Konzept für ein Kostenrechnungstool. für Kalkulation und Budgetierung im Bereich Liegenschaftsmanagement und Liegenschaftsverwaltung

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1 Berner Fachhochschule Hochschule für Wirtschaft und Verwaltung HSW Bern Konzept für ein Kostenrechnungstool für Kalkulation und Budgetierung im Bereich Liegenschaftsmanagement und Liegenschaftsverwaltung Diplomarbeit 1999 eingereicht an der Hochschule für Wirtschaft und Verwaltung HSW Bern vorgelegt von Daniel Hotz, Unionsgasse 10, 2502 Biel Referent: Georg Futschik, lic. Rer. Pol. + Ing. HTL Koreferent: Daniel Gobeli, Betriebsökonom HWV

2 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 2 Management Summary 3 Einleitung 4 Zielsetzung und Abgrenzung 4.1 Zielsetzung 4.2 Rahmenbedingungen 5 Auftragggeber 5.1 T. Graf Immobilien-Management AG 5.2 T. Graf Immobilien-Bewirtschaftungs AG 6 Erfassung der Ist-Situation 6.1 Bestehenden Kostenrechnung 6.2 Subsysteme des Rechnungswesens 6.3 Hard- und Software des Rechnungswesens 7 Konkretisierung der zu erfüllenden Informationsbedürfnisse 7.1 Wirtschaftlichkeitskontrolle 7.2 Ermittlung der Kosten der Leistungserstellung 7.3 Bereitstellung von Dispositions- und Planungsgrundlagen 8 Bestimmung des Kostenrechnungskonzeptes 8.1 Bestimmung des Kostenrechnungstyps Theoretische Einführung Kostenrechnungstypen Ausgewählter Kostenrechnungstyp für den vorliegenden Fall 8.2 Kostenträger Kostenträger Liegenschaftsvermittlung Kostenträger Liegenschaftsverwaltung Kostenträger Liegenschaftsberatung Kostenträger Messeorganisation 8.3 Kostenstellen Vorkostenstelle Räumlichkeiten Kostenstellen Personal GIB und Kostenstelle Personal GIM Kostenstellen Verwaltung GIB und Verwaltung GIM 8.4 Kostenarten Direkte Projektkosten Personalkosten Gemeinkosten 8.5 Bestimmung der Resultate der Kostenrechnung Vorkalkulation Nachkalkulation 8.6 Optionen Möglichkeit der Definition von neuen Tätigkeiten 2

3 8.6.2 Möglichkeit der Definition von neuen Kostenträgern Möglichkeit der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 9 Planung der Einführung des neuen Kostenrechnungskonzeptes 9.1 Anlaufweise und -zeitpunkt 9.2 Vorbereitungsarbeiten 10 Ausblick 10.1 Ausbau zur Teilkostenrechnung 10.2 Softwareeinsatz 11 Konzeptumsetzung mittels Tabellenkalkulation 11.1 Input 11.2 Blackbox - Datenverarbeitung 11.3 Output - Vor- und Nachkalkulation 12 Schlussbemerkungen 12.1 Zielerreichnungsgrad Wirtschaftlichkeitskontrolle 12.2 Zielerreichungsgrad Kostenermittlung der Leistungserstellung 12.3 Zielerreichungsgrad Bereitstellung von Dispositions- und Planungsgrundlagen 13 Literaturverzeichnis 14 Tabellenverzeichnis 15 Anhang 15.1 Projektauftrag 15.2 Interview 15.3 Image-Broschure T. Graf 15.4 Honorarrichtlininen SVIT 16 Erklärung 3

4 Management Summary Ziel der vorliegenden Diplomarbeit war es, ein einfach zu handhabendes Kostenrechnungstool für die beiden Dienstleistungsunternehmen T. Graf Immobilien- Management AG (GIM) sowie T. Graf Immobilien-Bewirtschaftungs AG (GIB) zu schaffen. Die Wahl fiel auf ein Vollkostenrechnungskonzept basierend auf Ist-Zahlen, welches in Anbetracht der Situation, dass keine der Firmen über Erfahrung auf dem Gebiet der Kostenrechnung verfügt, die geeignetste Lösung erschien. Ergänzt wird das Konzept durch eine Vorkalkulation mit Normalkostensätzen und eine Nachkalkulation mit Istkostensätzen zur Überprüfung der Vorkalkulation. Folgende Kostenträger wurden definiert: - Liegenschaftsverwaltung (GIB) - Liegenschaftsberatung (GIB) - Liegenschhaftsvermittlung (GIM) - Messeorganisation (GIM) Folgende Kostenstellen wurden definiert: - Vorkostenstelle Räumlichkeiten GIB und GIM - Personal GIB - Personal GIM - Verwaltung GIB - Verwaltung GIM Folgende Kostenartengruppen werden unterschieden: - direkte Projektkosten GIB und GIM - Personalkosten GIB und GIM - Gemeinkosten GIB und GIM 4

5 Die direkten Projektkosten werden im Sinne von Einzelkosten direkt auf die Kostenträger übertragen. Die Personalkosten werden in den Kostenstellen Personal GIB bzw. Personal GIM mittels in der Zeiterfassung erfassten Stunden und einer der Qualifikationsanforderung entsprechenden Gewichtung auf folgende Tätigkeiten heruntergebrochen und den entsprechenden Kostenträgern zugeordnet: - Wiedervermietungen (Liegenschaftsverwaltung Gewicht 1) - Heiz- und Nebenkostenabrechnungen (Liegenschaftsverwaltung Gewicht 1.25) - Reparaturen und Unterhalt (Liegenschaftsverwaltung Gewicht 1.5) - Beratung (Liegenschaftsberatung Gewicht 2) - Besichtigungen (Liegenschaftsvermittlung Gewicht 1) - Analyse (Liegenschaftsvermittlung Gewicht 1.75) - Vertragsverhandlung (Liegenschaftsvermittlung Gewicht 2) - Messeorganisation (Messeorganisation Gewicht 1.25) Die Differenz zwischen der gesamten Stundenkapazität aller MitarbeiterInnen und dem Total an erfassten Stunden wird der Differenz zwischen dem Total an Personalkosten und dem Total aus den pro Tätigkeit angefallenen Einzelbeträgen gegenübergestellt und gelangt unter der Rubrik allgemeine Administration auf die Kostenstelle Verwaltung GIB resp. Verwaltung GIM. Die Raumkosten der GIB wie auch der GIM werden via Vorkostenstelle Räumlichkeiten mittels Quadratmeterschlüssel auf die Kostenstelle Verwaltung GIB bzw. Verwaltung GIM verteilt. Die Übrigen Gemeinkosten werden auf die Kostenstelle Verwaltung GIB bzw. Verwaltung GIM übertragen und mit den Personalkostenbeträgen allgemeine Administration sowie den anteiligen Raumkosten totalisiert. Die Totale der Kostenstellen Verwaltung GIB und Verwaltung GIM werden mittels Prozentsatz der Her- 5

6 stellkosten den Kostenträgern belastet, um die Selbstkosten pro Kostenträger zu bestimmen. Für die Kalkulation können folgende Ansätze aus der Kostenrechnung hergeleitet werden: - Lohnstundensatz pro definierte Tätigkeit - Gemeinkostenzuschlagssatz in Prozenten der Herstellkosten - Gewinnzuschlagssatz in Prozenten der Selbstkosten Die Umsetzung des Konzeptes erfolgt mittels Tabellenkalkulationsprogramm. Die entsprechenden Tabellen werden dem Auftraggeber auf Diskette abgegeben. 6