Universelle Lösungen für Ihre IT

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1 Universelle Lösungen für Ihre IT L ö s u n g e n f ü r I h r U n t e r n e h m e n SharePoint Drop 2 Enterprise - die universelle Lösung für Ihre Unternehmensanforderungen Auf Basis von Microsoft SharePoint bietet Ihnen SharePoint Drop 2 Enterprise eine flexible Lösung um Informationen einfach in Microsoft SharePoint und Office 365 abzulegen. Zentral konfigurier- und administrierbar Flexibel Schnell Einfach konfigurierbar Anpassungsfähig H+S Systemhaus GmbH Marrenstraße Donzdorf Deutschland Hauptstraße Nr. 123, Musterstadt Tel.: (01 33) Fax: (01 33) Tel.: / Fax: / info@h-s.de W W W. A D A T U M. C O M

2 H+S Systemhaus GmbH Marrenstraße Donzdorf Tel.: Fax Internet: 2

3 Handbuch Installation und Konfiguration SharePoint Drop 2 Enterprise das universelle Tool zur schnellen Datenablage in Microsoft SharePoint und Microsoft Office 365 Version 2.26 (Stand ) 3

4 Vorwort SharePoint Drop Enterprise ist ein auf der Grundlage von Microsoft.Net entwickeltes Programm für Microsoft SharePoint das die schnelle Ablage von Dateien in Ihr Microsoft SharePoint und/oder Office System ermöglicht. SharePoint Drop Enterprise ist Client-/Server basiert und stellt den Clientseitigen Funktionsteil dar. Die Server-seitige Komponente wird durch das Produkt Microsoft SharePoint 2010 und dessen Web-Services repräsentiert, welches die Anfragen des Client entgegen nimmt, verarbeitet und das Ergebnis zurücksendet. Bestandteile von SharePoint Drop Enterprise SharePoint Drop Enterprise:.Net basierter Windows Client SharePoint Drop Enterprise Manager:.net basierter Windows Client - Management Console Dieses Handbuch steht Ihnen bei der Arbeit mit SharePoint Drop Enterprise zur Seite. Es gestaltet Ihnen den Einstieg und die Einarbeitungszeit so kurzweilig als möglich, und ist Ihnen anschließend ein zuverlässiger und ständiger Begleiter bei den täglichen Aufgaben. Das Handbuch versteht sich als ein unterstützendes Medium für die Installation und Bedienung der verschiedenen Funktionen von SharePoint Drop Enterprise. Wir wünschen Ihnen nun viel Spaß beim Arbeiten mit SharePoint Drop Enterprise. Donzdorf, März 2014 Matthias Bantel Geschäftsführer H+S Systemhaus GmbH 4

5 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 5 Einleitung... 7 Logik von SharePoint Drop Enterprise... 7 Kurzübersicht Installation von SharePoint Drop Enterprise Vorgehensweise Voraussetzungen für die Installation Download Firewall-Einstellungen Installation.Net Framework 4.5 (Windows 7) Installation von SharePoint Drop Enterprise Installationsschritte Lizensierung SharePoint Drop Manager Zentrale Konfiguration Netzwerk Verbindung konfigurieren Suchprofil konfigurieren Durchsuchbare Felder Angezeigte Felder Suchfilter Speichern der Konfiguration SharePoint Drop Client Benutzerspezifische Konfiguration Dokumentenablage und Suche Ablage von Dateien Ablage von s Kontextmenüs des Jobfensters Dateien und Ordner von SharePoint kopieren

6 4.7 Dateien zum Bearbeiten öffnen Mögliche Fehler vermeiden Abbildungsverzeichnis Kontakt und Support

7 Einleitung Logik von SharePoint Drop Enterprise SharePoint Drop Enterprise dient der Ablage von Dokumenten aus Ihren Software-Programmen und/oder Ihrem Dateisystem in Microsoft SharePoint. Mit dieser Lösung verfolgen wie das Konzept, Informationen in sogenannten Mappen abzulegen. Mappen sind mit Metadaten behaftete Ordner. Der Vorteil ist, dass nicht mehr einzelne Dokumente, Dateien, Bilder u.a. mit Metadaten indexiert werden, sondern nur noch die Mappe. Aus diesem Grund bietet SharePoint Drop Enterprise keine Verschlagwortung bzw. Indexierung beim Upload von Dateien an. Die Ablage in Microsoft SharePoint findet in der Regel in folgenden Arbeitsschritten statt. 1. Anlegen eines Dokuments in einer Windows Anwendung 2. Speichern des Dokuments im Dateisystem 3. Starten des Browsers (Internet Explorer) 4. Eingabe der Microsoft SharePoint Site - URL 5. Suche des Ablageortes (Dokumentenbibliothek) 6. Hochladen des Dokuments via Internet Explorer 7. Nächstes Dokument in Microsoft SharePoint ablegen (gehe zu Schritt 1)! Um diese Abfolge von Arbeitsschritten zu vereinfachen und zu beschleunigen wurde SharePoint Drop entwickelt. Im nachfolgenden Abschnitt werden die Vorteile für den Einsatz von SharePoint Drop beschrieben. 7

8 Kurzübersicht Schnelle und flexible Suche von Ablageorten in Microsoft SharePoint Zentral Administrierbar (Konfiguration und Verwaltung) Unterstützung von Drag and Drop aus Ihren Windows Anwendungen Unterstützung von Drag and Drop aus Microsoft SharePoint zu Ihrem Desktop Einfaches hochladen von Dateien in Ihre Dokumentenbibliotheken von Microsoft SharePoint bzw. Office 365 Häufig genutzte Ablageorte werden als Favoriten gespeichert Kürzlich verwendete Ablageorte werden Ihnen zur Wiederverwendung vorgeschlagen Direktes Speichern von Dokumenten aus Ihren Windows-Anwendungen in Microsoft SharePoint Einfache Installation 8

9 1 Installation von SharePoint Drop Enterprise 1.1 Vorgehensweise Die Installation von SharePoint Drop Enterprise wird mit Hilfe eines Setup-Programms durchgeführt und kann sowohl in Windows 32bit wie auch in Windows 64bit Umgebungen installiert werden. 1.2 Voraussetzungen für die Installation Microsoft SharePoint 2010/2013 / Microsoft Office365 Microsoft Internet Information Service (IIS) Microsoft.Net Framework 4.5 Microsoft SharePoint 2010/2013 SharePoint Drop Enterprise Microsoft.Net Framework 4.5 Microsoft Windows Download SharePoint Drop 2 kann über folgenden Download-Link bezogen werden Anwendung: Handbuch: Tools und Utilities: H+S Licenseserver Heartbeat: 9

10 1.4 Firewall-Einstellungen Bitte stellen Sie sicher, das folgende Web URL erreichbar ist: Die Erreichbarkeit dieser Web URL ist für den Lizensierungsvorgang notwendig. Die Erreichbarkeit dieser URL kann auch mit Hilfe des Diagnose Programms H+S Licenseserver Heartbeat überprüft werden. Wird keine durchgehende flache Linie angezeigt, so ist der Lizenz-Server erreichbar und einer Lizenzaktivierung von SharePoint Drop steht nichts im Wege. Abbildung 1 Lizenz-Server erreichbar Wir jedoch eine durchgehende Flache Linie angezeigt, so wird die Erreichbarkeit des Lizenzservers von Ihrer Firewall blockiert! Abbildung 2 Lizenz-Server nicht erreichbar Fügen Sie eine Ausnahme-Regel für folgende URL in Ihrer Firewall ein, um den H+S Lizenzserver erreichen zu können (die Lizenz-Server wurde steht in weißer Schrift geschrieben unterhalb der animierten Grafik) Fügen Sie folgende URL als Ausnahme-Regel in Ihre Firewall ein: Die URL kann auch via Kontext-Menü Copy-Url in die Zwischenablage für die Weiterverwendung kopiert werden. 10

11 Abbildung 3 H+S Lizenz-Server URL kopieren 1.5 Installation.Net Framework 4.5 (Windows 7) Das.Net Framework 4.5 ist in der Standardinstallation von Microsoft Windows 7 nicht enthalten, und muss für die Verwendung von SharePoint Drop installiert sein. 1. Um das.net Framework nachträglich unter Microsoft Windows 7 zu installieren, klicken Sie bitte auf die nachfolgende URL: 2. Laden Sie bitte nun das.net Framework 4.5 auf Ihren PC und installieren Sie durch anwählen der setup.exe die Anwendung sobald sie auf Ihren PC erfolgreich heruntergeladen wurde. 3. Beginnen Sie anschließend mit der Installation von SharePoint Drop 2 (siehe Kapitel 1.4 Installation von SharePoint Drop) 1.6 Installation von SharePoint Drop Enterprise Wie bereits in dem vorangehenden Abschnitt erklärt, basiert die Software SharePoint Drop Enterprise auf einer Client-/Server- Architektur. Dabei unterstützt Sie SharePoint Drop Enterprise bei dem schnellen finden Ihres Ablageortes mit Hilfe einer komfortablen Suchfunktion oder durch der Verwendung von Favoriten bzw. kürzlich verwendeter Ablageorte. der schnellen Ablage durch Drag and Drop Ihrer Daten aus Ihren Windows- Anwendungen heraus in SharePoint Drop Enterprise. SharePoint Drop Enterprise besteht aus 2 Anwendungsteilen. Zum einen aus der eigentlichen SharePoint Drop Enterprise Anwendung und zum anderen aus der Verwaltungsanwendung SharePoint Drop Enterprise Manager. 11

12 Mit Hilfe des SharePoint Drop Managers können sie zentral Netzwerk-Konfigurationen und Suchprofile erstellen, verwalten und speichern. Als Speicherort für die Konfigurationsdateien dient wiederum Microsoft SharePoint Installationsschritte Führen Sie das Setup für die in dem Programmpaket mitgelieferten Anwendungen entsprechend den nachfolgenden beschriebenen Schritten aus. 12

13 Starten Sie das Setup aus dem Installationsverzeichnis durch starten der setup.exe Abbildung 4 Setup.exe (Anmerkung: Vergewissern Sie sich bitte, dass Sie die entsprechenden Rechte zum Ausführen von Installationsanwendungen haben) Folgen Sie dem Installationsdialog und Abbildung 5 Setup Begrüßungsmaske Geben Sie die dem Dialog entsprechenden Informationen ein. Abbildung 6 Setup - Benutzerinformation wählen Sie den Installationsort für SharePoint Drop Enterprise aus. Sie können den Installationsort ändern durch Anwählen der Schaltfläche Abbildung 7 Setup - Installationsverzeichnis 13

14 nach einer kurzen Zusammenfassung der von Ihnen eingegebenen Installationsparameter wird im Anschluss dieser Dialogmaske die Installation von SharePoint Drop Enterprise gestartet. Abbildung 8 Setup - Installationsparameter Zusammenfassung Start der Installation Abbildung 9 Setup - Installationsfortschritt wurde die Installation erfolgreich durchgeführt, können Sie SharePoint Drop Enterprise sofort nutzen. Abbildung 10 Setup - beendet 14

15 2 Lizensierung Haben Sie einen Produktschlüssel für SharePoint Drop 2 Enterprise erworben, muss der Produktschlüssel von Ihrem Administrator wie folgt eingerichtet werden. Starten Sie den Windows Domänen Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor bzw. die Group Policy Management Konsole (GPMC). Wählen Sie im Menü-Baum den Eintrag Benutzerkonfiguration -> Einstellungen -> Windows-Einstellungen -> Registrierung aus und fügen sie manuell einen neuen Schlüssel ein. Der Schlüsselpfad lautet: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\H+S Systemhaus GmbH\SharePoint Drop 2\ Legen Sie bitte den neuen Schlüsseleintrag LicenseKey unter diesem Pfad an. Geben Sie nun im Feld Wertdaten den Produktschlüssel ein 15

16 Aktualisieren Sie abschließend Ihre erstellte Gruppenrichtlinie (mittels Neustart oder via Kommandozeilen-Eingabe gpupdate /force ). Legen Sie nun einen weiteren Registrierungsschlüssel mit Namen DefaultConnection an. Als Wert für diesen Schlüssel wählen Sie die URL Ihres Microsoft SharePoint-Systems aus, beispielsweise Die Default Connection-URL dient SharePoint Drop Enterprise als zentraler Ablageort für die unternehmensweit geltenden SharePoint Drop Suchprofile u.a. Mit Hilfe des Registrierungs-Editors können Sie überprüfen ob der Registrierungseintrag korrekt eingetragen und aktiviert wurde. 16

17 3 SharePoint Drop Manager 3.1 Zentrale Konfiguration Starten Sie bitte nach der Installation den SharePoint Drop Enterprise Manager. Wie bereits erwähnt dient diese Anwendung der Konfiguration und Verwaltung von SharePoint Drop Enterprise. Vor der Benutzung von SharePoint Drop Enterprise muss die Erstkonfiguration mit Hilfe des SharePoint Drop Enterprise Managers durchgeführt werden. Wählen Sie den Menüpunkt Extras an, und anschließen klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf den Menüeintrag Optionen. In der Bildschirmmaske Konfigurationseinstellungen geben Sie als erstes die URL ein, die auf Ihr SharePoint System verweist. Beispiel: Der Speicherort für die Ablage der Konfigurationsdateien in Ihrem SharePoint System ist fest eingestellt und wird automatisch bei der Erstkonfiguration angelegt. 17

18 Mit dem Drücken der Schaltfläche OK speichern Sie Ihre Einstellungen. Wir fahren nun mit der Erstellung der Netzwerk-Verbindung und des ersten Suchprofils fort. 3.2 Netzwerk Verbindung konfigurieren Wählen Sie die Netzwerkkonfiguration aus, wenn Sie sich mit einem weiteren SharePoint System verbinden wollen Eigenschaften-Menü anzeigen (mit der linken Maustaste auf den Pfeil klicken) Es wird nun die Bildschirmdialog-Maske für die Konfiguration der SharePoint-Netzwerk Verbindung angezeigt. Aktuelle Netzwerk- Konfiguration Authentifizierungs typ Neue Netzwerk-Verbindung anlegen Aktuelle Netzwerk-Verbindung löschen Testen der Netzwerkverbindung URL zu Ihrem SharePoint Server Konfiguration beenden Abbildung 11 Netzwerk Verbindung Konfiguration Benutzer-Login Daten Konfiguration abbrechen Wählen Sie für Ihr SharePoint System den passenden Verbindungstyp aus. Für Microsoft Office 365 wählen Sie den entsprechenden Eintrag Office 365 aus. Geben Sie anschließend die URL zu Ihrem SharePoint System ein. Zuletzt geben Sie Ihre Zugangsdaten bzw. Ihre Benutzerauthentifizierung ein. 18

19 3.3 Suchprofil konfigurieren Suchprofile dienen in SharePoint Drop Enterprise dazu, bestimmte Felder Ihres Microsoft SharePoint Systems zu durchsuchen. Um die Suchprofil Konfiguration zu starten wählen Sie im Kontext-Menu von SharePoint Drop Enterprise Manager den Menüpunkt Suchprofil konfigurieren aus. Abbildung 12 SharePoint Drop Enterprise Manager Kontext Menü Es können mehrere Suchprofile für ein Microsoft SharePoint System benutzt werden. Beispielsweise kann ein Suchprofil erstellt werden, wo nur im Feld Titel und im Feld Name nach dem Suchbegriff gesucht wird. Es können jedoch auch weitere Felder für die Suche hinzugefügt werden. 19

20 Name des Profils Profil nutzt SharePoint System Neues Suchprofil anlegen Suchprofil löschen SharePoint Felder die durchsucht werden SharePoint Benutzerberechtigungen anzeigen SharePoint Felder die im Suchergebnis angezeigt werden Felder hinzufügen Felder löschen Abbildung 13 Suchprofil Konfiguration Suchfilter: Es werden nur Suchergebnisse angezeigt die die angegebene URL im enthalten Durchsuchbare Felder Findet SharePoint Drop Enterprise in einem dieser Suchfelder ( durchsuchbare Felder ) den gesuchten Begriff, und ist eines der angegebenen Suchfelder in irgendeiner Dokumentenbibliothek/Mappe vorhanden, so wird diese Dokumentenbibliothek/Mappe als Treffer im Suchergebnis angezeigt. Diese Dokumentenbibliothek /Mappe kann dann als Ablageort für ihre Dateien ausgewählt werden Angezeigte Felder Angezeigte Felder sind Felder aus Ihren Dokumentenbibliotheken und Listen, die Sie in Ihrer Suchergebnis-Ansicht anzeigen möchten. Da jede Dokumentenbibliothek zum Teil sehr viele Felder enthält, können Sie mit Hilfe der Liste Angezeigte Felder nur diejenigen Felder im Suchergebnis anzeigen, die für die Bestimmung ihres Ablageortes für Sie notwendig sind. Um Felder zu Ihrem gewählten Suchprofil hinzuzufügen wählen Sie aus der Liste die gewünschten Felder aus und drücken Sie die Schaltfläche OK. 20

21 Abbildung 14 SharePoint Feld Liste Durch Drücken der Schaltfläche Abbrechen Suchfilter Mit Hilfe des Suchfilters kann die Suche auf Teilbäume Ihres Microsoft SharePoint Systems beschränkt werden, um beispielsweise die Suche bei großen Microsoft SharePoint Systemen zu beschränken bzw. zu optimieren. Tragen Sie hierzu im Feld Suchergebnis enthält den URL Pfad die entsprechende URL ein. Durch die auf bestimmte Regionen in Ihrem SharePoint System beschränkte Suche können bei sehr großen SharePoint Installationen die Suchanfrage-Ergebnisseiten optimiert, bzw. die Serverlast Ihres SharePoint Servers reduziert werden. Es werden nur Suchergebnisse in Ihrer SharePoint Suche berücksichtigt, die die angegebene URL enthalten. Wird im Suchfilter keine URL angegeben so wird entsprechend Ihren Benutzerberechtigungen eine vollständige Suche durchgeführt. 21

22 3.4 Speichern der Konfiguration Haben Sie nun alle Einstellungen vorgenommen, so können diese unter dem Menü Datei Speichern, gesichert werden. 22

23 4 SharePoint Drop Client 4.1 Benutzerspezifische Konfiguration Benutzerspezifische Konfigurationseinstellungen werden über das Menü Anwendungskonfiguration aufgerufen von SharePoint Drop Enterprise vorgenommen. Starten Sie hierzu SharePoint Drop Enterprise. Das Menü Anwendungskonfiguration wird durch Anklicken des schwarzen Pfeils (der nach unten zeigt) angezeigt. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Menü Eintrag Anwendungskonfiguration. Es wird nun die Bildschirmmaske Anwendungskonfiguration geöffnet. Die Einstellungen der Anwendungskonfiguration bestimmt das Verhalten von SharePoint Drop Enterprise und wird lokal auf Ihrem Rechner und individuell für jeden Benutzer gespeichert. 23

24 Konfigurationssymbol anzeigen Anwendung in den Vordergrund legen anlegen Applikationsmodus festlegen Lokale Datei wird nach erfolgreichem Upload gelöscht Favorit = immer Dokumentenbibliothek Bereits vorhandene gleichnamige Datei wird beim hochladen automatisch überschreiben Oder Favorit = gewählte Dokumentenbibliothek oder Subfolder Die Suchanfragen werden parallelisiert durchgeführt Bildschirmmaske ohne speichern verlassen Einstellungen speichern und Bildschirmmaske verlassen 24

25 4.2 Dokumentenablage und Suche Beim Starten von SharePoint Drop Enterprise erscheint die Anwendung als kleines Symbol auf ihrem Desktop. Eigenschaften- Menü Abbildung 15 SharePoint Drop Status Upload- Jobs Aktivitätsbalken SharePoint Drop Enterprise ist nun für die Ablage von Dateien aus Ihren Anwendungen via Drag and Drop bereit. Ziehen sie beispielsweise Dateien aus Ihren Explorer auf das SharePoint Drop Enterprise Symbol. Rechts oben erscheint ein Zähler, der die Anzahl der abgelegten Dateien anzeigt. Nach der Drag and Drop Operation klicken Sie mit der Maus in die Mitte des SharePoint Drop Symbols. Zeigt die Verbindung zum aktuell Es wird nun das Job-Fenster angezeigt gewählten SharePoint System an. Aktuelles Suchprofil: Das Suchprofil gibt die Einstellungen für die Suchfunktion vor, beispielsweise in welchen SharePoint Feldern nach dem eingegebenen Suchbegriff gesucht werden soll um die Suche einzuschränken Geben Sie hier Ihren Suchbegriff ein 25

26 Im Suchfeld können Sie den Ablageort genauer spezifizieren. Geben Sie dafür einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Schaltfläche mit der abgebildeten Lupe. Abbildung 16 Suchfeld Die Suche kann jederzeit durch Drücken der ESC Taste ( ) abgebrochen werden. Starten der Suche durch linken Mausklick Geben Sie hier Ihren Suchbegriff ein Nach dem Starten der Suche werden die Suchergebnistreffer angezeigt. Wählen Sie aus der Such- Ergebnisliste den gewünschten Ablageort aus. Die Schaltfläche Hochladen verfärbt sich nun grün und zeigt damit an das SharePoint Drop Enterprise bereit ist, Ihre Dateien in ihr Microsoft SharePoint System hochzuladen. Das Job-Fenster wird automatisch geschlossen und als Aufgabe (Job) an den Job Monitor übergeben. Dieser arbeitet im Hintergrund ihre Datentransfers in Ihr Microsoft SharePoint System ab. 26

27 Um sich über den Status der einzelnen Datentransfers (Jobs) zu informieren klicken Sie bitte den Aktivitätsbalken des SharePoint Drop Enterprise Symbols an. Anklicken des Aktivitätsbalkens (linke Maustaste) um den Job Monitor anzuzeigen. Status Upload- Jobs Der Job Monitor zeigt aktuell laufende Jobs und deren Status an. Treten Fehler während des Hochladens auf verfärbt sich der Aktivitätsbalken rot. Abbildung 17 Aktivitätsbalken (Fehler) Es ist ein Fehler während des Hochlandens in SharePoint aufgetreten Im Job Monitor werden die fehlerbehafteten Jobs dargestellt. 27

28 Job anhalten Job starten Job Fehlerbehandlung starten Job Info Job löschen Job Status Abbildung 18 Job Monitor Abbildung 19 Job Monitor (Job) Job Fehlerbehandlung starten Durch Anwählen des Symbols Fehlerbehandlung wird nachfolgende Bildschirmmaske gestartet um eine Fehlerbehandlung für die fehlerbehaftete Datei durchzuführen zu können. 28

29 Abbildung 20 Fehlerbehandlung In der Fehlerbehandlungsmaske können Sie für jede fehlerbehaftete Datei, die sich in Ihr SharePoint System hochladen wollen, eine entsprechende Fehlerbehandlung durchführen. Abschliessend wählen Sie die Schaltfläche Änderungen durchführen aus um die Fehlerbehandlung zu starten.sie können aber auch durch wählen der Schaltfläche Abbrechen die Fehlerbehandlung beenden. 29

30 Nachfolgend sehen Sie nochmals eine ausgefüllte Job Karte die bereit für den Datei-Upload ist. Dateien stehen für das Hochladen in SharePoint bereit Suche (beginnt mit.) Es werden nur Suchergebnisse angezeigt, die den die angezeigte URL enthalten Suchergebniskarte/n Gefundene Dokumenten- Bibliotheken und Ordner Ordner und Dateien der ausgewählten Suchergebniskarte Drop Zone Ziehen Sie auf dieses Feld weitere abzulegende Dateien 30

31 4.3 Ablage von Dateien Starten Sie den Explorer, und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die Sie ablegen möchten. Klicken sie mit der linken Maustaste die ausgewählten Dateien an und ziehen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste auf das SharePoint Drop Enterprise Symbol, genauer in das gestrichelte Ablagelagefeld Drop & Click. Es erscheint im SharePoint Drop Enterprise Symbol links oben eine Zahl die der Anzahl der Dateien entspricht, die Sie auf das SharePoint Drop Enterprise Symbol gezogen haben. Drag And Drop Abbildung 21 Datei Drag and Drop Sollen für den Moment keine weiteren Dateien in Ihr SharePoint hochgeladen werden, klicken Sie nun mit der linken Maustaste in die Click & Drop Zone um mit dem 2. Schritt der Dateiablage zu beginnen. 31

32 Es wird nun das Job-Fenster geöffnet. Wählen Sie jetzt einen SharePoint Ablageort aus, in dem die Dateien gespeichert werden sollen. Ablageorte können über die Suchfunktion gefunden werden, es werden jedoch bereits vor der Ablageort Suche, kürzlich benutzte Ablageorte angezeigt. Wählen Sie nun einen Ablageort aus. Die Schaltfläche hochladen ist nun grün eingefärbt. Abbildung 22 SharePoint Drop Enterprise (Job) Nun können die Dateien durch klicken der Schaltfläche hochladen in Ihr SharePoint System transferiert werden. 32

33 4.4 Ablage von s Das Ablegen von s aus beispielsweise Microsoft Outlook heraus funktioniert in ähnlicher Weise. Wählen Sie eine aus und ziehen Sie die mit gedrückter linker Maus-Taste auf das SharePoint Drop Enterprise Symbol, genauer in die gestrichelt umrahmte Drop & Click Zone. Wurde die Drag and Drop Operation erfolgreich durchgeführt, wird dies in Form eines Zählers in der linken oberen Ecke des Programmsymbols dargestellt. Dieser erhöht sich bei jeder Drag and Drop Operation automatisch. Analog zum Ablegen von Dateien werden nun in gleicher Reihenfolge die bereits erwähnten Schritte durchgeführt. Drag and Drop Abbildung 23 Drag and Drop 33

34 4.5 Kontextmenüs des Jobfensters Kontextsensitive Menüs bieten Ihnen die Möglichkeit je nach gewähltem Objekt bestimmte Operationen durchzuführen. Beispielsweise können, wenn eine Datei angewählt wurde, Funktionen wie löschen, öffnen, umbenennen usw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) angewählt werden. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie die Kontextmenüs der verschiedenen Objekte im SharePoint Drop Enterprise Job Fenster. Die einzelnen Kontextmenüs werden als selbsterklärend betrachtet und nicht gesondert behandelt. Abbildung 24 Kontext Menüs 34

35 4.6 Dateien und Ordner von SharePoint kopieren Zusätzlich zur Ablage von Dateien und s in Microsoft SharePoint haben Sie die Möglichkeit in Microsoft SharePoint abgelegte Dateien mit Hilfe von SharePoint Drop Enterprise auf ihren lokalen PC zu kopieren. Auch dies geschieht wiederrum mit Hilfe von SharePoint Drop Enterprise. Wählen Sie eine SharePoint Dokumentenbibliothek oder einen Ordner aus. Auf der rechten Seite werden die Inhalte des gewählten Ordners dargestellt. Dies umfasst sowohl die Unterordner als auch die entsprechenden Dateien. Mittels der Drag and Drop Funktion können Sie nun die Dateien oder Ordner aus SharePoint auf Ihren Desktop bzw. in Ihr Dateisystem ziehen. Auch ist es möglich Dateien für den Versand direkt in Outlook via Drag and Drop zu kopieren. 35

36 4.7 Dateien zum Bearbeiten öffnen SharePoint Drop bietet die Möglichkeit gespeicherte Dateien aus Ihrem SharePoint System mittels Doppelklick der linken Maus-Taste zu öffnen. Wird eine Datei per linkem Doppelklick geöffnet, wird das Dokument lokal auf ihren PC kopiert und anschließend mit der verknüpften Anwendung gestartet Sie können nun das Dokument bearbeiten. Wird die Anwendung geschlossen, wird das bearbeitete Dokument anschließend als Upload-Job von SharePoint Drop in Ihr SharePoint System übertragen (siehe auch SharePoint Drop Job-Manager). Beim hochladen des bearbeiteten Dokuments wird geprüft ob seit dem runterladen des Dokuments auf den lokalen PC eine weitere, konkurrierende Änderung stattgefunden hat. Tritt dieser Fall ein, so wird der Benutzer darauf hingewiesen ob das Dokument überschrieben werden soll oder nicht! Alternativ können sich auch mit der rechten Maus-Taste auf die zu öffnende Datei klicken. Es öffnet sich unter dem Mauszeiger ein Eigenschaften-Dialog. Wählen Sie die Menüzeile öffnen aus um die Datei zu öffnen bzw. zu bearbeiten. Dateien öffnen mit Hilfe des Eigenschaften Dialogs (rechte Maus-Taste) Abbildung 25 Dateien öffnen und bearbeiten 36

37 5 Mögliche Fehler vermeiden Ich kann keine Verbindung zu meinem Microsoft SharePoint System aufnehmen: AW: legen Sie zuerst eine Netzwerkkonfiguration an, die auf Ihr Microsoft SharePoint System verweist. Überprüfen sie gleichfalls die Ihre Anmelde-Daten/Login Parameter und die entsprechende Authentifizierungsmethode (Basic, NTLM, usw.) AW: Legen Sie zuerst ein Profil für Ihre Suchanfragen an. Prüfen Sie, ob die angegebene SharePoint-Site URL korrekt geschrieben wurde. Prüfen Sie anschließend, ob entsprechende Suchfelder konfiguriert wurden. Prüfen Sie, ob Ihre lokalen Firewall-Einstellungen eine Verbindung zu Ihrem Microsoft SharePoint System zulassen. Prüfen Sie anschließen, ob Sie die SharePoint-Site URL im Microsoft Internet Explorer aufrufen können. Ich habe ein Such-Profil in SharePoint Drop Enterprise angelegt, aber es werden einige Dokumentenbibliotheken nicht in der Suche als Suchergebnis angezeigt. AW: Überprüfen Sie, ob der eingegebene Suchbegriff in den von Ihnen in der Profil- Konfiguration gewählten zu durchsuchenden Felder vorkommt. AW: Bei erst kürzlich hinzugefügten Mappen kann es vorkommen, dass SharePoint Drop Enterprise diese noch nicht findet, da sie im lokalen Cache des Programmes noch nicht aktualisiert wurden. Führen Sie ein Update Ihres Profils durch und führen Sie anschließend die Suche erneut aus. 37

38 6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Lizenz-Server erreichbar Abbildung 2 Lizenz-Server nicht erreichbar Abbildung 3 H+S Lizenz-Server URL kopieren Abbildung 4 Setup.exe Abbildung 5 Setup Begrüßungsmaske Abbildung 6 Setup - Benutzerinformation Abbildung 7 Setup - Installationsverzeichnis Abbildung 8 Setup - Installationsparameter Zusammenfassung Abbildung 9 Setup - Installationsfortschritt Abbildung 10 Setup - beendet Abbildung 11 Netzwerk Verbindung Konfiguration Abbildung 12 SharePoint Drop Enterprise Manager Kontext Menü Abbildung 13 Suchprofil Konfiguration Abbildung 14 SharePoint Feld Liste Abbildung 15 SharePoint Drop Abbildung 16 Suchfeld Abbildung 17 Aktivitätsbalken (Fehler) Abbildung 18 Job Monitor Abbildung 19 Job Monitor (Job) Abbildung 20 Fehlerbehandlung Abbildung 21 Datei Drag and Drop Abbildung 22 SharePoint Drop Enterprise (Job) Abbildung 23 Drag and Drop Abbildung 24 Kontext Menüs Abbildung 25 Dateien öffnen und bearbeiten

39 7 Kontakt und Support Hersteller: H+S Systemhaus GmbH Marrenstr Donzdorf Tel: / Fax: / info@h-s.de Ansprechpartner: Matthias Bantel matthias.bantel@h-s.de Geschäftsführer /