Rahmenbedingungen hohe Abstimmungsaufwände Demographischer Wandel

5 These Die erfolgreiche Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert Flexibilität, Professionalität und eine stärkere Zusammenarbeit, die nur ab einer gewissen Größenordnung gewährleistet sind. Aber: Die öffentlich-rechtlichen IT-Dienstleister sind derzeit durchweg von unterkritischer Größe. Matthias Kammer Vorstandsvorsitzender von Dataport und Vitako, der Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister, auf der Messe Moderner Staat 2007

6 Vergleich: öffentliche IT-Dienstleister und Dienstleister der Sparkassen Umsatz/MA* Quelle: Kammer, Die Chance Public Merger!, in: VuM 6/2007, S.291

7 Größe kommunaler IT-Dienstleister nach Umsatz (VITAKO-IT-Monitor) Umsatz in Mio. 15% 7% 5% 2% 32% bis 10 Mio. bis 20 Mio. bis 30 Mio. bis 50 Mio. bis 100 Mio. 39% ü 100 Mio. Quelle: VITAKO, IT-Monitor 2007 und KDN (N = 59)

8 Schlussfolgerung Kommunale IT-Dienstleister müssen größer, leistungsfähiger und wirtschaftlicher werden, um betriebswirtschaftlich mithalten zu können, und: Keiner kann es mehr allein! Wie Zusammenarbeiten? Mit welchen Zielen?

9 Ziele der Zusammenarbeit (Mitgliedersicht) Höhere Produktivität Kostenreduktion durch Skaleneffekte: gemeinsame Beschaffung, gemeinsame Lösungsentwicklung, gemeinsamer Betrieb Administrative Entlastung Vergaben Interessenvertretung Professionalisierung strategische und operative Beratung Strategieentwicklung Stärkung der eigenen Wettbewerbsposition Umsatzsteigerung (durch Leistungserbringung) Attraktivität für eigene Kunden (bei Leistungsabnahme)

10 Bewertung verschiedener Ansätze Bilaterale Kooperationen Greifen zu kurz: temporär, projektbezogen, instabil Fusion Konsequent, hohe Anfangshürden, aber (derzeit) nicht gewollt Outsourcing Schränkt Vernetzung und interkommunale Kooperationen ein Public Private Partnership Vergaberecht behindert öffentl.-rechtliche Kooperationen Public Public Partnership Organisatorisches Dach erlaubt flexible Erweiterung der Zusammenarbeit im Rahmen von Inhouse-Vergaben

11 Ziele der Zusammenarbeit unter dem Dach der KDN Satzung: Leistungsaustausch

12 Ebenen der Zusammenarbeit Verwaltungsprozesse Prozessanalyse und organisation Anwenderberatung und -betreuung Betrieb von Fachverfahren RZ-Betrieb Mandantenspezifisches Customizing Basisadministration Bereitstellung von Systemen Betrieb der Basissysteme Bereitstellung einer gemeinsam genutzten RZ-Infrastruktur

13 Entwicklung des Leistungsaustauschs 1. Stufe (Kompetenzzentrum): Der KDN bedient sich ausschließlich der Betriebsmittel seiner Mitglieder ( Einer-für-Alle ). RZ Mitglied A Mitglied B z.b. TESTA Beschaffung der Betriebsmittel (HW, SW) durch das Mitglied Bereitstellung der Betriebsleistungen (Basisbetrieb, Verfahrensbetrieb) durch das Mitglied (CC) Abnahme der CC-Leistungen durch möglichst viele Mitglieder Leistungsvereinbarungen und -verrechnung zwischen Mitgliedern Der Zweckverband als Vermittler!

14 Ergebnis der Strategiediskussion 2007 Kompetenzzentren nur bedingt erfolgreich Leistungsaustausch forcieren Synergien durch zentrale Bereitstellung von RZ- Infrastruktur Einstimmiger Beschluss der Verbandsversammlung vom : Aufbau eines virtuellen KDN-Rechenzentrums als Shared IT-Service Center (bis 2009)

15 2. Stufe: Virtuelles KDN-Rechenzentrum RZ Mitglied A Mitglied C Mitglied D RZ Mitglied B KDN-Transportnetz (MPLS-Providernetz) Mitglied E Der Zweckverband als direkter Leistungsanbieter

16 Merkmale des virtuellen KDN-Rechenzentrums Betrieb an Mitgliederstandorten, nicht in einem eigenen RZ-Bau RZ Mitglied A aber: logisch/netztechnisch getrennt von den RZ der Mitglieder - KDN-eigene HW- und SW - KDN-eigenes Netz/Sicherheitstechnik Betriebsverantwortung liegt beim KDN, nicht beim Mitglied RZ Mitglied B einheitliche Betriebsregeln für alle KDN-Standorte aber: Betrieb erfolgt primär durch Personal der Mitglieder Zugang für alle Mitglieder über ein KDNeigenes Transportnetz

17 Status: KDN-Rechenzentrum RZ Köln KDN-BS 2000 Rechner 2 x 1 GBit-Dark-Fibre K SU 2 x 1 GBit-Ethernet KDN-Serverbetriebsplattform (SU) mit gespiegeltem KDN-SAN in K und SU, Backup in K Centera Archivspeicher RZ GKD RSO KDN-Transportnetz (MPLS-Providernetz) Ausschreibung in IV/2007 SAP NKF-Systeme SAP HR, SAP SteB KFZ-Zulassung, Bewohnerparken Wohngeld-, Gewerbeverfahren Zentraler Druckservice

18 KDN RZ Betriebsstätte heute KDN RZ Betriebsstätte geplant KDN RZ Netz KDN Transportnetz (in Ausschreibung) Alternative Anbindungsvarianten (geplant)

19 Erfahrungen Hoher Abstimmungsaufwand komplexe Abstimmungsprozesse Häufige, Regelmäßige Abstimmungstermine... nur gerechtfertigt bei Synergien zur regulären Arbeit Technologieberatung und Know How-Transfer Nutzung der KDN-RZ-Rahmenverträge zur eigenen Bedarfsdeckung Schlanke Geschäftsführung Nebenamtliche Geschäftsführung Hauptamtliche Geschäftsstellenleitung mit Bürokraft nur möglich bei hohem, dauerhaftem Engagement in den Mitgliederorganisationen starkes commitment der Führungsebene hohe Identifikation mit dem Prozess bei den Leistungsträgern

20 Betriebsorganisation des virtuellen KDN-RZ Verbandsvorsteher Verbandsversammlung Geschäftsführung/Geschäftsstelle AK Verbandsausschuss AK AK KDN-RZ Virtuelles KDN-RZ Süd Mitte Nord K SU WU RS PB KDN-RZ Betriebs-Jourfixe AG Transportnetz AG RZ- Netz AG Basisdienste AG Server- Ausschr. CvD CAB AG Sicherheits- Mgmt. Sicherheitsteam

21 Betriebliche Erfolgsfaktoren Betriebsstätten an den Mitgliederstandorten RZ-Infrastruktur als Synergie Betriebsleistungen durch Mitglieder Persönliche Identifikation Einnahmen durch Leistungsverrechnung Zusatzangebote gegenüber eigenem Betrieb Hochverfügbarkeit, Sicherheit, Langzeitarchivierung Aufbau neuer Angebote Möglichkeit zum eigenen Mandantenbetrieb dezentrale Administration, Wartung und Pflege von Fachverfahren im zentralen Betrieb Beteiligung und Mitverantwortung am Aufbau der Betriebsorganisation für das virtuelle RZ

22 Betriebswirtschaftliche Erfolgsfaktoren Beschaffungen durch den Zweckverband Synergien durch gemeinsame Ausschreibung (Knowhow- Transfer, Qualitätssicherung, Standardisierung) Skaleneffekte mit Einsparungen von 5-20% Klare Besitzverhältnisse Vollkostenrechnung, Kosten- und Preistransparenz - Beschaffungs- und Abschreibungskosten - Für Betriebsleistungen der Mitglieder: Personalkosten- und Gemeinkostenerstattungen - Für Netzkosten: Umlage auf den Leistungsaustausch Kein Anschluss- und Benutzungszwang, stattdessen: Überzeugung durch Preis und Qualität!

23 Erfolgsfaktoren bei den Mitgliedern Stärkung der Mitglieder Mitglied bleibt alleiniger Ansprechpartner des Kunden Leistungsangebote für das KDN-RZ mit Möglichkeiten zur Spezialisierung, Professionalisierung Erweiterung des Produktportfolios durch Leistungsabnahme Keine räumlichen Versetzungen/Personalüberleitungen Mitarbeiterbindung durch Anerkennung und Perspektiven Wirtschaftlichkeits- und Entlastungseffekte sind spürbar

24 Der Aufbau eines virtuellen Rechenzentrums ist ein neuer, vielversprechender Weg der Organisation kommunaler IT-Dienstleistungen.

25 Die Zukunft der kommunaler Informationsverarbeitung liegt in Leistungsnetzwerken!