Direct Trade Finance Quick Guide für den Administrator. Hotline:

Transkript

1 Direct Trade Finance Quick Guide für den Administrator Hotline:

2 Inhalt Benutzer einrichten... 3 Unterschriftsstufen definieren... 6 Erläuterung der Transaktionsnamen... 7 Anmerkungen zu den Unterschriftsstufen... 7 Einrichtung der -Benachrichtigung... 8 Einrichtung der Kategorisierungs-Funktion... 8 Trade Finance Support Einleitung Diese Anleitung ist alleine für den Direct Trade Finance Administrator ihrer Firma gemacht. Sie erläutert wie die Benutzer von Direct Trade Finance aufgesetzt und wie die Unterschriftsstufen durch den Administrator eingerichtet und geändert werden können. Bevor die Benutzer mit Direct Trade Finance arbeiten können, müssen deren Berechtigungen durch den Administrator eingerichtet werden. Ebenfalls müssen die Unterschriftsstufen gemäss den Anforderungen Ihrer Firma eingerichtet werden. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 2 2

3 Benutzer einrichten Für jeden Benutzer von Direct Trade Finance muss der Administrator die Benutzerrollen und -rechte individuell vergeben (z.b. ob ein Benutzer nur Transaktionen anschauen oder aber auch Transaktionen erfassen und/oder visieren kann; ebenfalls seine Unterschriftsstufe). Hat der Benutzer Zugriff auf mehrere Firmen (z.b. Holding Struktur), so können für jede Firma unterschiedliche Rollen und Rechte vergeben werden. 1. In der Navigation auf 'Benutzer' klicken. Der Administrator sieht nun rechts alle Benutzer aufgelistet. Die Spalte 'Standard Kunde' ist bei neuen Benutzern noch leer. 2. Der Administrator muss sich zuerst selber einrichten bevor die Benutzer eingerichtet werden können. Rechts auf 'Firma pro Benutzer' klicken und der ausgewählte Benutzer erscheint unten nochmals. 3. Neue Benutzer müssen mittels 'Einfügen-Icon' einer Firma zugeteilt werden. Ebenso wenn weitere, zusätzliche Firmen einem Benutzer zugeordnet werden müssen. 4. Bei neuen und/oder bestehenden Benutzern kann man die Unterschriftsstufen individuell vergeben. Mit dem 'Editier-Icon' kann man die Unterschriftsstufen definieren. 5. Nachdem die Schritte 1-4 abgeschlossen sind, muss der Benutzer noch mit einer Standard Firma verknüpft werden (Seite 5, Punkt 5). 6. Benutzer können die Applikation Direct Trade Finance nun nutzen. Hinweis: Nachdem sich der Administrator im Direct Trade Finance eingerichtet hat, muss zwingend eine Ab- und Anmeldung stattfinden, sodass die Daten aktualisiert werden Weiter auf Seite 4, Punkt Weiter auf Seite 4, Punkt 4.1. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 3 3

4 3.1. Damit die Applikation für die Benutzer wirksam ist, müssen diese zuerst noch mit einer 'Firma*' verknüpft werden. Benutzer können auch für mehrere Firmen arbeiten, fügen Sie mit Hilfe des 'Einfügen-Icons' einfach weitere Firmen (z.b. Holding Struktur) hinzu Bei 'Abfrage' ankreuzen, wenn der Benutzer nur Transaktionen anschauen darf, z.b. für das Reporting. Bei 'Transaktion' ankreuzen, wenn der Benutzer zusätzlich auch Transaktionen erfassen oder unterschreiben darf. Die eigentliche Unterschriftsstufe wird zuerst mal im Feld 'Unterschriftsstufe*' bestimmt. Dabei haben Sie die Wahl zwischen folgenden Eintragsmöglichkeiten: NOT AUTHORIZED = Benutzer darf gar nichts DATA ENTRY = Benutzer darf nur Transaktionen im Direct Trade Finance eingeben, kann NICHTS an die Bank schicken. GROUP A, B ODER C = Sie können bis zu 3 Unterschriftsgruppen einrichten. Es müssen nicht alle verwendet werden. Die Bedeutung der Unterschriftsstufen 'Gruppe A, B und C' wird allein in Ihrer Firma bestimmt. Detaillierte Informationen zu den Gruppen finden Sie im Kapitel Unterschriftsstufen definieren (Seite 6) Die Unterschriftsstufen können auch genauer definiert werden: 4.1. Wenn Sie unter 'Transaktion' unterschiedliche Unterschriftsstufen definiert haben, erscheint als Unterschriftsstufe 'MIXED' Die obige Abbildung kann von der Ansicht die Sie bei sich sehen abweichen, je nachdem für welche Transaktionen Ihre Firma ermächtigt worden ist. Die Transaktionsnamen werden weiter unten auf der Seite 7 erläutert. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 4 4

5 5. Benutzer Einstellungen Jeder Benutzer muss mit einer 'Standard Firma' verknüpft sein. Klicken Sie in der Benutzerliste rechts auf das 'Editier-Icon' andere benutzerspezifische Einstellungen vorzunehmen., um den Benutzer zu verknüpfen und auch ACHTUNG: Ein Benutzer der als 'Super User' definiert ist, darf und kann innerhalb der Applikation Direct Trade Finance alle Unterschriftsstufen übersteuern. Dadurch erhält dieser Benutzer ein Einzel-Unterschriftsrecht. 'Abfrage zur Gruppe' erlaubt es dem Benutzer Auswertungen über eine ganze Firmengruppe zu erstellen. 'Kategorisierung erlauben' (Seite 9) und ' einrichten' (Seite 8) werden weiter unten erläutert. 'Übersicht': Für eine optimale Ansicht in der Inbox, wechseln Sie die Übersicht auf Tabellen. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 5 5

6 Unterschriftsstufen definieren In der Navigation 'Unterschriftsstufe' auswählen. Geben Sie, nachdem Sie auf das "Editier-Icon" geklickt haben, den Maximumbetrag und die Anzahl Unterschriften pro Unterschriftsgruppe für jede Transaktionsart/Transaktionsname ein. Die Transaktionsnamen werden auf Seite 7 erläutert. Sie können beliebig viele Abstufungen pro Transaktionsart erfassen. (auf das Icon "Einfügen" klicken, um weitere Abstufungen einzufügen) Die obige Abbildung der Auswahlmöglichkeiten kann von der Ansicht die Sie bei sich sehen abweichen, je nachdem für welche Transaktionen Ihre Firma ermächtigt worden ist. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 6 6

7 Erläuterung der Transaktionsnamen Transaktionsname Bedeutung AUSGEHENDE GAR Eröffnung einer ausgehende Garantie AUSG. GAR ÄND. Änderung einer ausgehende Garantie EXPORT DC Export Dokumentarinkasso Auftrag IMP DC Z.INST/S Import Dokumentarinkasso: Zahlungsinstruktion Sicht IMPORT LC Import Akkreditiv Auftrag IMP LC ÄNDERUNG Import Akkreditiv: Änderung eines bestehenden Import Akkreditives IMP LC Z.INST/S Import Akkreditiv: Zahlungsinstruktion Sicht IMP LC Z.INST/Z Import Akkreditiv: Zahlungsinstruktion Zeit; aufgeschobene Zahlung LOI AUFTRAG LOI Letter of Indemnity Auftrag STANDBY AUFTRAG Stand-by Akkreditiv: Erstellung eines Standby Akkreditives Gemäss ISP 98 STANDBY ÄND. Stand-by Akkreditiv: Änderung eines bestehenden Stand-By Akkreditives TRANS.NACHRICHT Transaktions Nachricht TRANSFER LC Transfer Akkreditiv Auftrag basierend auf einem bestehenden Export Akkreditiv TRANSFER LC ÄND Änderung eines Transfer Akkreditivs Anmerkungen zu den Unterschriftsstufen Eine Transaktion kann erst wenn alle nötigen Unterschriften erteilt worden sind freigegeben werden. Bitte beachten Sie, dass der 'Maximumbetrag' hoch genug gesetzt wird. Es kann sonst geschehen, dass eine bestimmte Transaktion nicht freigegeben werden kann, weil die Transaktion nicht durch eine definierte Unterschriftsstufe abgedeckt wird. Der Maximumbetrag wird in der Lokalwährung angegeben, es müssen demzufolge die Umrechnung aus anderen Währungen berücksichtigt werden. Ist eine Transaktion "blockiert" weil eine Unterschrift fehlt oder sie den Maximumbetrag überschreitet, so stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - Die Transaktion von einem anderen (berechtigten) Mitarbeiter ablehnen lassen. Die Transaktion wechselt ihren Status zu 'in Bearbeitung' -> Der Administrator kann nun die Unterschriftsstufe anpassen. Eine Erhöhung des Maximumbetrags ist möglich, eine Senkung des Maximumbetrags oder Änderung der Anzahl Unterschriften jedoch nicht. - Ein Benutzer als Super User definieren -> Die Transaktion kann unabhängig von den definierten Unterschriftsstufen- unterschrieben und freigegeben werden. Sobald keine Transaktionen mehr hängig, d.h. mit dem Status 'Unterschrift benötigt' versehen sind, kann der Administrator die Unterschriftsstufe anpassen. - Bitte beachten Sie, dass die Funktion des Super Users selektiv eingesetzt wird, da er Einzel- Unterschriftsrecht besitzt, und so ihren Firmeninternen Unterschriftsregeln widersprechen könnte. Wie weiter oben erwähnt, "übersteuert" der Super User sämtliche definierte Unterschriftsstufen. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 7 7

8 Einrichtung der -Benachrichtigung Die Benachrichtigung informiert die Benutzer über neue eingegangene Post. Damit kann der Benutzer gezielt sich im Direct Trade Finance einloggen, wenn eine bestimmte Korrespondenz eingegangen ist. Damit die Benutzer eine Benachrichtigung erhalten können, müssen diese durch den Administrator dazu autorisiert werden. Sie können für jeden Benutzer einzeln bestimmen, ob und für welche Korrespondenz er in Zukunft per benachrichtigt werden soll: Schaltfläche wählen (siehe Seite 5) Akzeptieren Sie die Funktionalität Adresse erfassen und Sprache der Benachrichtigung wählen Aktivieren Sie die Benachrichtigung Definieren Sie, für welches Ereignis der Benutzer eine -Benachrichtigung erhalten soll (Wenn sie alle Möglichkeiten auswählen wollen klicken sie auf Mark All) AUSG. GAR sind Garantien, die Sie in Auftrag geben EING. GAR sind Garantien die Sie erhalten Korrespondenz im Zusammenhang mit EXPORT Dokumentarinkasso (DC) Korrespondenz im Zusammenhang mit EXPORT Akkreditiven (LC) Korrespondenz im Zusammenhang mit IMPORT Dokumentarinkasso (DC) Korrespondenz im Zusammenhang mit IMPORT Akkreditiven (LC) Trans.Nachricht für Korrespondenz mit der Bank Benachrichtigung UNTERSCHRIFT BENÖTIGT UNTERSCHRIFT ABGELEHNT Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 8 8

9 Einrichtung der Kategorisierungs-Funktion Die Kategorisierungs-Funktion erlaubt es dem Benutzer die Transaktionen im Direct Trade Finance eigenen Kriterien zu zuordnen. Der Benutzer hat die Möglichkeit bis zu 4 'Kategorien' (mit beliebig vielen Werten) und zusätzlich bis zu 3 'Interne Referenzen' zu bestimmen und auch Auswertungen darüber zu machen. Damit die Benutzer 'Kategorien' definieren und zuordnen können, müssen diese vorgängig durch den Administrator Ihrer Firma dazu autorisiert werden: Aktivieren Sie unter " Benutzer verknüpfen" (Seite 5) das Feld ' Kategorisieren erlauben'. Damit wird der Benutzer autorisiert Kategorien zu definieren und Transaktionen diesen Kategorien zu zuordnen. Der Benutzer sieht in seiner Navigation unter 'Personalisieren' die beiden Menü Einträge 'Kategorie Definition' und ' Kategorie Einstellung'. Durch das Klicken des Menü Eintrages 'Kategorie Definition' weisen Sie den vorgegeben Werten (category_1,..) Ihre eigenen Namen zu, denen Sie danach ihre Transaktionen zuordnen können (siehe unten). Die Transaktionen selber werden dann mithilfe des Menü Eintrages 'Kategorie Einstellung' den gewünschten Kategorien zugeordnet. Kategorien können auch in der 'Eingehenden Post' direkt durch klicken auf das Kategorisieren- Icon zugeordnet werden. Kategorien definieren Als berechtigte Person oder als Administrator können Sie die Namen der 'Kategorien', 'Werte' und 'interne Referenzen' mittels dem Menüpunkt 'Kategorien Definition' erfassen. Benennen Sie die 'Kategorien' indem Sie auf das Bleistift klicken. Sie können unter einer Kategorie beliebig viele Werte erfassen. Klicken Sie hierzu auf 'Werte pro Kategorie'. Fügen Sie einen neuen 'Eintrag' an, indem sie auf 'Einfügen' klicken oder editieren Sie bestehende Werte, indem Sie auf das Bleistift klicken. Solange noch keine Transaktion einem bestimmten Kategorien-Wert zugeordnet worden ist, kann dieser Kategorien-Wert gelöscht werden, sonst wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sind Transaktionen bereits einem bestimmten Kategorien-Wert zugeordnet worden, werden diese automatisch bei einer Änderung des Kategorien-Werts angepasst. Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 9 9

10 Trade Finance Support - Finden Sie eine Transaktion nicht mehr? - Können Sie ihre SecurID-Karte nicht mehr finden? - Haben Sie ihr Passwort vergessen? - Können Sie sich nicht anmelden? Bei allen Fragen im Zusammenhang mit Direct Trade Finance wenden Sie sich bitte an unsere Hotline: Direct Trade Finance Hotline Tel: Mo bis Fr 8:00-17:00 Uhr Fachliche Probleme Ihre bestehenden Ansprechpartner in den verschiedenen Trade Finance Service Centern bleiben auch bei Nutzung von Direct Trade Finance weiterhin gültig. Für Informationen und Beratung können Sie sich auch direkt an folgende Telefonnummer wenden: Ihre Ansprechpartner Trade Finance Service Center Genf Akkreditive und Dokumentarinkassi Tel.: Kautionen (Bürgschaften und Garantien) Tel.: Trade Finance Service Center Lugano Akkreditive und Dokumentarinkassi Tel.: Kautionen (Bürgschaften und Garantien) Tel.: Trade Finance Service Center Zürich Akkreditive und Dokumentarinkassi Tel.: (Int.: ) Kautionen (Bürgschaften und Garantien) Tel.: Direct Trade Finance Quick Guide - Administrator 10 10