IT-Governance als ganzheitlicher Rahmen für die Steuerung der Unternehmens-IT

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1 Fachartikel ITGovernance als ganzheitlicher Rahmen für die Steuerung der UnternehmensIT Erschienen in: Wirtschaftsinformatik & Management Seite /2013 Arne Buchwald Competence Center CIO & Project Advisory Michael Gschwendtner Competence Center CIO & Project Advisory Nils Urbach Competence Center CIO & Project Advisory

2 ITGovernance als ganzheitlicher Rahmen für die Steuerung der UnternehmensIT Das Themengebiet ITGovernance ist in den letzten Jahren insbesondere im Zusammenhang mit den Diskussionen über die Geschäftsorientierung der IT in den Blickpunkt geraten. Die Auffassungen über die Ziele, Inhalte und Verantwortlichkeiten von ITGovernance erscheinen in der Unternehmens praxis jedoch ebenso uneinheitlich und vielschichtig wie in der einschlägigen Literatur. Eine Interviewstudie erfasst das Verständnis und den Status quo von ITGovernance in einem Querschnitt von Unternehmen und Branchen, analysiert Wirkungszusammenhänge und identifiziert erfolgreiche Vorgehens weisen und Erfolgsfaktoren. Von Nils Urbach, Arne Buchwald und Michael Gschwendtner 94 Wirtschaftsinformatik & Management

3 Das Themengebiet ITGovernance ist in den letzten Jahren insbesondere im Zusammenhang mit den Diskussionen über die Geschäftsorientierung der IT in den Blickpunkt geraten. Der Begriff ITGovernance wird von einer Vielzahl von Parteien reklamiert, die sich mit den unterschiedlichsten Aspekten von IT in Unternehmen befassen. Dazu gehören neben unternehmensinternen ITVerantwortlichen beispielsweise Unternehmensberater, Auditoren und Hersteller von ITTools [1]. Die Auffassungen über die Ziele, Inhalte und Verantwortlichkeiten von ITGovernance erscheinen dabei in der Unternehmenspraxis jedoch ebenso uneinheitlich und vielschichtig wie in der einschlägigen Literatur. Befragung von 28 ITFührungskräften Diese Unklarheit und Unsicherheit haben das Institute of Research on Information Systems (IRIS) der EBS Business School und Horváth & Partners Management Consultants zum Anlass genommen, eine Interviewstudie zum Thema ITGovernance durchzuführen. Ziel der Studie war es, umfassend und detailliert das Verständnis und den Status quo von ITGovernance in einem Querschnitt von Unternehmen und Branchen zu erfassen, Wirkungszusammenhänge zu analysieren sowie erfolgreiche Vorgehensweisen und Erfolgsfaktoren zu identifizieren. Die Studie folgte einem bewährten Vorgehen qualitativempirischer Forschung. Im Rahmen von Leitfadeninterviews wurden im Zeitraum von Mai bis Oktober 2011 insgesamt 28 ITFührungskräfte aus 19 Unternehmen verschiedener Branchen zu den unterschiedlichen Aspekten von ITGovernance befragt. Zu den Befragten gehören unter anderem CIOs und ITLeiter, ITGruppenleiter, COOs sowie CEOs, allesamt mit Verantwortung und Bezug zu ITGovernance im jeweiligen Unternehmen. Zu den betrachteten Unternehmen zählen Firmen aus Deutschland, Österreich und den Niederlanden. Uneinheitliche Schwerpunkte im Begriffsverständnis Zu Beginn der Interviews wurden die Teilnehmer nach Ihrem persönlichen Verständnis von ITGovernance befragt. Eine inhaltliche Analyse der Antworten zeigt, dass das Begriffsverständnis zwischen den Interviewpartnern auf abstrakter Ebene zunächst recht homogen ist. Nahezu alle Befragten verstehen unter ITGovernance die Rahmensetzung für die Steuerung der IT innerhalb des Unternehmens aus einer ganzheitlichen Perspektive. Auf einer detaillierteren Ebene ist das Verständnis jedoch wiederum eher heterogen mit unterschiedlicher Schwerpunktsetzung. Dabei wurden teilweise spezifische Steuerungsaspekte wie Application Governance oder Project Governance betont. Die quantitative Auswertung der Interviewaussagen bestätigt die inhaltliche Analyse der Zitate zum Begriffsverständnis (siehe Abbildung 1). In der Mehrzahl der Interviews wurde ITGovernance als ganzheitlicher Rahmen für die Steuerung der UnternehmensIT verstanden. Zudem wird mit IT Governance in vielen Fällen die Festlegung von verbindlichen Verantwortlichkeiten, Regeln, Prozessen und Strukturen verbunden. Als konkrete Dr. Nils Urbach ist Leiter des Competence Centers Strategisches ITManagement und Forschungsdirektor am Institute of Research on Information Systems der EBS Universität für Wirtschaft und Recht. Arne Buchwald ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institute of Research on Information Systems der EBS Universität für Wirtschaft und Recht und Consultant bei Horváth & Partners Management Consultants. Michael Gschwendtner ist Leiter des Competence Centers CIO & Project Advisory und Principal bei Horváth & Partners Management Consultants. Wirtschaftsinformatik & Management

4 Handlungsfelder wurden Kostenverteilung, Ressourcen Management, Standardisierung sowie BusinessITAlignment herausgestellt. Die Abgrenzung des ITGovernanceKonzepts zum ITManagement und zur ITStrategie erfolgte durch die Interviewpartner sehr einheitlich. Die ITStrategie wird mehrheitlich als das zielgebende Element gesehen, welches das Zielbild der IT definiert und den Entwicklungspfad vorgibt. Das ITManagement wird von den Befragten hingegen sowohl verwaltend als auch operativ, jedoch mehrheitlich als aktive Umsetzung der ITStrategie betrachtet. ITGovernance wird schließlich als Rahmenwerk verstanden, welches Leitplanken aus der ITStrategie ableitet und als Bindeglied zwischen ITStrategie und operativem ITManagement agiert. ITGovernance ist die Brücke von der ITStrategie in die operative Umsetzung, fasst ein Interviewteilnehmer zusammen. Umsetzung entspricht nicht der zugemessenen Bedeutung Im Anschluss an die Begriffsklärung wurden die Interviewteilnehmer nach der spezifischen Umsetzung von ITGovernance im jeweiligen Unternehmen befragt. Hierbei stellte sich heraus, dass in den meisten Unternehmen eine Dokumentation der ITGovernance vorliegt und bewährten Methoden und Standards gefolgt wird. So gaben unter Mehrfachnennung 63 Prozent der Befragten an, dass Teile der ITGovernance auf ITIL basieren, während 37 Prozent auf COBIT setzen. Im Gegensatz betonten 11 Prozent der Interviewteilnehmer, dass sie bewusst nicht auf etablierte Standards setzen, sondern eine auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Unternehmens ausgerichtet ITGovernance umgesetzt haben. Hinsichtlich des durch die IT geleisteten Wertbeitrags für das Unternehmen wurde das Selbstbild der Interviewteilnehmer sowie das Fremdbild die eingeschätzte Wertschätzung durch die jeweilige Organisation erfragt und gegenübergestellt. Die Analyse der Interviewdaten zeigt, dass der aus IT Sicht geleistete Wertbeitrag für das Unternehmen innerhalb der Unternehmen oft nicht vollständig erkannt wird. Während der eingeschätzte Wertbeitrag der IT für das jeweilige Unternehmen von den Befragten als allgemein relativ hoch angesehen wird, liegt die gefühlte Wertschätzung des (internen) Kunden gegenüber der IT im mittleren Bereich. Dabei erkennen mehrere Interviewpartner eine Heterogenität in der Kundenwahrnehmung (bspw. unterschiedlich nach Berei Abb. 1 Schwerpunkte im Begriffsverständnis Steuerung 76 % Ganzheitlichkeit 60 % Verantwortlichkeiten Regeln Prozesse Struktur 44 % 44 % 40 % 40 % Kostenverteilung RessourcenManagement Standardisierung BusinessITAlignment 28 % 24 % 24 % 20 % Steuerungsaspekt Prinzipien Handlungsfelder n = 25 Interviews, Mehrfachnennungen möglich 96 Wirtschaftsinformatik & Management

5 chen). Insgesamt werden eine deutliche Verbesserung in der Wertschätzung der ITLeistungen und ein entsprechender Trend zur Annäherung von Wertbeitrag und Wertschätzung von mehreren Teilnehmern erkannt. Daraus lässt sich schließen, dass die IT weiter versuchen sollte, ihren Wertbeitrag für das Unternehmen zu erhöhen und sichtbar zu machen. Dies kann unter anderem durch ein verbessertes Business/IT Alignment und eine höhere Transparenz der ITLeistungen erzielt werden. Eine Gegenüberstellung des jeweils von den Interviewteilnehmern eingeschätzten Reifegrads der Umsetzung und des wahrgenommenen gegenwärtigen Stellenwerts von ITGovernance (siehe Abbildung 2) macht deutlich, dass das Thema IT Governance mehrheitlich als sehr wichtig erachtet wird, in der Umsetzung jedoch oftmals hinter diesem Anspruch zurück bleibt. Diese Erkenntnis wurde auch durch die Aussagen einiger Interviewteilnehmer konkret bestätigt. In einigen der teilnehmenden Unternehmen scheint die Notwendigkeit einer wirksamen ITGovernance und entsprechender Umsetzungsmaßnahme offensichtlich erkannt, die Priorität dafür in Zusammenfassung Im Rahmen einer Interviewstudie wurden 28 IT Führungskräfte aus 19 Unternehmen zum Thema ITGovernance befragt. ITGovernance wird von den Studienteilnehmern mehrheitlich als ganzheitliches Konzept zur Steuerung der UnternehmensIT aufgefasst. Typische Ziele bei der Etablierung von ITGovernance sind das Steigern von Transparenz, Steuerbarkeit, Effektivität und Effizienz der IT. Management Commitment wurde als zentraler Erfolgsfaktor identifiziert, die Unternehmenskultur wird als wichtigster Kontextfaktor betrachtet. den Unternehmensführungen jedoch noch relativ niedrig angesiedelt zu sein. Abb. 2 Stellenwert und Reifegrad von ITGovernance Reifegrad: Wie schätzen Sie den Reifegrad der ITGovernance Ihres Unternehmens ein? Hoch 5 4 Mittelwert * Von einem Unternehmen lagen uns keine vollständigen Angaben zum Reifegrad/Stellenwert vor Niedrig 1 Niedrig Hoch n = 18 Unternehmen* Stellenwert: Wie ist Ihrer Einschätzung nach der Stellenwert von ITGovernance in Ihrem Unternehmen? Wirtschaftsinformatik & Management

6 Kernthesen Der aus ITSicht geleistete Wertbeitrag für das Unternehmen wird durch den (internen) Kunden oftmals nicht vollständig wahrgenommen. Die Bedeutsamkeit von ITGovernance wird meist als sehr hoch angesehen, die Umsetzung bleibt jedoch oftmals hinter diesem Anspruch zurück. Die Studienergebnisse deuten auf einen positiven Zusammenhang zwischen ITGovernanceReife und Unternehmensperformance hin. Abgrenzungsdiskussionen als typische Herausforderung der Entwicklung Die größte Herausforderung bei der Etablierung und dem Betreiben von ITGovernance sehen die Interviewteilnehmer in der klaren Abgrenzung von Verantwortungen (siehe Abbildung 3). Dies umfasst insbesondere Aspekte der Zentralität/ Dezentralität von IT sowie Verantwortungsgrenzen von IT und Fachbereichen. Gleichrangig betrachten die Interviewpartner die Herausforderung, die Fachbereiche zur Mitarbeit bei der Umsetzung zu bewegen sowie eine insgesamt fehlende Veränderungsbereitschaft. Steigern von Transparenz, Effektivität und Effizienz als typische Ziele Auf die Frage nach den Zielen und dem Nutzen von IT Governance wurde von den Befragten am häufigsten die Erhöhung von Transparenz genannt (siehe Abbildung 4). Dabei bezieht sich aus der internen Sicht Transparenz insbesondere auf Prozesse und Kosten, wohingegen aus einer externen Perspektive der geleistete Mehrwert gegenüber den Fachbereichen verdeutlicht werden soll. Mit dem Ziel der Effektivitätssteigerung sollen durch ITGovernance die Auswahl der richtigen Themen unterstützt und somit die vorhandenen Ressourcen zielgerichteter eingesetzt werden. ITGovernance soll zudem die Effizienz der IT steigern, indem es die angebotenen Services sowie die dafür eingesetzten Kosten optimiert. Weitere häufig genannte Ziele beziehen sich auf die Steigerung von Geschäftsnutzen, Steuerbarkeit, BusinessITAlignment und Compliance. Einfluss auf Unternehmensperformance und Kosteneffizienz Die Frage nach dem Einfluss von ITGovernance auf die Leistungsfähigkeit der IT sowie des gesamten Unternehmens wird durch die Interviewteilnehmer fast durchgängig positiv beantwortet. Die damit verbundenen Aussagen bestätigen somit die vorhergenannten Ziele, welche die Befragten mehrheitlich mit der Etablierung von ITGovernance verfolgen. Wenn eine Abb. 3 Typische Herausforderungen und Probleme Verantwortungsabgrenzung 48 % Fachbereiche zur Mitarbeit bewegen Fehlende Veränderungsbereitschaft 28 % 28 % ITGovernance zum Leben erwecken Nicht ausreichend qualifiziertes Personal Umgehung der ITGovernance Einklang von ITGovernance im Großunternehmen 20 % 16 % 16 % 16 % Consumerization of IT 8 % n = 25 Interviews, Mehrfachnennungen möglich 98 Wirtschaftsinformatik & Management

7 vernünftige ITGovernance da ist und Verantwortlichkeiten klar sind, da bin ich der tiefsten Überzeugung, dass damit auch die Effizienz und der Wertbeitrag exponentiell steigen, lautet die Einschätzung eines Befragten. Tatsächlich deuten unsere Analysen auf einen positiven Zusammenhang zwischen ITGovernanceReife und Unternehmensperformance hin, auch wenn die Ergebnisse aufgrund der für eine solche, quantitative Auswertung verhältnismäßig geringen Fallzahl und des breiten Branchenquerschnitts nur als erste Indika tion zu interpretieren sind, die noch einer großzahligen Validierung bedürfen. Zur Untersuchung der Performancewirkung von ITGovernance wurde der durch die Interviewteilnehmer eingeschätzte ITGovernanceReifegrad ausgewählten Performancekennzahlen gegenübergestellt (siehe Abbildung 5). Als Performancekennzahlen wurden die Quotienten aus Gewinn vor Zinsen und Steuern (EBIT) und der Anzahl der Mitarbeiter (MA) sowie aus EBIT und Unternehmensumsatz herangezogen. Die dargestellten Regressionsgeraden deuten in beiden Fällen auf einen positiven Zusammenhang zwischen der IT GovernanceReife und der Leistungsfähigkeit des jeweiligen Unternehmens hin. Neben einer positiven Performancewirkung weisen die Ergebnisse zudem auf eine bessere Kosteneffizienz bei Unternehmen mit reifer ITGovernance hin. Zur Untersuchung der Wirkung von ITGovernance auf die Kosteneffizienz wurde Handlungsempfehlungen ITGovernance sollte dem Verständnis der Befragten entsprechend als Rahmensetzung für eine ganzheitliche ITSteuerung wahrgenommen werden. Die IT sollte weiter versuchen, ihren Wertbeitrag für das Unternehmen durch die zentralen Handlungsfelder von ITGovernance zu erhöhen und sichtbar zu machen. Der Stellenwert von ITGovernance sollte erhöht werden, da die Potenziale von den ITEntscheidern erkannt wurden, die Umsetzung jedoch oftmals zurückbleibt. der durch die Interviewteilnehmer eingeschätzte ITGovernanceReifegrad ausgewählten Kostenkennzahlen gegenübergestellt. Als Kostenkennzahlen wurden die Quotienten aus ITKosten und Unternehmensumsatz sowie das Aufwand ErtragsVerhältnis (CostIncomeRatio) herangezogen. Die Ergebnisse deuten für Unternehmen mit einer reifen ITGovernance auf eine höhere Kosteneffizienz sowohl im ITBereich als auch für das Gesamtunternehmen hin im Vergleich zu Unternehmen mit einer eher geringeren IT GovernanceReife. Abb. 4 Typische Ziele von ITGovernance Transparenz erhöhen Effektivität steigern Effizienz steigern Geschäftsnutzen steigern Steuerbarkeit erhöhen 64 % 60 % 56 % 52 % 52 % BusinessITAlignment erhöhen 44 % ITRisiken mindern und compliant sein 20 % n = 25 Interviews, Mehrfachnennungen möglich Wirtschaftsinformatik & Management

8 Management Commitment als zentraler Erfolgsfaktor Fast alle Interviewpartner sehen in der Unterstützung durch das Management den entscheidenden Erfolgsfaktor zur Etablierung einer erfolgreichen ITGovernance. Von einer großen Mehrheit wird zudem ein sinnvolles Maß an Regulierung als wichtig erachtet. Dies umfasst beispielsweise Aspekte wie die richtige Reichweite, Pragmatismus bei der Umsetzung sowie Kompaktheit der Ausgestaltung von ITGovernance. Genauso wird die Einbindung der Fachbereiche, beispielsweise durch gemeinsame Arbeitskreise, mehrheitlich als Erfolgsfaktor gewertet. Unternehmen sollten entsprechend beim Entschluss zur Umsetzung einer ITGovernance den Umfang sinnvoll mit Augenmaß bestimmen, Beteiligte einbinden und getroffene Entscheidungen auch durchsetzen. Zur Verdeutlichung der Erfolgs und Wirkungskette von ITGovernance wurden die erhobenen Erfolgsfaktoren gemeinsam mit den ITGovernanceZielen in einem Modell zusammengefasst (Abbildung 6). Das Modell zeigt die Kausalbeziehungen zwischen den zentralen Erfolgsfaktoren und dem ITGovernanceReifegrad sowie die Wirkungskette zur Erreichung des Geschäftsnutzens durch ITGovernance. Ein wesentlicher Nutzen von ITGovernance ist die Steuerbarkeit der IT, die aus einem verbesserten BusinessITAlignement Abb. 5 Zusammenhang zwischen Reifegrad und Performance 0,06 EBIT/MA EBIT / MA [in Mio. EUR] 0,04 0,02 R² = 0,2731 0, ITGovernanceReifegrad 0,12 EBIT/Umsatz EBIT / MA [in Mio. EUR] 0,08 0,04 R² = 0,1735 0, ITGovernanceReifegrad Aufgrund der verhältnismäßig geringen Fallzahl und des breiten Branchenquerschnitts sind die Ergebnisse als erste Indikation zu interpretieren, die noch einer großzahligen Validierung bedürfen. n = 11 Unternehmen, von acht Unternehmen liegen uns keine vollständigen Angaben zu den Quotienten vor 100 Wirtschaftsinformatik & Management

9 sowie erhöhter Kosten und Leistungstransparenz resultiert. Die verbesserte Steuerbarkeit führt zu einer Erhöhung von Effizienz, Effektivität und Compliance und erzielt damit einen Geschäftsnutzen für das Gesamtunternehmen. Ein besseres Verständnis dieser Zusammenhänge dient als Umsetzungshilfe bei der Etablierung einer wirksamen ITGovernance. Es kann zudem als Argumentationshilfe für zukünftige Investitionen in ITGovernance herangezogen werden. Aufgabe zukünftiger Forschungsarbeiten wird es sein, dieses Modell zu validieren und die Stärke der abgebildeten Wirkungsbeziehungen zu quantifizieren. Des Weiteren wurden die Interviewteilnehmer nach den bei der Ausgestaltung einer ITGovernance zu berücksichtigenden Kontextfaktoren befragt. Dabei wurden kulturelle Faktoren wie die Unternehmenskultur, Multinationalität oder Alter der Mitarbeiter seitens der Interviewpartner mit großer Mehrheit am Wichtigsten eingeschätzt. Weitere mehrfach genannte Kontextfaktoren sind der Grad der ITAbhängigkeit des Geschäftsmodells, die Heterogenität der Organisation, Anforderungen an Sicherheit und Compliance sowie der Grad der Zentralität. Unternehmen sollten sich über die auf sie zutreffenden Kontextfaktoren bewusst werden und eine IT Governance in Einklang mit diesen Umgebungsvariablen etablieren. Schlussfolgerungen und Empfehlungen Durch die hohe Anzahl der Interviewpartner der qualitativen Studie sowie die Verschiedenartigkeit der untersuchten Branchen konnte das Thema ITGovernance von unterschiedlichen Perspektiven untersucht werden. Als Ergebnis haben wir ein detailliertes Bild des Untersuchungsgegenstandes gewonnen. Der Begriff ITGovernance wird von den Studienteilnehmern mehrheitlich als ganzheitlicher Rahmen für die Steuerung der UnternehmensIT aufgefasst. In vielen Unternehmen wird der aus ITSicht geleistete Wertbeitrag für das Unternehmen durch den (internen) Kunden oftmals nicht Abb. 6 Erfolgs und Wirkungsmodell für ITGovernance Klarheit, Einfachheit und Konsistenz der Vorgaben Angemessenheit der Vorgaben Überzeugungsfähigkeit in der Kommunikation BusinessIT Alignment Kosten und ServiceEffizienz der IT Unterstützung durch das Management IT Governance Reifegrad Steuerbarkeit der IT Effektivität der IT Geschäftsnutzen durch IT Governance Finanzielle und personelle Unterstützung Transparenz der ITKosten und Leistungen Mitigation von ITRisiken und Compliance Integration der Geschäfts und ITAnforderungen Geschäftsorientierung der ITMitarbeiter Wirtschaftsinformatik & Management

10 vollständig wahrgenommen. Die Bedeutsamkeit von IT Governance wird von den meisten Interviewteilnehmern als sehr hoch angesehen, die Umsetzung bleibt in vielen Unternehmen jedoch oftmals hinter diesem Anspruch zurück. Typische Ziele bei der Etablierung von ITGovernance sind das Steigern von Transparenz, Steuerbarkeit, Effektivität und Effizienz der IT. Die Studienergebnisse deuten auf einen positiven Zusammenhang zwischen ITGovernanceReife und Unternehmensperformance hin. Management Commitment wurde als zentraler Erfolgsfaktor identifiziert, die Unternehmenskultur wird als wichtigster Kontextfaktor betrachtet. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich einige Empfehlungen hinsichtlich des Umgangs mit dem Thema ITGovernance ableiten. ITGovernance sollte dem Verständnis der Befragten entsprechend als ganzheitliche Rahmensetzung für die IT Steuerung wahrgenommen werden. Hierzu lassen sich etablierte Frameworks wie beispielsweise COBIT [2] oder Mischformen verschiedener Standards heranziehen. Die UnternehmensIT sollte weiter versuchen, ihren Wertbeitrag für das Unternehmen durch die zentralen Handlungsfelder von IT Governance zu erhöhen und beispielsweise durch Information Capital Readiness [3] sichtbar zu machen. Der Stellenwert von ITGovernance sollte (unter anderem durch aktives Management Commitment) erhöht werden, da die Potenziale von den ITEntscheidern offensichtlich erkannt wurden, die Umsetzung jedoch oftmals zurückbleibt Die Erkenntnisse hinsichtlich der identifizierten Erfolgs und Wirkungszusammenhänge können als Umsetzungs und Argumentationshilfe bei der Etablierung einer wirksamen ITGovernance dienen. Literatur [1] Fröhlich, M., Glasner, K., Goeken, M. und Johannsen, W. (2007) Sichten der ITGovernance, ITGovernance, 1, 1, S. 38. [2] ITGI (2012) COBIT 5: A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. IT Governance Institute, Rolling Meadows. [3] Blankenhorn, H. und Thamm, J. (2008) BusinessITAlignment Aufbau und Operationalisierung der ITStrategie. Information Management & Consulting, 23, 1, S aa Zusatzservice für Abonnenten von Springer für Professionals Business IT Zum Thema ITGovernance Suche finden Sie unter Beiträge Stand: Juni 2013 Medium Artikel (4) Interview (2) Zeitschriftenartikel (142) Buch (9) Buchkapitel (886) Sprache Deutsch (431) Englisch (612) Von der Redaktion empfohlen ITGovernance in der öffentlichen Verwaltung. In: ITGovernance als Teil der organisationalen Governance, Beginning the IT Governance Journey. In: Eliminating Us and Them, Wirtschaftsinformatik & Management