Leitfaden Business Intelligence im Mittelstand Inhalt

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1 Leitfaden Business Intelligence im Mittelstand Inhalt Was heißt Business Intelligence (BI)? S. 2 Der Nutzen von BI S. 3 Nutzenbeispiel: BI als Helfer in der Wirtschaftskrise S. 5 Auch der Mittelstand fragt zunehmend nach BI S. 6 Typische Phasen eines BI-Projekts S. 8 Professioneller Business Intelligence-Check S. 10 1

2 Was heißt Business Intelligence? Wissen in einer verwertbaren Form ist in vielen Unternehmen Mangelware, weil Informationen häufig zwar in unterschiedlichen Organisationsbereichen gespeichert und damit vorhanden sind, aber für andere Abteilungen nicht oder nur schwer nutzbar sind. Hinzu kommt, dass sich die bestehenden Daten nur schwer analysieren lassen. Das wettbewerbsintensive, dynamische Umfeld verlangt jedoch schnelle Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Fakten und Zahlen. Nur zu oft müssen sich allerdings Führungskräfte und Entscheidungsträger mit unvollständigen Daten zufrieden geben oder können nicht in ausreichender Weise auf die benötigten Informationen zugreifen. Eine fundierte Entscheidungsfindung in kritischen Bereichen wie Kunden, Produkte, Rentabilität oder bei der Erschließung neuer Erlösquellen ist so nicht möglich. Die Lösung lautet Business Intelligence. Der Definition nach verbirgt sich dahinter eine Vorgehensweise, um aus unterschiedlichen Unternehmensdaten eine sichere Entscheidungsbasis zu schaffen. In der Praxis bedeutet dies, dass Daten operativer Systeme und externer Quellen, die vielfach in einzelnen Datenbanken und/oder Systemen verankert sind, gesammelt, strukturiert und zentral verfügbar gemacht und in Informationen transformiert werden, die für die Entscheidungsfindung im Unternehmen genutzt werden können. Business Intelligence ist dabei weniger ein eigenes System als vielmehr der Oberbegriff für Datenintegration, Data Warehousing, Data Mining, Online Analytical Processing, Knowledge Management etc. Das Aufgabenfeld einer Business Intelligence-Lösung lässt sich daher durch Bereitstellung quantitativer und qualitativer, strukturierter oder unstrukturierter Basisdaten, die Entdeckung relevanter Zusammenhänge, Muster oder Diskontinuitäten gemäß vordefinierter Hypothesen sowie die Teilung und Nutzung der gewonnen Erkenntnisse zur Stützung von Maßnahmen und Entscheidungen beschreiben. Somit lassen sich alle Prozesse der Datengewinnung und Datenhaltung steuern, überwachen und warten, während gleichzeitig mehrdimensionale Analysen der Daten, z.b. nach Produkten, Abteilungen oder Märkten, vorgenommen werden können. Das Management verfügt somit über die benötigten Tools und Funktionalitäten, um bedarfsgerechte Auswertungen von entscheidungsrelevanten Daten vorzunehmen, kurzfristig auf Veränderungen reagieren oder für strategische Entscheidungen die benötigte Datenbasis generieren zu können. 2

3 Nutzen von Business Intelligence Business Intelligence hat sich in den vergangenen Jahren immer mehr zum strategischen Wettbewerbsfaktor in den globalisierten Märkten entwickelt. Entscheidungen müssen schneller getroffen werden, um beispielsweise ungünstige Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und notwendige Korrekturen einzuleiten. Gleichzeitig muss die Kostenentwicklung gesteuert werden, um auf der Preisebene wettbewerbsfähig zu bleiben. In beiden Feldern bewirkt Business Intelligence eine deutliche Effizienzsteigerung. Denn trotz moderner ERP-Lösungen und einer fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse sind die Informationen und Daten im Unternehmen vielfach immer noch nicht erreichbar oder können nur mit großem Aufwand ausgewertet werden. BI dagegen bietet einen zentralen Zugriff auf die entscheidungsrelevanten Datenbestände und unterstützt auf diese Weise das Management unmittelbar. Dies gilt beispielsweise bei der Analyse des Absatzes einzelner Produkte in bestimmten Märkten, Kundengruppen oder nach einzelnen Kampagnen. Im Gegensatz zur klassischen Informationsbeschaffung, bei der die benötigten Informationen einzeln und in unstrukturierter Form aus einzelnen Abteilungen zusammengetragen und aggregiert werden mussten, bietet BI die automatische und schnelle Analyse der hierfür benötigten Daten. Die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens lässt sich dann deutlich steigern, wenn Schwächen im Absatz, zu hohe Kosten einzelner Produktbereiche oder Marktveränderungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden können. Zentraler Vorteil ist dabei, dass Daten, die verteilt im gesamten Unternehmen in verschiedenen Datenbanken der Produktivsysteme und in unterschiedlichen Formaten gespeichert sind, zentral zur Verfügung stehen. Ohne Belastung der operativen Prozesse lassen sich so gezielt, zeitnah und umfassend Analysen der Informationsbestände im Data Warehouse vornehmen. Gleichzeitig können Reportings bezüglich bestimmter Produkte oder Märkte automatisiert und direkt den entsprechenden Entscheidungsträgern im Unternehmen zugeleitet werden. 3

4 Nutzenbeispiel: BI als Helfer in der Wirtschaftskrise Business Intelligence (BI) hilft den Unternehmen, die Wirtschaftskrise besser zu überstehen. Nach einer Erhebung des Beratungshauses novem business applications GmbH unter mehr als 200 BI-Anwendern urteilt jedes zweite befragte Unternehmen, dass es mit Hilfe dieser Lösungen die Auswirkungen der konjunkturellen Probleme besser bewältigen kann. Weitere 19 Prozent sehen darin zumindest teilweise eine wichtige Unterstützung. Lediglich in einem Drittel der Firmen bieten sie keine besondere Hilfestellung für diese außerordentlichen Anforderungen. Unternehmen, die die Business Intelligence-Lösungen hierbei als förderlich erachten, betonen zu 63 Prozent als Nutzeneffekt besonders, damit einen präziseren Blick auf die vorhandenen Stärken und Schwächen erlangt zu haben. Ähnlich viele urteilen, dass sie auf Basis der Datenanalysen einen schnelleren Kurswechsel in den Strategien initiieren konnten. Gleichzeitig geben in der novem-studie 55 Prozent als ergänzenden Vorteil an, dass sich mittels der BI-Analysen die Ergebnisse von strategischen Entscheidungen besser beobachten lassen. Auch die Minderung des Risikos von Fehlentscheidungen durch exaktere Steuerungsinformationen nennen 57 Prozent als sehr nützlichen Aspekt von Business Intelligence, der gerade unter schwierigen konjunkturellen Bedingungen seine große Bedeutung für das Unternehmensmanagement zeigt. Zudem werden die Verantwortlichen nach Meinung jedes zweiten Befragten auch darin unterstützt, mutigere Entscheidungen treffen zu können, weil sie durch BI-Auswertungen besser abgesichert sind. Die außergewöhnlich schwierigen Entscheidungsverhältnisse für die Unternehmensmanager während der Wirtschaftskrise haben zweifellos auch die Business Intelligence-Lösungen vor eine Bewährungsprobe gestellt, urteilt novem- 4

5 Geschäftsführer Anastasios Christodoulou. Offenbar haben sie dabei mehrheitlich eine gute Figur gemacht, auch wenn BI in vielen Firmen noch längst nicht den gewünschten Durchdringungsgrad erreicht hat und vielfältige Möglichkeiten zur gesicherteren Unternehmenssteuerung noch ungenutzt bleiben. Diesen Hinweis auf noch ungenutzte Potenziale bestätigen auch die Ergebnisse der novem-erhebung, denn die besonderen Anforderungen der Krisenbewältigung haben nach Auskunft der Befragten auch Schwächen der bisherigen Business Intelligence- Strategien zutage gefördert. So geben vier von fünf Unternehmen an, während dieser Zeit unerwartete Defizite in der bisherigen BI-Ausrichtung erkannt zu haben. Für ein Drittel der Firmen bedeutet dies sogar die Notwendigkeit umfassender Optimierungsmaßnahmen. Zusätzliche 47 Prozent sind zu der Erkenntnis gekommen, dass sie in Teilbereichen Verbesserungen vornehmen müssen. Eigene Bemerkungen: 5

6 Auch der Mittelstand fragt zunehmend nach BI Für mittelständische Unternehmen wird der Einsatz von Business Intelligence- Lösungen (BI) nach eigener Aussage immer wichtiger. Ihnen sind nach einer Erhebung von novem besonders Funktionen für Reports, Analysen und Budgetierung wichtig. Allerdings verlangen sie BI-Lösungen mit kurzen Einführungszeiten, außerdem erwarten sie ein einfaches Preismodell und wollen sie nicht in spezielles technisches Know-how investieren müssen. Auch für den Mittelstand werden die Entscheidungsbedingungen immer komplexer und wachsen parallel dazu die Entscheidungsrisiken, zeigt sich novem- Geschäftsführer Anastasios Christodoulou von den Ergebnissen der Befragung wenig überrascht. novem hat ermittelt, dass in den Augen von einem Drittel der Mittelständler Softwarelösungen zur Unterstützung unternehmerischer Entscheidungsprozesse und Planungen inzwischen zum Pflichtprogramm gehören. Weitere 31 Prozent urteilen, dass sie immer wichtiger werden. Dagegen glaubt lediglich jedes fünfte befragte Unternehmen, es bestehe derzeit noch kein Bedarf an Lösungen für Business Intelligence. Allerdings hat der Mittelstand auch spezifische Anforderungen an solche Lösungen. So erwarten zwei Drittel, dass es zu keinen aufwändigen Projekten mit langen Implementierungszeiten kommt. Ähnlich viele möchten auch nicht mit der Notwendigkeit konfrontiert werden, IT-fachliches Know-how für diese Analyse- und 6

7 Planungsanwendungen aufbauen zu müssen. Zwei von drei Unternehmen ist es laut der novem-erhebung zudem wichtig, dass ihnen einfache Preismodelle für die BI- Lösung angeboten werden und sie nicht zu viel in Schulungen investieren müssen. Mehr als die Hälfte erwarten zusätzlich Applikation mit webbasierter Oberfläche und eine einfache Erweiterbarkeit der Lösung. Der Mittelstand achtet generell bei IT- Lösungen und insofern auch bei Business Intelligence sehr auf den Gedanken der Einfachheit, weil er sich sonst sowohl fachlich und organisatorisch als auch kostenmäßig überfordert fühlen würde, weiß der novem-geschäftsführer aus der Praxis. In funktionaler Hinsicht erwarten die befragten Firmen von den BI-Lösungen zuvorderst eine Erstellung vielfältiger Berichtsmöglichkeiten und praxisgerechter Analysen (71 bzw. 69 Prozent). Ebenso wollen rund zwei Drittel sowohl bei den Budgetierungen als auch bei den Planungsaufgaben wie etwa der Ausgaben- und Kapitalplanung sowie dem Personal- und Rentabilitätsmanagement unterstützt werden. Forecasting- Funktionen sind hingegen schon für deutlich weniger Mittelständler interessant (54 Prozent), noch weniger wünschen sich ein Dashboard zur übersichtlichen und kooperativen Bewertung von Analyseergebnissen. Eigene Bemerkungen: 7

8 Typische Phasen eines BI-Projekts 1. Bewertung der Ausgangsbedingungen Ziel dieser grundlegenden Phase des Business Intelligence-Projekts ist die möglichst detaillierte Bestandsaufnahme des Ist-Zustands im Unternehmen und darauf aufbauend eine Definition der Anforderungen. Entscheidungsträger sollten dabei frühzeitig verbindlich in das Projekt integriert werden, um eine tiefgreifende Unterstützung des Business Intelligence-Projekts zu sichern und rechtzeitig Akzeptanz für die anstehenden Veränderungen zu schaffen. Neben diesen Faktoren spielt im Rahmen der Evaluation des Ist-Zustands aber vor allem die technische Seite eine bedeutende Rolle. Dazu gehören beispielsweise Fragen wie: Welche Daten sollen integriert werden? Welche Datenbanksysteme/Datenformate liegen vor und müssen später von der einzusetzenden Lösung unterstützt werden? Gibt es Restriktionen bezüglich des Zugriffs auf die Datenbestände? Soll eine Echtzeit-Übernahme der Daten erfolgen oder sind turnusmäßige Aktualisierungen des Bestands ausreichend? Wenn diese und weiteren Fragen geklärt wurden, können die hieraus gewonnen Erkenntnisse in Form eines Projektplanes festgeschrieben werden, der als Basis für die anstehenden Entscheidungen genutzt werden kann. 2. Konzeptentwicklung Im Mittelpunkt der zweiten Projektphase steht die Konzeptionierung der späteren technischen Realisierung der BI-Lösung. Dabei muss vor allem eine Antwort darauf gegeben werden, wie ihre eigentliche Struktur gestaltet werden soll: In welcher Form sollen Daten gespeichert werden? Welche Dimensionen sollen abgebildet werden? Wem soll die Lösung für Analysen der Datenbestände zur Verfügung stehen? Zusätzlich ist endgültig zu klären, welche Quellsysteme Daten an das Data Warehouse übertragen sollen, wie das Mapping erfolgt und wie die Beladesteuerung, sprich: das Scheduling, abgewickelt wird. Wichtig ist zudem zu beantworten, in welchen Bereichen Business Intelligence zum Einsatz kommen soll. Ebenso ist die Frage der erforderlichen Projektressourcen zu beantworten. 8

9 3. Implementierung Im Rahmen der eigentlichen Implementierung ist es in einem ersten Schritt wichtig, dass das logische Datenmodell, das während der Konzeptionierung der Lösung entwickelt wurde, in ein physisches Modell im Data Warehouse überführt wird. Das heißt, dass die entsprechenden Datenbanken der Produktivsysteme integriert werden, der gewünschte/erforderliche Datenbestand überführt wird etc. Gleichzeitig muss während der Implementierungsphase ein bedarfsgerechtes Sicherheitskonzept einschließlich notwendiger Backup- und Recovery-Maßnahmen in die Praxis umgesetzt werden. Wichtig ist hierbei die Definition von Benutzergruppen, die Zugriff auf das System erhalten, Berechtigungskonzepten sowie Verfahrensmodellen für Ausnahmesituationen oder Systemfehler, die eine Wiederherstellung der Daten erfordern. Zusätzlich müssen die entsprechenden Prozesse für den Benutzer-Support definiert werden. Parallel hierzu empfiehlt sich der frühzeitige Aufbau eines kompetenten User- Helpdesks, um Probleme in der Anfangsphase der Nutzung schnell zu beheben und weiter die Akzeptanz unter den Benutzern zu stärken. Eigene Bemerkungen: 9

10 Professioneller Business Intelligence-Check Weil Business Intelligence-Projekte ebenso wie andere IT-Vorhaben vielfach ihre Ziele nicht präzise erreichen und nicht ausreichend kosteneffizient sind, hat novem ein systematisches Strategie-, Qualitäts- und Testmanagement entwickelt. Es beruht auf Best Practice und zielt mit seiner objektiven Methodik darauf ab, die Kosten in erheblichem Umfang zu reduzieren. Eingesetzt werden kann dieser BI-Check nicht nur vor der Entscheidung zur Einführung eines BI-Systems, sondern zur Qualitätsanalyse auch während der Implementierungsphase oder vor der Abnahme einer Business Intelligence-Lösung. In dem BI-Check von novem wird eine Situationsanalyse des Unternehmens durchgeführt, die sich an verschiedenen erfolgskritischen Faktoren orientiert. Dazu gehört einerseits die Antwort auf die Fragestellung, welche Vorgehensweise für den betreffenden Anwender am vorteilhaftesten ist. Andererseits wird geklärt, wie viel Aufwand für das Projekt zu veranschlagen ist und welche Eigenschaften die BI-Lösung idealerweise aufweisen sollte. Auch die Qualifikationsprofile des Dienstleisters und der internen wie externen Projektmitarbeiter werden definiert. Zudem werden die Erfordernisse hinsichtlich der Wartung und Services ermittelt. Darüber hinaus erhalten die Unternehmen eine Bewertung ihrer bisherigen bzw. vorgesehenen Maßnahmen bezüglich der vorgegebenen Ziele, Vorschläge für Strategien und pragmatische Maßnahmen sowie eine Kalkulation der Umsetzungsmöglichkeiten und Kosten. Durch ein solches Vier-Augen-Prinzip reduzieren sich deutlich die Projekt- und Budgetrisiken. Außerdem ist ein Strategieabgleich durch die Brille eines neutralen Dritten immer hilfreich. Die Kosten für diesen BI-Check liegen im niedrigen Prozent- Bereich der Projektaufwendungen und sind vom Volumen der BI-Maßnahme abhängig. Eigene Bemerkungen: 10