triamed Handbuch Preismutationen Medikamente

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1 triamed Handbuch Preismutationen Medikamente Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Zweigstelle triamed Ostschweiz Users Friend GmbH Poststrasse Pfyn Telefon

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Preismutationen Medikamente (triamedindex) Aktualisierung der Medikamente Überarbeitung des Fehlerprotokolls Tipps und Tricks /17

3 1. Preismutationen Medikamente (triamedindex) 1.1 Aktualisierung der Medikamente Bei einem Vertrag mit "triamedindex Basic" (Medikamentenpreise) oder "triamedindex Professional" (Medikamentenpreise, Interaktionen, Kompendium), erhalten Sie regelmässig, ca. alle 14 Tage, im triamed Anmeldebildschirm die Information, dass ein neuer triamedindex zur Verfügung steht und dieser von Ihnen aktualisiert werden kann. Um die aktuelle Preismutation herunterzuladen und zu installieren klicken Sie im Menü ebenfalls auf Extras und anschliessend auf "triamedindex Aktualisieren" Den aktuell installierten Stand des triamedindex sehen Sie, wenn Sie mit der Maus auf das Symbol triamedindex aktualisieren fahren: Sobald mit "Ja" bestätigt wird, startet der Download der aktuellen Medikamentenpreise in das triamed. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Das triamed kann während der Aktualisierung an weiteren Stationen 3/17

4 benutzt werden. Sobald der Download und das Abspeichern der Daten erfolgt ist, erscheint automatisch das Fenster "Stammdaten aktualisieren". Das Häkchen bei "Apotheke" ist bereits gesetzt. Mit einem Klick auf "OK" wird Ihre Praxisapotheke aktualisiert. Nach dem Einlesen erscheint automatisch die Zusammenfassung der Stammdatenaktualisierung. Unter "Aktualisiert" finden sich die Produkte, welche mutiert werden konnten. Im Feld "Fehlerhaft" sind die Produkte aufgeführt, welche nicht aktualisiert werden konnten. Die Liste der fehlerhaften Produkte sollte nach jeder Preismutation zwingend kontrolliert und bei Bedarf eine Anpassung in der Praxisapotheke erfolgen. Gesamt = Total aller Artikel in der Praxisapotheke Aktualisiert = Total aller Artikel, welche in der Apotheke mutiert wurden Fehlerhaft = Total aller Artikel, welche in der Apotheke nicht mutiert wurden Durch einen Klick auf die Lupe wird das entsprechende Protokoll angezeigt 4/17

5 Das Protokoll kann bei Bedarf über das Feld "Drucken" ausgedruckt werden. Sofern Produkte manuell angepasst werden müssen, kann dies mit Hilfe dieser Liste zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden. Die Anpassung der Produkte sollte jedoch vor einem Rechnungslauf vorgenommen werden. Vor dem Druck des Fehlerprotokolls wird noch ein weiterer Bildschirm geladen, auf welchem Filter gesetzt werden können. So können beispielsweise Produkte, welche selber erfasst wurden auf dem Ausdruck ausgeblendet werden. Hinweis: Sofern Produkte, welche sich auf Rechnungsentwürfen befinden und von der Preismutation betroffen sind, werden diese automatisch aktualisiert. Sofern mehrere Mandanten mit separaten Praxisapotheken vorhanden sind, müssen die oben aufgeführten Schritte pro Mandant durchgeführt werden. 5/17

6 1.2 Überarbeitung des Fehlerprotokolls Produkte, welche sich auf dem Fehlerprotokoll befinden, konnten vom triamedindex Update nicht mutiert werden. Damit Rechnungsrückweisungen der Krankenkassen aufgrund von fehlerhaften Preisen und Produkten verhindert werden, sollte das Protokoll nach jeder Preismutation, spätestens vor dem nächsten Rechnungslauf, geprüft und bei Bedarf die Produkte in der Praxisapotheke angepasst werden. Die Überprüfung und auch Anpassung der Produkte erfolgt immer über die Praxisapotheke. Diese kann wie folgt geöffnet werden triamed Module Stammdaten Tarife Den Tarif auswählen, Apotheke, und "Positionen bearbeiten" wählen Mittels Eingabe des Sternes * werden alle Produkte aufgelistet. Für die Suche eines spezifischen Produktes kann direkt der Pharmacode, GTIN- Code oder die Bezeichnung eingegeben werden. 6/17

7 Folgend einige Beispiele zur Überarbeitung von Produkten, welche sich auf dem Fehlerprotokoll der Preismutation befinden. "Für diesen Artikel wurde manuell ein Preis erfasst. Der Preis muss manuell importiert werden!" Wird ein Produkt mit diesem Titel aufgeführt, so wurde in der Praxisapotheke bei diesem Produkt der Preis manuell übersteuert. Sobald ein importierter Preis manuell angepasst wird, wird dieser bei der Preismutation nicht berücksichtigt und darf vom System nicht automatisch aktualisiert werden. Hier empfehlen wir Ihnen den Preis zu kontrollieren, ob dieser noch für Sie entspricht. Soll das Produkt bei der nächsten Preismutation wieder automatisch aktualisiert werden, so kann ein Preis aus dem Medindex importiert werden. Wichtig ist, dass der Preis nicht erneut manuell angepasst wird. Zur Kontrolle des Produktes die Praxisapotheke öffnen, das gewünschte Produkt suchen und "Bearbeiten" anwählen. Auf dem Register "Preise" befinden sich alle bisher gespeicherten Preise des Produktes. Der aktuellste Preis kann nun mittels markieren und "Bearbeiten" wieder manuell angepasst werden. Wird der Preis wieder manuell angepasst, wird das Produkt bei der nächsten Preismutation erneut auf dem Fehlerprotokoll erscheinen. Wir empfehlen daher immer wenn möglich einen Preis aus dem triamedindex (TMI) zu importieren. 7/17

8 Vor dem Import muss der aktuellste (manuell angepasste) Preis über "Löschen" entfernt werden. "Neu aus TMI" anwählen und den gewünschten Grossist/Preistyp wählen. Sofern der Allgemeine Publikumspreis/ MiGel Stückpreis vorhanden ist, ist unsere Empfehlung diesen Typ zu wählen, da dieser dem Offiziellen Verkaufspreis entspricht. Nach Auswahl des Buttons "Übernehmen" und "Speichern" ist nun der Preis für die automatische Aktualisierung der nächsten Preismutation gesetzt. "Für diesen Artikel ist keine Preisempfehlung vorhanden" 8/17

9 Bei diesen Produkten handelt es sich in den meisten Fällen um NLP (Nichtlistenpflichte Medikamente). Hersteller und Lieferanten sind aufgrund des Wettbewerb Gesetzes nicht mehr dazu verpflichtet Verkaufspreise für diese Produkte anzugeben. Aus diesem Grund ist kein Allgemeiner Publikumspreis, also offizieller Verkaufspreis, vorhanden. Die Preisgestaltung dieser Produkte liegt in der Verantwortung der Praxen und kann frei gewählt werden. Meist stehen Preistypen/Grossisten wie Ex-Factory oder Apothekerpreise zum Import zur Verfügung. Dies sind Einkaufspreise (ohne Marge, Lieferkosten, Lagerkosten etc.) Damit diese Kosten gedeckt werden können, empfiehlt es sich, die importierten Preise anzupassen. Wird der Preis jedoch wieder manuell angepasst, so wird dieser nicht von der Preismutation berücksichtigt. Daher empfehlen wir bei diesen Produkten einen Faktor zu setzen, damit dieser bei einer nächsten Mutation berücksichtigt werden kann. Hierzu das betroffene Produkt in der Apotheke suchen, Bearbeiten und das Register Preise anwählen. Preise mit 0,- wie in diesem Beispiel können über markieren und Löschen entfernt werden. Zum Import eines neuen Preises "Neu aus TMI" anwählen. Gewünschten Preistyp/Grossist markieren und "Übernehmen" wählen. 9/17

10 Zur Anpassung des Faktors "Bearbeiten anklicken und den gewünschten Faktor setzen. Die Berechnung des Preises erfolgt automatisch. Basispreis ist der Ursprungspreis und Preis ist, was auf der Rechnung gedruckt wird. Hinweis: Als Softwarehersteller dürfen wir keine Preisempfehlungen oder Faktoren aussprechen. 10/17

11 Es wurde kein entsprechender Preistyp oder Grossist gefunden/ Auf diesem Artikel ist kein Grossist und Preistyp angegeben Erscheint ein Produkt mit einer dieser Meldungen, so handelt es sich um eine ähnliche Meldung wie " Für diesen Artikel ist keine Preisempfehlung vorhanden". Beim Zeitpunkt des Importes des Produktes war noch ein offizieller Preis wie zum Beispiel "Allgemeiner Publikumspreis" vorhanden. Bei der Preismutation wird für die Produkte der Pharmacode sowie Preistyp/Grossist abgefragt. Wird ein Produkt mit einem Pharmacode gefunden, aber der hinterlegte Preistyp/Grossist nicht mehr, so muss auch hier ein neuer Preistyp/Grossist importiert werden. Das Vorgehen hier ist gleich wie unter dem Punkt "Für diesen Artikel ist keine Preisempfehlung vorhanden" Der Artikel existiert im MedIndex nicht mehr/ Der Artikel ist ausser Handel Produkte, welche unter dieser Kategorie aufgeführt sind, sind im MedIndex nicht mehr vorhanden oder ausser Handel. Somit kann auch keine Preismutation mehr abgerufen werden. Sofern Sie noch über Produkte in der Praxisapotheke verfügen, kann das Produkt weiterhin abgegeben und verrechnet werden. Sollten Sie keine Produkte mehr an Lager haben, so empfehlen wir, diese aus der Praxisapotheke zu löschen. Dies damit es nicht zu Verwechslung mit allfällig neuen oder ähnlichen Produkten bei der Verrechnung kommt und die Apotheke immer einen gleichen Artikelstamm hat wie Sie auch im Lager haben. Produkte, welche ausser Handel sind, können nicht mehr über die Warenlogistik bestellt werden. Zum Löschen eines Produktes, das gewünschte Produkt in der Apotheke suchen und "Löschen" anwählen. Wird das Produkt gelöscht bleibt es dennoch auf den Rechnungen und Rechnungsentwürfen vorhanden, da es in der Datenbank lediglich auf inaktiv gesetzt wird. Existiert ein Nachfolgeprodukt kann dies ebenfalls über die Apotheke in die Praxisapotheke importiert werden. Über "Neu" und "Importieren" gelangen Sie in den MedIndex wo das gewünschte Produkt gesucht, importiert und in der Praxisapotheke abgespeichert werden kann. 11/17

12 Falls bei einem Artikel aus der Apotheke kein entsprechender Artikel im triamedindex gefunden wird, wird der Artikel als nicht mehr in Handel gesetzt respektiv das aktuelle Datum als ausser Handel Datum gesetzt. Das Datum ist auf dem Produkt einzusehen. Es werden keine Artikel durch den Aktualisierungsprozess deaktiviert. Hierzu das gewünschte Produkt in der Praxisapotheke suchen und "Bearbeiten" anwählen. Falls ein Artikel ausser Handel aus dem MedIndex importiert werden soll, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt. 12/17

13 Dieser Artikel hat einen Fixpreis Auf Produkten in der Stammapotheke kann das Häkchen bei "Fixpreis" gesetzt werden. Dieses Häkchen verhält sich ähnlich, als wenn der Preis manuell angepasst wurde. Mittels des Fixpreises wird die Preismutation dieses Produktes gesperrt. Der Preis wird also nicht mutiert und bleibt bis zu einer manuellen Anpassung so bestehen wie dieser hinterlegt wurde. Soll der Preis künftig von der Preismutation berücksichtig werden, so muss das Häcken "Fixpreis" auf dem Produkt entfernt werden. Hierzu das gewünschte Produkt in der Apotheke suchen und "Bearbeiten" anwählen. Auf das Register "Preise" wechseln. Den Preis markieren und "Bearbeiten" anwählen. Nun kann bei Bedarf das Häkchen entfernt werden. 13/17

14 Artikel wurde selbst erfasst Produkte, welche selber erfasst worden sind, werden nicht von der Preismutation aktualisiert. Der Preis des Produktes muss selbst überwacht und bei Bedarf angepasst werden. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir alle Produkte, welche im MedIndex vorhanden sind, diese über den MedIndex in die Praxisapotheke zu importieren. Daher sollte periodisch geprüft werden, ob selbsterfasste Produkte durch ein Produkt aus dem MedIndex ersetzt werden können. Hierzu die Praxisapotheke öffnen und "Neu" anwählen Importieren anklicken Nun befinden Sie sich im MedIndex. Gesucht werden kann mittels direkter Eingabe des Produktnamens, des Pharmacodes oder GTIN Codes. Über den Button "Erweitert" besteht die Möglichkeit beispielsweise ein Produkt nach einer Substanz oder bestimmten Applikationsform zu suchen. 14/17

15 Wird ein Produkt wie beispielsweise eigene Crémes, Artikel aus dem Ausland oder spezielle Medizinprodukte nicht im MedIndex geführt, so können diese weiterhin in der Apotheke selber erfasst werden. Zu beachten jedoch, dass diese wie bereits erwähnt von der Preismutation ausgeschlossen sind. Um ein Produkt selbst zu erfassen, die Praxisapotheke auswählen und "Neu" anklicken. Die beiden Pflichtfelder Pharmacode/Artikel-Nr. und Bezeichnung müssen zum Abspeichern zwingend ausgefüllt werden. Sofern eine Artikelnummer vorhanden, empfehlen wir auch diese zu hinterlegen. Sollten Sie auch über Kenntnisse der Kassenzulässigkeit, MwSt Pflicht oder weitere verfügen, empfehlen wir diese abzufüllen. Auf dem zweiten Register "Preise" kann dann ein Preis manuell erfasst werden. 15/17

16 1.3 Tipps und Tricks Suche von Produkten mit *: Ist man sich bei der Schreibweise eines Produktes nicht sicher z.b. Co-Dafalgan, mit oder ohne Bindestrich, zusammen oder getrennt, so kann vor dem Suchwort ein Stern* gesetzt werden. So wird innerhalb des ganzen Eintrages nach einem Wort gesucht und nicht nur am Anfang. Dies empfiehlt sich ebenfalls bei MiGel Produkten, da diese häufig vor dem eigentlichen Namen noch eine andere Bezeichnung tragen. Wird also wie in diesem Beispiel *Dafalgan eingegeben, so werden alle Produkte aufgeführt, welche das Wort Dafalgan enthalten. Apotheke in den Favoriten hinzufügen Zur Vereinfachung empfehlen wir die Praxisapotheke als persönlichen Favoriten zu hinterlegen. Die Hinterlegung erfolgt über die Favoritenverwaltung bei den persönlichen Favoriten. "Favoriten verwalten" anwählen Persönliche Favoriten durch einen Klick markieren Favoriten wählen Neu anklicken 16/17

17 Anklicken des Drop Down Menüs Suche Apotheke Tarifpositionen auswählen Ok und anschliessend Speichern klicken Nun befindet sich die Praxisapotheke unter den persönlichen Favoriten und kann direkt, ohne Umwege über die Tarifverwaltung angewählt werden. 17/17