LIZENZMANAGEMENT. Richtig und optimal lizenziert. PROFI Engineering Systems AG Heiko Grüneberger SW Vertrieb

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1 Richtig und optimal lizenziert PROFI Engineering Systems AG Heiko Grüneberger SW Vertrieb

2 AGENDA 01 Generelles zum Thema Lizenzmanagement 02 Warum ist die richtige Lizenzierung so schwer? 03 Veränderungen im IT Markt 04 Lizenzmanagement ein Stiefkind in der IT 05 Wie wird aktuell das Thema SAM gelöst? 06 Ergreifen Sie die Initiative Lizenzmanagement und Software Check

3 GENERELLES ZUM THEMA LIZENZMANAGEMENT Ziele und Aufgaben Einhaltung der herstellerspezifischen Lizenzbedingungen Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Haftungsrisiken reduzieren (persönliche Haftung der GF / des IT Mngt) Effizienten Einsatz verfügbarer Lizenzen sicherstellen Ungenutze / nicht genutzte Software vermeiden (Shelfware) Optimierung der Lizenzmodelle Wartungsverträge optimal gestalten (Laufzeiten, Vertragsformen) Abteilungs-/ nutzungsgerechte Weiterbelastung von Softwarekosten Illegalen Softwareeinsatz vermeiden Lizenzmanagement und Software Check

4 WARUM LIZENZ MANAGEMENT Überblick über Anzahl der Lizenzen Hardware Abhängigkeiten Richtlinien der Hersteller und laufende Lizenzänderungen Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen Die Folgen: Hohe und ungeplante Ausgaben (nach Compliance/Audits) Quelle: PROFI Lizenzmanagement Software Check und Software Check

5 VERÄNDERUNGEN IM IT MARKT Auswirkungen auf Hersteller Hardware wird immer performanter Software benötigt immer mehr Ressourcen Virtualisierung stellt neue Anforderungen an Softwarelizenzierung Entwicklungszyklen der Software werden immer kürzer Hersteller müssen ihre Lizenzmodelle den neuen Geschäftschancen entsprechend anpassen Auswirkung auf Ihr Unternehmen Mehr Leistung / mehr Wertigkeit (PVU) Aufrüstung oder Neuanschaffung von Hardware Lückenhafte Lizenzmodelle, die zu hohen Kosten führen Erfordert ein gutes Management zwischen Maintenance und After Lic. Birgt gutes Einsparungspotential, das viel zu wenig genutzt wird Lizenzmanagement und Software Check

6 LIZENZMANAGEMENT EIN STIEFKIND IN DER IT Was ist eine Lizenzbilanz? Kaufmännische Lizenzinventarisierung Lizenzrelevante kaufmännische Daten sammeln, z.b. anhand von: Reseller-Reports, Rechnungen Verträge Lizenzdokumente Effektiven Lizenzbestand ableiten (= nachweisbare, vorhandene Nutzungsrechte) Softwareinventarisierung Relevante Nutzungsdaten sammeln, z.b. anhand von: Matrix42-Daten (für Client-Installationen) CMDB-Daten (für Server Software) Lizenzmetrik Tools (ILMT) Manuelles Erfassen der Daten (PVUs, User, RVUs, usw.) Effektive Nutzung ableiten (= lizenzpflichtig eingesetzte Software- Mengen) Lizenzbilanzierung Kaufmännisches Lizenzinventar und SW-Inventar gegenüberstellen Lizenzbilanz analysieren und bedarfsweise Maßnahmen zur Behebung von Fehllizenzierungen ableiten Lizenzmanagement und Software Check

7 LIZENZMANAGEMENT EIN STIEFKIND IN DER IT Was ist Lizenzmanagement? Regelmäßige Software- bzw. Lizenzinventur Lizenzvertragsverwaltung Nutzungsrichtlinien für Software Aktualisierungsplanung Bedarfsplanung neuer Software Beschaffungsplanung Lizenzmanagement und Software Check

8 LIZENZMANAGEMENT EIN STIEFKIND IN DER IT Lizenzmanagement, unabdingbar für Unternehmen Entscheider beschäftigen sich intensiv mit: Software Auswahlprozessen / -vergleichen Kosten- / Nutzenanalysen Ein aktives Software Lizenzmanagement betreiben die meisten jedoch nicht. Sie sollten das EINE tun ohne das ANDERE zu lassen! Entsprechende Befragungen der IT Abteilungen (experton Group 2010) ergaben: 50% der Unternehmen größer 500 Mitarbeiter setzen KEIN SAM ein 70% der Unternehmen kleiner 500 Mitarbeiter setzen KEIN SAM ein Bei schätzungsweise > 75% der Unternehmen liegt eine Fehllizenzierung vor Lizenzmanagement und Software Check

9 LIZENZMANAGEMENT EIN STIEFKIND IN DER IT Daraus resultiert: Unternehmen bezahlen zu viel für nicht benötigte Software für zu viel bezogene Software (Umverteilung) Softwarewartung Supportkosten, ohne dass es im operativen Geschäft auffällt % der Softwarebeschaffungen sind falsch oder nicht bedarfsgerecht erworben. Bezogen auf jeden einzelnen Arbeitsplatz werden ca. 300 bis Euro pro Jahr verschwendet (lt. Deloitte) Lizenzmanagement und Software Check

10 WIE WIRD AKTUELL DAS THEMA SAM GELÖST? Software Asset Management Lösungsvarianten : mit Boardmitteln Vorliegende Unterlagen und Reports bilden die Basis Lizenzerfassung und Überprüfen der gekauften Lizenzen Recherchieren und Erfassen der Installationen Beauftragen eines externen Dienstleisters mit spezifischem Lizenzwissen mit einem geeigenten SAM Tool 100% Compliance gibt es (fast) nicht Permanente Veränderungen der Lizenzmodelle Veränderungen von Abhängigkeiten wie z. B. Hardware Lizenzmanagement und Software Check

11 RICHTIG LIZENZIEREN ABER WIE? Software Beschaffung Budgetierung Bedarfs- Planung Auswahl Bestellung Lizenzpool Inventarisierung Stilllegung Software Lifecycle Wartung Installation Veränderungen Asset Management Software Verwendung De-installation Ersetzen Lizenzmanagement und Software Check

12 Fokus Desktop LIZENZMANAGEMENT SOFTWARE ASSET MANAGEMENT WERKZEUGE Discovery Interpretation Centennial Discovery Keine Software ermöglicht eine Interpretation BDNA Managesoft Microsoft SMS iquate IBM Snow Software Miss Marple (Adlon) Altiris/Symantec Acresso Inventarisierung Fokus Server Monitoring Quelle: Deloitte Lizenzmanagement und Software Check

13 KONSEQUENZEN FÜR IHR UNTERNEHMEN SAM zum Unternehmensprozess machen Zielgruppen treffsicher informieren Die Organisation Ihrer Berichtspflicht optimal gestalten Prozesse transparent gestalten und nachvollziehbar machen Monitoring und Überprüfbarkeit sauber regeln Einhaltung der Compliance-Vorschriften kommunizieren und Compliance- Bestätigungen vom Hersteller einfordern! Machen SIE den ersten Schritt. Auf Verstöße schnell und detailliert reagieren Lizenzmanagement und Software Check

14 ERGREIFEN SIE DIE INITIATIVE Warten kann teuer werden! Sprechen sie Ihren Lizenznehmer aktiv auf das Thema an. Arbeiten Sie daran, optimal Lizenziert zu sein lassen Sie es sich vom Hersteller bestätigen oft werden anderen Zertifikate nicht anerkannt. Hilfe, ich werde geprüft auf was muß ich achten? Erwarten Sie eine Lizenzprüfung? Sprechen Sie mit Spezialisten. Sie sparen viel Zeit und Geld, weil Sie vorbereitet in den Check gehen. Am Ende der Prüfung erfolgt mit Ihnen ein Abschlussgespräch erwirken Sie in dem Gespräch einen Konsens er beeinflusst das Ergebnis. Haben Sie Geduld, der Prüfer macht nur seinen Job Lizenzmanagement und Software Check

15 TYPISCHE UNTERNEHMENSSITUATION Penalty Kosten Mehrausgaben Überlizenziert Unterlizenziert Überlizenziert Gekauft Genutzt Zu lizenzieren Notwendige Ausgaben H a b e n S i e I h r e S o f t w a r e a u s g a b e n i m G r i f f? Lizenz und Software Asset Management

16 KOSTEN EINES LIZENZ AUDITS DURCH HERSTELLER Referenzbeispiel* Produkt Ergebnis aus Hersteller-Audit Nachberechnung zu Listenpreisen IBM Tivoli Storage Manager for DB + Renewal Jahr rückwirkend als Strafe IBM Websphere MQ Series + Renewal Jahr rückwirkend als Strafe Processor Value Units , , Processor Value Units , ,60 Aufwandskosten Tage ,00 SUMME ,40 Produkt Ergebnis aus PROFI Software Check Nachberechnung zu Projektpreisen Produkte siehe oben Unterlizenzierung siehe oben SUMME ,00 Ersparnis: ,4,00 *Die Nachberechnung durch den Hersteller fand nicht statt, da die PROFI AG rechtzeitig eingebunden und die Differenz vorher bereinigt wurde Lizenzmanagement und Software Check

17 OPTIMIERUNG versus BLINDER ERNEUERUNG Referenzbeispiel Produkt Lizenzierungs- Modell Ergebnis aus Hersteller-Audit Laufende Wartungskosten IBM Communications Bundle CEO Modell ausreichend lizenziert Summe laufende Wartungskosten ,00 (für 3 Jahre) Ausreichend ist nicht gleich optimal! Produkt IBM Lotus Notes IBM Lotus Enterprise Server Summe laufende Wartungskosten Lizenzierungs- Modell Ergebnis aus PROFI Software Check Umstellung Lizenzierungs- Modell CO downgrade Client/Server LIzenzierung Laufende Wartungskosten ,00 (für 3 Jahre) Ersparnis: , Lizenzmanagement und Software Check

18 ERGREIFEN SIE DIE INITIATIVE Informiert sein ist extrem wichtig Wie lauten Ihre Vertragsbedingungen? Haben Sie Standardverträge oder ELA / ESSO? Müssen Sie die Lizenz vor der Installation erwerben oder gibt es abweichende Vereinbarungen mit dem Hersteller? Müssen Sie Lizenzen quartalsweise melden?... oder haben Sie ein Enterprise Agreement auf jährlicher Basis? Lizenzmanagement und Software Check

19 PROFI LIZENZ MANAGEMENT LIZENZ MANAGEMENT MODULE DER PROFI Modul 1: PROFI IBM Software Check Modul 2: PROFI Software Asset Management Modul 3: PROFI Manged Services for Software Asset Management Installation Tool x Weitere. Weitere Lizenzmanagement und Software Check

20 COMPLIANCE LÖSUNGEN DIE GELDDRUCKMASCHINE! Auswirkungen der Compliance auf Kunden Für Hersteller ein Verkaufsargument IT löst keine Compliance sie unterstützt bei Design, Management und Überwachung Komplexe Lizenzkonstrukte der Hersteller = Dschungel für den Kunden Variieren von Hersteller zu Hersteller Es drohen empfindliche Maßnahmen bei Nichteinhaltung Nichts tun = Sie verlieren Zeit und Geld, beides benötigen sie für andere Themen Nehmen Sie sich des Themas an sie haben nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte!!! Lizenzmanagement und Software Check

21 DAS ANGEBOT DER PROFI AG Wir helfen Ihnen den richtigen Weg zu finden 1. Start up Workshop Gemeinsam werden Ziele definiert. Z. B.: Welche Hersteller sollen beleuchtet werden? Ist der Einsatz eines SAM Tools bei Ihnen sinnvoll? Etc. Ziel: Auswahl der Service SAM Module Durchführung des gewählten Moduls. Sprechen Sie uns an!!! Lizenzmanagement und Software Check

22 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT MARTIN LANGE BUSINESS DEVELOPMENT TEL:

23 ZIELGRUPPE Wenn folgende Aussagen für Sie zutreffend sind, macht ein SW Check Sinn: a a a a a a a a a a a Wir setzen IBM Software ein Die Wartung unserer Software läuft demnächst aus Wir wissen, dass ein Lizenz Audit durch den Software Hersteller ansteht Wir betreiben unsere Software auf einer virtualisierten Infrastruktur (x86, Unix, Mainframe) Die Wartungsverträge für unsere Software Lizenzen enden zu unterschiedlichen Zeitpunkten Wir wissen nicht, ob wir ausreichend und/oder optimal lizenziert sind Wir möchten die Software Kosten intern einfacher verrechnen können Wir haben verschiedene Standorte und möchten unsere Lizenzen konsolidieren Wir möchten ein anderes Unternehmen kaufen Wir werden durch ein anderes Unternehmen gekauft Wir suchen Einsparungspotential ohne technische Einschränkungen PROFI Software Check

24 DIE HÄUFIGSTEN GRÜNDE FÜR UNTERLIZENZIERUNG - Neue Hardware Infrastruktur (Server, Storage (Tape), Virtualisierung) - z.b. neue Hardware für Virtualsierung: VMware, POWER VIOS, z/vm, etc. - Neue Hardware, gleiche Anzahl Sockets, gleiche Anzahl Kerne und dennoch unterlizenziert - PVU Zählung ist zu komplex - Insbesondere in virtualisierten, stark dynamischen Umgebungen - Außenstellen, mit dezentralem Einkauf - Durch die Existenz mehrerer Verträge bei den Herstellern, verliert der Kunde den Überblick - Einbindung von externen Mitarbeitern und Partnern - Falsche Lizenzierung externer User gleicht einer Unterlizenzierung - Keine dedizierte Person für Lizenz Management - IT-Mannschaft pflegt die Bestände manuell neben dem daily Business - IT-Administratoren sind verantwortlich für Applikation, jedoch nicht für Lizenzierung - Unternehmenswachstum - Einstellung neuer Mitarbeiter, Kauf von Unternehmen, Beteiligung an Unternehmen. - Falsche Beratung - IT-Partner mit hohem technischen Skill, jedoch fehlendem know-how im Lizenz Management - etc PROFI Software Check

25 EINSPARUNGSPOTENZIAL BEI LIZENOPTIMIERUNG Erfahrungswerte IBM Brands Flexibilität der Modelle Einsparungspotential Lotus Rational Rational Websphere Information Management Tivoli Tivoli PROFI. Zertifiziert für alle IBM Brands. Websphere Lotus hoch Information Management mittel gering PROFI Software Check

26 PROFI LIZENZ MANAGEMENT ABLAUFPLAN BEI EINEM SOFTWARE CHECK Planung Kick-Off Meeting Kunden- Selbst- Analyse PROFI Software Check Abstimmen der Lizenzen Bestätigung und Übergabe Terminvereinbarung Absprache mit dem Kunden über den Leistungsmfang Verständnis für die IT-Umgebung Übereinkunft über den Umfang der Prüfung Identifizierung von Kontakten in der IT Besprechung der Datenerhebung Vereinbarung von Terminen für die weiteren Schritte Erhebt Informationen über den Softwareeinsatz Plausibilisierung von Servern zur Verifizierung der Korrektheit der erhobenen Daten Prüfung von Stichproben zur Sicherstellung der Vollständigkeit Prüfung der beim Hersteller hinterlegten Grunddaten und Lizenzen Abstimmung von erworbenen Lizenzen und Wartung mit der tatsächlichen Nutzung Erstellung und Vorstellung des Berichts als Entwurf Besprechung mit dem Kunden Übergabe an Lizenzgeber Hand-Off Meeting Lizenzmanagement und Software Check