Mit Business Intelligence zum echten Mehrwert für Unternehmen

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1 Mit Business Intelligence zum echten Mehrwert für Unternehmen Erschienen in der E3 06/2007 Von Dr. Armin Elbert, REALTECH AG Zukunftsorientierte Unternehmen betrachten Informationen über die eigenen wirtschaftlichen Kennzahlen als Kapital mit strategischem Wert. Die Geschwindigkeit und Effizienz, mit der es diese Unternehmen schaffen, Vorteile aus den vorhandenen Informationen zu erzielen, wird in Zukunft darüber entscheiden, wer im Wettbewerb zu den Gewinnern und wer zu den Verlierern zählt. Um aus Informationen reale Werte erzeugen zu können, ist jedoch mehr erforderlich als lediglich das Verständnis für wichtige funktionale Prozesse im Vertrieb-, Logistik- und Finanzumfeld. Dies wird im Zeitalter globaler und virtueller Unternehmen dadurch erreicht, dass Informationszentren sowohl funktionsbezogene als auch funktionsübergreifende Sichten auf das Unternehmen ermöglichen. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Informationsbedürfnisse aller beteiligten Ebenen - von der Geschäftsleitung bis zur operativen Ebene berücksichtigt werden. Die Herausforderung dieses Prozesses liegt nun darin, aus den vorliegenden Daten relevante Informationen zielgruppenspezifisch zu filtern und aufzubereiten. Hier spielt die Business Intelligence- Plattform eine entscheidende Rolle. Diese Anwendung liefert durch die Analyse von Geschäftsdaten eine wichtige Handlungsgrundlage für das Management. Bedingung ist, dass die entsprechende Plattform Entscheidungen in allen Aufgabenbereichen unterstützt, ohne zu sehr auf technische Einzelheiten einzugehen. Business Intelligence als Instrument für das Management SAP NetWeaver 2004s mit der Komponente Business Intelligence, kurz BI, bietet die ideale Plattform, um unterschiedliche Informationsbedürfnisse zu befriedigen: die Möglichkeit, Daten aus SAP- und SAPfremden Quellen zu laden, Werkzeuge, um diese Daten umzuwandeln, Funktionen für die Integration von Daten und leistungsfähige Analysefunktionen bis hin zur integrierten Planung und komplexen Simulationen. Also vielfältige Funktionen, die diese Komponente für den Einsatz bei der Integration und Optimierung von Business Cases prädestinieren. Business Intelligence ist ein Werkzeug, das sich im gesamten Unternehmen einsetzen lässt. Sämtliche Ebenen und Bereiche, vom Sachbearbeiter bis zum Manager oder vom Einkäufer bis zum Vertriebsmitarbeiter, profitieren von den bedarfsgerechten Informationen. Der gesamte Management- Prozess wird somit unterstützt. Die Funktionen von BI lassen sich in die folgenden vier Teilbereiche unterteilen: 1 -

2 Informationsbereitstellung Mit Hilfe der verschiedenen Frontend-Tools stellt das System auf Knopfdruck die gewünschten Informationen dar und ermöglicht deren effektive Nutzung. Dies setzt allerdings voraus, dass die relevanten Daten aus allen Systemen, SAP und Non-SAP, einheitlich und strukturiert zur Verfügung stehen. So können alle Mitarbeiter des Unternehmens individualisierte Berichte auf einfachem Weg abrufen und zwar in der Detailtiefe, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Ganz gleich, ob es sich um aggregierte Statusberichte, detaillierte Listen oder Bewertungen mit definierten Kennzahlen handelt. Analyse Um Zusammenhänge analysieren zu können und deren Ursachen zu finden, reichen einfache Reports in der Regel nicht aus. Hier gilt es, vorhandene Informationen mit Datenquellen beispielsweise externer Provider anzureichern und gegen Kennzahlen zu vergleichen (Key Performance Indicator KPI). Diese sind gezielt in Relation zu setzen, um werthaltige Business-Analysen zu erhalten. Im BI-System stehen die dazu benötigten Analysemethoden und -instrumente wie Data Mining, Analyse Prozess Designer, Abweichungsanalysen usw. zur Verfügung. Diese Methoden helfen, Veränderungen und Abnormitäten sofort zu erkennen und zu visualisieren. Die Alarmierung kann beim Überschreiten von individuell festgelegten Grenzwerten zum Beispiel über eine -Benachrichtigung erfolgen. Key Performance Indicator (KPI) sind definiert als Kennzahlen, die quantitativ erfassbare Sachverhalte eines Unternehmens in konzentrierter Form darstellen können. Neben absoluten Größen werden relative Größen in Form von Beziehungs-, Gliederungs- oder lndexzahlen unterschieden. Da KPIs aggregierte Informationen abbilden, dienen sie meist dazu, schnell und prägnant über ein ökonomisches Aufgabenfeld zu informieren. Kennzahleninhalte und -werte orientieren sich an den jeweiligen Analysezielen. Sie dienen als Bewertungsmaßstab für Soll-Ist-Abweichungsanalysen, Zeitreihenanalysen und vieles mehr. Planung Business Intelligence stellt Auswertungen zur Verfügung, die auf Informationen aus unterschiedlichen Systemen beruhen. Diese dienen als Grundlage, zur besseren Einschätzung zukünftiger Entwicklungen und helfen die Entwicklung des eigenen Unternehmens mit den strategischen Zielsetzungen besser abgleichen zu können. Diese Informationen werden mit Hilfe von KPIs und Balanced Scorecards eindeutig beschrieben und fungieren als Messlatte für die Leistung des Unternehmens. Die neu integrierte Planungskomponente Business Planning and Simulation (BPS) von SAP kann nun konsistente Teil- und Gesamtpläne für integrierte Planungskonzepte erstellen. Weiterhin ist es möglich, verschiedene Rahmenbedingungen zu simulieren und darauf aufbauend Szenarien für zukünftige Entscheidungen zu erarbeiten. 2 -

3 Maßnahmen ableiten und Entscheidungen treffen Jeder durchgeführten Analyse liegen bestimmte Ziele und Rahmenbedingungen zugrunde. Aus den Ergebnissen können die Verantwortlichen einerseits genau ermitteln, inwiefern festgelegte Ziele erreicht wurden und ob sich Rahmenbedingungen verändert haben. Darüber hinaus lassen sich neue Leitlinien und Vorgaben für zukünftiges Handeln ableiten, die dann im operativen Geschäft als Orientierungshilfe oder Entscheidungsgrundlage dienen. Information als Produktionsfaktor Die klassische Volkswirtschaftslehre untersucht seit Langem, wie sich die Faktoren Arbeit, Kapital und Boden auf Unternehmen auswirken. Neuerdings werden zusätzlich dazu auch Wissen oder Informationen als Produktionsfaktoren betrachtet. Wissen ist dabei die Abstraktion von Information. Experten zählen dieses Wissen mittlerweile zu den kritischen Erfolgsfaktoren eines Unternehmens. Informationstechnologien entwickeln sich in rasantem Tempo und eröffnen damit weitreichende Unterstützungspotenziale, die es durch zielgerichtetes Informationsmanagement zu nutzen gilt. Die wichtigste Aufgabe des modernen Managers ist, das eigene Unternehmen mit den entscheidenden Informationen richtig zu steuern. Entscheidungsprozesse müssen immer schneller abgeschlossen sein. Der Wettbewerb bietet ständig neue Herausforderungen und gesetzliche Bestimmungen, wie Basel II oder der Sarbanes-Oxley Act, ändern sich in immer kürzeren Zeitabständen. Gut aufbereitete Informationen sind heutzutage wichtiger denn je. Hierbei sollten diese, möglichst auf Knopfdruck, allen Ebenen des Unternehmens zur Verfügung stehen. Sicherlich kennt beinahe jeder die Situation, kurz vor einer wichtigen Besprechung noch Auswertungen, aggregierte Kennzahlen und weitere relevante Informationen zusammentragen und übersichtlich aufbereiten zu müssen. Zur Entscheidung über teilweise richtungweisendes Vorgehen benötigt das Management fundierte Informationen über die aktuelle Situation des Unternehmens und des Marktes. Selbst in Bezug auf zukünftige Entwicklungen können statistische Methoden Prognosen und Trends abbilden. Informationen gehören somit zum Betriebskapital und bilden einen kritischen Wettbewerbsfaktor. In den meisten Unternehmen stehen Informationen aber nicht gebündelt auf Knopfdruck zur Verfügung. Mitarbeiter müssen sie aus verschiedenen Systemen zusammentragen und oft sogar manuell in Excel weiterverarbeiten. Dies bedingt großen Aufwand und hat zur Folge, dass wichtige Ergebnisse erst nach Tagen oder sogar Wochen vorliegen. Dass diese Vorgehensweise Schwachstellen hat, dürfte unumstritten sein. Manuelle Auswertungen sind zudem sehr fehleranfällig und darauf basierende Entscheidungen haben einen hohen Unsicherheitsfaktor. Durch die lange Bereitstellungszeit kann es vorkommen, dass die Informationen zum Zeitpunkt der Fertigstellung eines Reports schon wieder veraltet sind. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem der hohe 3 -

4 Personalaufwand, der aus dem zeitaufwändigen Zusammensuchen der gewünschten Informationen resultiert. Oft gibt es auch nur eine Person im Unternehmen, die sich genau damit auskennt, was zu einer hohen personellen Abhängigkeit führen kann. Management Cockpit Von der Business-Analyse zum optimierten Business Case Die Ursachen für diese Schwachstellen sind vielfältig. Oft fehlen optimierte Prozesse, strukturierte Methoden und geeignete Werkzeuge. Hier kann die Einführung eines Management Cockpit helfen. Doch was muss man sich darunter vorstellen? Das Management Cockpit wurde 1989 von Patrick M. Georges in Brüssel entwickelt, als Informationszentrum zur Optimierung der Entscheidungsfindung in Teams. Das Management Cockpit ergibt sich aus der Darstellung verdichteter Informationen beispielsweise in Grafiken, Tabellen und so genannten Ampelsystemen. Vorzugsweise handelt es sich um eine einfache, aggregierte Aufstellung von Kennzahlen und leicht zu interpretierenden Grafiken für die strategische Planung und Steuerung eines Unternehmens. Die entsprechenden Darstellungsformen sind speziell für die einfache Wiedergabe komplexer Zusammenhänge geeignet. Bei einer typischen SAP-Landschaft stellen die beiden Teile Business Intelligence (BI) und Enterprise Portal (EP) die Kernkomponenten eines Management Cockpit in diesem Umfeld dar. Der Einsatz eines Management Cockpit bietet dabei entscheidende Vorteile. In erster Linie bietet es einen Single Point of Access zu allen unternehmensrelevanten Informationen, die bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen. Die Nutzer erhalten individualisierte Sichten auf interne und externe Informationen ebenso wie alle wichtigen KPIs, die Aussagen über die Unternehmensperformance zulassen. Durch einfache und dennoch gehaltvolle Visualisierungsmöglichkeiten können die Verantwortlichen wesentliche Informationen schneller erfassen und interpretieren. Durch einen Web-Zugriff stehen die Daten jederzeit, auch auf Dienstreisen zur Verfügung. Schlussendlich zielen die genannten Aspekte darauf ab, es dem Management einfacher zu machen, wichtige Entscheidungen für das Unternehmen schnell und auf Basis profunder Informationen zu treffen. Die über das Management Cockpit bereitgestellten Auswertungen ermöglichen jedoch nicht nur der Ableitung operativer und strategischer Maßnahmen sondern können auch zur Optimierung von Geschäftsprozessen dienen. KPIs geben objektiv Auskunft über Prozessperformance und damit verbundenen Schwachstellen in Geschäftsabläufen. 4 -

5 Fazit Unternehmen, die auch in Zukunft erfolgreich sein wollen, brauchen zuverlässige und konsistente Daten, um daraus mit geeigneten Methoden neue Erkenntnisse für die Unternehmenssteuerung zu gewinnen. Das Management Cockpit beschleunigt Entscheidungsprozesse und hilft den zuständigen Entscheidern, die richtigen Unternehmensstrategien besser, schneller und sicherer zu erkennen und umzusetzen. Die ideale Basisplattform für die Entwicklung eines Management Cockpits in SAP-Landschaften bildet SAP Business Intelligence mit der Visualisierungsebene des SAP NetWeaver Enterprise Portals. 5 -

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