Communication Assistant

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1 Communication Assistant Panasonic Unified Communications Solutions intuitiv und leistungsstark

2 Was ist Communication Assistant? Wofür verwenden Sie Ihren PC? Wofür verwenden Sie Ihr Telefon? Kundendaten ansehen Meine s abrufen Musik machen Meine Termine verwalten Personen anrufen Anrufe annehmen Keine Ahnung, hat mir nie jemand gezeigt! Die Kurse meiner Aktien verfolgen Webseiten erstellen Facebook verwenden Let s unify! Communication Assistant ermöglicht den Zugriff auf alle Funktionen und die volle Flexibilität der Unified Communications über Ihr Panasonic Kommunikationssystem

3 In den nächsten Jahren werden die Unified Communications-Technologien alle Grenzen zwischen den heute genutzten Kommunikationsarten beseitigen. Der Einfluss auf die Produktivität, die Kreativität und die Zusammenarbeit wird gewaltig sein. "The Unified Communications Revolution", erschienen: 26. Juni 2006, Bill Gates, Chairman, Microsoft Corporation Bill Gates

4 Was ist Communication Assistant? Communication Assistant Die Applikation für Produktivitätssteigerung durch Unified Communications, das Tools für User bereitstellt, mit denen die Leistung sowohl des Einzelnenwie auch der Gruppe erhöht werden kann. Die Applikationermöglicht: Intuitives, PC-gestütztesTelefonierenüberPoint n Click Echtzeit-Anzeige von Anwesenheit und Verfügbarkeit Microsoft Outlook -Integration Voice Mail Integration Collaboration im Team Und noch vieles mehr... Mit Communication Assistant können Unternehmen durch die intuitive Point n Click- Bedienung, schneller und effizienter mit Ihren Kunden kommunizieren.

5 Communication Assistant Die CA-Module Consol e Basic Express Die PC-gestützte Vermittlung Office Anwendungen Supervis or Kontrolle und Organisation von Teams Erweiterte Business- Anwendungen Pro

6 Communication Assistant - Varianten Für den Communication Assistant UC-Clientstehen vier (4) verschiedene Module zur Verfügung, je nachdem, welche Aufgabe der Anwender im Unternehmen hat. Alle Varianten unterstützen sowohl serverless als auch CA Server-gestützte Installationen. Communication Assistant Basic Express Telefonieren über Point n Click Copy& Dailaus weiteren, individuellen Applikationen Die Anwesenheit und Verfügbarkeit der User wird beim Anklicken angezeigt (der Telefonstatus und die Anwesenheitssymbole im Hauptfenster sind ansonsten abgeblendet) Der Anwender verfügt über eine limitierte Anzahl von Kontakten und Einträge in die Rufhistorie 10 Kontakte 10 Einträge in der Anrufliste Communication Assistant Pro Intuitives Telefonieren über Point n Click vollfunktionelle Anwender-Software für den anspruchsvollen Nutzer. Die Präsenz-und Statusanzeigen der User werden in Echtzeit angezeigt -bei jedem Wechsel des Telefonstatus oder der Verfügbarkeit erfolgt eine Aktualisierung. Einfaches Ändern der Standard- Präsenzsanzeigeoder Definieren eines neuen Anwesenheitsstatus -für eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit. Hinweis: Das Präsenzmanagement bietet deutlich mehr als nur Abwesenheitsmeldungen

7 Communication Assistant Varianten Communication Assistant Supervisor Für Teamleiter zur Überwachung der Telefonaktivitäten der Gruppenmitglieder in Echtzeit Zugriff auf Gruppen-Reports zur Gesamtzahl der ankommenden Gespräche, der mittleren Wartezeit, der Überlaufanrufe oder der verlorenen Gespräche Gruppenleiter können unbemerkt zuhören, sich aufschalten oder, falls erforderlich, sogar jeden Gruppenanruf zur weiteren Fortführung übernehmen Communication Assistant Operator Console Intuitives Telefonieren über Point n Click durch die Möglichkeit zur Abwicklung mehrerer Telefongespräche optimiert für die Nutzung am Abfrageplatz/durch die Vermittlung Dank Drag n Drop-Schnittstelle muss keine Menü-Navigation erlernt werden Alle eingehenden Gespräche können effektiv verwaltet und weitergeleitet werden

8 Communication Assistant Server Installation ohne Server für kleine und mittlere Unternehmen Entwickelt für einfache Installation und Wartung - Communication Assistant kann ohne zusätzlichen Server installiert werden und ist damit eine ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen mit nur einem Standort Einfache Nutzung CA Server-basierte Installation mit erweiterten Funktionen Der Einsatz von Communication Assistant Server bietet folgende zusätzliche Funktionalitäten: Unterstützung von bis zu 256 Anwendern Vernetzung mehrerer Standorte (bis zu 8) Verwendung der gemeinsamen Kontaktliste des CA-Servers Unterstützung eines Thin Client IT-Umfeldes Kostengünstig Simples Management Problemlose Installation

9 Panasonic Unified Communications Solutions intuitiv und leistungsstark COMMUNICATION ASSISTANT ImÜberblick

10 Communication Assistant Pro Intuitiv verständliche Point n Click-Telefonie Die Windows-Schnittstelle ermöglicht Installation und Betrieb auf üblich Arbeitsplatz-PCs Der Status wird festgelegt, und Anrufe lassen sich mit einem einfachen Mausklick weiterleiten Echtzeit-Anzeige von Anwesenheit und Verfügbarkeit Die Anwender können ihre Kontakte speichern und ihren Status überprüfen CA Pro arbeitet integriert mit aktuellen Windows- Anwendungen und bietet eine vertraute Bedienerschnittstelle Auswahl des idealen Kommunikationswegeszu den jeweiligen Kontakten

11 Communication Assistant Basic Express Intuitiv verständliche Point n Click-Telefoniefür den Standard-Office-User Anrufliste mit 10 Einträgen 10 Kontakte Die Anwesenheit und Verfügbarkeit der Anwender wird nur beim Anklicken angezeigt (der Telefonstatus und die Anwesenheitssymbole im Hauptfenster sind abgeblendet) CA Basic Express ist als Standardinstallation für alle Anwender verfügbar

12 Communication Assistant Popup-Fenster bei ankommendem Anruf Die Anwender können bei ankommendem Anruf zwischen zwei Typen von Popup-Fenstern wählen. Entweder ein Standard-Popup-Fenstermit den Optionen der Anrufannahme oder der Weiterleitung Alternativ ein kleines Popup-Fenster in der Nähe des Systray, dass den Anwender diskret über ankommende Anrufe informiert Kontakte können mit Dateien und/oder einer Webkamera gekoppelt werden, um eine sofortige Dokumentenbereitstellung zu ermöglichen oder um eine Videokommunikation aufzubauen.

13 Communication Assistant Chat Mit Communication Assistant lässt sich eine Chat-Session (InstantMessaging) starten eine der schnellsten Kommunikationswege. Bei Bedarf können die Anwender den Chat zu einem Telefongespräch erweitern - mit einem einzigen Mausklick. Die Anwender können sogar einen "Chat-Rückruf" auslösen, wenn eine Person nicht erreichbar ist. Kommunizieren mit Kollegen, selbst wenn diese gerade ein Telefongespräch führen

14 Integration in Microsoft Outlook Communication Assistant Communication Assistant passt sich nahtlos in Microsoft Outlook ein und erlaubt es dem Anwender, Kontakt-Rufnummern auf einfachste Weise anzuwählen sowie bei ankommenden Anrufen Popup-Meldungen zu erhalten. "Unified Communications" über eine gut vertraute Schnittstelle

15 Communication Assistant Integration in Desktop-Geschäftsanwendungen Mit Hilfe der Funktion Copy& Dial erhalten Desktop-Anwendungen Point n Click-Zugriffauf die geschäftliche Telefonie, z.b. direktes Wählen aus Word, Excel, Webseiten usw. Die Anwender können auch eine Taste programmieren (z.b. F8), mit der automatisch die in einer beliebigen Applikation markierte Rufnummer gewählt wird. Exaktes und sofortiges Anwählen spart Zeit und Geld

16 Communication Assistant VM Assistant-Modul Der Voic Assistant ist ein fester Bestandteil des Communication Assistants. Dieser unterstützt die optische Überprüfung und das Abhören von Sprachnachrichten per PC -entweder am Schreibtisch oder von einem beliebigen anderen Ort aus. Jederzeit und überall Zugriff auf Voice Mail mit optischer Auswahl der Schlüsselfunktionen Dem VMA-Fensterwurde eine Auflegen -Taste hinzugefügt, so dass beim Zugriff auf Voice Mail kein separates Steuerfenster erforderlich ist. Zusätzliche Funktionen wurden in Weitere Aktionen verlagert. Hinweis: Optionale KX-TVM50 / KX-TVM200 erforderlich

17 Communication Assistant IP Softphone Arbeiten an einem anderen Ort heißt jetzt nicht mehr: Trennung vom Büro, kein Kontakt zu den Kollegen. Die Option Communication Assistant IP Softphone ermöglicht die Verbindung zum Büro über ein VPN IP-Netzwerk. Mit IP-Technologien bleiben Sie überall und jederzeit in Verbindung Hinweis: IP Softphone ist bei Installation in einem Thin Client-Umfeld nicht verfügbar

18 Communication Assistant Arbeiten mit ICD-Gruppen Jeder User kann sich mit Hilfe des CA-Prosselbständig in registrierten Gruppen und Abteilungen ein-und ausloggen. In Ergänzung zu den von CA Pro unterstützten Funktionen stehen den Agenten Systemfunktionen für folgende Aufgaben zur Verfügung: Anzeigen aller ICD-Gruppen, in denen sie Mitglied sind, inklusive Login/Logout-Status Login und Logout bei ausgewählten oder allen ICD-Gruppen, deren Mitglied sie sind. Nachbearbeitung starten/beenden zur ungestörten, fehlerfreien Nachbereitung von Anrufen Mühelose Kontrolle von ICD-Gruppen mit Hilfe von CA Pro Hinweis: ICD = Incoming Call Distribution (Anrufverteilung)

19 CA Pro / CA Basic Express CA Pro CA Basic Express Einfache und intuitive Point n Click-Anrufsteuerung JA JA Einfache Verwaltung von Rufweiterleitung / Anrufschutz JA JA Wählen über vom Anwender erstellte Kontaktlisten JA JA Erinnerung an unbeantwortete Anrufe JA JA Nachrichtenanzeige JA JA Anrufhistorie anzeigen, durchsuchen, sortieren und markieren JA JA Voice Mail Assistant zur Abfrage und Organisation von Sprachnachrichten (optionale TVM erforderlich) JA JA Anrufaufzeichnung(optionales Sprachprozessorsystem erforderlich) JA JA Microsoft Outlook-Integration JA JA Integration von IP-Kamera und Türsprechanlage JA JA Chat (Instant Messaging) zwischen den Usern JA JA Online Anwesenheit u. Telefonstatus von Kollegen anzeigen, Abwesenheitsmeldungen JA NEIN Per Anklicken Zugang zu ICD-Gruppen für die abteilungsorientierte Anrufverteilung JA NEIN CRM-Integration (TAPI zu lokalen Datenbanken) JA NEIN

20 Panasonic Unified Communications Solutions intuitiv und leistungsstark COMMUNICATION ASSISTANT Operator Console

21 Communication Assistant Console Vermittlung und Administration Kostengünstige Lösung für den Vermittlungsbetrieb mit einem Windows-PC Dank Drag n Drop-Schnittstellemuss keine Menü-Navigation erlernt werden und eine schnelle Vermittlung ist jederzeit gewährleistet Alle ankommenden Gespräche können effektiv verwaltet und weitergeleitet werden

22 Communication Assistant Console Möglichkeit zum Chat mit weiteren Mitarbeitern CA Console bietet die gleichen Chat-Funktionen wie der CA, so dass der Operator über wartende Anrufe informieren kann. Durch die zentrale Parkfunktion können Anrufe während des Austauschs von Nachrichten gehalten werden. Danach werden sie mit einfachem Drag n Drop an die richtige Nebenstelle vermittelt.

23 Communication Assistant Console Kontrolledes Gesprächsverkehrs Umfangreiche Funktionen für ein zeitsparendes und effizientes Arbeiten in der Vermittlung Anrufe vermitteln und parken, Konferenzen aufbauen und Anrufe zur Voice Mail vermitteln. Volle Kontrolle über alle Gespräche und sicherstellen, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt

24 Communication Assistant Console Nebenstellen administrieren Anwender von CA Console haben die Möglichkeit, die Einstellungen der Nebenstellen einzelner User individuell anzupassen: Nummern für Rufweiterleitung/ Anrufschutz festlegen Weckrufe setzen und löschen Abwesenheitsmeldungen festlegen Nebenstellen sperren Die zentrale Steuerung der Nebenstellen- Einstellungen garantiert eine lückenlose Kommunikation aus bei Personalausfall

25 Communication Assistant Console Anrufhistorie mit Memos ergänzen Bei der Anrufabwicklung können bestimmte Anrufe oder Aktionen mit Notizen versehen werden, die im Fenster der Anrufhistorie jederzeit abrufbar sind. Durch Zugriff auf das Fenster der Anrufhistorie lassen sich die Memos dann später abarbeiten bzw. die notierten Handlungen ausführen. Markieren von Anrufen stellt sicher, dass Mitteilungen nicht vergessen und an den richtigen Empfänger weitergeleitet werden Der Anwender kann auch Kurzwahlnummern aus der Anrufhistorie hinzufügen

26 Panasonic Unified Communications Solutions intuitiv und leistungsstark COMMUNICATION ASSISTANT SUPERVISOR

27 Communication Assistant Supervisor Call- & Kontaktcenterfunktionen ohne 3rd party Server Applikation Der Gruppenreport erfasst ankommende, verlorene und zum Überlauf weitergeleitete Anrufe. Zusätzlich wird die durchschnittlichewartezeit der Anrufer protokolliert Der Supervisor monitortund steuert alle Aktivitäten der Agenten in Echtzeit Der Supervisor kann Gespräche mithören, übernehmen oder von extern eine Konferenz aufbauen Bemerkung: CA Supervisor ist nun auch im CA Server Umfeld verfügbar

28 Communication Assistant Supervisor CA Supervisor unterstützt Call Center im SMB Segment Einzigartige Supervisor Funktionen Neben effektiven Leistungsmerkmalen des CA Pro, wie z.b. Präsenzmanagement oder Chat verfügt der Supervisor über zusätzliche Call-Centerspezifische Funktionen: Log-in / Log-out: Der Supervisor erkennt schnell den Agentenstatus und kann bei Bedarf Agenten ein- und ausloggen Der Supervisor kann in Gespräche hineinhören (Training) Ad Hoc Konferenzen zur Unterstützung einleiten laufende Gespräche in kritischen Fällen übernehmen

29 Panasonic Unified Communications Solutions intuitiv und leistungsstark COMMUNICATION ASSISTANT SERVER

30 Communication Assistant Server UC Integration mit Panasonic Communication Assistant Solutions Der Einsatz des CA Servers eröffnet neue Möglichkeiten für das Unternehmen Erweiterung auf 256 User Integration und Zugriff auf 8 vernetzte Systeme Protokollierung der Anrufliste auch bei inaktivem PC Thin Client Support (Terminal Server) Administration von Benutzerprofilen und zentralen Systemeinstellungen durch den CA Web Manager CA bietet eine skalierbare Lösung für die effiziente Kommunikation moderner Unternehmen von heute

31 Communication Assistant Server Der Web Manager ist ein Garant für eine einfache und schnelle Administration des CA Servers Individuelle Profile können im CA Server angelegt werden und als Gruppen (Abteilungen) zusammengefasst werden Erweiterte Systemeinstellungen können ebenfalls über den Web Manager administriert werden. Ein Systemarbeitsreport kann automatisch erstellt werden und nach einem individuellen Zeitplan per verschickt werden

32 Communication Assistant Server Standort 1 - London Für die Vernetzung der ITK Systeme ist je Standort ein CA Server erforderlich Standort 2 - Madrid Vernetzung von 8 Systemen (Standorten) Mit den CA Pro oder Operator Console hat der User einen schnellen Überblick über die Präsenz und Verfügbarkeit aller Kollegen Mit einem klick kann er mit dem Kollegen in Verbindung treten Standort 3 -Lyon

33 Communication Assistant Server CA Server Networking Die CA User können sich mit einem Klick im Netzverbund einloggen Der CA User hat die Auswahl aus 8 Standorten und erhält somit einen Überblick über die Verfügbarkeit und kann direkt den Kollegen per Chat oder Call ansprechen CA bietet ein Präsenzmanagement über Standortgrenzen hinweg und erhöht durch eine effektive Kommunikation die Produktivität der Mitarbeiter

34 Panasonic Unified Communications Solutions intuitiv und leistungsstark COMMUNICATION ASSISTANT Lösungen zur Produktivitätssteigerung

35 Communication Assistant in der Praxis Office Empfang Produktion Service

36 CA in der Praxis CA in mittelständischen Unternehmen NCP Financial ist ein aufstrebendes Finanzunternehmen im Herzen einer Großstadt Das Unternehmen besteht aus einer Mitarbeiterin am Empfang, sowie 8 Consultern mit eigenen Büros und 5 administrativen Kräften. Aufgrund Ihrer Beratungstätigkeiten treffen sich die Consulter häufig mit Ihren Kunden in ihren Büros oder vor Ort.

37 CA in der Praxis Zentrale Vermittlung Support Team Consulter Die Consulter sind mit CA Pro ausgestattet, das Support Team mitca Basic Express und die zentrale Vermittlung ist mit der CA Operator Console ausgestattet

38 CA in der Praxis Zentrale Vermittlung Support Team Consulter Ein Anruf für einen der Berater wird von Mandy, der Mitarbeiterin an der Vermittlung entgegengenommen. Auf einem Blick erkennt Sie mit Hilfe der Operator Console, dass der gewünschte Berater zur Zeit nicht zu sprechen ist, aber eine Rufumleitung eingeleitet hat. So kann Sie das Gespräch schnell und einfach per Drag & Drop vermitteln und sicher sein, dass der Anrufer zuden, für den Berater zuständigen, Supportmitarbeiter geroutet wird. Ein einfacher Klick genügt, um den Kundenservice zu optimieren

39 CA in der Praxis 9, Ein Supportmitarbeiterin hat die Aufgabe, bestehende Kunden zu kontakten, um neue Aufträge zu generieren. Hierfür steht ihr eine Excel- Liste als Datenquelle zur Verfügung. Für eine einfache und schnelle Anwahl nutzt sie die Copy & Dial Funktion. Ein Markieren der Rufnummer und Bestätigen mit einer individuellen Hot- Key-Taste genügt, um die Verbindung herstellen. Sonderzeichen wie z.b. + werden vom CA entsprechend berücksichtigt und umgesetzt. CA steigert die Effizienz in der Kommunikation

40 Communication Assistant in der Praxis CA fördert die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter Anhand Drei Ein Der der wichtiger Manger seines benötigten Präsenzstatus befindet Anruf Mitarbeiter erreicht sich zur erkennt Mandy Zeit befinden im Mandy, Ausland, der sich Zentrale. dass in wird einem weiterer aber Sie Meeting. erkennt über Mitarbeiter sein Mandy das Softphone ein sendet schnelles zwar von online Ihnen Handeln Mandy mit ist, der aber erforderlich nur über Chat angesprochen ist, GSM Funktion aber erreichbar die eine zuständigen und Nachricht ist. kann So so nutzt Mitarbeiter mit ebenfalls Sie der dieses Bitte an sind der Medium, zur Konferenz einen Zeit nicht dringenden um den teilnehmen an Ihrem Mitarbeiter Rückruf. Arbeitsplätzen.. an der Konferenz teilhaben zu lassen.

41 CA in der Praxis CA im täglichen Einsatz Southern Cheeseist ein Unternehmen der Lebensmittelbranche mit dem Schwerpunkt Molkereiprodukte. Sie verfügen über ein großes Lager, eine weiträumige Produktionshalle und einige, kleinere Büros. Die Manager verbringen viel Zeit außerhalb Ihrer Büros, im Produktionsbereich oder in Meeting-Räumen. Durch den Einsatz des CAskann jeder Manager, je nach Bedarf, die Gespräche auf sein DECT Endgerät oder seine Voiceboxroutenlassen und verhindert somit Kommunikationslücken.

42 CA in der Praxis Call Routing und Präsenzmanagement schließen Kommunikationslücken Immer und Überall

43 CA in derpraxis CA im Help-Desk Einsatz Ein Softwareunternehmen betreibt eine Help- Desk Abteilung für Supportanfragen zu Ihren Produkten. Sie haben sich für den CA Supervisor entschieden, um sicherzustellen, dass alle Anrufe schnell und kompetent beantwortet werden. Zusätzlich war eine ständige Qualitätssicherung gefordert. Der RoIwar schnell erreicht, da die Wartezeiten verkürzt wurden und die Kundenzufriedenheit spürbar verbessert wurde.

44 CA in der Praxis CA im Help-Desk Einsatz Der Einsatz von Rufgruppen in Verbindung mit dem CA Supervisor optimieren die Workflows von SMB Call- und Kontaktcentern. Effektives Call Routing und Entlastung der Agenten fördern die Produktivität

45 CA in der Praxis CA im Help-Desk Einsatz Der Supervisor hat eine permanente Kontrolle über das Anrufaufkommen und kann durch das Ein-und Ausloggen von Agenten entsprechend reagieren Das richtige Handling von Ressourcen fördert den effektiven Einsatz der Agenten und steigert die Produktivität

46 Communication Assistant Steigert die Produktivität Permanente Information über die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Mitarbeiten, garantieren eine schnelle Kommunikation Schnellere Erreichbarkeit zum Vorteil des Kunden Standortunabhängige, lückenlose Kommunikation und Information für den User Allzeit bereit für Business Keine Nachricht geht verloren Verbesserung der Effizienz Alle verfügbaren Kommunikationsmöglichkeiten zu Ihren Mitarbeitern werden Ihnen ständig aktualisiert angezeigt Die richtige Lösung für Ihr Business Easy to use, kostensenkend, leistungsstark, kostensparende serverless Installation

47 Vielen Dank