INFORMATIONEN NEUARTIG BETRACHTEN AKTEN- UND INFORMATIONSMANAGEMENT: GEWUSST WIE - VON ANFANG AN AUFBEWAHRUNGSPLÄNE FÜR AKTEN: GRUNDLAGEN

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1 INFORMATIONEN NEUARTIG BETRACHTEN AKTEN- UND INFORMATIONSMANAGEMENT: GEWUSST WIE - VON ANFANG AN AUFBEWAHRUNGSPLÄNE FÜR AKTEN: GRUNDLAGEN

2 EINFÜHRUNG KURZE EINFÜHRUNG IN DIE ERSTELLUNG UND VERWALTUNG VON AUFBEWAHRUNGSPLÄNEN FÜR AKTEN Ein gutes Akten- und Informationsmanagement erleichtert die Planung, Organisation und Kontrolle der physischen und digitalen Informationen in Ihrem Unternehmen - und das von der Erstellung, über die aktive Nutzung, bis hin zur sicheren Vernichtung, permanenten Archivierung oder Zuweisung zu Big Data. Ein Aufbewahrungsplan für Akten ist der Grundstein für ein gutes Aktenmanagement. Er ist nicht nur wichtig für die Compliance, sondern hilft auch, Kosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass Informationen zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden - unabhängig vom Speicher- oder Aufbewahrungsort. 2

3 IHRE MITARBEITER BENÖTIGEN INFORMATIONEN SCHNELLSTMÖGLICH WAS IST EIN AUFBEWAHRUNGSPLAN FÜR AKTEN? Ein Aufbewahrungsplan für Akten ist eine Richtlinie, in der die Anforderungen Ihres Unternehmens an Compliance und Rechtsvorschriften festgehalten werden, um sicherzustellen, dass Ihre Akten folgende Bedingungen erfüllen: Sichere Identifikation beim Datenzugriff Aufbewahrung so lange, wie rechtlich und verwaltungstechnisch erforderlich Vernichtung durch autorisierte Personen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Ein genehmigter Aufbewahrungsplan dient als umfassender Leitfaden für die Aufbewahrung und Vernichtung von Akten. Er basiert auf der Richtlinie zum Akten- und Informationsmanagement, einem übergreifenden Dokument, in dem der korrekte Umgang mit papierbasierten und elektronischen Akten von ihrer Erstellung bis hin zur Vernichtung beschrieben wird. WARUM IST EIN AUFBEWAHRUNGSPLAN FÜR AKTEN SO WICHTIG? In diesem Plan werden formatunabhängig alle Aktentypen erfasst, die in Ihrem Unternehmen erstellt und verwendet werden. Dabei wird festgehalten, wie lange jeder Aktentyp im Hinblick auf rechtliche, regulatorische und betriebsbedingte Anforderungen aufbewahrt werden muss. Für einen rechtskonformen, zuverlässigen Plan sollten Sie sich von externen Experten beraten lassen, die sich mit den für Ihre Branche relevanten Vorschriften und Bestimmungen auskennen. Aufbewahrungsfristen sind abhängig von Ort, Land und Unternehmensart. Indem Sie Ihre Rechtsabteilung, Compliance-Teams und auch verschiedene andere Unternehmensbereiche mit an Bord holen, schaffen Sie es, dass der Aufbewahrungsplan unternehmensweit akzeptiert wird. Die Einführung und Umsetzung einer solchen Richtlinie zeugt von Vertrauen und Plausibilität - beides wichtige Faktoren bei Rechtsstreitigkeiten, Audits oder Nachforschungen. WAS SIND DIE VORTEILE EINES AUFBEWAHRUNGSPLANS? Rechtliche und regulatorische Compliance stehen an erster Stelle. Doch ein guter Aufbewahrungplan bietet noch weitere Vorteile: Weniger Platzbedarf durch weniger Akten Geringere Kosten bei Rechtsstreitigkeiten Reduziertes Risiko von Datenschutzverletzungen Bessere Kontrolle des Aktenaufkommens Schnelleres und sichereres Auffinden von Akten Leichterer Zugang zu wertvollen Informationen Nur 29 % der europäischen und 21 % der nordamerikanischen Großunternehmen überwachen und analysieren die Effektivität ihrer Schulungsprogramme in der Praxis. Beyond good intentions, The need to move from intention to action to manage information risk. Ein Bericht von PwC in Zusammenarbeit mit Iron Mountain 3

4 KUNDEN, DIE IHRE INFORMATIONEN SCHNELL ERHALTEN, KOMMEN WIEDER WO FÄNGT MAN AN? Ein gutes Akten- und Informationsmanagement beginnt damit, zu wissen, welche Akten in den verschiedenen Unternehmensbereichen erstellt und genutzt werden. Im nächsten Schritt werden die Akten dann anhand von Funktion, Klasse und Typ kategorisiert. Beispiel: Aktenfunktion: Buchhaltung Aktenklasse: Verbindlichkeiten/Rechnungen Aktentyp: Ausgabenberichte Innerhalb der Kategorie Aktenfunktion werden Akten anhand vergleichbarer Geschäftsprozesse sowie ähnlicher rechtlicher und verwaltungstechnischer Aufbewahrungsanforderungen in Klassen eingeteilt. Je mehr Unterscheidungen es in der Kategorie Aktenklasse gibt, desto besser sind Benutzer oder Technologien in der Lage, eine Akte korrekt zu klassifizieren. Als Faustregel gilt: Aktenklassen pro Plan. Aber das hängt auch von der Komplexität Ihres Unternehmens ab. Jeder Aktenklasse wird dann eine Aufbewahrungsfrist zugewiesen. Wenn Sie das Rad nicht neu erfinden möchten, sollten Sie sich von externen Experten beraten lassen. Diese helfen Ihnen, die Kategorisierung zu beschleunigen, und unterstützen Sie mit ihrem Rechtswissen bei der Entwicklung eines individuellen Aufbewahrungsplans für Ihre Akten. WAS SIND AUFBEWAHRUNGSFRISTEN? Aufbewahrungsfristen legen typischerweise fest, wie viele Jahre eine Akte ab ihrer Erstellung oder einem anderen Ereignis, beispielsweise der Beendigung eines Vertrags oder dem Ende eines Projektes, aufbewahrt werden muss. Es gibt auch Aktenklassen, die aufgrund ihrer Bedeutung unbefristet aufbewahrt werden, beispielsweise Gesellschaftsverträge oder urheberrechtlich geschützte Unterlagen. Die Aufbewahrungsfristen werden durch regionale, nationale und kommunale Gesetze sowie Bestimmungen der Gerichtsbarkeiten geregelt, in denen Ihr Unternehmen aktiv ist. So ergibt sich ein fester, obligatorischer Zeitrahmen. In einigen Fällen müssen außerdem Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen berücksichtigt werden. Eine Aufbewahrungsfrist kann aufgrund von betrieblichen Anforderungen verlängert, aber nie verkürzt werden. Es ist empfehlenswert, zu dokumentieren, warum eine Aufbewahrungsfrist verlängert wurde, um sich abzusichern und sich gegen die Tendenz zu wehren, Akten für den Fall der Fälle lieber länger aufzubewahren. Gleichzeitig ist der einfache Zugang zu einer derartigen Dokumentation für die Rechts- und Compliance-Abteilung nur von Vorteil. WIE FUNKTIONIERT EIN AUFBEWAHRUNGSPLAN? Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter den Aufbewahrungsplan leicht finden können. Hierfür eignet sich eine spezielle Site im Unternehmens-Intranet mit entsprechenden Suchfunktionen. Der Plan kann verwendet werden, um Inhalten bestimmte Regeln zuzuordnen. Diese Regeln können auch von Anwendungen für die Aktenverwaltung verwendet werden. Ihre Systeme für die Verwaltung papierbasierter oder elektronischer Akten können den Aufbewahrungsplan mit dem Aktendatum verknüpfen, um gültige Vernichtungstermine zu berechnen. 4

5 IN WELCHEN ABSTÄNDEN MUSS EIN AUFBEWAHRUNGSPLAN FÜR AKTEN ÜBERPRÜFT WERDEN? Ein Aufbewahrungsplan ist dynamisch. Aufbewahrungsfristen können sich aufgrund geänderter Gesetze und Bestimmungen oder aufgrund der in Ihrem Unternehmen genutzten Daten ändern, vor allem im Zusammenhang mit Fusionen, Übernahmen oder Auflösungen. Optimalerweise sollten Sie Services nutzen, die Sie zeitnah über solche Veränderungen informieren. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie Ihren Aufbewahrungsplan alle 18 bis 24 Monate überprüfen, um auf die Auswirkungen von rechtlichen oder unternehmerischen Veränderungen reagieren zu können. WAS IST EINE GUTE UMSETZUNG? Höchste Priorität sollte sein, dass sich alle internen und externen Mitarbeiter sowie Lieferanten, die Informationsverantwortung tragen, der Bedeutung des Informationsmanagements bewusst sind. Sorgen Sie für regelmäßige Schulungen und anhaltende Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass im Aufbewahrungsplan Akten aller Formate, Gerichtsbarkeiten und Unternehmensbereiche berücksichtigt werden. Arbeiten Sie mit IT-, Compliance-, Risiko- und Rechtsabteilungen sowie Unternehmensbereichen zusammen, um deren Bedenken hinsichtlich eines effektiven Informationsmanagements zu verstehen. Nutzen Sie schließlich Metriken, um nachweisen zu können, dass die Informationsmanagementrichtlinien eingehalten werden. Wir haben außerdem einen umfassenden Leitfaden für die Aufbewahrung von Dokumenten erstellt, in dem Sie weitere Informationen erhalten. Laden Sie den Iron Mountain Leitfaden für die Aufbewahrung von Dokumenten jetzt herunter. Deutschland: klicken Sie hier Österreich: klicken Sie hier Wenn Sie als Entscheidungsvorlage ein Business Case für die Aktenverwaltung und die Reduzierung des Aktenaufkommens erstellen möchten, laden Sie diese Folien zusammen mit unserer Studie herunter. Deutschland: klicken Sie hier Österreich: klicken Sie hier Kontaktieren Sie uns noch heute Telefon: /+43 (0)