Verwaltungsmodernisierung durch Vernetzung

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1 Verwaltungsmodernisierung durch Vernetzung Leuchtturmprojekte im KDN KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen Prof. Dr. Andreas Engel Münster, 26. Juni 2012

2 Agenda I. Ausgangslage II. Das 3-Ebenenmodell der kommunalen IT III. Leuchtturmprojekte IV. Vorgehensstrategien erfolgreicher Vernetzung V. Drei Thesen zum Abschluss

3 I. Ausgangslage Die Zeit der IT-Inseln ist unwiderruflich vorbei. Die horizontale und vertikale Vernetzung der Kommunen nimmt stetig zu: informationell, partizipativ und operativ. Die Anforderungen an die kommunale IT wachsen. Die Geschwindigkeit der Veränderung und die Anforderung an die Reaktionsfähigkeit der kommunalen IT steigen rasant. Die Rahmenbedingungen werden nicht besser. Die Antwort des KDN-Dachverbands: Institutionelle und operative Vernetzung der kommunalen IT-Dienstleister in einem Leistungsverbund

4 II. 3-Ebenenmodell der Vernetzung in der kommunalen IT 1. Kommune als Träger, IT-kompetenter Auftraggeber (incl. Strategische Steuerung) und Endkunde ihres IT-Dienstleisters 2. Kommunale IT-Dienstleister als o Full-Service-Provider primär für seine Träger o Serviceanbieter im KDN-Leistungsverbund für andere Kommunen 3. KDN: Trägerorganisation des IT-Leistungsverbunds der kommunalen IT-Dienstleister in NRW

5 II. Die Rolle des KDN im 3-Ebenen-Modell der kommunalen IT-Dienstleistung KDN IT 1 IT 2 IT 3 Stadt Kreis Landkreis A Landkreis B Gemeinde 1 Gemeinde 2 Gemeinde 3 Gemeinde 1 Gemeinde 2

6 II. Satzungsziel und konkrete Umsetzung Bereitstellung von IT-Leistungen für IT-Dienstleister Anbieter und Vermittler, nicht Produzent bedarfsorientiert, im Auftrag der Mitglieder wirtschaftlich mit hoher Qualität und Zuverlässigkeit bedient sich der Leistungen seiner Mitglieder vermittelt und moderiert Leistungsaustausch nachgelagert: eigene Betriebsmittel und Dritte Stärkung der Mitglieder Mitglied bleibt Ansprechpartner für Kommune Erweiterung des Leistungsangebots durch KDN Eigene Betriebsangebote für den KDN

7 II. Stand der Vernetzung im KDN-Dachverband heute 21 Mitglieder ca. 10 Millionen Einwohner in NRW* Umsatz/Budget der Mitglieder: 250 Mio. Personal der Mitglieder: ca MA Betreute PC-Arbeitsplätze: ca Stand: * ohne die Verbandsgebiete des Landschaftsverbands Rheinland, des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe und des Landeswohlfahrtsverbands Hessen. Vergleichbare andere Einzugsgebiete: Hamburg: 2.0 Mio. Schleswig-Holstein: 2.5 Mio. Rheinland-Pfalz: 4.5 Mio. Seit 2010 von 11 auf 21 Mitglieder gewachsen.

8 II. Eckdaten zum KDN-Leistungsaustausch: Gemeinsame Beschaffungen und Rahmenverträge Rahmenvertrag Menge Laufzeit Vertragswert Personal Computer Mon. SAP Lizenzvertrag 24 Mon. Microsoft Lizenzen Mon. Monitore Mon. Notebooks Mon. Leasingvertrag 48 Mon. 36,3 Mio. Drucker Mon. Beamer Mon. Racks (Serverschränke) 36 Mon. Wahlsoftware 60 Mon. ALKIS 48 Mon. Weiteres, konkret geplantes Investitionsvolumen ca. 50,0 Mio. (u.a. für Server, Speichersysteme, Dienstleistungen) Umsatzerlöse aus der Geschäftstätigkeit (2011): 10.3 Mio. Personal Geschäftsstelle (2011): 4.2 VZE

9 Beispiel: KDN-Endgeräte-Vertrag - Gemeinsame europaweite Ausschreibungen seit Bündelung der Bedarfe für jährliche Beschaffung von jährlich Vertragssumme 2 Jahre Monitore ,95 Euro PC (incl. Zubehör) ,40 Euro Drucker ,22 Euro Beamer ,00 Euro - Indexbasierte Preisanpassung (statistisches Bundesamt) - Baukastenprinzip für Hardware, ggfls. Betriebssystem und Services - Abruf aus KDN Rahmenverträgen durch die Mitglieder beim Lieferanten

10 III. 4 Leuchttürme erfolgreicher Vernetzung im KDN 1. Gemeinsamer Betrieb des elektronischen Personenstandsregisters 2. Gemeinsamer Betrieb ALKIS 3. Gründung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung AKDN sozial 4. Geplant: elektronische Langzeitarchivierung in private cloud Durch vernetzte IT und Zusammenarbeit Ressourcen schonen und Leistung verbessern.

11 1. Leuchtturmprojekt ASP: Elektronisches Personenstandsregister Anlass Pflicht und neue Aufgabe für alle ab 2014 Komplexe, aufwändige Infrastruktur ein Marktführer für Fachverfahren hoher Nutzen für Standesämter Vorhandene Infrastrukturkomponenten im KDN Umsetzung KDN-Rahmenvertrag mit dem Verlag für Standesamtswesen Beschaffung der Betriebsinfrastruktur durch KDN KDN-Auftrag zum Betrieb im RZ der Stadt Köln

12 1. Leuchtturmprojekt ASP: Elektronisches Personenstandsregister Status in 42 Kommunen (Mandanten) NRW-weit produktiv über 400 Standesbeamte 4,2 Mio. betreute Einwohner Endausbaustufe: über 50 Kommunen (Tendenz weiter steigend). Größte Installation bundesweit Enge Kommunikation im AK der Anwender SLA, hohe Verfügbarkeit, BSI-Zertifizierung

13 1. Leuchtturmprojekt ASP: Elektronisches Personenstandsregister Eckdaten zu epr-betriebsleistungen Fachliche und technische Einführungsberatung Mitarbeit in überregionalen Gremien Eckdaten Infrastruktur Separate Terminalserver-Infrastruktur Redundante Registerführung Betriebsstätte (Datenbank) Räumlich getrennte KDN-Langzeitspeicherinfrastruktur Netzanbindung über DOI/Einbindung der lokalen Signaturinfrastruktur Garantierter Support im 2. und 3. Service-Level

14 2. Leuchtturm Betrieb: ALKIS im KDN Neue Aufgabe, gesetzliche Verpflichtung Einstieg: Ausschreibung KDN-Software-Rahmenvertrag Entscheidung: Beschaffung und Aufbau der Betriebsinfrastruktur durch KDN Betrieb durch Stadt Wuppertal im RZ Wuppertal: Fachamt und IT- Betrieb Teilnehmer am Betriebsverbund: (derzeit Wuppertal, Remscheid, Kreis Mettmann, Stadt Köln) Stand: Stadt Wuppertal produktiv, Testbetrieb erfolgreich für weitere Teilnehmer begonnen Hohe Akzeptanz: Fachliche Beratung und wirtschaftlicher IT-Betrieb

15 2. Leuchtturm: ALKIS Eckdaten zu den ALKIS-Betriebsleistungen Hochverfügbare Blade-Server Zentraler Betrieb: Terminal- Server, Storage und Backup Garantierte Service Level im 2. und 3. Level-Support Netzanbindungen je nach Bedarf Auskunftsserver dezentral Anwenderkreis zur regelmäßigen Abstimmung des Betriebs (CAB)

16 3. Leuchtturm: akdn sozial - gemeinsame Softwareentwicklung in eigenbetriebsähnlicher Einrichtung Stadt Dortmund Stadt Duisburg Stadt Leverkusen Stadt Oberhausen KDVZ Citkomm KDZ Westfalen Süd KRZN (Kamp-Lintfort) durch öffentlich-rechtliche Verträge angebunden.

17 IV. Vorgehensstrategien zur erfolgreichen Vernetzung Skeptiker sagen: Die Gemeinschaftslösung passt nicht zu uns. So ein wichtiges Verfahren können wir nicht nach draußen geben. Die Auftraggeber (Fachämter) machen nicht mit. Die Ablösung bestehender Verfahren zu aufwändig. Kosten nicht kalkulierbar und am Ende wird es nur noch teurer. Wir haben gerade investiert: jetzt passt es nicht. Kooperation belastet nur, anstatt zu entlasten. Wir haben noch keine guten Erfahrungen gemacht. Das Risiko ist zu hoch. (Fast) alles richtig! Deshalb: erfolgreiche Vernetzung gut planen. Folie 17

18 IV. Vorgehensstrategien zur erfolgreichen Vernetzung Konzentration auf neue, gemeinsame Aufgaben ohne Not keine Ablösung laufender Verfahren Konzentration auf eigene Aufgaben der Kooperationspartner Aufgaben, bei denen über die Vernetzung möglichst wenige mitentscheiden Konzentration auf Aufgaben, die spürbar entlasten Ressourcenengpässe, Qualifikationsengpässe, komplexe Infrastrukturen Aktives Warten auf den optimalen Zeitpunkt Kooperationen langfristig vorbereiten Kommunikation und aktives Veränderungsmanagement Proaktiv, mit persönlicher Ansprache, verlässlich, Vertrauen aufbauen, Start mit überschaubaren, einfachen Leuchtturmprojekten - auf erfolgreiche Erfahrungen aufbauen Folie 18

19 Instrumente erfolgreicher Vernetzung Gemeinsame Ziele entwickeln Win-win-Situationen suchen keine Verlierer Frühe Information über neue Planungen Bedarfsabfragen im Verbund vor Beginn der eigenen Planungen Infrastruktur- und Anwendungsatlas zur gegenseitigen Information Vorhaben- und Vergabeplan zu Mittelfrist-Planungen der Mitglieder Gemeinsam alle wesentlichen Entscheidungen treffen KDN-Verbandsausschuss: Regelmäßige Treffen (ca mal im Jahr) Auftraggeber für gemeinsame Vorhaben, Entscheidung über gemeinsame Vergaben (Vergabeausschuss) Entscheidung über Kalkulationen und Preise - Positives Klima schaffen Folie 19

20 IV. Voraussetzungen erfolgreicher Vernetzung Rechts- und Vertragsfähigkeit KDN als selbständiges Rechts- und Wirtschaftssubjekt Mitglieder bestimmen die Geschäftspolitik Gemeinsame Vergaben/gemeinsame Beschaffungen Synergien durch gemeinsame Ausschreibungen und Skaleneffekte Breite fachliche Expertise in der Anforderungsdefinition und Bewertung Transparenz der Leistungsbeziehungen für alle Offene Preiskalkulation auf Vollkostenbasis Verbindlicher Leistungsaustausch/Leistungsvereinbarungen mit SLA Kein Anschluss- und Benutzungszwang bedarfsorientiert überzeugend durch Preis und Qualität

21 IV. Zusammenfassung: Die Rolle der Trägerorganisation des Leistungsverbunds Kommunaler IT-Dienstleister Gemeinsame Beschaffungen, Vergaben, Verträge Organisation des vernetzten Leistungsaustauschs in allen Varianten: o Eigene Infrastruktur für KDN bereitstellen (Hosting) o Betrieb von KDN-Infrastruktur im eigenen RZ (Housing) o Anwendungsbetrieb in eigener Infrastruktur für KDN (ASP) o Anwendungsadministration in fremder Infrastruktur (remote ASP) o Anwendungsbetrieb auf KDN-Infrastruktur im eigenen RZ o Geplant: Self-Services in einer private cloud Aktiv die kommunale IT-Landschaft in NRW gestalten!

22 V. Drei Thesen zum Abschluss These 1: Die Vernetzung im Leistungsverbund stärkt die Leistungsfähigkeit kommunaler IT-Dienstleister. These 2: Der KDN organisiert das Leistungsnetzwerk! These 3: Starke kommunale IT-Dienstleister stärker die Kommunen und den öffentlichen Dienst in NRW! Die Zukunft der Kommunalen IT liegt in NRW in einem starken Leistungsnetzwerk! Der KDN-Dachverband bietet den Rahmen dafür!