Software für die Verkaufsplanung und das Vertriebscontrolling. Autor: Dr. Ingo Ackermann Vogelbeerenweg Potsdam info@ackermann-consulting.

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1 Software für die Verkaufsplanung und das Vertriebscontrolling Autor: Dr. Ingo Ackermann Vogelbeerenweg Potsdam info@ackermann-consulting.eu

2 Was leistet die Software? Macht den Vertrieb produktiver Vernetzt Management, Auftragsbearbeitung und Außendienst Legt Schwachstellen offen Ermöglicht eine systematische Verkaufsplanung Auftragsprognose Individuelle Erfolgskontrolle Automatische Bestandesanpassung Unterstützt Pricing Erleichtert die Auftragserfassung

3 Auf einen Blick Cloud basierter IT-Service (SaaS) Nutzung mit verschiedenen Geräten, mobil und im Büro Ideal für die Koordination regionaler Vertriebsrepräsentanten ermöglicht eine systematische Absatzplanung bessere Entscheidungen durch den Einsatz von Prognoseverfahren Real-time Auftragsüberwachung intuitive Bedienung (easy to use) standardisierte Schnittstellen erleichtern die Integration in die IT des Kunden bietet mit wenigen Clicks entscheidungsrelevante Informationen SQL-Datenbank systemunabhängig Software as a Service (SaaS) bedeutet: der Kunde kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren

4 Merkmale Elektronisches Auftragsbuch mit online-lieferprüfung zeitnahe Kontrolle des Auftragsstatus individuell anpassbar (Auftragsdarstellung, Bildschirmtyp) kontinuierliches Monitoring des Vertriebserfolgs Differenzierte Zugriffsrechte (Kunden, Artikel, Analysen) Nutzerspezifische Perspektive (Verkaufsgebiet / Warengruppe, Zielerreichung, Einzelkundenanalyse, Kundenvergleiche, Auftragsstatus, ) SQL- und CSV-Schnittstellen für Datentransfer Controlling: Plan-Ist Vergleiche, Ranking, Kennzahlen, Prognosen Internet-basiert Admin-Funktionen: Nutzerverwaltung, Daten-Export Planung auf Gebiets- und/oder Kunden-Ebene

5 Vernetztes Arbeiten mit dem Verkaufsplaner Vorgaben Berichte Web Hoster Auftragsdaten Lieferinfos Bestellungen Bestellungen Analysen, Auftragsstatus, Aktionen

6 Zugriffsrechte Plandaten ergänzen Modul Lesen Ausführen alle Gruppen (eigene Kunden) alle Gruppen löschen ab level 3 Auftragsdaten bearbeiten ohne Auftragsstatus alle Gruppen (eigene Kunden) Auftragsstatus bearbeiten ab level 2 neu alle Gruppen (eigene Kunden) alle Gruppen löschen ab level 2 Kundendaten alle Gruppen (eigene Kunden) bearbeiten ab level 2 neu ab level 3 löschen ab level 3 Artikeldaten alle Gruppen bearbeiten ab level 2 neu ab level 2 löschen ab level 3 Nutzerdaten ab level 3 ab level 4 Auswertungen level 1: eigene Kunden ab level 2: gebietsübergreifend

7 Authentifizierung

8 Sicherheitsmerkmale Datenschutz nach EU-Standard Tägliche Datensicherung Verschlüsselte Verbindung im Produktivbetrieb Überwachung von Zugriffsrechten Eingabefelder werden auf Schadcode gefiltert Die Datenbank wird nicht direkt, sondern über vorbereitete Anweisungen bearbeitet Zugriffsrechte sind in einem.htaccess-verzeichnis geschützt Bei der Password-Einrichtung wird die Stärke des Passwords geprüft

9 Abbildung von Gebietsstrukturen Berichtslinien Warengruppen Spezialist Regionalleiter A Regionalleiter B Regionalleiter C Gebietsleiter 1, n Gebietsleiter 1, n Gebietsleiter 1, n

10 Erste Auswahlebene

11 Auftragsverwaltung (fiktive Daten) Unbearbeitete Aufträge (ohne Auftragsstatus) hervorgehoben

12 Elektronisches Auftragsbuch Eineindeutige Nummer wird generiert 2 Auswahlstrategien für die Artikelsuche

13 Bestellvorgang (easy to use) Valider Nettopreis wird aus Listenpreis und Kundenrabatt generiert (der Preisvorschlag kann verändert werden, um z.b. Sonderpreise zu machen)

14 Profileinstellungen und Admin-Funktionen

15 Was den Vertrieb umtreibt Wo haben wir noch Potenzial? Können wir unsere Verkaufsziele erreichen? Wohin geht der Markt? Was beschäftigt unsere Kunden? Was macht der Wettbewerb? Gibt es Lieferengpässe?

16 Was das Management beschäftigt Welche Artikel sind die Ertragsbringer, die Umsatzrenner, die Verlustbringer? Sind unsere Verkaufsziele realistisch? Wie sollten wir die Preise anpassen?

17 Antworten die die Software bietet

18 Auswertungsmodul

19 Variablen der Kennzahlenanalyse

20 Aufbereitung von Kennzahlen (fiktive Daten)

21 Variablen der Ranking-Analyse

22 Auswahl Artikel-Ranking

23 Artikel-Ranking

24 Variablen der Auftragsprognose

25 Auftragsprognose für Saisonartikel Handlungsbedarf

26 Unterschiede zu CRM-basierten Lösungen Merkmal Verkaufsplaner CRM-basiert Kundenkommunikation Vertriebssteuerung Erkenntnisse Bereitstellung aktueller Informationen zum Auftragsstatus Zielvorgaben, prognosebasierte Feinsteuerung, umsatz- und ertragsbasiert Artikel-, kunden- und regions-spezifische Kennzahlen, voraussichtlicher Auftragseingang, Kundenpräferenzen, Risiken Versand und Bereitstellung personalisierter Angebote Zielvorgaben, Computer gesteuerte Telefon- und Kampagnen, umsatzbasiert Artikel- und kundenspezifische Kennzahlen, Kundenansprache und -spezifika Schwerpunkte Verkaufsplanung und Controlling Kundenkommunikation, Prozessabwicklung und Prozessdokumentation Konzept Nachfrageorientiert (prognose- und analysegetrieben) Angebotsorientiert, nutzt online- Marketing und Social Media Schulungsaufwand Gering Zum Teil sehr hoch Controlling Strategisch und operativ operativ

27 Fazit Die Software ermöglicht eine detaillierte Auftragsplanung Vereinfacht die Koordination von Vertriebsrepräsentanten unterstützt den Vertrieb in einer systematischen Auftragsverfolgung Lieferrisiken werden minimiert 360 Analyse ermöglicht eine Rundumsicht auf den Vertrieb Das Management wird in die Lage versetzt ein vorausschauendes Controlling zu betreiben Führt bei konsequenter Nutzung zu besseren Planzahlen und stetigen Ergebnissen Ermöglicht zeitnahe Reaktionen auf Kundenanfragen Minimaler Einführungsaufwand Fördert die bereichsübergreifende Vernetzung der Organisation Kann zusammen mit CRM-Software alle Vertriebsaspekte abbilden