DIE ANTWORTEN AUF DIE

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1 Gratis Ratgeber für Arbeitgeber DIE ANTWORTEN AUF DIE 30 WICHTIGSTEN FRAGEN BEI DER EINFÜHRUNG EINER BENEFITCARD!

2 Herausgeber: Betriebliche Benefits GmbH & Co. KG Urheberrecht Das vorliegende Buch ist in vollem Umfang urheberrechtlich geschützt. Der vollständige sowie der teilweise Nachdruck, die Verbreitung durch Fernsehen, Film, Rundfunk und Internet, durch fotomechanische Wiedergabe, Datenverarbeitungssysteme und Tonträger jeder Art sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. Hinweis Leerzeilen und Umbrüche entstehen u. U. aufgrund der unterschiedlich genutzten Geräte wie Tablet-PC, Smartphone, Minitablet, Kindle, ipad usw. Der Autor hat auf diese Tatsache keinen Einfluss. Haftungsausschluss Die Inhalte des Buches wurden nach bestem Gewissen des Herausgebers erstellt. Trotz größtmöglicher Sorgfalt können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Der Herausgeber übernimmt aber keine Gewähr oder Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der enthaltenen Informationen und Inhalte. Der Leser/die Leserin ist für sein/ihr Handeln selbst verantwortlich. Es wird keine Haftung für mögliche Schäden übernommen, die direkt oder indirekt mit der Verwendung dieses Buches entstehen. Alle Empfehlungen und Vorgehensweisen sind nach bestem Wissen recherchiert. Jegliche Haftung ist somit ausgeschlossen. Dieses Buch ersetzt auch keine professionelle Beratung! Impressum Betriebliche Benefits GmbH & Co. KG Business Campus Parkring 2 D Garching bei München Telefon: +49 (0)89 / Telefax: +49 (0)89 / info@bbselect.de Web: bbselect Dokument 001 Version Seite 2 von 12

3 Die Antworten auf die 30 wichtigsten Fragen bei der Einführung einer BenefitCARD! Inhalt 1 Was ist eine BenefitCARD? Warum sollte ich meinen Mitarbeitern eine BenefitCARD schenken? Worin unterscheiden sich Mitarbeiterkarten? Kann mit den BenefitCards ein steuerlicher Vorteil genutzt werden? Besteht die 44 -Option (steuerfreier Sachbezug) auch dann, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern bereits kostenlos Obst, Kaffee, Wasser oder Kekse zur Verfügung stellt? Was fällt eigentlich alles in den Sachbezug? Gehört die Aufladegebühr der Karten zum Sachbezugswert? Kann das Guthaben ohne steuerliche Nachteile angesammelt werden? Muss der Kartennutzer der BenefitCARD seinen Einkauf selektieren? Darf er bei einem Supermarkt nur Lebensmittel kaufen oder kann er auch das Telefon im Angebot kaufen? Gibt es steuerrechtliche Probleme, dass der Kartennutzer bspw. Zigaretten und Alkohol mit der BenefitCARD kaufen kann? Wie wird die BenefitCARD auf dem Lohnzettel dokumentiert? Muss der Arbeitgeber die Quittungen von den Mitarbeitern einsammeln und aufbewahren? Muss der Arbeitsvertrag für den steuerfreien Sachbezug von 44 geändert werden? Ist das Guthaben auf der Karte sicher (Insolvenzschutz)? Wie werden die Karten geladen? Können meine Mitarbeiter selbst Geld auf die Karte laden? In welchen Ländern kann die Karte eingesetzt werden? Ist eine Bargeldauszahlung des Guthabens auf der Karte möglich? Was ist beim Bezahlen mit einer BenefitCARD zu beachten? Was ist im Falle eines Verlustes oder Diebstahls zu tun? Woher wissen meine Mitarbeiter, wie viel Guthaben sich auf ihrer Karte befindet? Besteht für Produkte, die mit einer BenefitCARD bezahlt wurden, ein Umtauschrecht? bbselect Dokument 001 Version Seite 3 von 12

4 23 Welche Kosten fallen für meine Mitarbeiter bei der Nutzung einer BenefitCARD an? Wie lange ist die Karte gültig (Kartengültigkeit)? Wie lange kann das Guthaben verbraucht werden (Guthabengültigkeit)? Wie sieht es mit der Kartennutzung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus? Wie lange dauert die Zustellung einer BenefitCARD? Wie kann eine BenefitCARD finanziert werden? Welche Anlässe gibt es für die Einführung einer BenefitCARD? Wie wirkt eine BenefitCARD bei Ihren Mitarbeitern? bbselect Dokument 001 Version Seite 4 von 12

5 1 Was ist eine BenefitCARD? Die BenefitCARD (auch Corporate Card, Mitarbeiterkarte, Shopping Card oder MitarbeiterCard genannt) ist eine Prepaid-Bezahlkarte, die monatlich mit einem Guthaben aufgeladen wird. Mit dieser Karte kann der Arbeitnehmer bei den Akzeptanzpartnern des jeweiligen Kartenanbieters einkaufen und in Höhe des auf der Karte aufgeladenen Guthabens bezahlen. Die Karte kann im Unternehmensdesign gestaltet werden. Mitarbeiterkarten sind aus der Benefit-Landschaft nicht mehr wegzudenken. Die große Menge der Anbieter erschwert jedoch den Überblick und die Wahl der richtigen Karte. 2 Warum sollte ich meinen Mitarbeitern eine Benefit- CARD schenken? Der Arbeitsmarkt in Deutschland hat sich grundlegend verändert. Durch den aktuellen Fachkräftemangel und den demographischen Wandel (Alterspyramide) ist eine Situation entstanden, in der Unternehmen um die Gunst kompetenter und gut ausgebildeter Mitarbeiter wetteifern. Die Attraktivität eines Unternehmens entscheidet deshalb zunehmend über Erfolg oder Misserfolg am Markt. Und wird zum Wettbewerbsvorteil. Mit einer BenefitCARD verfügen Sie über ein fortschrittliches, spürbar hochwertiges Tool, das Ihnen hilft, zusätzliche, bezahlbare Anreize zu schaffen, um so bestehende Mitarbeiter zu motivieren, sie zu binden und neue zu gewinnen. 3 Worin unterscheiden sich Mitarbeiterkarten? Mitarbeiterkarten können grundsätzlich in vier Kategorien eingeordnet werden: 1. Einstufige Original-Gutscheinkarte 2. Zweistufige Universal-Gutscheinkarte 3. Direkt einlösbare Universal-Gutscheinkarte mit fest angebundenen Akzeptanzstellen 4. Direkt einlösbare Prepaid-Karte mit offenem Akzeptanzpartner-Netzwerk Des Weiteren unterscheiden sich Mitarbeiterkarten hinsichtlich: der Produktionskosten, der Wiederaufladungsgebühren, der Kontoführungsgebühren, der Versandkosten, der Kosten für den Logoaufdruck, der Kosten für ein individuelles Kartendesign, der Online-Akzeptanz, der vor-ort-akzeptanz, der Zuzahlungsmöglichkeiten, der Kündigungsfrist, der Kartensicherheit, der Aufladungsgültigkeit, der Möglichkeiten der Guthabenabfrage u. s. w.. 4 Kann mit den BenefitCards ein steuerlicher Vorteil genutzt werden? Ein Arbeitgeber kann jedem Mitarbeiter jeden Monat ohne Anlass die Karte bis zu einer Freigrenze von 44 als Sachbezug (steuer- und sozialabgabenfrei) aufladen, das sind maximal 528,00 pro Jahr ( 8 Abs 2 Satz 11 ESTG). bbselect Dokument 001 Version Seite 5 von 12

6 Vorteilsberechnung Arbeitnehmer: Stkl. 1, KiSt. 9% bisherige Abrechnung mit Barlohn mit Mitarbeiterkarte Basisentgeld 3.000, , ,00 eingesetzte Bausteine 0,00 0,00 44,00 Gesamtbrutto 3.000, , ,00 LSt. + Soli + KiSt. 531,17 544,82 531,17 KV + RV + AV + PV 612,75 621,74 612,75 Überweisung + Benefits 1.856, , ,08 Nettolohnerhöhung 21,36 44,00 Netto-Plus 22,64 Vorteilsberechnung Arbeitgeber Stkl. 1, KiSt. 9% bisherige Abrechnung mit Barlohn mit Mitarbeiterkarte Basisentgeld 3.000, , ,00 eingesetzte Bausteine 0,00 0,00 44,00 Gesamtbrutto 3.000, , ,00 KV + RV + AV + PV 578,25 586,73 578,25 Sonstige AG-Kosten 97,80 99,23 97,80 Personalkosten 3.676, , ,05 Nettolohnerhöhung 53,91 44,00 Ersparnis Arbeitgeber* 9,91 *Aus einem Teil der Ersparnis zahlt der Arbeitgeber die laufenden Kosten für die BenefitCARD. Zusätzlich kann für jeden persönlichen Anlass eines Mitarbeiters (wie z. B. Geburtstag, bestandene Prüfung, Silberhochzeit, 10-jährige Betriebszugehörigkeit etc.) zusätzlich jeweils ein Betrag in Höhe von 60 (steuer- und sozialabgabenfrei) aufgebucht werden. Weitere steuer- und sozialabgabenfreie Aufladungen sind möglich, z. B. in Verbindung mit einer KFZ-Werbefläche. 5 Besteht die 44 -Option (steuerfreier Sachbezug) auch dann, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern bbselect Dokument 001 Version Seite 6 von 12

7 bereits kostenlos Obst, Kaffee, Wasser oder Kekse zur Verfügung stellt? Ja. Snacks und Getränke für Mitarbeiter sind Genussmittel und fallen nicht unter den steuerfreien Sachbezug gemäß 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Siehe Lohnsteuer- Richtlinien, 2011; R 19.6 (LstR 2011 R19.6) Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer. 6 Was fällt eigentlich alles in den Sachbezug? In den Sachbezug können z. B. folgende Dinge fallen: - Jobtickets - Tankgutscheine - Zuschuss zum Haushaltsstrom - Gutscheine 7 Gehört die Aufladegebühr der Karten zum Sachbezugswert? Grundsätzlich nein. Es handelt sich um Beschaffungskosten, welche als normale Betriebskosten zu werten sind. Weiterhin besagt 8 Abs. 2 Satz 11, dass der Sachbezug der Wert ist, welcher dem Arbeitnehmer zufließt. Die Kartenladegebühr, als Servicegebühr, fließt nicht dem Arbeitnehmer zu, sondern stellt einen Aufwand für den Arbeitgeber dar. Da es vereinzelt bereits zu gegenteiligen Aussagen von Betriebsstättenfinanzämtern kam, sollten Sie diesen Punkt sicherheitshalber im Rahmen einer Anrufungsauskunft klären. 8 Kann das Guthaben ohne steuerliche Nachteile angesammelt werden? Ja, das Guthaben muss steuerrechtlich nicht im Ausgabemonat eingelöst werden (R 38.2 Zufluss von Arbeitslohn). Es ist der Zeitpunkt, an dem der Gutschein zur Verfügung gestellt wird entscheidend. Und nicht das Einlösedatum. Es muss auch nicht nachgewiesen werden, wofür das Guthaben letztendlich eingesetzt wurde. Da es vereinzelt bereits zu gegenteiligen Aussagen von Betriebsstättenfinanzämtern kam, sollten Sie diesen Punkt sicherheitshalber im Rahmen einer Anrufungsauskunft klären. 9 Muss der Kartennutzer der BenefitCARD seinen Einkauf selektieren? Darf er bei einem Supermarkt nur Lebensmittel kaufen oder kann er auch das Telefon im Angebot kaufen? Nein, der Kartennutzer darf frei bei den teilnehmenden Akzeptanzstellen einkaufen. Das Angebot der Akzeptanzstelle darf uneingeschränkt mit der Karte genutzt werden. bbselect Dokument 001 Version Seite 7 von 12

8 10 Gibt es steuerrechtliche Probleme, dass der Kartennutzer bspw. Zigaretten und Alkohol mit der Benefit- CARD kaufen kann? Nein, der Kauf von Zigaretten und Alkohol hat keine steuerrechtlichen Nachteile. 11 Wie wird die BenefitCARD auf dem Lohnzettel dokumentiert? Die BenefitCard wird auf dem Gehaltsnachweis ähnlich wie eine Direktversicherung der bav ausgewiesen, sprich sie erhöht das Gesamtbrutto, nicht aber das zu versteuernde und sozialabgabenpflichtige Brutto. Am Ende des Jahres ist dies auch, durch das um den Betrag von bspw. 528 Euro erhöhte Gesamtbrutto, auf der Jahresbescheinigung ausgewiesen. Da der Sachbezug steuer- und sozialabgabenfrei ist, ist auf der Jahresbescheinigung davon nichts weiter zu sehen Man kann ja nichts ausweisen, was nicht abgeführt wird. Die Umsetzung: Hier gibt es mehrere Wege die zum Erfolg führen. Diese hängen natürlich von den benutzten Lohnprogrammen ab. Weg 1: Einrichtung einer neuen Lohnuntergruppe innerhalb der Lohngruppe geldwerter Vorteil. Dabei ist folgendes zu beachten: GB (Gesamtbrutto) Ja ST (Steuer) Nein SV (Sozialversicherung) Nein Ansonsten alles weitere auch nein, wie auch immer bezeichnet Weg 2: Komplett neue Lohnart anlegen und BenefitCARD nennen: GB (Gesamtbrutto) Ja ST (Steuer) Nein SV (Sozialversicherung) Nein Buchung über Sammelkonto Die monatliche Durchführung: Die BenefitCARD wird zusammen mit allen anderen Leistungen aufgeführt/ eingebucht und erhöht das Gesamtbrutto. Wichtig, das steuerpflichtige und sozialabgabenpflichtige Brutto dürfen sich nicht erhöhen. Am Ende wird der Betrag der BenefitCARD unterhalb des Nettos und vor dem Auszahlbetrag wieder abgezogen/einbehalten. bbselect Dokument 001 Version Seite 8 von 12

9 12 Muss der Arbeitgeber die Quittungen von den Mitarbeitern einsammeln und aufbewahren? Nein, als Beleg über die Gutscheine dient die Rechnung des Kartenanbieters. Dies unterstreicht auch das Zuflussprinzip, welches besagt, dass die Übergabe/ Aufladung des Gutscheines ausschlaggebend ist, nicht die Einlösung. 13 Muss der Arbeitsvertrag für den steuerfreien Sachbezug von 44 geändert werden? Nicht zwingend. Wir empfehlen Ihnen allerdings den steuerfreien Sachbezug in den Arbeitsvertrag aufzunehmen, z. B. im Rahmen einer ergänzenden Vereinbarung über zusätzliche Entgeltbestandteile. Ein Muster stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 14 Ist das Guthaben auf der Karte sicher (Insolvenzschutz)? Je nach Kartenanbieter ist der Insolvenzschutz unterschiedlich ausgestaltet. I. d. R. werden die Kartenguthaben auf einem Treuhandkonto verwaltet, welches als Sondervermögen außerhalb des Geschäftsbereiches des Kartenanbieters liegt. Bei einer Insolvenz des Kartenanbieters ist das Guthaben so nicht in der Insolvenzmasse. 15 Wie werden die Karten geladen? Abhängig vom Kartenanbieter erfolgt die Aufladung über ein Portal, eine API Schnittstelle oder eine Ladeliste. 16 Können meine Mitarbeiter selbst Geld auf die Karte laden? Grundsätzlich nein. Die Ladung der Karten ist bei den meisten Kartenanbietern nur durch Sie als Arbeitgeber möglich. 17 In welchen Ländern kann die Karte eingesetzt werden? Abhängig vom Kartenanbieter. Grundsätzlich deutschlandweit, es gibt aber auch Kartenlösungen die weltweit einsetzbar sind. 18 Ist eine Bargeldauszahlung des Guthabens auf der Karte möglich? Die Funktionen Barabhebung, Dispo und Überweisung sind bei allen Karten deaktiviert. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die jeweilige Benefit- CARD offiziell als Gutschein für steuerfreie Zahlungen akzeptiert. bbselect Dokument 001 Version Seite 9 von 12

10 19 Was ist beim Bezahlen mit einer BenefitCARD zu beachten? Generell können nur Beträge beglichen werden, die das Guthaben der Benefit- CARD nicht übersteigen. In vielen Geschäften besteht jedoch die Möglichkeit einer Zuzahlung in bar oder per EC-Karte. An Tankstellen ist keine Zuzahlung möglich. 20 Was ist im Falle eines Verlustes oder Diebstahls zu tun? Der Verlust einer BenefitCARD sollte unverzüglich unter der Kartensperrhotline des jeweiligen Kartenanbieters gemeldet werden. Anschließend wird die Karte unverzüglich gesperrt und sichergestellt, dass das Guthaben nicht von Unbefugten genutzt werden kann. 21 Woher wissen meine Mitarbeiter, wie viel Guthaben sich auf ihrer Karte befindet? Das Guthaben kann anbieterabhängig - über eine App, über das Internet, telefonisch oder via SMS abgefragt werden. 22 Besteht für Produkte, die mit einer BenefitCARD bezahlt wurden, ein Umtauschrecht? Ja. Für den Umtausch wird lediglich der Kassenbon benötigt wie auch sonst üblich. Das Geld wird vom Händler entweder zurück auf die Karte gebucht. Oder in Form eines Gutscheins ausbezahlt. Bargeldauszahlungen sind nicht gestattet. 23 Welche Kosten fallen für meine Mitarbeiter bei der Nutzung einer BenefitCARD an? Sämtliche Kosten für Produktion und Ladung der Karte werden von Ihnen als Arbeitgeber übernommen. Für Ihre Mitarbeiter entstehen keine weiteren Kosten. Bei Zahlungen im Ausland können Auslandsgebühren anfallen. 24 Wie lange ist die Karte gültig (Kartengültigkeit)? Wie bei Bezahlkarten üblich, gibt es eine bestimmte Gültigkeitsdauer. I.d.R. beträgt diese zwischen drei und fünf Jahre. Das Gültigkeitsdatum kann der Kartenvorderseite entnommen werden. Die Karte ist bis zum letzten Tag des angegebenen Monats einsetzbar. Soll ein Endnutzer nach Ablauf des Gültigkeitsdatums weitere Wiederaufladungen erhalten, erhält er eine neue BenefitCARD. Das Guthaben der abgelaufenen BenefitCARD wird auf die neue Karte transferiert. Für eine Folgekarte fallen i. d. R. erneut Produktionskosten an. 25 Wie lange kann das Guthaben verbraucht werden (Guthabengültigkeit)? Abhängig vom Anbieter. I.d.R. hat das Kartenguthaben eine Gültigkeit von 36 Monaten ab dem Tag der jeweiligen Kartenaufladung. bbselect Dokument 001 Version Seite 10 von 12

11 26 Wie sieht es mit der Kartennutzung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus? Sollte ein Kartennutzer bei seinem Arbeitgeber ausscheiden, so wird die Karte vom Arbeitgeber nicht weiter aufgeladen. Der Arbeitnehmer kann diese aber noch bis zum Ablauf der Kartengültigkeit (falls noch Guthaben vorhanden ist) weiter benutzen. Sollte die Kartengültigkeit ablaufen und noch immer Guthaben vorhanden sein, so kann eine neue Karte bestellt werden. 27 Wie lange dauert die Zustellung einer BenefitCARD? Im Normalfall wird eine BenefitCARD - nach Bestellung und erfolgtem Zahlungseingang - innerhalb von drei Wochen produziert und zugestellt. 28 Wie kann eine BenefitCARD finanziert werden? Eine BenefitCARD kann wie folgt finanziert werden: - im Rahmen einer Entgeltumwandlung des Mitarbeiters - anstatt einer Gehaltserhöhung - anstatt einer Bonuszahlung - als echte Zusatzleistung ( on-top ) 29 Welche Anlässe gibt es für die Einführung einer BenefitCARD? Es gibt diverse Anlässe zur Einführung einer BenefitCARD. Zum Bespiel: - Mitarbeitermotivation - Mitarbeiterbindung - Ideenmanagement - Verlegung des Betriebsstandortes - Gesundheitsprämie - Danksagung - Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter - Leistungsanerkennung - Betriebszugehörigkeit - Zielerreichung - Hochzeit - Jubiläum - Geburtstag - u. v. m. 30 Wie wirkt eine BenefitCARD bei Ihren Mitarbeitern? Vorteile einer BenefitCARD: - Brutto gleich Netto - Monatlich wiederkehrende Mitarbeitermotivation - Sie bringen sich als Arbeitgeber positiv und langfristig in Erinnerung - Arbeitgebermarketing / Employer Branding bbselect Dokument 001 Version Seite 11 von 12

12 - Unternehmensidentifikation es wird über Sie als Arbeitgeber gesprochen, intern und extern - Mitarbeiterbindung und Stärkung des Teamgeistes - Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber Haben Sie Interesse an einem Marktvergleich / Marktüberblick? Kontaktieren Sie uns! Wir kennen die Unterschiede der einzelnen Kartenanbieter. Kontakt Betriebliche Benefits GmbH & Co. KG Business Campus Parkring 2 D Garching bei München Telefon: +49 (0)89 / Telefax: +49 (0)89 / info@bbselect.de Web: bbselect Dokument 001 Version Seite 12 von 12