SenInnSport Organisations- und Umsetzungshandbuch: Glossar. Glossar

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2 Begriff Akte Erläuterung 1. Papierwelt: Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger (Sachakte) oder verfahrensgleicher Dokumente (Fallakte); wichtigste Aktentypen: Fallakte Sachakte Aktenplan 2. Elektronische Akte vgl. E-Akte aus den Aufgaben der Behörde abgeleitete, mehrstufige, hierarchische Stoffgliederung mit einem Kennzeichnungssystem; wichtiges Ordnungshilfsmittel; Aktenpragmatisches Instrument, welches nicht den Anspruch hat, die Aufgaben einer Behörde erschöpfend (Bsp.: in einer wissenschaftlichen Systematik) darzustellen Hauptkriterium für die Gliederung ist der absehbare Schriftgutanteil der betreffenden Notation ein Aktenplan sollte immer aufgabenbezogen und nie organisationsbezogen gebildet werden, um so eine Unabhängigkeit von organisatorischen Änderungen zu schaffen Gliederung: Hauptgruppen Gruppen Untergruppen Betreffseinheiten Die Betreffseinheiten bilden die unterste Ebene, hier werden die Akten gebildet. Soll der Aktenplan handhabbar bleiben, darf er nicht zu tief gegliedert sein. Der Aktenplan soll den Zugriff auf die tatsächlich anfallenden Aufzeichnungen erleichtern und die

3 Aktenplankennzeichen Aktenzeichen Aussonderungsart Bildung eines einfachen, sprechenden Aktenzeichens erlauben. Er muss so gestaltet sein, dass er auch zukünftige Aufgaben integrieren kann (Leerstellen). Alphanumerisches Kennzeichen der einzelnen Hierarchiestufen des Aktenplans Kennzeichen einer Akte, gebildet aus der Betreffseinheit auf der untersten Gliederungsstufe des Aktenplans in Verbindung mit Zusätzen für die erleichterte Zuordnung einzelner Dokumente sowie der Zuordnung der Akten innerhalb der Registratur Hinzufügung eines unifizierenden Merkmals für jede Akte Bsp.: laufende Nummer bildet einen wesentlichen Bestandteil des Geschäftszeichens Die Aussonderungsart (Bewertungsvermerke) gibt an, wie mit dem jeweiligen Schriftgut im Rahmen der Aussonderung verfahren wird. Dazu gibt es die folgenden Aussonderungsarten: A Archivwürdig (dem Landesarchiv Berlin zu übergeben) B Bewerten (dem Landesarchiv Berlin anzubieten) Betreffseinheit Dokumentenmanagementsystem (DMS) V Vernichten (Daten löschen diese Kategorie darf nur nach Absprache mit dem Landesarchiv Berlin vergeben werden!) unterste Stufe des Aktenplans unterhalb der Betreffseinheit werden die Akten gebildet System zur Erfassung, Speicherung, und Verwaltung von Dokumenten, deren Suche und Darstellung zum Teil zählt auch die Akten- und Vorgangsbildung zum Funktionsumfang von DMS Speicherung erfolgt häufig in eine Datenbank oder ein Archivsystem Der Funktionsumfang von DMS variiert in Abhängigkeit von Marktsegment, Branche und Zielgruppe des

4 Elektronische Akte Exchange-Verbund konkreten Produkts. Die Begrifflichkeit ist als vielfältig zu bezeichnen und steht ebenfalls im Spannungsfeld von Marktsegment, Branche und Zielgruppe des konkreten Produkts. Einführungsstufe 2 nach dem DOMEA -Konzept. Nach diesem Konzept werden alle bearbeitungsund aktenrelevante s, elektronische Dokumente sowie gescannte Papierdokumente in einer E-Akte zusammengeführt und ermöglichen daher eine vollständige Information ü- ber die Sache. Eine E-Akte umfasst mehrere Vorgänge und diese wiederum mehrere Dokumente (Schriftstücke). Die Akte wird hierarchisch unterhalb der Betreffseinheit im Aktenplan angelegt. Die geltende Aufbewahrungsfrist bezieht auf die Vorgänge innerhalb der Akte. Dies zieht die Aussonderung elektronischer Vorgänge oder Akten nach sich, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Eine Akte kann dementsprechend faktisch unendlich leben, solange die Betreffseinheit innerhalb des Aktenplans bestehen bleibt. Realisiert eine rechtssichere vollständig elektronische Aktenführung Behördlichen Bearbeitungsprozesse wie Zeichnungsverfahren, Geschäftsgangvermerke, Verfügungen müssen vom Bearbeiter individuell veranlasst und überwacht werden. Eine Automatisierung ist wegen der fehlenden Workflow-Funktionalitäten nicht möglich. Zur protokollierten Weiterleitung im Bearbeitungsprozess werden häufig marktübliche Mailsysteme eingesetzt Im Gegensatz zu einem Vorgangsbearbeitungssystem kommt keine systemimmanente oder in das eingesetzte IT-System integrierte Workflowkomponente zur Anwendung Verbund zum Austausch von Daten innerhalb der Berliner Verwaltung

5 Geschäftszeichen Langzeitspeicherung Metadaten Öffentlicher Schlüssel OUHB Schriftstück Signaturschlüssel/privater Schlüssel Kombination aus dem Aktenzeichen und dem Kennzeichen der aktenführenden Stelle dient der Kennzeichnung von Dokumenten zur Wahrung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit behördlicher Entscheidungsprozesse Um die Registratur zu entlasten und eine geordnete Aussonderung zu gewährleisten, werden Dokumente, Vorgänge und Akten nach Ende der Bearbeitungsphase (zum Zeitpunkt der ZdA-Verfügung) aus der laufenden Bearbeitung in die Langzeitspeicherung verlagert. Sachlogische, beschreibende und technische Informationen, die an Dokumenten, Akten und Vorgängen angebracht werden. das zum privaten Schlüssel gehördende Gegenstück, das mit dem Zertifikat zur Signaturprüfung benutzt wird und: Bei fortgeschrittenen elektronischen Signaturen in einem Verzeichnisdienst des Infrastrukturdienstleisters online zugreifbar Bei qualifizierten elektronischen Signaturen in einem Verzeichnisdienst des ausstellenden Trustcenters online für die Signaturprüfsoftware zugreifbar vorgehalten wird Organisations- und Umsetzungshandbuch Als Schriftstücke werden im OUHB grundsätzlich nur Papierdokumente bezeichnet. Im DOMEA-Konzept wird der Begriff Schriftstück jedoch unabhängig vom Medium verwendet. Privater Schlüssel einer natürlichen Person, mit dem eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erzeugt wird Durch ein (qualifiziertes) Zertifikat einer natürlichen Person zugeordnet Signaturschlüsselinhaber Entspricht der natürlichen Person, auf die die Signaturkarte ausgestellt ist und die als Signaturersteller oder Unterzeichner fungiert

6 SPAM Transferfrist Transformation Trustcenter (akkreditiert) Unerwünscht zugestellte (Werbe)- s. Zeitpunkt, an dem ein Vorgang in die Aufbewahrung, Langzeitspeicherung bzw. Vernichtung überführt wird Mit diesem Begriff werden die folgenden drei Vorgänge beschrieben: Wechsel von einem Datenträger zu einem anderen Wechsel eines Mediums (Papierdigital oder digital Papier) Wechsel eines Dateiformates zu einem anderen Trust Center, die sich bei der Bundesnetzagentur einer freiwilligen Sicherheitsüberprüfung unterzogen haben; Elektronische Signaturen, die auf Zertifikaten akkreditierter Trust Center beruhen, werden als dauerhaft überprüfbare elektronische Signaturen bezeichnet Trustcenter (angezeigt) Vorgang Bei der Bundesnetzagentur angezeigte natürliche oder juristische Personen, die qualifizierte Zertifikate für qualifizierte elektronische Signaturen ausstellen Zwei unterschiedliche Bedeutungen im DOMEA -Organisationskonzept: 1. Vorgang in der Objektsicht (dokumentbezogene Sicht): Stehen die einzelnen Objekte der Bearbeitung des Vorgangs im Mittelpunkt, beschreibt der Begriff Vorgang die Gesamtheit des eine Einzelmaßnahme betreffenden Schriftguts. Die Einzelmaßnahme ist dabei inhaltlich einem abgegrenzten Thema (der Akte) untergeordnet. Schriftstücke werden in einem Vorgang chronologisch geordnet zusammengefasst. 2. Vorgang in der Prozesssicht: In der Prozesssicht beschreibt der Terminus Vorgang die kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem

7 Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) abgeschlossenen, maßnahmenbezogenen Arbeitsergebnis, d. h. eine konkrete Einzelmaßnahme (Geschäftsvorfall) einer Behörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Im Vordergrund dieser Sichtweise steht der Ablauf bzw. Prozess der Bearbeitung des Vorgangs. Der Vorgang beschreibt in der Prozesssicht eine Folge von Bearbeitungsschritten (z. B. Nachweis des Posteingangs, Mitzeichnung), die von einer/m Bearbeiter/in oder mehreren Bearbeitern/innen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. besonderes, auf die Bedingungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtetes IT-System, welches Funktionalitäten der IT-gestützten Registratur, des Dokumentenmanagements sowie der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung für Geschäftsvorfälle mit unterschiedlichem Strukturierungsgrad bündelt und bereitstellt. Basis eines Vorgangsbearbeitungssystems ist häufig ein Dokumentenmanagement- oder Workflowsystem, u. U. auch eine Archivierungslösung. Abhängig von der Basistechnologie unterscheiden sich die Systeme in den Funktionalitäten erheblich. integriert Workflowfunktionalitäten unter Verwendung einer systemeigenen oder integrierten Workflowkomponente beinhaltet Funktionen wie: elektronische Speicherung von Dokumenten in Vorgängen und Akten zeit- und ortsunabhängiger Zugriff elektronische Registratur und Verwaltung von Akten, Vorgängen und Dokumenten behördenspezifische Metadaten IT-gestützte Bearbeitung der Vorgänge unter Anwendung behördenspezifischer elektronischer Verfügungen und Zeichnungen mittels: - Festlegung von Bearbeitungsschritten, - Dokumentieren und Protokollieren des Entscheidungsprozesses

8 Workflow Zertifikat Zertifikat qualifiziert - Definition detaillierter Zugriffsrechte und Rollen Fachverfahrensintegration eine elektronische Altregistratur Wahrung der Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns Integration differenzierter Recherchefunktionalitäten Die Zertifizierung standardisierter VBS erfolgt nach dem DOMEA Anforderungskatalog Vorgangsbearbeitungssysteme sind in vielen E-Government-Verfahren nur ein Baustein von vielen. Zur durchgängig elektronischen Bearbeitung von Geschäftsvorfällen müssen andere E-Government-Basiskomponenten wie Zahlungsverkehrsplattformen, Virtuelle Poststelle oder Formularmanagementsysteme eingebunden werden. IT-gestützte Abfolge von Tätigkeiten, die zur Schaffung eines Produktes dienen und in einem direkten Zusammenhang stehen In der Ausrichtung auf das Produkt unterscheidet sich die Betrachtung von Geschäftsprozessen von der klassischen Ablauforganisation. Automatisierung von Geschäftsprozessen oder Vorgängen mittels EDV (daher auch oft als Vorgangsbearbeitung bezeichnet) elektronische Bescheinigungen, mit denen Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet werden und die Identität dieser Person bestätigt wird Elektronische Bescheinigung darüber, dass ein öffentlicher Schlüssel (Public Key) eines zur Signaturerzeugung genutzten asymmetrischen Schlüsselpaares (Geheimer Schlüssel [Private Key] und öffentlicher Schlüssel [Public Key]) einer zuvor geprüften natürlichen Person zugeordnet wurde Zertifikat ist durch einen signaturgesetzkonformen, mindestens bei der Bundesnetzagentur registrierten Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) herauszu-

9 geben Die Prüfung der Person und die Speicherung der zugehörigen Daten werden vom Trust Center übernommen. Die Daten werden in einem Verzeichnisdienst des Trust Centers vorgehalten und können bei einer Signaturprüfung abgefragt werden, um die Identität des Signaturschlüssel-Inhabers zu klären.