Visualisierung, Analyse und Optimierung von Prozesspfaden als Beitrag zum Qualitätswettbewerb in der Medizin

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1 Visualisierung, Analyse und Optimierung von Prozesspfaden als Beitrag zum Qualitätswettbewerb in der Medizin Medica Veranstaltung November 2004, Düsseldorf Dr. Klaus Kühn,, München

2 Institut für Angewandte Simulation, München Das IAS wurde im Mai 2000 gegründet, um Unternehmen aus allen Branchen beim Erreichen der Wertschöpfungsziele durch Optimierung von Prozessabläufen zu unterstützen. Coaching, Training und die VAO- Technologie per Simulation werden eingesetzt, um Abläufe zu visualisieren, zu analysieren und zu optimieren. Das Institut arbeitet mit freien Mitarbeitern zusammen und ist eingebettet in ein Netzwerk, um die erforderlichen Kernkompetenzen abdecken zu können. Dr. rer. nat. Klaus Kühn ist ausgebildeter EFQM-Assessor und Leiter des Instituts für Angewandte Simulation. Er ist seit über 20 Jahren im Gesundheitswesen aktiv und betreut per VAO-Technologie Projekte zur Prozessoptimierung, Effizienz und Excellence im Gesundheitswesen (u.a. Patientenpfade) und im Dienstleistungsbereich. Zahlreiche Vorträge und Publikationen zum Thema.

3 Erstellen von Prozesspfaden Ziel - Ergebnis Dr. Klaus Kühn Folie 3 Transparenz und Qualitätssteigerung durch Standardisierung Hoher Aufwand Teambildung, -findung Interdisziplinär Interprofessionell Recherchen Flexibilität Etc. Quelle, Contec, Bochum

4 Visualisieren Um Abläufe zu vereinheitlichen, ist es sinnvoll, sie im Team der "Betroffenen" zu erarbeiten und die bestehenden Abläufe (den IST- Zustand) anschaulich und verständlich darzustellen zu visualisieren. Dr. Klaus Kühn Folie 4

5 Visualisieren Darstellung eines vereinfachten Behandlungspfades (beispielhaft) in einem statischen Schaubild DEMO Dr. Klaus Kühn Folie 5

6 Prozesspfad, Ablauf-, Flussdiagramm, Workflow, Flowchart Statisch Dr. Klaus Kühn Folie 6

7 Statisches Flussdiagramm (Detail) Dr. Klaus Kühn Folie 7

8 Prozesspfade im Gesundheitswesen (Beispiele) Dr. Klaus Kühn Folie 8 DRG-, Patientenpfade Clinical pathways Patienten-(Not-)aufnahme patient registration OP-Bereich - processes in the OR Präoperative Diagnostik (Radiology) Praxisabläufe - processes in the ambulance Integrierte Versorgung - HMO Logistische Aufgaben (Apotheke, Mahlzeiten, etc.) - logistics Qualitätsmanagement quality management

9 Qualitäts-Kennzahlen Auslastungen - Utilisation Engpässe ermitteln bottle necks Kosten cost (activity based) Wartezeiten waiting duration VWD ALOS (average length of stay) Dr. Klaus Kühn Folie 9 Kapazitätenermittlung determination of capacities (resources) Weitere - others

10 Fragen zu den Prozesspfaden Wie effizient sind unsere Pfade/Abläufe? Efficiency of pathways? Welche (DRG-)Kosten werden mit den bestehenden Abläufen erzeugt? (DRG-related cost?) Welche Warte-/Leerzeiten (für z.b. Patienten, Mitarbeiter, Geräte) sind zu erwarten? Waiting durations? Dr. Klaus Kühn Folie 10 Welche Engpässe (können) entstehen? Which bottle necks?

11 Antworten.müssen bisher die in der Realität gemachten Erfahrungen geben..oder welche anderen Möglichkeiten gibt es? Dr. Klaus Kühn Folie 11 Other opportunities to answer efficiency questions

12 Visualisieren Was sollte das Visualisieren noch können? Dr. Klaus Kühn Folie 12 Das Visualisieren könnte noch das Darstellen, Verifizieren und Validieren von bestehenden/ erarbeiteten Prozessen unter Einbeziehen der relevanten Annahmen, Variablen und Wechselwirkungen beinhalten.

13 Analysieren....der Ergebnisse der derzeitigen Situation sowie der Auswirkungen von Änderungen Dr. Klaus Kühn Folie 13 Analyse present situation and impact of changes

14 Aktivitäten definieren -> Daten einbeziehen -> dynamisieren -> Ergebnisse -> analysieren Dr. Klaus Kühn Folie 14

15 Aktivitäten definieren -> Daten einbeziehen -> dynamisieren -> Ergebnisse -> analysieren Dr. Klaus Kühn Folie 15

16 Aktivitäten definieren -> Daten einbeziehen -> dynamisieren -> Ergebnisse -> analysieren Dr. Klaus Kühn Folie 16

17 Ergebnisse Dr. Klaus Kühn Folie 17

18 Aktivitäten definieren -> verfeinern -> Ergebnisse -> analysieren Dr. Klaus Kühn Folie 18

19 Ergebnisse Dr. Klaus Kühn Folie 19

20 Analysieren Dr. Klaus Kühn Folie 20 Bei diesem Schritt geht es um die Analyse von Prozessabläufen mit unterschiedlichen Szenarien und Parametern sowie der Analyse, welche Auswirkungen diese Ergebnisse auf die Performance der Behandlungspfade haben. Dies wird durch wiederholte Simulationsläufe erzielt, die jeweils für ein bestimmtes Szenario die Ergebnisse liefern.

21 Fragen zu Änderungen innerhalb der Prozesspfade Welche Auswirkungen haben Änderungen auf die Kosten, Auslastungen, Prioritäten, etc....? impact of changes on cost, utilisation, priorities Dr. Klaus Kühn Folie 21 Was bringt die Anschaffung von Personal, Geräten, Räumen, etc.... wirklich? benefits of investing into people, equipment, rooms, etc.

22 Fragen zu Änderungen innerhalb der Prozesspfade Wie sicher ist der Erfolg der Investition/Neuerung/ Änderung? assuring success of new implementations Worin liegt das Optimum? defining and finding the optimum Dr. Klaus Kühn Folie 22

23 Oder generell Was können wir tun, um im Wettbewerb zu bestehen? How do we compete successfully? Was wäre, wenn.? What if.? Dr. Klaus Kühn Folie 23 Was kostet was.? How much would that change cost?

24 Dynamisches Flussdiagramm (Optimierung,Verfeinerung) Dr. Klaus Kühn Folie 24

25 Simulation des Workflows: Ergebnisse Dr. Klaus Kühn Folie 25

26 Simulation des Workflows: Ergebnisse Dr. Klaus Kühn Folie 26

27 Optimieren....Sie Ihre Entscheidungen auf Basis der Simulations- Ergebnisse Die Auswahl der Simulationsläufe mit den besten Ergebnissen liefert schliesslich verlässliche Voraussagen über die zu erwartenden Ergebnisse in der wirklichen Pfadwelt. So werden die Erfolgsaussichten für optimierte Änderungen oder Planungen erheblich erhöht! Dr. Klaus Kühn Folie 27 Optimizing on the basis of objective results enhances probability of success!

28 Dynamische Systemsimulation Dr. Klaus Kühn Folie 28

29 Dynamische Systemsimulation Dr. Klaus Kühn Folie 29

30 ! Die Zehner-Regel gilt! Die Kosten zur Fehlerkorrektur steigen um den Faktor 10 für jedes unkorrigierte Planungsstadium. Concept Design Installation Operation Cost Dr. Klaus Kühn Folie 30 System Stage

31 Projektschritte - VAO 1. definiere die Zielsetzung im zu untersuchenden System define goal 2. erfasse die relevanten Abläufe/Pfade und die zugehörigen Daten (Was wir nicht messen können/wollen, können wir nicht verändern! Hilfestellung anbieten!) collect relevant data 3. lasse den Prozesspfad erstellen visualisiere, verifiziere generate and visualize pathway 4. experimentiere, analysiere -> im Team analyse scenarios Dr. Klaus Kühn Folie optimiere, präsentiere -> implementiere die beste Lösung optimize -> implement best solution

32 Der Benefit der Process Simulation.. Dr. Klaus Kühn Folie 32..liegt darin, dass viele Workflow/Prozesspfad Fragestellungen zur Performance in relativ kurzer Zeit bearbeitet und gleichzeitig beantwortet werden können quick and simultaneously, die zu untersuchenden Abläufe in anschaulicher, nachvollziehbarer Weise dargestellt werden animated and reproducible, und dabei verlässliche und objektivierte Ergebnis-Werte erhalten werden reliable and objective

33 VAO Technologie als Beitrag im Qualitätswettbewerb..schafft Transparenzen (Abläufe lassen sich besser visualisieren, analysieren, präsentieren, bestätigen und nachvollziehen) ideally improves transparency and analytical power..ergänzt (subjektive) Intuition durch (objektives) Wissen positively combines intuition and knowledge..unterstützt das Qualitätsmanagement und optimiert Erfolgswahrscheinlichkeiten supports QM and optimizes outcome/successes Dr. Klaus Kühn Folie 33..verknüpft Prozesspfade mit Kostenrechnung -> erhöht Effizienzen effectivly combines pathways with activity based costing

34 Ich hoffe, mit diesen Ausführungen konnte ich Ihre innovations-orientierten Zellen s(t)imulieren und Ihre Gedanken auf neue Rillen setzen. Wir unterstützen Sie gerne! Dr. Klaus Kühn Folie 34...heute schon simuliert?