Microsoft Dynamics CRM 2015 Solution Sales Process - Lösung (IUR-V1) Version 2.5

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1 Microsoft Dynamics CRM 2015 Solution Sales Process - Lösung (IUR-V1) Version 2.5 0

2 Inhaltsverzeichnis Installation und Konfiguration... 4 Installation der Solution... 4 Konfiguration SharePoint-Integration (nur CRM Online)... 6 Erstmaliges Erzeugen eines Word-Dokumentes Produktkatalog erstellen Arbeit mit dem Vertriebsprozess (Vorschlag auf Basis des MS Selling Process) Prozessleiste als Grundlage Schritt für Schritt durch den Vertriebsprozess Support für Partner Rechtliche Nutzung / Gewährleistung der Lösung Microsoft Public License (Ms-PL)

3 Einleitung Im Rahmen der Microsoft Partnerschaft stehen Microsoft-Partnern mit einer Silber- oder Gold-Kompetenz sogenannte IUR-Lizenzen (Internal Use Rights) über das Microsoft Partner Network (MPN) zur Verfügung. Partner mit dem Status Microsoft Action Pack dürfen unter bestimmten Voraussetzungen 5 User CRM OL einsetzen. Weitere aktuelle Informationen und Berechtigungen zu den Microsoft Software und Service Benefits erhalten sie im MPN. Um Ihnen als Partner den Einstieg in das Dynamics CRM Online Umfeld zu erleichtern, haben wir für Sie ein kostenfreies CRM-Template entwickelt, welches erste Vertriebsprozesse abbildet. Die nachfolgende Dokumentation umschreibt den Import der Lösung in Ihre CRM-Umgebung, die dazugehörige SharePoint/Office365-Integration sowie die Konfiguration eines Produktkataloges zur Erstellung von Angeboten aus dem CRM-System heraus. Die im Template abgebildeten Prozesse basieren überwiegend auf dem Microsoft Selling Process (MSP) und sind als unverbindliche Vorlage für ihre individuellen Vertriebsprozesse zu verstehen. Das Template wird als unmanaged und managed Solution in den Sprachversionen deutsch und englisch zur Verfügung gestellt. Die unmanaged Version ermöglicht Ihnen unseren Vorschlag an Ihre eigenen Vertriebsprozesse im Unternehmen individuell anzupassen. Die Version Dynamics CRM 2015 ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung dieser Lösung. 2

4 Wir empfehlen Änderungen nur von ausgebildeten/zertifizierten Dynamics-Spezialisten durchführen zu lassen und übernehmen keine Haftung oder Gewährleistung im Rahmen der Nutzung dieses kostenfreien Template s. Um diese Lösung erfolgreich importieren und aktivieren zu können, benötigen sie die folgenden Informationen/Dateien, die wir auf unserem CRM Online Portal aka.ms/crm-online-partner gerne zur Verfügung stellen: Anleitung zur Aktivierung der Office365 und CRM Online IURs_V1.1.pdf Dokumentation - CRMOL_O365 _V2.x (diese Dokumentation) Solution Template Solution_Sales_Process_V1.zip (Zip-Datei managed und unmanaged in Deutsch und Englisch). Dieses Template enthält schon einige Beispiel-Datensätze. Schulungsvideo_Template.mp4 Erklärung der SharePoint Integration und der Angebotserstellung Angebotstemplate quotentemplate.doc 3

5 Installation und Konfiguration Installation der Solution - Diese Lösung wurde speziell für Dynamics CRM 2015 (Online und OnPremise) entwickelt. Der Bereich Installation und Konfiguration in diesem Dokument beschreibt das Importieren der Solution in ihre CRM-Umgebung. Änderungen am CRM System sollten nur durch erfahrende CRM-Spezialisten durchgeführt werden und diese nicht im laufenden Betrieb also nur außerhalb der regulären Arbeitszeiten. 1. Zur Installation der Lösung melden Sie sich bitte als Administrator an und navigieren Sie in den Bereich Einstellungen. 2. Im Bereich Einstellungen klicken oder tippen Sie auf Lösungen. Hierüber öffnet sich die Übersicht über alle vorhandenen bzw. installierten Lösungen. 3. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Importieren. 4

6 4. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen und wählen Sie das passende Template aus: Wählen Sie Solution_Sales_Process_V1_unmanaged.zip oder die Solution_Sales_Process_V1_ managed.zip für die managed Solution aus. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen einer managed und unmanaged Solution finden Sie hier: 5. Klicken oder tippen Sie auf Weiter. Nachdem die Datei verarbeitet wurde, klicken oder tippen Sie optional auf Details zum Lösungspaket anzeigen, um eine Liste der importierten Lösungskomponenten anzuzeigen. Falls Elemente nicht erfolgreich verarbeitet werden konnten, werden in einem Dialogfeld entsprechende Fehlermeldungen angezeigt. Klicken oder tippen Sie auf Schließen um dieses Dialogfeld zu schließen. 6. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Weiter. Überprüfen Sie bitte, ob die Option Sämtliche in der Lösung enthaltene Verarbeitungsschritte für SDK-Mitteilungen aktivieren aktiviert ist. Klicken oder tippen Sie danach auf Importieren. 7. Nachdem die Lösung importiert wurde, werden die in der Lösung enthaltenen Anpassungen angezeigt und Sie werden durch eine Meldung über den Status des Imports informiert. Mögliche Warnungen oder Fehlermeldungen können an dieser Stelle ignoriert werden. Bitte dieses Fenster schließen. Sollte der Import des Templates fehlschlagen, nutzen Sie bitte die Support-Angebote für Partner, wie am Ende dieser Dokumentation beschrieben (Seite 20). 8. Nach dem erfolgreichen Import der Lösung, müssen Sie diese veröffentlichen, um diese für alle Benutzer verfügbar zu machen. Klicken oder tippen Sie in der Maske Alle Lösungen auf die Lösung Solution_Sales_Process_V1*.*, um sie auszuwählen. Klicken oder tippen Sie anschließend auf Alle Anpassungen veröffentlichen. Mit dem Abschluss dieses Arbeitsschrittes haben Sie die Lösung erfolgreich in Ihre CRM-Umgebung importiert! 5

7 Konfiguration SharePoint-Integration (nur für CRM Online) Office365 Administratoren können die Dokumentverwaltung aktivieren, indem sie die serverbasierte SharePoint-Integration verwenden, welche die Microsoft Dynamics CRM Server zu SharePoint Server (Server-zu-Server) Authentifizierung nutzt. Zudem erfordert die serverbasierte SharePoint-Integration keine weitere Software. Dieses Szenario gilt nur für SharePoint Online. Um die serverbasierte SharePoint-Integration zu aktivieren, gehen Sie in Microsoft Dynamics CRM zu Einstellungen > Dokumentenverwaltung > Aktivieren der serverbasierten SharePoint-Integration: 1. Geben Sie die relevante SharePoint-URL ein und aktivieren Sie die serverbasierte SharePoint-Integration. 2. Die detaillierte Dokumentation für diesen Arbeitsschritt finden Sie hier: Nachdem die SharePoint-Integration aktiv ist, müssen Sie die Dokumentenverwaltungskonfiguration einstellen. 1. Öffnen Sie Einstellungen > Dokumentenverwaltung > Dokumentenverwaltungseinstellungen 2. Überprüfen Sie, ob die Entität Angebot in der Liste der Entitäten aktiviert ist. Tragen Sie erneut die relevante SharePoint-URL in das Feld URL ein, um zukünftig Dokumente für Angebotsdatensätze im SharePoint abzulegen. Weitere Entitäten im Auswahlfenster können alternativ aktiviert bleiben. 6

8 Klicken oder tippen Sie auf Weiter. Bitte das Feld Auf Entitätsbasis nicht aktivieren oder ggf. deaktivieren. Um die passende Auswahl für Ihre spezifische Situation auszuwählen, informieren Sie sich bitte in diesem TechNet-Artikel: Klicken oder tippen Sie nach der Auswahl der für Sie korrekten Entitätsbasis auf Weiter und beim nachfolgenden Info-Fenster auf OK. 7

9 3. Klicken oder tippen Sie auf Fertig stellen um die Dokumentenverwaltungseinstellungen abzuschließen. 4. Es wurde eine neue Bibliothek Angebot auf der SharePoint-Webseite angelegt: 8

10 5. Navigieren Sie im nächsten Schritt in den SharePoint und öffnen Sie die soeben neu erstellte Bibliothek Angebot. Laden Sie die mit der Solution mitgelieferten Word-Datei quotetemplate in diese Bibliothek hoch. Diese Word-Datei dient als Vorlage zur Erstellung von Angeboten in Word und kann durch Sie individuell angepasst werden. Hinweis: Bevor das CRM Template ein Angebotsdatensatz im SharePoint anlegen kann, muss für einen Angebotsdatensatz ein SharePoint-Ordner angelegt werden, siehe nächster Abschnitt Erstmaliges Erzeugen eines Word-Dokumentes 9

11 Erstmaliges Erzeugen eines Word-Dokumentes Damit über das CRM Template ein Word-Dokument im SharePoint abgelegt werden kann und dieses nicht standardmässig in den Notizen des Angebotsdatensatzes abgelegt wird, muss einmalig der nachfolgende Schritt durchgeführt werden: 1. Navigieren Sie im CRM in Vertrieb -> Angebote und klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Neu (+). 2. Erstellen Sie ein Dummy-Angebot. Tragen Sie dazu in allen Pflichtfeldern * Dummy-Daten ein. Sie können hierfür auf die Testdaten des CRM Templates zurückgreifen, da dieser Angebotsdatensatz am Ende wieder gelöscht wird. Klicken oder tippen Sie abschließend auf Speichern. 3. Bitte nun ein Doppel-Klick auf das soeben erstellte Angebot (z.b. Dummy_neu) > Danach im Menü-Band auf Dokumente klicken > Nun erscheint die Anfrage, ob ein neuer Datensatz angelegt werden soll. Bitte Bestätigen Sie diese Anfrage auch. 4. Wählen Sie im nun gespeicherten Angebot über das Menü-Band den Punkt WORD-DOKUMENT ERSTELLEN aus. Sie werden vom CRM einmalig nach dem Passwort gefragt und ob für diesen Datensatz ein neuer Speicherort angelegt werden soll. Bestätigen Sie bitte diese Mitteilung ebenfalls. 10

12 Es erfolgt die nachfolgende Bestätigung, dass das Dokument erfolgreich in der Bibliothek abgelegt wurde. 5. Die Angebotsbibliothek ist nun für alle Angebote vorbereitet. Sie können den erstellten Angebotsdatensatz Dummy nun löschen. Mithilfe dieser Einstellungen werden alle zukünftig erzeugten Word-Dateien für die CRM-Angebote auf Grundlage der Vorlage erstellt und direkt im korrekten Ordner abgelegt. Nur beim erstmaligen Erzeugen eines Word-Dokumentes aus CRM wird der angemeldete Benutzer nach seinen Benutzerdaten und verschlüsselt hinterlegt. Eine erneute Abfrage erfolgt nur, wenn das Passwort von Nutzer geändert wurde. Hinweis: Der maximale Nutzen der Lösung ergibt sich nur in der Kombination von CRM Online und SharePoint Online. Sollte es Gründe geben, die eine Nutzung von SharePoint nicht ermöglichen, so werden diese Dokumente als Anhang in den Notizen abgelegt. 11

13 Produktkatalog erstellen (Quelle: Bei einem Produktkatalog handelt es sich um eine Sammlung von Produkten mit den dazugehörigen Preisinformationen. Der Produktkatalog ist in Microsoft Dynamics CRM der zentrale Speicherort für Informationen zu den Produkten Ihrer Organisation. Dazu gehören Preise, Rabatte, Einheitengrößen und weitere zugehörige Informationen. Hinweis: Angebote, Aufträge und Rechnungen können erst dann verwendet werden, wenn in Ihrer Organisation der Produktkatalog eingerichtet wurde. Schauen Sie sich bitte auch im Vorfeld das von uns zur Verfügung gestellte Schulungsvideo ( Schulungsvideo_Template.mp4 ) an. Die Ersteinrichtung Ihres Produktkatalogs nehmen Sie über Einstellungen Produktkatalog vor: Bevor Sie beginnen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Einrichten des Produktkatalogs besitzen. Weitere Elemente können bei den nachfolgend aufgeführten Komponenten auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden. Aufgrund der Abhängigkeiten aller Bestandteile des Produktkatalogs voneinander, sollten die Komponenten in dieser Reihenfolge eingerichtet werden: 12

14 1. Erstellen von Rabattlisten (Optional) Wenn Sie Mengenrabatt für Produktaufträge anwenden möchten, erstellen Sie zunächst Rabattlisten. 2. Erstellen von Einheitengruppen und Einheiten Einheiten dienen zum Messen von Artikelmengen. Einheitengruppen definieren die unterschiedlichen Maßeinheiten für die verfügbaren Produkte, z.b. Consultant-Stunden, Schulungstage, etc.. 3. Erstellen von Preislisten Eine Preisliste dient zur Angabe des Preises pro Einheit. 4. Erstellen eines Produkts (bzw. einer Dienstleistung) Jedes verkäufliche Produkt Ihrer Organisation benötigt einen Produktdatensatz. Verknüpfen Sie danach jeden Produktdatensatz mit einer Einheitengruppe und einer Standardeinheit. 5. Hinzufügen der Preislistenelemente zu Preislisten Ordnen Sie jedes neue Produkt mindestens einer Preisliste als Preislistenelement zu. Optional können Sie eine Rabattliste einer Preisliste hinzufügen. Eine Preisliste kann nur eine Rabattliste enthalten. Jedoch kann eine Rabattliste auch mehreren Preislisten zugeordnet werden. 6. Festlegen der Standardpreisliste Eine der Preislisten muss für das Produkt als Standardpreisliste definiert werden. In Microsoft Dynamics CRM wird die Standardpreisliste für Berechnungen verwendet, wenn die zugeordnete Preisliste in der Verkaufschance oder im Auftrag keine Preisdefinition des Produkts enthält. In der nachfolgenden Grafik werden die auszuführenden Schritte für die Erstellung eines Produktkatalogs veranschaulicht. 13

15 Unter nachfolgenden Links finden Sie kurze Videos (in englischer Sprache) zu den Themen: Einrichten des Produktkatalogs: Verwenden der Produkte und des Produktkatalogs: Des Weiteren bietet das CRM-Kundencenter viele hilfreiche Informationen rund um Microsoft Dynamics CRM: DE/dynamics/crm-customer-center/default.aspx 14

16 Arbeit mit dem Vertriebsprozess (Unverbindlicher Vorschlag auf Basis des MS Selling Process) Der vordefinierte Vertriebsprozess basiert auf dem Microsoft Selling Process und hilft Ihnen dabei mit Kunden konsistent und effizient zu arbeiten, indem Sie der Vertrieb durch vordefinierte Standardphasen und Prozessschritte geleitet wird. Prozessleiste als Grundlage Um Ihnen dabei zu helfen, mit Kunden zu arbeiten, wird jede Phase und jeder Schritt klar in der Prozessleiste am oberen Bildschirmrand dargestellt. Die Prozessleiste für den Vertriebsprozess wird in einigen Datensätzen wie Verkaufschancen oder Angeboten angezeigt. Die Struktur des Verkaufsprozesses haben wir auf Seite 2 visualisiert und kann von Ihnen jederzeit modifiziert werden. Schritt für Schritt durch den Vertriebsprozess 1. Navigieren Sie in den Arbeitsbereich für den Vertrieb: a. Klicken oder tippen Sie auf der Navigationsleiste auf das Microsoft Dynamics CRM-Logo, b. und klicken oder tippen Sie dann auf Vertrieb. 15

17 2. Wechseln Sie dann zu Leads und erstellen Sie einen neuen Lead oder wählen Sie einen vorhandenen aus. a. Klicken oder tippen Sie auf der Navigationsleiste auf Vertrieb, b. und klicken oder tippen Sie dann auf Leads. c. Klicken oder tippen Sie auf Erstellen, um einen neuen Lead zu erstellen, oder d. Klicken oder tippen Sie auf einen bestehenden Lead in der Liste. 16

18 3. Überprüfen Sie den Geschäftsprozess des Leads Wenn Sie mit einem Lead arbeiten, zeigt die Prozessleiste alle Schritte an, die Sie ausführen müssen, um die einzelnen Phasen erfolgreich auszuführen. Dieses ist Ihre Navigation, um Vertriebs-Aufgaben zu erledigen und diesen Prozess erfolgreich abzuschließen. a b e c d a. Ein Häkchen zeigt an, dass die Phase bereits abgeschlossen wurde. b. Ein Fähnchen zeigt an, dass die Phase aktiv ist. c. Ein Sternchen bedeutet, dass ein Feld oder ein Schritt eine Pflichteingabe erfordern. d. Erledigte Schritte werden durch ein Häkchen hervorgehoben. e. Ein Schloss zeigt an, dass diese Phase den Lead in einen anderen Datensatztyp verschiebt, etwa eine Verkaufschance (Opportunity). 4. Arbeiten mit der Prozessleiste Sie können die Felder direkt in der Prozessleiste bearbeiten. a. Klicken oder tippen Sie auf ein Feld, um Daten einzugeben. Die Schritte erhalten automatisch ein Häkchen, wenn Sie diese abschließen. b. Klicken oder tippen Sie auf Nächste Phase, um durch den Prozess fortzusetzen. 5. Konvertierung eines Leads in eine Verkaufschance oder Schließen des Leads Wenn die ersten beiden Schritte im Lead erfolgreich bearbeitet wurden, muss der Datensatz qualifiziert werden. Damit wird ein Lead (0 % bis 10%) zu einer Verkaufschance (20 % bis 80%) hochgesetzt. 17

19 a. Klicken oder Tippen Sie im Menüband auf Qualifizieren, um eine neue Verkaufschance aus dem Lead zu erstellen. Oder b. Klicken oder Tippen Sie auf Disqualifizieren, um die Arbeit mit dem Lead zu beenden und geben Sie den Grund dafür an. c. Wenn Sie Qualifizieren gewählt haben, arbeiten Sie sich nun durch die Phasen in der Verkaufschance. d. Bei erfolgreichem Abschluss einer Verkaufschance werden die 100% des Prozesses, durch die Aktivierung der Schaltfläche ALS GEWONNEN SCHLIESSEN erreicht. 6. Hinzufügen von Produkten und Angeboten Im Zuge der Arbeit mit Verkaufschancen, werden Sie in den einzelnen Phasen aufgefordert, Produkte hinzuzufügen und Angebote zu erstellen. Zuerst muss eine Preisliste ausgewählt werden. a. Klicken oder tippen Sie im Bereich Produktpositionen auf das Plus (+), um der Verkaufschance ein Produkt hinzuzufügen. b. Wählen Sie aus, ob Sie ein vorhandenes Produkt aus dem Produktkatalog verwenden oder ein neues Produkt manuell erfassen wollen. a. Klicken oder tippen Sie im Bereich Angebote auf das Plus, um ein neues Angebot zu erstellen. 18

20 b. In der Liste werden alle Angebote für die Verkaufschance angezeigt. 7. Word-Dokument für Angebot erstellen Die Basisdaten aus dem Angebot werden in ein Word-Dokument übergeben und stehen zur weiteren Bearbeitung in Word zur Verfügung. a. Klicken oder tippen Sie auf Word-Dokument erstellen, um den Prozess zu starten. b. Das erzeugte Word-Dokument wird im SharePoint, in der Bibliothek für Angebote, innerhalb des Angebotsordners abgelegt. Oder c. Falls, keine Anbindung an den SharePoint besteht, wird das Word-Dokument im Angebotsdatensatz als Notiz abgelegt. 19

21 Bitte bearbeiten Sie nun die einzelnen Prozessschritte im Rahmen des Verkaufschancen-Managements, bis sie ihre Verkaufschance erfolgreich abgeschlossen haben. Bei erfolgreichem Abschluss einer Verkaufschance werden die 100 % des Vertriebs-Prozesses, durch die Aktivierung der Schaltfläche ALS GEWONNEN SCHLIESSEN, erreicht. Support für Partner Sie haben offene Advisory Hours Guthaben? Wenn Sie Hilfe bei dem Import der Lösung benötigen, dann nehmen Sie die Hilfe unserer Partner Technical Consultants in Anspruch. Sie erreichen diese per an depts@microsoft.com. Eine Anleitung zur Verwendung Ihrer Partner Advisory Hours finden sie unter : Ihren aktuellen Status der Advisory Hours können Sie unter folgendem Link prüfen : Selbstverständlich ist auch eine nahtlose Integration von CRM Online in Outlook möglich. Für weitere Informationen zu diesem Thema verweisen wir gerne auf folgende Quelle: CRM Outlook Basics ebook Für eine komplette Beratung zum Aufbau einer Dynamics CRM und Office 365 Umgebung empfehlen wir Ihnen gerne Partner aus unserem Dynamics Partnerumfeld. Kontaktieren Sie bezüglich einer Partner-Empfehlung crm4partner@microsoft.com bei der Microsoft Deutschland GmbH. Weitere wichtige Informationen Unter dem Link : aka.ms/crm-online-partner erhalten Sie aktuelle die jeweils aktuellen Schulungsangebote im Rahmen Ihrer Microsoft Partnerschaft (MPN). 20

22 Rechtliche Nutzung / Gewährleistung der Lösung Microsoft übernimmt keine Haftung oder Gewährleistung für dieses Template. Diese rechtlichen Bestimmungen können unter folgenden Link nachgelesen werden. Microsoft Public License (MS-PL) This license governs use of the accompanying software. If you use the software, you accept this license. If you do not accept the license, do not use the software. 1. Definitions The terms "reproduce," "reproduction," "derivative works," and "distribution" have the same meaning here as under U.S. copyright law. 2. A "contribution" is the original software, or any additions or changes to the software. A "contributor" is any person that distributes its contribution under this license. "Licensed patents" are a contributor's patent claims that read directly on its contribution. 3. Grant of Rights (A) Copyright Grant- Subject to the terms of this license, including the license conditions and limitations in section 3, each contributor grants you a non-exclusive, worldwide, royalty-free copyright license to reproduce its contribution, prepare derivative works of its contribution, and distribute its contribution or any derivative works that you create. (B) Patent Grant- Subject to the terms of this license, including the license conditions and limitations in section 3, each contributor grants you a non-exclusive, worldwide, royalty-free license under its licensed patents to make, have made, use, sell, offer for sale, import, and/or otherwise dispose of its contribution in the software or derivative works of the contribution in the software. 4. Conditions and Limitations (A) No Trademark License- This license does not grant you rights to use any contributors' name, logo, or trademarks. (B) If you bring a patent claim against any contributor over patents that you claim are infringed by the software, your patent license from such contributor to the software ends automatically. (C) If you distribute any portion of the software, you must retain all copyright, patent, trademark, and attribution notices that are present in the software. (D) If you distribute any portion of the software in source code form, you may do so only under this license by including a complete copy of this license with your distribution. If you distribute any portion of the software in compiled or object code form, you may only do so under a license that complies with this license. 5. (E) The software is licensed "as-is." You bear the risk of using it. The contributors give no express warranties, guarantees, or conditions. You may have additional consumer rights under your local laws which this license cannot change. To the extent permitted under your local laws, the contributors exclude the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose and non-infringement. 21