BTI Informatik Seminar. UPI Kanton Bern. Seminararbeit. Matthias Gasser. Datum:

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1 BTI Informatik Seminar UPI Kanton Bern Seminararbeit Studiengang: Informatik Autor: Matthias Gasser Betreuer: Urs Sauter Datum: Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences

2 Management Summary Am 12. März 2014 wurde der Kurzbericht zur Studie Unabhängige Prüfung der Informatik im Kanton Bern (UPI) veröffentlicht. Die Studie wurde vom Grossen Rat in Auftrag gegeben als er in der Novembersession die beiden untenstehenden Motionen überwies. Motion SP-JUSO-PSA Effiziente Leistungserbringung in den Informatikdiensten Motion FIKO/OAK Unabhängige Prüfung der Informatik im Kanton Bern Das Ziel der Studie war die umfassende und unabhängige Prüfung der ICT-Landschaft des Kantons Bern und deren Optimierungspotential. Nicht berücksichtigt wurden Schulen und psychiatrische Institutionen. Der Auftrag dieser Seminararbeit ist die Analyse der Führungsstruktur und der Verbesserungsvorschläge der UPI. Aufgrund des Umfangs der Ergebnisse wurden in dieser Arbeit nicht alle Empfehlungen, sondern die persönlichen Schwerpunkte aufgegriffen und analysiert. Die Studie wurde im Rahmen der Projektorganisation verfasst, die sich aus Vertretern aller DIR/STA/JUS und den beiden Sekretären der Finanzkommission und der Oberaufsichtskommission zusammensetzt. Um die Unabhängigkeit der Studie zu gewährleisten, wurde der grösste Teil durch die AWK Group AG erarbeitet. Als erster Schritt wurde die IST-Situation der ICT-Landschaft analysiert und festgehalten. Dazu wurden die Leistungen in die drei Schichten Fachapplikationen, Konzernapplikationen und ICT-Basisleistungen unterteilt und die aktuelle Führung und Organisation aufgezeigt. Diese zeigt, dass die ICT- Organisation dezentral strukturiert ist, die Koordination durch verschiedene Gruppen wahrgenommen wird und der Einsatz der IT in der Kantonsverwaltung in verschiedenen Grundlagedokumenten festgelegt ist. Diese weisen jedoch noch Lücken auf, da noch nicht alle Begriffe und Standards, die sich über die Zeit entwickelten, in den offiziellen Dokumenten aufgenommen wurden. Weiter wurden die verschiedenen Rollen des KAIO, der BEDAG und der Leistungsbezüger der Kantonsverwaltung analysiert. Wesentliche Erkenntnisse sind, dass unter anderem eine übergeordnete, strategische-taktische Ebene geschaffen werden sollte, die sicherstellt, dass die strategischen Vorgaben umgesetzt werden. Auch existiert keine aktualisierte ICT-Strategie, die die Entwicklung und die Rahmenbedingungen der ICT im Kanton Bern aufzeigt. Dazu kommt die fehlende Transparenz der Finanzen in dem Bereich, was eine effiziente Steuerung verunmöglicht. Eine weitere Erkenntnis ist, dass im Kanton bisher kein ERP- System zur Anwendung kommt und die Konzernapplikationen teuer im Unterhalt und Betrieb sind. Aus den verschiedenen Erkenntnissen hat die Projektorganisation 46 Empfehlungen, zusammengefasst zu neun Schwerpunkten, an den Kanton Bern verfasst. Diese Seminararbeit geht auf die folgenden ein: Erarbeitung einer übergreifenden ICT-Strategie Schaffung einer strategisch-taktischen Ebene Eigentümerstrategie Bedag Verwendung eines ERP-Systems Aus den Erkenntnissen und den daraus resultierenden Empfehlungen geht klar hervor, dass im Kanton Bern ein grosses Optimierungspotential in diversen Bereichen besteht. Durch die Erstellung einer gesamtheitlichen Strategie und einer klare Kostentransparenz könnte ein Controlling aufgebaut und so Schwachstellen sofort identifiziert werden. Obwohl mit hohen Initialkosten bei der Umsetzung gerechnet werden muss, hält die Studie fest, dass sich die Massnahmen langfristig trotzdem lohnen und zu Einsparungen führen würden. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 4 2 Gliederung der ICT-Landschaft im Kanton Bern 5 3 ICT-Führung und Organisation KAIO: Amt für Informatik und Organisation Bedag Führung der ICT bei den DIR/STA/JUS Fachapplikationen Konzernapplikationen Basisleistungen 11 4 Empfehlung für Verbesserung der ICT durch UPI Organisationsmodell und Zuständigkeit des ICT-Einsatzes Bedag Informatik AG Fachapplikationen Konzernapplikationen Organisationsmodell und Zuständigkeiten Enterprise Resource Planning (ERP) ICT-Basisleistungen Genereller Kostenvergleich 16 5 Schlussfolgerungen 18 6 Abbildungsverzeichnis 19 7 Tabellenverzeichnis 19 8 Literaturverzeichnis 19 BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

4 1 Einleitung Im Rahmen der Seminararbeit des Informatikstudiums, soll der Kurzbericht über die Studie Unabhängige Prüfung der Informatik im Kanton Bern (UPI) analysiert und zusammengefasst werden. Der Kurzbericht hält auf 37 Seiten die IST-Situation der ICT-Landschaft des Kantons Bern fest und identifiziert Optimierungspotential im gesamten Informatikbereich der Kantonsverwaltung (Schulen und psychiatrische Institutionen ausgeschlossen). Auf dieser Grundlage präsentiert der Gesamtprojektausschuss konkrete Empfehlungen, die Effizienzsteigerungen, Kostenoptimierungen, Qualitätsstandards und eine höhere Sicherheit zur Folge haben. Gestartet wurde die Studie mit zwei Motionen, die der Grosse Rat in der Novembersession 2012 überwiesen hat:[1] Motion SP-JUSO-PSA Effiziente Leistungserbringung in den Informatik-diensten Motion FIKO/OAK Unabhängige Prüfung der Informatik im Kanton Bern Diese Analyse basiert auf dem Kurzbericht, der am 12. März 2014 publiziert wurde, da der ausführlichere Bericht für die Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

5 2 Gliederung der ICT-Landschaft im Kanton Bern Die ICT-Landschaft wird im Kanton Bern in drei Schichten aufgeteilt: 1) Die Fachapplikationen Fachapplikationen liegen in der Verantwortung der jeweiligen Fachämter, da diese individuelle Anforderungen erfüllen und spezialisierte Geschäftsprozesse unterstützen müssen. Nicht zu den Fachapplikationen gehören Standard-Arbeitsplatzapplikationen, die den Basisleistungen zugeordnet werden. 2) Die Konzernapplikationen Konzernapplikationen stehen generell allen Direktionen (DIR), der Staatskanzlei (STA) und der Staatsanwaltschaft (JUS) zur Verfügung, da diese die generellen Geschäftsprozesse unterstützen, allgemeine Anforderungen erfüllen und so von verschiedenen Stellen genutzt werden können. Der Kurzbericht nennt die folgenden Konzernapplikationen: FIS, PERSISKA, GERES und GIS. 3) ICT-Basisleistungen Für die Basisleistungen gibt es in der kantonalen Verwaltung verschiedene Begriffe, weshalb in der Studie die zwei Begriffe Basisleistungen und Pflichtbezug verwendet werden. Gemeint sind damit die Softwareangebote des KAIO (Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern), Beratungen, die Konzeption, der Aufbau und der Betrieb von Fachapplikationen und ICT-Infrastrukturen. Der Begriff Basisleistungen beinhaltet die allgemeine Bereitstellung von IT-Infrastruktur, Anwendungen und dem Support. Abgegrenzt werden die Teile der Basisleistungen, wenn diese gemäss Zonenplan einen Pflichtbezug aufweisen. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

6 3 ICT-Führung und Organisation Die ICT-Organisation ist dezentral strukturiert und die Koordination wird durch verschiedene Gremien koordiniert um sicherzustellen, dass die notwendige Sachnähe gewährleistet ist. Der Einsatz der ICT in der Kantonsverwaltung wird in verschiedenen Grundlagendokumenten festgelegt: 1) RRB 2054 vom 5. Dezember 2007 «Strategie zur Führung der Informatik im Kanton Bern (Informatikeinsatzkonzept)» mit Strategie und Vortrag. 2) RRB 2127 vom 12. Dezember 2007 «Weisung des Regierungsrates über Informationssicherheit und Datenschutz (ISDS)» mit Vortrag. 3) RRB 969 vom 10. Mai 2006 «Reglement der Ressourcenkonferenz (RESKO-Reglement)». 4) Art. 1 und 11 der Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Finanzdirektion (Organisationsverordnung FIN, OrV FIN, BSG ). 5) RRB 1636 vom Oktober 2008 «Projekt BE ICT: Aussprache zum weiteren Vorgehen; Ergebnissicherung betreffend Regierungssitzung vom 10. September 2008». 6) RRB 1406 vom 19. September 2012 «Überholte Regierungsratsbeschlüsse im Bereich der Informatik und Telekommunikation; Aufhebung und Herabstufung zur fachlichen Weisung». 7) Weisung des KAIO über die Standards der Informations- und Kommunikations-technologie der Kantonsverwaltung (ICT-Zonenplan), IWS vom 16. Dezember ) Weisung des KAIO über die Standards der Informations- und Kommunikations-technologie der Kantonsverwaltung (ICT-Zonenplan) Anhang 1: Kantonale ICT-Standards, IWS vom 5. Dezember [1] Im Laufe der Zeit haben sich zusätzlich auch individuelle Begriffe und Standards entwickelt, die noch nicht in den offiziellen Dokumenten festgehalten sind. Das Informatikeinsatzkonzept definiert die Prinzipien des ICT-Einsatzes in der Kantonsverwaltung [1]: ICT-Führung o Strategische ICT-Führung durch den Regierungsrat, unterstützt durch die FIN mit Anträgen für ICT-Steuerungsentscheide und regelmässigem Reporting o Hauptverantwortung der DIR/STA/JUS für den ICT-Einsatz in ihren Bereichen ICT-Koordination o Fachtechnische Koordination durch das KAIO und die KIK ICT-Organisation o Modell der koordinierten Dezentralisierung mit Vorgabe strategischer Rahmenbedingungen durch den Regierungsrat, fachtechnischer Koordination durch KAIO und KIK und Umsetzung in den DIR/STA/JUS [1] Durch die dezentrale Koordination sind verschiedene Organe und Gremien nötig, die innerhalb des Kantons die Koordination der ICT übernehmen. Die folgende Abbildung 1 zeigt die relevanten Stellen: BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

7 [1] Abbildung 1: Übersicht der Organe und Gremien KAIO: Amt für Informatik und Organisation Das KAIO ist in der FIN angesiedelt und ist das zuständige Fachamt für die ICT. In dieser Rolle erarbeitet das KAIO die Grundsätze des ICT-Einsatzes, ist die Koordinationsstelle der gesamtkantonalen ICT-Belangen und der direktionsübergreifenden Informatikbelange mit der Bedag, und ist verantwortlich für die Führung und den Betrieb der meisten zentralen ICT-Systeme. Im Bereich der Basisleistungen ist das KAIO nicht nur selbst Leistungserbringer, sondern bestellt Dienstleistungen bei externen Lieferanten wie der Bedag und anderen Schweizer Firmen. Damit übernimmt das Amt die folgenden verschiedenen Rollen: Fachtechnische Gesamtkoordination der ICT. Das KAIO erlässt gemeinsam mit dem KIK einen ICT-Zonenplan, der die verbindlichen Standards innerhalb des Kantons regelt. Kantonaler Besteller für Basisleistungen, die extern beschafft werden. Leistungserbringer Basisleistungen, für Basisleistungen die nicht extern beschafft werden. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

8 3.1.2 Bedag Mit der Ausgliederung der internen IT des Kantons wurde die Bedag 1990 gegründet. Der Kanton Bern ist der Alleinaktionär des Unternehmens, das heute nicht nur die Betriebs- und Entwicklungsdienstleistungen für den Kanton erbringt, sondern seine Leistungen auch am freien Markt anbietet. Der Kanton Bern verfolgt mit der Auslagerung die Eigentümerstrategie und setzt folgende Ziele: Die Bedag erbringt Informatikdienstleistungen für den Kanton Bern zu marktgerechten Preisen. Die Bedag erbringt Dienstleistungen für weitere Kunden zur Realisierung positiver Synergieeffekte (Kosten, Know-how, Referenzen).[1] Jedoch wird die Bedag bei der Vergabe von Aufträgen nicht bevorzugt behandelt. Sie muss bei öffentlichen Ausschreibungen, wie alle anderen Teilnehmer, eine Offerte einreichen. Der einzige Unterschied ist, dass für die Rechenzentrumsdienstleistungen gemeinsam mit dem FK ein spezielles Preismodell für den Kanton festgelegt wurde. Freihändige Vergaben an die Bedag werden im Amtsblatt und unter SIMAP öffentlich publiziert und nur vergeben, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht Führung der ICT bei den DIR/STA/JUS Die Abbildung 2 zeigt die Leistungsbezüger der Kantonsverwaltung, aufgeteilt nach einer ungefähren Einschätzung der Bedeutung der ICT auf ihre wichtigsten Geschäftsprozesse. [1] Abbildung 2: Übersicht der Leistungsbezüger BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

9 Die folgende Abbildung 3 zeigt im Überblick die verschiedenen Leistungserbringer innerhalb der DIR/STA/JUS. [1] Abbildung 3: Übersicht Leistungsbezüger BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

10 3.2 Fachapplikationen Um die zahlreichen Prozesse und fachlichen Aufgaben der Fachämter zu unterstützen werden Fachapplikationen eingesetzt. Das Inventar und das Vertragsmanagement dieser Applikationen werden dezentral geführt und es bestehen keine Vorgaben zu Inhalt oder Form des Inventars. Um die vielen unterschiedlichen Verwaltungstätigkeiten abzudecken, sind mehrere hundert Fachapplikationen im Einsatz. Bei vielen davon handelt es sich um Standardlösungen, die von wenigen Benutzern verwendet werden. Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug der Fachapplikationen die Betriebskosten von mehr als Schweizer Franken aufweisen. DIR Fachapplikation Kurzbeschreibung STA CMI-Konsul Geschäftsverwaltung und Sitzungsmanagement (auch bei JGK, POM und GEF im Einsatz) VOL GELAN Gesamtlösung EDV Landwirtschaft und Natur GEF nur Fachapplikationen mit jährlichen Betriebskosten von weniger als TCHF 100 im Einsatz (z.b. KOLA, ZERO, Limsophy) JGK EVOK Gesamtlösung für das ASV für den elektronischen Vollzug der Krankenversicherung Prefecta DBMS Caché Geschäftsverwaltung der Regierungsstatthalterämter Datenbankmanagementsystem (u.a. für Tribuna, Prefecta und BAExpert) POM ELAR Elektronisches Archiv der Migrationsdienste GINA SUSA AVANTI ELS Avanti Office ABI OBV Gefängnis Insassen Administration Integrierte Lösung für das Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt Einsatzleitsysteme Polizeiliche Vorgangsbearbeitung Polizei-Informationssystem Verarbeitung von Ordnungsbussen FIN HelpLine IT Service Management System des KAIO für Support FIN & Kanton NESKO / TaxMe ZPV Steuerlösung Zentrales Personen- und Adressdatenverwaltungs-System ERZ Escada Software zur Administration von Lehrvertragsdaten Evento Schulverwaltung SekII BVE Capitastra Elektronische Führung des Grundbuches und der amtlichen Vermessung (gemeinsam mit JGK) SAP ERP-Lösung; Baukosten- und kaufmännisches Immobilienmanagement JUS Tribuna V3 Geschäftskontrolle der Gerichtsbehörde und Staatsanwaltschaft [1] Tabelle 1: Fachapplikation (Auszug) mit jährlichen Betriebskosten von mehr als CHF 100'000 BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

11 Gemäss Art. 15 des Informatikeinsatzkonzepts ist Standardlösungen der Vorrang zu geben: Die Neuentwicklung von ICT-Systemen, namentlich von Software, ist nur zulässig, wenn der Einsatz von Standardlösungen die Aufgabenerfüllung in wesentlichen Punkten verunmöglichen würde. Trotz dieses Grundsatzes sind diverse Eigenentwicklungen im Einsatz (z.b. EVOK, GELAN, NESKO) bzw. ist beim Einsatz von Standardlösungen ein gewisser Grad an Individualisierung notwendig. In solchen Fällen wird die Entwicklung bzw. Individualisierung jeweils bei Drittfirmen in Auftrag gegeben. Abgesehen von einzelnen kleinen Tools oder Datenbankapplikationen wird in der Kantonsverwaltung keine Software selbst entwickelt.[1] 3.3 Konzernapplikationen Aktuell werden in der Konzernverwaltung die folgenden vier Konzernapplikationen verwendet: FIS: Finanz- und Betriebsbuchhaltung (inkl. Zeit- und Leistungserfassung) PERSISKA: Personalinformations- und Gehaltssystem GERES: Einwohnerregister GIS: Geografische Informationssysteme Diese Konzernapplikationen weisen die folgenden Gemeinsamkeiten auf: Das Applikationsmanagement wird direktionsübergreifend koordiniert. Sie werden in allen Direktionen und daher auch von vielen Benutzern verwendet. Sie sind die zentralen Datendrehscheiben mit Schnittstellen zu Vor- und Nachsystemen (Fachapplikationen). Die Konzernapplikationen bedürfen einem hohen finanziellen und personellen Aufwand (wobei dieser auch bei grossen Fachapplikationen wie z. B. NESKO entsteht). 3.4 Basisleistungen Im Bereich der Basisdienstleistungen sind die Direktionen den Weisungen des KAIO über die Standards der ICT unterstellt. Dieser Zonenplan legt normative (Formate, Sicherheit, etc.) und technologische (Protokolle, Dienste, etc.) Standards fest und macht Vorgaben zu Leistungsbezug von Diensten. In Ausnahmefällen, oder wenn der Zonenplan nichts vorgibt, sind die Direktionen für die Sicherstellung der Basisdienstleistungen verantwortlich. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

12 4 Empfehlung für Verbesserung der ICT durch UPI In dieser Seminararbeit wird darauf verzichtet, auf jede einzelne Empfehlung der Studie einzugehen. Die erwähnten Punkte sind nach eigenen Kriterien ausgewählt und müssen nicht den Favoriten der Studie entsprechen. Die folgende Grafik (Abbildung 4) zeigt die aktuellen laufenden Kosten, die im Rahmen der Studie UPI identifiziert wurden. Diese Zahlen sind die Grundlage, auf derer die folgenden Handlungsempfehlungen basieren. [1] Abbildung 4: Zusammensetzung der Kosten im Kostenmodell (Laufende Rechnung) Von den CHF 229 Mio. jährlicher ICT-Aufwände gemäss Datenerhebung aus FIS sind ca. 20% nicht im Untersuchungsumfang (Volksschulen, Schulen der Sekundarstufe II, Hochschulen, kantonale psychiatrische Institutionen) und werden deshalb abgegrenzt. Von den DIR/STA/JUS wurden einmalige, vorliegend nicht interessierende Effekte für das Untersuchungsjahr 2012 von CHF 10.9 Mio. bzw. 5% geltend gemacht. Der überwiegende Anteil entfällt hiervon auf das Projekt KWP2010 zur Einführung des neuen kantonalen Arbeitsplatzes. Für den Untersuchungsumfang von UPI repräsentativ sind somit CHF Mio. Hiervon entfallen 38% auf Fachapplikationen, 14% auf Konzernapplikationen und 33% auf Basisleistungen. Ca. 14% der Leistungen konnten nicht diesen Kategorien zugewiesen werden und entfallen somit auf sonstige bzw. nicht zuweisbare wiederkehrende Aufwände. [1] BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

13 4.1 Organisationsmodell und Zuständigkeit des ICT-Einsatzes Die ICT-Unterstützung der Verwaltung sollte aus einer strategischen Sicht langfristig ausgelegt und geplant werden. Die gesamtstaatliche ICT-Strategie, die aktuell zur Anwendung kommt ist bereits veraltet und entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen. Die Studie empfiehlt daher dem Regierungsrat eine übergreifende ICT-Strategie ausarbeiten zu lassen, inklusive einer zugehörigen Umsetzungsplanung. Um die Umsetzung der strategischen Vorgaben sicher zu stellen, wird empfohlen eine strategischtaktische Ebene für die ICT-Belange zu institutionalisieren. Aktuell wird dies durch den Regierungsrat wahrgenommen. Dieser kann sich wegen seinem breiten Aufgabengebiet nicht konsequent um die Umsetzung der strategischen Vorgaben kümmern. Die vorgeschlagene strategisch-taktische Ebene ist eine zwingende Grundlage, um die ICT im Kanton strategisch führen zu können. Die strategisch-taktische Ebene sollte verschiedene Kompetenzen haben, wie zum Beispiel: Die Ausarbeitung der ICT-Strategie in Zusammenarbeit mit dem KAIO und der KIK, die Genehmigung übergeordneter Weisungen und Richtlinien (z.b. in den Bereichen Unternehmensarchitektur und Sicherheit) und die konsequente Durchsetzung der ICT-Vorgaben. Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über die vorgeschlagenen Möglichkeiten eines solchen Gremiums sowie die aufgeführten Argumente: IT-Delegation Strategisch taktisches ICT- Gremium GSK RESKO Zusammensetzung Ausgewählte Mitglieder mit ICT-Affinität bestehend aus: Regierung Generalsekretäre Amtsvorsteher Ausgewählte Mitglieder mit ICT-Affinität bestehend aus: Generalsekretäre Stv. Generalsekretäre Amtsvorsteher Generalsekretäre der DIR/STA/JUS Ressourcenverantw ortliche DIR/STA/JUS Stärken Hohe Entscheidungskompetenz Frühzeitige Einbindung Exekutive Insbesondere bei grösseren Veränderungen geeignet Fokus auf ICT gibt Thema Gewicht Besetzung gemäss Bedeutung ICT möglich Kein zusätzliches Gremium Alle DIR/STA/JUS vertreten Kein zusätzliches Gremium Alle DIR/STA/JUS vertreten Schwächen Zusätzliches Gremium Bindung von Ressourcen der Exekutive Zusätzliches Gremium Entscheidungen nur vorbereitend für Regierungsrat Geringe Affinität zu ICT- Themen Entscheidungen nur vorbereitend für Regierungsrat Geringe Affinität zu ICT-Themen Entscheidungen nur vorbereitend für Regierungsrat [1] Tabelle 2: Optionen zur Ausgestaltung des strategisch-taktischen Organs BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

14 IT-Delegation Die IT-Delegation ist besonders bei grösseren Veränderungen und entsprechender Aufmerksamkeit der Führung empfohlen. Es ist ein neu zu erschaffendes Gremium mit Vertretern der DIR/STA/JUS auf Ebene Regierungsrat, Generalsekretär oder Amtsvorsteher. Das Gremium berät auf strategischtaktischer Ebene die ICT-Geschäfte und bereitet ICT-Strategiefragen vor. Bei den Mitgliedern ist auf eine ICT-Affinität zu achten, und die Vertreter sollten sich an den Bedürfnissen der jeweiligen DIR/STA/JUS orientieren. Strategisch-taktisches ICT Gremium Die Schaffung eines neuen strategisch taktischen ICT-Gremiums ohne Einbezug der Exekutive ist ebenfalls möglich. Dieses setzt sich aus Generalsekretären, stellvertretenden Generalsekretären und Amtsvorstehern mit ICT-Kenntnissen zusammen. Für dieses Gremium gelten dieselben Argumente wie bei der IT-Delegation, jedoch ist hier die Entscheidungskompetenz geringer. GSK / RESKO Alternative zur Neuschaffung eines Gremiums ist die Delegation an bestehende Gremien, wie zum Beispiel die GSK oder die RESKO. In dieser Variante ist es wichtig, dass sich diese Gremien auch mit den ICT-Themen auseinandersetzen und die notwendige Entscheidungskompetenz erhalten. Die Studie empfiehlt aufgrund der derzeitigen Situation des Kantons Bern die Gründung einer IT- Delegation. Gründe für die Empfehlung sind die aktuelle Situation des Kantons Bern und die grossen Veränderungen, die anstehen. Auch erstrecken sich die vorgeschlagenen Massnahmen dieses Berichts über mehrere Jahre, was ebenfalls für die IT-Delegation spricht. 4.2 Bedag Informatik AG Die Bedag ist für den Kanton prädestiniert, Rechenzentrumsleistungen zu erbringen. Für die Bedag ist es wichtig, die kritische Grösse für einen effizienten Betrieb zu halten bzw. auszubauen. Aufgrund der Marktentwicklung wird dies im Bereich des RZ-Betriebs zunehmend wichtiger und schwieriger. Dem Unternehmen ist daher die notwendige Freiheit einzuräumen, neben dem Kanton Bern weitere Kunden anzugehen. Hier ist stets das Spannungsfeld zu beachten, dass der Kanton Bern für die Bedag der wichtigste Kunde ist und die Bedag gleichzeitig für andere Kunden attraktiv sein muss. 4.3 Fachapplikationen Durch die grossen Unterschiede der fachlichen Anforderungen werden die Governance und das Applikationsmanagement im Bereich der Fachapplikationen dezentral wahrgenommen. Dies ist gemäss der Studie weiterhin beizubehalten, da so der Austausch zwischen den verschiedenen Stellen gesichert ist. Auf kantonaler Ebene soll jedoch die Koordination verbessert werden. Die Studie empfiehlt dafür diese Massnahmen: Stärkere Standardisierung der Unternehmensarchitekturen. Bei Neueinführung eines ERP-Systems: Nutzung dieses ERP-Systems auch für Fachapplikationen, wodurch die Komplexität reduziert wird. Übergeordnetes Management der grossen Fachapplikationen in einem Applikationsportfolio. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

15 4.4 Konzernapplikationen Organisationsmodell und Zuständigkeiten Die Studie empfiehlt, eine staatsweite einheitliche Unternehmensarchitektur aufzubauen und diese regelmässig weiterzuentwickeln. Daraus müsste ein strategisches Projektportfolio abgeleitet werden, das die Weiterentwicklung der Konzernapplikationen und der grossen Fachapplikationen übergeordnet betrachtet Enterprise Resource Planning (ERP) Die heutigen Lösungen (FIS und PERSISKA) sind im Vergleich mit anderen ERP-Lösungen teuer in den Betriebskosten. Die Studie schätzt ein jährlich wiederkehrendes Einsparpotential von CHF Millionen beim Einsatz eines Standard-ERP-Systems. Auch könnten damit weitere Potentiale erschlossen werden (z.b. bei der Beschaffung). Obwohl die Initialkosten relativ hoch sind, überwiegen der Bedarf und der langfristige Nutzen einer solchen Umstellung. 4.5 ICT-Basisleistungen Für die Fachanwendungen, Plattformen und Infrastrukturen sind die folgenden Grundstrategien empfehlenswert: Fachanwendungen Hier steht die Effektivität im Vordergrund. Änderungen werden durch neue Anforderungen initialisiert. Plattform Die Plattform stellt eine grundlegende Softwareschicht bereit, damit die Fachanwendungen funktionieren können. Um die Komplexität der ICT-Landschaft zu senken ist eine grosse Standardisierung das Ziel. Infrastruktur Die Infrastruktur umfass physische Produktionsmittel wie Server, Speicher, Netzwerk und die Rechenzentrumsinfrastruktur. Die Effizienz und die Minimierung der Kosten stehen im Mittelpunkt. Können mit einem Wechsel die Gesamtkosten gesenkt werden oder sind die Geräte am Ende der Lebensdauer, wird die Infrastruktur geändert. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

16 4.5.1 Genereller Kostenvergleich Um die ICT-Kostenallokation des Kantons Bern zu plausibilisieren wurde diese mit der typischen ICT- Kostenallokation des Gartner Research verglichen (Abbildung 5) [1] [1] Abbildung 5: Kostenverteilung auf Service Towers (Überblick) Die Aufwände für das ICT-Management für den Kanton Bern wurden nicht separat erfasst und sind daher zum einen auf die einzelnen Services verteilt und zum andern in den sonstigen Aufwänden enthalten. Die Grafik legt nahe, dass entweder 1) Infrastrukturleistungen in den Fachanwendungen enthalten sind und/oder 2) versteckte Kosten für die Infrastruktur vorhanden sind, beispielsweise als Teil des Sonstigen und/oder 3) der hohe Anteil an Eigenentwicklungen im Kanton Bern den relativen Anteil der Kosten für Fachanwendungen erhöht. Beim Vergleich mit andern Kantonen sind die vielen Besonderheiten beim Kanton Bern zu beachten. Er ist nicht nur zweisprachig, sondern auch ein Flächenkanton und besitzt in diversen Bereichen einen hohen Automatisierungsgrad. Um diese Auswirkungen zu in die Studie miteinzubeziehen, wurde eine Sensitivitätsanalyse für die daraus resultierenden zusätzlichen Kosten seitens ICT erstellt (Abbildung 6). Insgesamt resultiert ein Mehraufwand von ca. einem Drittel gegenüber einem Kanton, der diese Besonderheiten nicht aufweist. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

17 Abbildung 6: Sensitivitätsanalyse der Kostenauswirkungen durch Besonderheiten des Kantons Aus den beiden letzten Abbildungen (5 und 6) geht die generelle Tendenz hervor, dass die Informatik im Kanton Bern teurer als in anderen Kantonen ist. BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

18 5 Schlussfolgerungen Trotz hohen Initialkosten zeigt die Studie klar, dass sich die Umsetzung der empfohlenen Massnahmen lohnen würde, da sich dadurch eine höhere Aufwand- und Kostentransparenz, Einheitlichkeit und langfristige Einsparungen einstellen. In dieser Zusammenfassungen wurden nicht alle Punkte der Studie erläutert, doch die folgende Grafik zeigt das erhebliche Potential der Weiterentwicklungsschwerpunkte hinsichtlich der Effektivität, Effizienz und der Sicherheit aller Empfehlungsschwerpunkte. Abbildung 7: Adressierte Ziele der Schwerpunkte Die Abbildung 8 zeigt den einmaligen Aufwand und das mögliche Einsparpotential der Empfehlungen auf. Die Angaben sind grob geschätzt, jedoch kommen die Unterschiede des Potentials der verschiedenen Punkte klar heraus. Bei jenen Empfehlungen, die in der ersten Phase Mehrkosten generieren (z.b. Rechenzentrum), ist zu beachten, dass diese die heutigen Abforderungen zu Sicherheit und Risikomanagement nicht erfüllen und eine Veränderung unabdingbar ist. Abbildung 8: Übersicht zu Aufwand und Nutzenpotenzial Empfehlungen BTI Informatik Seminar, Version 1.0,

19 6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Übersicht der Organe und Gremien... 7 Abbildung 2: Übersicht der Leistungsbezüger... 8 Abbildung 3: Übersicht Leistungsbezüger... 9 Abbildung 4: Zusammensetzung der Kosten im Kostenmodell (Laufende Rechnung) Abbildung 5: Kostenverteilung auf Service Towers (Überblick) Abbildung 6: Sensitivitätsanalyse der Kostenauswirkungen durch Besonderheiten des Kantons Abbildung 7: Adressierte Ziele der Schwerpunkte Abbildung 8: Übersicht zu Aufwand und Nutzenpotenzial Empfehlungen Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Fachapplikation (Auszug) mit jährlichen Betriebskosten von mehr als CHF 100' Tabelle 2: Optionen zur Ausgestaltung des strategisch-taktischen Organs Literaturverzeichnis [1] Unabhängige Prüfung der Informatik im Kanton Bern (UPI) - Kurzbericht Gesamtprojektausschuss UPI, Kanton Bern, Finanzdirektion Bern, 12. März 2014, 4-19 BTI Informatik Seminar, Version 1.0,