DAS MANAGEMENT-MODUL. Managementübersicht mit SuperX M E M T E X T.

Transkript

1 M E M T E X T Dr. Daniel Quathamer & Meikel Bisping Zu den Birken Duisburg Tel / Fax: 0203 / danielq@memtext.de, info@mbisping.de Duisburg, den Managementübersicht mit SuperX DAS MANAGEMENT-MODUL Version 0.1 Stand

2 Sun, Sun Microsystems, Solaris, Java, JavaServer Web Development Kit, JDBC und JavaServer Pages sind eingetragene Warenzeichen von Sun Microsystems, Inc. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen von X/Open Company, Ltd. Windows, WindowsNT, Win32, VBScript und Office 2000 sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corp. Linux ist eingetragenes Warenzeichen von Linus Torvalds. Alle weiteren Produktnamen sind Warenzeichen der jeweiligen Hersteller. Dieses Produkt beinhaltet Software, die von der Apache Software Foundation ( entwickelt wurde. Details zu den Lizenzbedingungen finden Sie im MAN-Modul-Archiv (/lizenz.txt). Ergänzende Hinweise finden Sie auf der Projekthomepage unter

3 Inhaltsverzeichnis 1Einführung Hintergründe Vorbereitung...7 2Das Management-Modul im Einsatz...7 3Auswertungen Kohortenverfolgung Maske Kohortenverfolgung Tabelle Kohortenverfolgung Allgemeine Funktionalität Variation der Ausgabe Absolventen Abbrecher Exmatrikulationsgründe Steckbrief und Leistungsumfang...17

4 4 1 Einführung SuperX wurde ursprünglich als Führungsinformationssystem implementiert und vorgesehen. Im Laufe der Zeit und des Wachstums des Systems ist es immer mehr zum Mitarbeiter-Informationssystem geworden, das viele Detailauswertungen bietet. Die Vorteile sind unübersehbar, aber der Bedarf besteht weiterhin an einer übersichtlichen "Verdichtung" hochschulspezifischer Kennzahlen und deren Rechtfertigung. Speziell für die Leitungsebene einer Hochschule (Rektorat, Dekane, Hochschulräte) wird eine übersichtliche Oberfläche gefordert, die den Einstieg in die Welt der Kennzahlen erleichtert. Nicht die umfangreichen Möglichkeiten der Generierung von Statistiken stehen hier im Vordergrund, sondern der einheitliche, einfache Zugang zu von der Hochschule zentral abgestimmten Daten. Letztlich geht es auch darum, Daten manuell bzw. per Schnittstelle einzupflegen, die nicht in einem operativen Vorsystem gepflegt werden (z.b. Anzahl Publikationen), damit das System umfassende Informationen bieten kann. Das MAN-Modul steht für "Managementübersicht" und ist eine Erweiterung des Data Warehouse für Hochschulen SuperX. Es dient der Verwaltung von Kennzahlen und baut auf Daten aus den SuperX-Modulen auf. Konkret können Informationen wie Drittmittelquoten, Kohortenverfolgung und Personalausstattung verwaltet werden. Das MAN-Modul wurde im Auftrag der folgenden Hochschulen von der Firma Memtext entwickelt: Hochschule für Technik Stuttgart Es basiert auf Postgres bzw. Informix als Datenbanksystem für SuperX, dem SuperX-Kernmodul 3.5rc1 oder höher, dem COB-Modul 1.0 oder höher und dem SuperX-SOS-Modul 0.6rc1 oder höher. Nützlich ist auch das Modul ERFOLG. 1.1 Hintergründe Das MAN-Modul extrahiert die Daten aus SuperX und bietet die Möglichkiet, diese zu Kennzahlen zu verdichten, z.b. Quoten. Die Ursprünge des Management-Moduls gehen weit zurück in die Vergangenheit: an der Universität Duisburg wurde 1995 ein Führungsinformationssystem der Fa. HIS eingeführt, namens FIS. Das System bot eine einheitliche, komfortable Oberfläche, und lief auf Apple Macintosh Rechnern. Hier ein Eindruck der Startseite eines Dekans:

5 5 In der Menüleiste unten kann man zwischen den Fachbereichen "blättern". Im Menü rechts findet man thematisch geordnet Statistiken und Informationen. Hier eine Studierendenstatistik aus FIS: Das System war ein idealer Prototyp für ein Führungsinformationssystem. Dann kam SuperX, das bereits ausgereifte Schnittstellen zu HIS Systemen verfügte. Im Zuge der Entwicklung von 1995 bis 2005 wurde das System SuperX immer mächtiger. Um die Bedienung zu

6 6 vereinfachen wurde, ebenfalls an der Universität Duisburg Essen, die sog. "Dekansoberfläche" für SuperX entwickelt, die bereits folgende Features bot: Rein browserbasiertes Layout im Corporate Design der Hochschule Übersichtliche Navigation in Kennzahlen und Detaildaten, speziell für Fakultäten und Lehreinheiten Export von Berichten in Excel und PDF Hier ein Screenshot der Startseite für die Dekane: Aufgeteilt nach Themenbereichen werden hier zentrale abgestimmte Kennzahlen aufgeführt, z.b. Kosten pro Student. Auf der linken Seite konnte der Dekan die gleichen Kennzahlen für einzelne Lehreinheiten innerhalb der Fakultät aufrufen, und auf der rechten Seite sind Detailberichte und Zeitreihen verlinkt. Alle Berichte ließen sich nach Excel und PDF ausgeben. Das System wurde als Kooperationsprojekt von Memtext und der Uni Duisburg-Essen implementiert, und befindet sich heute noch im Einsatz. Gleichzeitig ist dies der Prototyp für das MAN-Modul. Das Modul soll als Download-fähiges SuperX-Modul von beliebigen Hochschulen nutzbar sein. Gleichzeitig soll es maximalen Komfort bei der Implementation hochschuleigener Kennzahlen bieten.

7 1.2 Vorbereitung 7 Für die Arbeit mit dem MAN-Modul müssen Sie einen aktuellen Browser (z.b. Firefox, Internet Explorer) nutzen, und darüber hinaus Javascript einschalten. Details zur Konfiguration finden sie im Benutzerhandbuch SuperX. Des weiteren benötigen Sie eine gültige SuperX-Loginkennung. Ihr lokaler Administrator gibt Ihnen die Zugangsrechte für die Masken des MAN-Moduls. Nicht alle hier beschriebenen Masken und Funktionalitäten sind für Sie ggf. freigeschaltet. 2 Das Management-Modul im Einsatz Kennzeichen des MAN-Moduls sind: Managementübersicht für die ganze Hochschule und einzelne Fakultäten / Fachbereiche Komfortables Navigieren zu Details und Zeitreihen zu einzelnen Kennzahlen Dynamisch definierbare Kennzahlen Hier die Startseite des Moduls für Anwender: Die Formeln und Gruppierungsebenen sind dynamisch festlegbar. Die Oberfläche soll selbsterklärend sein.

8 8 Auf der linken Seite ist die Navigation in Fakultäten möglich. Innerhalb einer Zeile kann man sich jeweils Detailberichte nach Fakultäten oder Zeitreihen anschauen.

9 2.1 Zeitreihe 9 Intern werden hier bereits vorhandene SuperX-Masken aufgerufen. Man kann auf der linken Seite dann zu anderen Kennzahlen navigieren. Auch hier können Zeitreihen direkt für andere Kennzahlen aufgerufen werden. Aus dem Ergebnis kann direkt ein Diagramm als PDF-Dokument oder in Excel zur besseren Veranschaulichung erzeugt werden oder die Tabelle als PDF Dokument gesichert werden. Beispiel Diagramm:

10 Fakultäten Wenn Sie auf die Darstellung zu der Verteilung in den Fakultäten geklickt haben, erhalten Sie folgende zusammengefasste Tabelle: Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit das Ergebnis als Diagramm in einem PDF Dokument zu erhalten oder es in Excel zu exportieren. Natürlich können Sie die Tabelle auch als PDF Dokument abspeichern. Beispiel-Diagramm:

11 11 Auch der Wechsel einer Fakultät ist leicht möglich. Hier noch einmal die Hauptseite: Hier die Sicht auf eine einzelne Fakultät:

12 12 Wir sehen also: das Management-Modul bietet eine intuitive Navigation für "Nicht-Statistiker", und die mächtige "normale" Oberfläche von SuperX wird hier zugunsten einer größeren Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit versteckt. 3 Auswertungen Die Kennzahlen lassen sich in der Hauptmaske anzeigen. Darüber hinaus gibt es mehrere Auswertungen im Menüpunkt "Detailauswertungen": 3.1 Kohortenverfolgung Die Abfrage Kohortenverfolgung zeigt die Entwicklung der Studierenden eines Studiengangs an Maske Kohortenverfolgung Die Maske sieht wie folgt aus:

13 13 Im obigen Beispiel wählen wir für den Zeitraum vom WS 2007/2008 bis WS 2011/2012 alle Studierenden im 1. Fachsemester für beliebige Studiengänge im Fach Betriebswirtschaft. Wir wollen zunächst nur die Entwicklung der Studierendenzahlen über die Fachsemester sehen. Weitere Einschränkungen, z.b. die Hochschulzugangsberechtigung oder Staatsangehörigkeit, lassen wir weg. Einige Felder besitzen sog. Tooltips, d.h. wenn Sie die Maus darüber halten, werden Erläuterungstexte angezeigt. Über den Button "Ausgabe" steuern Sie die Betrachtung der jew. Kohorte: Abbrecher sind Studierende, die die Hochschule verlassen ohne einen Abschluss zu machen. Bitte beachten Sie daß der Terminus nur der Kürze halber so gewählt wurde. Er ist nicht ganz korrekt, denn die Hochschule kann nicht in jedem Fall erfahren, ob die Studierenden wirklich ihr Studium abgebrochen haben, ober ob sie nur die Hochschule gewechselt haben. Absolventen werden gezählt, wenn sie in dem gewählten Semesterzeitraum einen Abschluss gemacht haben. Abwanderer sind Studierende, die das Fach oder den Abschluss während des Studiums wechseln. Exmatrikulierte sind alle Studierenden, die examtrikuliert wurden. Die Exmatrikulationsgründe lassen sich weiter aufsplitten. Studierende sind die eingeschriebenen Studierenden nach Fach- oder Lehrplansemester.

14 14 absolut / in %: Die Zahlen können entweder absolut oder relativ zur Studierendenzahl der jew. Anfängerkohorte berechnet werden Tabelle Kohortenverfolgung Allgemeine Funktionalität Die Ausgabe zeigt die jeweils gefunden Studiengänge an, auf oberster Ebene werden die möglichen Kombinationen aus Fach und Abschluss und in Klammern dahinter ggf. eine Regelstudienzeit ausgegeben. Es wird ein Studiengang gefunden, Betriebswirtschaft Bachelor mit einer Regelstudienzeit von 6 Semestern. Darunter werden die Entwicklungen der Studierenden nach Fach- bzw. Lehrplansemestern (in den Zeilen) und nach Semestern in den Spalten ausgegeben. Beachten Sie bitte, daß unterhalb von jeder Kombination von Fach und Abschluss verschiedene interne Studiengänge liegen können, die sich außerdem noch durch die Vertiefung, durch Schwerpunkte, Fachkennzeichen und PO-Version unterscheiden können. Mit dem Button "Studiengänge anzeigen" können Sie diese zur Ansicht bringen. Dies ist aber nur deskriptiv, die Zählung selbst wird aber auf der Ebene der Kombination von Fach, Abschluss und Regelstudienzeit vollzogen. Grund: Studienverläufe ändern sich in der Regel auf feinerer Ebene wie z.b. Vertiefungen, indem ein Studierender z.b. im 3. Fachsemester eine Vertiefung wählt. Außerdem werden Prüfungen i.d.r. nicht so "fein" verbucht wie Immatrikulationen, oft wird nur Fach und Ab-

15 15 schluss angegeben. Wenn Sie in Ihrer Tabelle mehrere Abschnitte von Studiengängen mit gleichem Fach und Abschluss finden, aber unterschiedlicher Regelstudienzeit, sollten Sie prüfen, ob überall eine korrekte Regelstudienzeit hinterlegt ist. Sie können die Auswahl nun auf "Studierende in %" ändern, dann werden alle Zahlen relativ zur Anfängerkohorte ausgegeben. In der ersten Zeile sind natürlich alle Werte = 100. Die "9" in der letzten Zeile und dritten Spalte bedeuten also, dass sich von der Anfängerkohorte WS 2007/2008 im dritten Semester über der Regelstudienzeit (also hier im 9. Semester) noch 9% der Studierenden befinden. Darüber hinaus können Sie statt der Fachsemester in den Zeilen auch die Lehrplansemester auswerten. Wählen Sie dazu im Feld "Fach- oder Lehrplansemester" den entsprechenden Wert. Die Tabelle wird dann neu aufgebaut:

16 16 Interessant ist hier, daß sich kein Student mehr über der Regelstudienzeit befindet Variation der Ausgabe Absolventen Sie können die Ausgabe auch auf "Absolventen" ändern, hierbei schließen wir zunächst auch die Abwanderer mit ein, d.h. Studierende aus der jew. Anfängerkohorte, die in einem beliebiegen Studiengang eine erfolgreiche Hauptprüfung absolviert haben: Von der Kohorte der Studienanfänger im WS 2007/2008 haben immerhin 10 Studierende in zwei Semestern über der Regelstudienzeit einen Abschluss gemacht.

17 17 Die gleiche Auswertung ohne die Abwanderer gibt das gleiche Ergebnis, d.h. kein Studierender hat gewechselt Abbrecher Über die Ausgabe können Sie auch die Abbrecher ausweisen: Die Auswahl "Abbrecher inkl. Abwanderer" bedeutet, daß die Studierenden, die den Studiengang verlassen haben und in einen anderen Studiengang gewechselt haben, und dann ohne Abschluss das Studium beendet haben, hier gezählt werden. Wenn Sie "Abbrecher ohne Ab-

18 18 wanderer" wählen, dann werden nur die Studierenden gezählt, die den Studiengang nicht gewechselt haben und dann das Studium beendet haben Exmatrikulationsgründe Wenn Sie die Auswahl auf "Exmatrikulierte" ändern, zählen Sie nur die Studierenden, die einen Exmatrikulationsgrund angegeben haben (beachten Sie daß Exmatrikulierte keine Abbrecher sein müssen, sie können auch "mit Prüfung" exmatrikuliert worden sein). Sie können weitere Exmatrikulationsgründe filtern (mit Prüfung, Hochschul-Wechsel), diese würden dann die obige Selektion noch weiter einschränken. 4 Steckbrief und Leistungsumfang Das Management Modul ist in der Version 1.0 auslieferbar und bietet: Nahtlose Installation und Einbettung in ein vorhandenes SuperX Eine konfigurierbare Login-Seite, die nicht zur normalen SuperX-Oberfläche führt, sondern direkt zur Startseite des Moduls. Ein fertiges Set an Beispielkennzahlen aus verschiedenen Bereichen der Hochschulstatistik. Diese müssen ggf. angepaßt werden. Die jeweils aktuelle Liste finden Sie in der beigefügten PDF-Datei, ein Screenshot ist hier:

19 19 Sofern Fakultäten HIS-konform gepflegt werden (Tabelle k_stg / k_fb im Bereich Studierende, Tabelle inst im Bereich Ressourcen), auch Statistiken nach Fakultäten. Wenn COB-GX im Einsatz ist, auch den Abruf von Kosten pro Student Manuelle Schnittstelle für Daten, die nicht aus HIS Systemen kommen. Diese müssen numerisch sein und können nach den Merkmalen Kostenstelle, Studiengang (KLR), Fach (intern), Fachgebiet (Bund), Jahr, Semester klassifiziert werden. Wir sind bei der Entwicklung in Vorleistung gegangen, um ein überzeugendes System direkt ausliefern zu können. Was das Modul in der ersten Auslieferung noch nicht bietet: Abfrage fakultätsspezifischer Rechte einzelner Benutzer Browserbasierte Oberfläche zur Pflege von Kennzahlen Abfrage nach Lehreinheiten