Gebrauchsanweisung Neuansetzungsformular der WinIBW 3.x für GND-Normdaten

Transkript

1 Gebrauchsanweisung Neuansetzungsformular der WinIBW 3.x für GND-Normdaten Stand: Februar 2017

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung Einrichten des GND-Neuansetzungsformulars Funktionen des Menüs... 5 Menü: Schlagwort... 5 Menü: Sonderzeichen... 5 Menü: Extras Auswahllisten für Codierungen Felder mit Angabe von Subfeldern Allgemeine Hinweise Hinweise zum Feld 5XX Der Code-Relator-Type Liste der verschiedenen Code-Relator-Types (Auswahl) Relationenbildung (Beispiel) Weitere Kategorien Ausfüllen des Neuansetzungsformulars Abschicken einer Neuansetzung Aufrüsten von Normdaten zum Teilbestand Sacherschließung Spezielle Funktionen für Schlagwortkoordinatoren/innen Spezielle Funktionen für die Verbundredaktion Sacherschließung

3 1. Vorbemerkung Neue GND-Normdaten für die Sacherschließung werden von Sacherschließern und Sacherschließerinnen der HeBIS-Lokalsysteme nicht direkt bei der Deutschen Nationalbibliothek in der Datenbank Iltis angesetzt, sondern lediglich über das Neuansetzungsformular an die Verbundredaktion Sacherschließung in Frankfurt gemeldet. Nach einer abschließenden Prüfung erfolgt die Ansetzung in Iltis ausschließlich durch die Verbundredaktion. Das Neuansetzungsformular enthält vorgegebene Datenfelder. Es handelt sich um GND-Datenfelder, die auszufüllen sind. Alle GND-Datenfelder werden im GND-Erfassungsleitfaden (ELF) beschrieben. 2. Einrichten des GND-Neuansetzungsformulars Das Neuansetzungsformular ist ebenso wie das Beschlagwortungsprogramm in die WinIBW integriert und wird über eine Werkzeugleiste gestartet, die bei der Installation schon vorbereitet wurde. Diese Leiste wird sichtbar, wenn Sie im Menü Optionen/Werkzeugleiste anpassen/funktionsleisten in der Liste der zur Verfügung stehenden Werkzeugleisten die Leiste Neuansetzungen anhaken. Sie können die Leiste nach Belieben positionieren. Die Neuansetzung beginnt, indem Sie die Schaltfläche GND-Neuansetzungformular öffnen anklicken. Das Formular wird damit gestartet. Zuerst wählen Sie den Satztyp aus, den Sie anlegen möchten aus: 3

4 Es erscheint ein Formular, das Sie ausfüllen müssen. Hier im Beispiel sehen Sie die auszufüllenden Felder eines Normdatensatzes Personen (Tp-Satz) für die Sacherschließung: 4

5 3. Funktionen des Menüs Menü: Schlagwort GND-Satz aus WinIBW zum Bearbeiten übernehmen: Mit diesem Menübefehl wird ein Normdatensatz (in der Regel aus der Formalerschließung) in das Formular eingetragen, der noch nicht zum Teilbestand Sacherschließung gehört. Sie können diesen Satz nun aufrüsten, indem Sie fehlende Angaben ergänzen und wie eine normale Neuansetzung weiter bearbeiten. Anmerkungen hinzufügen: Dieser Befehl blendet ein Feld ein, in dem Sie Erläuterungen etc. eintragen können, die für die Redaktionsarbeit hilfreich sind. Schlagwort prüfen: Dieser Befehl leitet die Plausibilitätsprüfung ein und führt zum Abschicken der Neuansetzung. Menü: Sonderzeichen Mit Sonderzeichen startet die Sonderzeichentabelle von Windows. Dort müssen Sie die Ansicht Unicode wählen. Das Neuansetzungsformular beherrscht Unicode, Sonderzeichen werden korrekt dargestellt. Spezielle Sonderzeichen finden Sie über Unicode-Block Latin Extended Additional. Dort können Sie z.b. das Sonderzeichen ḳ kopieren und im Formular einfügen. Menü: Extras 5

6 Die Funktion Bibliothek auswählen muss vor der ersten Benutzung des Formulars ausgeführt werden, damit die Angabe der ansetzenden Bibliothek für eventuell anfallende Rückfragen oder Rückmeldungen bei der Ansetzung mitverschickt wird. Sie bekommen diese Auswahl-Box als Pop-up-Fenster in der WinIBW gezeigt: Die Auswahl wird bis zur nächsten Änderung gespeichert. 6

7 4. Auswahllisten für Codierungen Das Neuansetzungsformular stellt alle erforderlichen Codierungen in komfortablen Auswahllisten zur Verfügung. Sie klicken einfach in der entsprechenden Kategorie den Button Liste zeigen an und sehen die betreffende Auswahlliste. Auswahlliste für die Entitätencodes im Feld 008 Das Feld 065 ist für alle Satzarten mit Teilbestand Sacherschließung (Feld 011 s) obligatorisch und nicht wiederholbar. Das Feld 008 enthält die Kennzeichnung engerer Entitätentypen innerhalb der Satzarten Tp, Tb, Tf, Tu, Tg und Ts in normierter Form. Innerhalb der Satzart Tn wird kein Entitätentyp vergeben. Bitte den entsprechenden Code anklicken und das Fenster durch OK oder Abbrechen beenden. Der Code wird automatisch im Feld 008 eingetragen und legt damit die entsprechenden Pflichtfelder für die spätere Plausibilitätsprüfung fest. 7

8 Auswahlliste für Ländercodes im Feld 043 Für die Satzarten Tb, Tf, Tg und Tp ist die Angabe des Ländercodes verpflichtend. Der Ländercode wird in bestimmten Sachzusammenhängen auch bei der Satzart Tu oder Ts gemäß den jeweiligen Regeln vergeben. Kann kein Ländercode vergeben werden, wird der Code ZZ als Platzhalter gesetzt. Es dürfen maximal vier verschiedene Ländercodes vergeben werden. Eine Reihenfolge bei der Angabe der Codes ist nicht festgelegt. Einzelheiten der Vergabe werden im Ländercodeleitfaden festgelegt. Bitte den gewünschten Ländercode anhaken. Das Fenster wird mit OK oder Abbrechen beendet und der Code ist im Feld 043 eingetragen. Auswahlliste für die GND-Systematik im Feld 065 8

9 Normdaten werden begriffsinhaltlich mit Notationen versehen, um einen systematischen Zugang zu dem Vokabular zu ermöglichen und fachliche Ausschnitte oder Teilausgaben zu bilden. Die gewünschte Systematik doppelt anklicken. Das Fenster wird mit OK oder Abbrechen beendet und die Systematik ist im Feld 065 eingetragen. Auswahlliste für Sprachencodes im Feld 377 9

10 Das Feld 377 ist fakultativ und nicht wiederholbar. Das Feld ist nur für die Satzarten Tb, Tp, Ts und Tu zulässig. Der Sprachencode nach ISO 639-2/B systematisiert: Sprachbezeichnungen, Personen, die im weiteren Sinne literarische, philosophische und theologische Werke verfasst haben, Werktitel für sprachgebundene Werke, Sachschlagwörter für Begriffe der Linguistik und literarische Gattungen, die nur in einer Sprache vorkommen und Körperschaften, deren Aufgabenschwerpunkt mit Sprache oder Literatur verbunden sind. Den gewünschten Sprachencode anhaken. Das Fenster wird mit OK oder Abbrechen beendet und der Code ist im Feld 377 eingetragen. Auswahlliste für Hilfstafel 2 im Feld 083 Dieses Auswahlfeld findet nur im Satztyp Tg (Geografikum) Anwendung. Das Feld 083 in diesem Satztyp wird nur für echte Geografika und Gebietskörperschaften in Hessen von HeBIS-Bearbeitern vergeben. Alle anderen GND-Sätze erhalten DDC-Notationen durch die DNB. 10

11 Bsp: Ringgau 11

12 5. Felder mit Angabe von Subfeldern Allgemeine Hinweise Für die folgenden Felder wird ein eigenes Fenster zum Ausfüllen eingeblendet, wenn Sie auf den Button Ausfüllen rechts neben der betreffenden Kategorie klicken: 1XX = Bevorzugter Name/Benennung, 4XX = Abweichender Name/Benennung, 5XX = Relationen zu 670 = Quellenangaben für GND-Sätze 667 = Redaktionelle Bemerkungen 668 = Biografisch-historische Angaben Beispiel für das Ausfüllen von Feld 400 bei einem Tp-Satz: Wenn es sinnvoll ist, kann die Liste mit dem Button Sortieren alphabetisch sortiert werden. Diese Funktion wird hauptsächlich für die u. U. zahlreichen Verweisungen in GND-Sätzen benötigt. Dubletten werden mit dieser Funktion automatisch entfernt. 12

13 Hinweise zum Feld 5XX In einer Dropdownliste wählen Sie die Relation aus, die zu der jeweiligen Entität gebildet werden soll, danach gehen Sie über den Button Ausfüllen zu den verschiedenen Möglichkeiten zur Bildung der Relation. Hier können Relationen gebildet werden, die z.b. mit einer anzusetzenden Person (Tp-Satz) in Beziehung gesetzt werden sollen. Alle gebildeten Relationen/Beziehungen sollten Normdaten aus der GND sein und nicht Klartext. Eine Ausnahme bilden lediglich Relationen zur Kategorie Zeit. Diese können als Klartext angegeben werden. Beispiel für die Bildung von Relationen/Beziehungen für einen Tp-Satz: Person, die mit einer anderen Person in Beziehung steht, z.b. familiäre oder berufliche Beziehungen wie Bruder/Schwester, Vater/Mutter, Freund, Kollege. Veranstaltung, die mit der Person in Beziehung steht, z.b. ein Festspiel, ein Kongress... Körperschaft, die mit der Person in Beziehung steht, z.b. eine Institution, die von der Person gegründet wurde, deren Mitglied sie ist/war Werktitel, der mit der Person in Beziehung steht, z.b. ein Film, Oper, Zeitung Sachbegriffe, die mit der Person in Beziehung stehen, z.b. Beruf der Person, Funktion, Thema mit dem sich die Person beschäftigt Geografika, die mit der Person in Beziehung stehen, z.b. Geburtsort, Sterbeort, Wirkungsort Zu jeder Relationenbildung zeigt das Formular die sogenannten Code-Relator-Types über eine Liste an. 13

14 6. Der Code-Relator-Type Die Typisierung der Beziehung erfolgt durch den Code-Relator-Type. Es gibt z. Zt. 134 Codes, um Relationen/Beziehungen auszudrücken. Sie sind im Neuansetzungsformular über den Button Liste zeigen zur Auswahl aufgeführt. Liste der verschiedenen Code-Relator-Types (Auswahl) 14

15 Relationenbildung (Beispiel) Bildung einer Relation zu einem oder mehreren Geografika, die mit dem Satztyp für Personen TP in Beziehung stehen, z.b. Geburtsort, Sterbeort oder Wirkungsort: Soll eine Relation zum Geburtsort der Person erstellt werden, sind folgende Schritte notwendig: Auswahl über Relationen zu. das Geografikum im Feld 551, danach über Ausfüllen gehen den Geburtsort eintragen z.b. Florenz über die Liste des Code-Relator-Typs die Auswahl für Ort, Geburtsort = ortg treffen über den Button Verknüpfung die PPN des GND-Normdatensatzes für Florenz übernehmen. Hinzufügen Fertig Bild nach dem Betätigen des Buttons Hinzufügen : Hinweis! Bei der Bildung einer Relation von einer Person zu einem Geografikum (Geburtsort, Sterbeort, Wirkungsort): Nach Möglichkeit soll bei Ortsangaben eine Verknüpfung zur GND angegeben werden. Für die in der GND fehlenden Orte werden keine Neuansetzungen gemacht. Es kann also an dieser Stelle Klartext stehen ohne Verknüpfung zur GND. Das Feld 551 ist keine Pflichtkategorie in einem Tp-Satz. 15

16 7. Weitere Kategorien 375 = Geschlechtsangaben (ist ein Pflichtfeld für Tp-Sätze mit dem Entitätencode piz für natürliche Personen) 377 = Sprachencode (ist ein Pflichtfeld für alle Satztypen mit der Systematiknummer 12.2p und wird über die Liste ausgewählt, s.a. Kapitel Codierungen) 667 = Redaktionelle Bemerkungen 669 = Benutzungshinweis 678 = Biografisch/historische Angaben (Klartext, Definition für alle Satztypen mit Ausnahme Ts) 679 = Definitorische Angaben (Klartext, Definition nur für Ts-Sätze) Die o.g. Kategorien sind zum Teil optionale Kategorien und müssen nicht zwingend ausgefüllt werden. 670 = Quellenangaben gehören für alle Satztypen zu einem wiederholenden Pflichtfeld und muß in jedem Fall ausgefüllt werden. Es muss eine vorgegebene Hierarchie der Nachschlagewerke und deren Abkürzungen berücksichtigt werden s.a. Liste der fachlichen Nachschlagewerke. Über den Button Ausfüllen werden die entsprechenden Quellen und/oder gegebenenfalls die URLs eingetragen. 675 = negativ eingesehene Quellen werden hier in einer bestimmten Reihenfolge mit ihren entsprechenden Abkürzungen durch Spatium ohne Leerzeichen hintereinander eingegeben. 680 = Benutzungshinweis: Das Feld wird in zwei Fällen benutzt (der Text ist vorgegeben): Bei Splits von Gebietskörperschaften erfolgt der Hinweis: Für die Sacherschließung wird nur dieser Datensatz verwendet. Bei Kongressfolgen/Veranstaltungsreihen erfolgt der Hinweis: Zusammenfassende Bezeichnung für die Kongressfolge/Veranstaltungsreihe; Einzelne Kongresse/Veranstaltungsreihen erhalten eigene Datensätze 16

17 8. Ausfüllen des Neuansetzungsformulars Beispiel für einen Normdatensatz Personen (Tp-Satz für die Sacherschließung): 17

18 9. Abschicken einer Neuansetzung Führen Sie im Neuansetzungsformular den Menübefehl Schlagwort prüfen aus, daraufhin wird die Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Für jeden Satztyp mit der entsprechenden Entitätencodierung gibt es jeweils eine gesonderte Validation. Die Kommentare zur Plausibilitätsprüfung werden oben im Neuansetzungsformular eingeblendet. Sollte ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt sein, so holen Sie dies bitte nach. Der Cursor springt in das auszufüllende Feld. Der Vorgang wird abgeschlossen durch das Drücken des Buttons Prüfung fortsetzen. Wenn die Validation erfolgreich abgeschlossen wurde, werden Sie aufgefordert die Prüfung zu beenden, danach sehen Sie dieses Feld: Der blaue Beschreibungstext informiert Sie, wie die mit dem anzulegenden Normdatensatz zu verknüpfenden Titel erfasst werden. Wenn Sie zur WinIBW wechseln, rufen Sie bitte den Titel des Buches auf mit dem die Neuansetzung verknüpft werden soll. Mit dem Button Titel-Verknüpfung kopieren Sie die PPN des Titels in das Neuansetzungsfenster. 18

19 Wenn Sie an der Ansetzung jetzt noch etwas ändern möchten, klicken Sie auf Abbrechen, führen dann die Änderungen am Formular durch und führen den Menübefehl Schlagwort prüfen erneut aus. Ist die Ansetzung fertig, klicken Sie auf neues Schlagwort als abschicken. Die Neuansetzung ist nun als Zwischenablage gespeichert und kann als zum Ticketsystem der Verbundredaktion Sacherschließung geschickt werden. Dazu starten Sie nun Ihr Mail-Programm mit der Adresse der Verbundredaktion Sacherschließung: Fügen Sie jetzt im Textfeld des Mailprogramms mit der Tastenkombination Strg + V oder über das Kontextmenü der linke Maustaste (Einfügeoptionen) den Text der Ansetzung aus der Zwischenablage in die E- Mail hinzu. Bitte nun noch die Betreff- Zeile wie folgt ergänzen: Betreff: Neuansetzung + Vorzugsbenennung Ihres neuen Normdatensatzes. 19

20 Danach schicken Sie die ab und die Ansetzung ist für Sie erledigt. Ihr Koordinator oder Ihre Koordinatorin bzw. die Verbundredaktion Sacherschließung in Frankfurt führt für Sie die nächsten Ansetzungsschritte durch. Hinweis: Bei Koordinatorinnen und Koordinatoren sind die adressen bereits voreingestellt. 20

21 10. Aufrüsten von Normdaten zum Teilbestand Sacherschließung Benutzung des Neuansetzungsformulars für das Aufrüsten von Normdaten aus dem Bereich Formalerschließung zum Teilbestand Sacherschließung: Normdaten mit dem Teilbestand der Formalerschließung dürfen nicht zur Beschlagwortung herangezogen werden. Sie müssen zum Teilbestand Sacherschließung aufgerüstet werden. Mit dem Neuansetzungsformular lässt sich diese Aufrüstung vornehmen. Normdaten der Formalerschließung sind erkennbar am kleinen f im Feld 011, Sacherschließungsdatensätze durch das kleine s im selben Feld. 005 Tp f = Hinweis auf einen Datensatz der Formalerschließung Der Normdatensatz der Formalerschließung wird über die Funktionsleiste im Neuansetzungsformular mit dem Button Schlagwort/GND-Satz aus WinIBW zum Bearbeiten übernehmen in das Formular eingetragen. Der Sacherschließer oder die Sacherschließerin fügt die für den Normdatensatz weiteren notwendigen Informationen hinzu. In den nächsten Schritten wird wie bei einer Neuansetzung verfahren. 21

22 11. Spezielle Funktionen für Schlagwortkoordinatoren/innen Wenn Sie die Funktion des Schlagwortkoordinators oder der Schlagwortkoordinatorin inne haben, erhalten Sie die Neuansetzungen aus Ihrem Lokalsystem als . Es ist sinnvoll, für alle s mit dem Betreff Neuansetzung einen eigenen Ordner anzulegen, in den Ihr Mail-Programm diese s verschiebt. Wenn Sie sich als Koordinator oder Koordinatorin anmelden (Menü Extras/Bibliothek auswählen ), wird im Neuansetzungsformular ein zusätzliches Menü Redaktion sichtbar. Wenn Sie eine bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Sie öffnen eine der s mit den Neuansetzungen 2. Sie kopieren den Inhalt der in die Zwischenablage 3. Sie starten das Neuansetzungsformular und führen dort den Menübefehl Redaktion/ Schlagwort übernehmen aus. 4. Routinemäßig wird die Neuansetzung dann im Eingangsfeld des Neuansetzungsformulars aus der Zwischenablage abgeholt. Falls nein, fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit der Tastenkombination Strg + V ein. Das Eingangsfeld müsste dann so aussehen: Eingangsfenster für eine per empfangene Neuansetzung: die Neuansetzung wurde aus der Zwischenablage eingefügt. Mit dem Button OK werden die Angaben in die einzelnen Felder des Neuansetzungsformulars eingetragen und das Eingangsfeld geschlossen. Das Neuansetzungsformular präsentiert sich dann so, als wäre es normal ausgefüllt worden. 22

23 Für Ihre redaktionelle Arbeit haben Sie jetzt die gleichen Möglichkeiten, wie der/die ansetzende Kollege/Kollegin der Verbundredaktion Sacherschließung. Sie können: Die Eintragungen im Formular ändern und ergänzen Die Plausiblilitätsprüfung laufenlassen (Menübefehl Schlagwort prüfen ) Dublettencheck: das Schlagwort könnte von einer anderen Bibliothek bereits angesetzt worden sein. Für diese Funktion muß DNB-Iltis-Datenbank angemeldet sein. Nach Abschluß der Prüfung die Ansetzung an die Redaktion in Frankfurt abschicken. Das geht genauso wie bei der ursprünglichen Ansetzung. Die Adressaten der hängen dabei von der Meldekennung ab und sind im Programm hinterlegt. Im Schlussbild der Plausibilitätsprüfung gibt es noch ein Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird und die Redaktionsarbeit erleichtert: 23

24 12. Spezielle Funktionen für die Verbundredaktion Sacherschließung Die Anmeldung erfolgt im Formular unter Menü Extras/Bibliothek auswählen : Frankfurt, Verbundredaktion GND. Der Arbeitsablauf der Verbundredaktion ist zunächst mit der Arbeit der Schlagwortkoordinatoren bis zur Plausibilitätsprüfung identisch. Das Schlagwort wird aber nicht per weitergereicht, sondern gleich in DNB-Iltis-Datenbank angesetzt. Dafür ist es notwendig, dass drei Fenster der WinIBW geöffnet sind: 1. das Iltis-Fenster mit entsprechender Anmeldekennung 2. das Zentralsystem von HeBIS 3. das Lokalsystem Frankfurt, Bestand mit Artikeln. Obligatorisch ist der Dublettentest, er wird im Neuansetzungsformular mit dem Menübefehl Redaktion/Dublettencheck eingeleitet. Überprüft werden die Ansetzungsform und alle Äquivalenzverweisungen. Durch die Funktion wird die WinIBW aktiviert. Wenn die WinIBW nichts gefunden antwortet, klicken Sie auf das Zwillingssymbol in der Werkzeugleiste des Neuansetzungsformulars. Das Zwillingssymbol ist farbig dargestellt, solange noch andere Ansetzungsformen ungeprüft sind. Wenn nach der Antwort der WinIBW (diese müssen Sie abwarten!) das Zwillingssymbol immer noch farbig ist, gibt es noch weitere Ansetzungs- bzw. Verweisungsformen, die noch nicht geprüft wurden. Wenn die Neuansetzung geprüft und noch nicht in Iltis vorhanden ist, kann sie angesetzt werden. Dazu wird der Menübefehl unter Redaktion / Schlagwort abschicken ausgeführt. Das Programm aktiviert die DNB- Iltis-Datenbank und gibt die Neuansetzung ein. Die Aufnahme wird danach geschlossen und das Programm schreibt eine Verknüpfungsdatei, in der die mit dem Schlagwort zu verknüpfenden Titel gespeichert werden. Die eigentliche Verknüpfung wird dann mit dem Beschlagwortungsprogramm (s. Gebrauchsanweisung für das Beschlagwortungsprogramm) unter dem Punkt Verknüpfungen für Neuansetzungen durchführen gestartet. 24