Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Fax

Transkript

1 Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Fax Zweigstelle triamed Ostschweiz Users Friend GmbH Poststrasse Pfyn Telefon

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Rechnungen drucken Rechnung ausgeben Rechnungsvorschlag ausgeben und verbuchen Rechnungslauf Rechnungslauf starten Fälligkeitsliste drucken Rechnungslauf verbuchen Mahnlauf Laufzeit der Rechnungen anpassen Einstellungen Rechnungsdruck: Rechnungs- und Mahnungsdruck / Kriterien-Matrix Debitorenliste Rechnungskopie drucken (Rechnung suchen) Rechnungen reaktivieren oder stornieren Zahlungen Zahlungsdatei einlesen (ESR- Import) Automatisches Verbuchen von Über- oder Minderzahlungen Zahlung erfassen Anzahlung erfassen Zahlung suchen triamed Handbuch_neues Layout /25

3 1. Rechnungen drucken 1.1. Rechnung ausgeben Es besteht die Möglichkeit, einen vollständigen Rechnungsentwurf direkt aus der Leistungserfassung auszugeben. Dies kann z.b. bei einer einmaligen Behandlung oder bei Touristen sinnvoll sein. Wurden die erbrachten Leistungen vollständig erfasst und gespeichert, können Sie auf den Menüpunkt Rechnung ausgeben klicken: Standardmässig wird als Rechnungsdatum der aktuelle Tag vorgeschlagen, was Sie aber ändern können. Die Rechnung wird nun aufbereitet und gedruckt. Das nachfolgende Verbuchungsfenster ist sehr wichtig! 1.2. Rechnungsvorschlag ausgeben und verbuchen Verbuchen Sie eine Rechnung erst dann, wenn sie korrekt ausgegeben wurde. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie über Abbrechen zur Leistungserfassung zurückkehren und nötige Änderungen vornehmen. Wurde die Rechnung allerdings erfolgreich gedruckt, können Sie sie verbuchen: triamed Handbuch_neues Layout /25

4 1.3. Rechnungslauf Rechnungslauf starten Den Rechnungslauf starten Sie am Besten über das Hauptmenu über Faktura Rechnungslauf: Das untenstehende Fenster erscheint und Sie können den Rechnungslauf einschränken. Es besteht die Möglichkeit, die Anzahl der Rechnungen festzulegen oder nur Rechnungen aus bestimmten Abrechnungsmodi oder einer einzigen Vergütungsart zu drucken. Auch zwischen Papierrechnungen oder Elektronischen Rechnungen kann gewählt werden. Legen Sie bitte fest, welches Rechnungsdatum gedruckt werden soll, und bis wann die fälligen Rechnungen ausgegeben werden sollen. Wenn Sie mit den getätigten Einstellungen einverstanden sind, klicken Sie zur Bestätigung auf OK. triamed Handbuch_neues Layout /25

5 Das Programm prüft nun alle fälligen Rechnungen. Dies dauert einen Moment. Sie sollten den Rechnungslauf nicht abbrechen. Der Fortschritt erkennen Sie am Balken: Wurden fehlerhafte Rechnungen gefunden, erscheint eine Meldung und Sie werden gefragt, ob ein Fehlerprotokoll gedruckt werden soll. Es besteht die Möglichkeit, das Fehlerprotokoll später noch zu drucken. Wenn Sie auf JA klicken wird ein Fehlerprotokoll als Vorschau angezeigt und kann anschliessend gedruckt werden. Es ist wichtig, dass fehlerhafte Rechnungsentwürfe korrigiert werden. Starten Sie anschliessend einen neuen Rechnungslauf. Nach der Vorschau des Fehlerprotokolls oder wenn Sie keines erstellen liessen, gelangen Sie zum Rechnungslauf-Fenster: Die markierten gelben Beschreibungen im vorderen Fenster erläutern die Möglichkeiten, die Sie im Rechnungslauffenster haben. triamed Handbuch_neues Layout /25

6 Fälligkeitsliste drucken Von grösserer Wichtigkeit ist hier sicher der Druckbereich. Sie haben die Möglichkeit eine Detailübersicht zu drucken. Diese Liste beinhaltet alle fälligen Rechnungen welche zum Ausdruck bereit sind. Die Angaben sind detailliert und die Liste somit umfangreich. Die Kurzübersicht beinhaltet ebenfalls alle druckbereiten, fälligen Rechnungen. Da diese Liste wenig detailliert erscheint, ist sie auch deutlich weniger umfangreich. Die dritte Möglichkeit besteht darin, nachträglich ein Fehlerprotokoll zu drucken. Wenn Sie die Auswahl der fälligen Rechnungen angepasst haben oder sowieso damit einverstanden sind, klicken Sie auf Rechnung ausgeben und die Rechnungen werden gedruckt. Nach dem Aufbereiten der Rechnungen erscheint das Verbuchungsfenster Rechnungslauf verbuchen Verbuchen Sie die Rechnungen unbedingt erst dann, wenn Sie sich vergewissert haben, dass der Druck der Rechnungen erfolgreich war. Sie ersparen sich somit viel Arbeit. Wenn alle Rechnungen korrekt ausgegeben wurden, können Sie sie verbuchen. Die Beschreibungen im Verbuchungsfenster informieren Sie über die Möglichkeiten welche hier angeboten werden. triamed Handbuch_neues Layout /25

7 1.4. Mahnlauf Der Mahnlauf wird am besten über das Hauptmenu mit Faktura- Mahnungen- Mahnlauf gestartet: Das untenstehende Fenster erscheint und Sie können den Mahnlauf einschränken. Es besteht die Möglichkeit die Anzahl der Mahnungen festzulegen oder nur Mahnungen aus bestimmten Abrechnungsmodi oder einer einzigen Vergütungsart zu drucken. Auch zwischen Papiermahnung oder Elektronischen Mahnungen kann gewählt werden. Legen Sie bitte fest, welches Mahndatum gedruckt werden soll, und bis wann die fälligen Mahnungen ausgegeben werden sollen. Wenn Sie mit den getätigten Einstellungen einverstanden sind, klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Das Programm prüft nun alle fälligen Mahnungen. Dies dauert einen Moment. Sie sollten den Mahnlauf nicht abbrechen. Den Fortschritt erkennen Sie am Balken. Wurden fehlerhafte Mahnungen gefunden, erscheint eine Meldung und Sie werden gefragt, ob ein Fehlerprotokoll gedruckt werden soll. triamed Handbuch_neues Layout /25

8 Es besteht die Möglichkeit, das Fehlerprotokoll später noch zu drucken. Wenn Sie auf JA klicken wird ein Fehlerprotokoll als Vorschau angezeigt und kann anschliessend gedruckt werden. Nach der Vorschau des Fehlerprotokolls oder wenn Sie keines erstellen liessen, gelangen Sie zum Mahnlauf-Fenster; in diesem sind alle Mahnungen aufgeführt, welche gedruckt werden können: Mahnungen, welche einen Mahnstopp haben und somit nicht ausgegeben werden, sind am gesetzten Häkchen unter Mahnstopp ersichtlich. Hier können nun bei Patienten, die noch nicht gemahnt werden sollen, von der Mahnung ausgeschlossen werden. Wenn Sie die Auswahl der fälligen Mahnungen angepasst haben oder sowieso damit einverstanden sind, klicken Sie auf Mahnungen ausgeben und die Mahnungen werden gedruckt. Nach dem Aufbereiten der Mahnungen erscheint dass Verbuchungsfenster. Verbuchen Sie die Mahnungen aber unbedingt erst dann, wenn Sie sich vergewissert haben, dass der Druck erfolgreich war. Sie ersparen sich somit viel Arbeit. Wenn alle Mahnungen korrekt ausgegeben wurden, können Sie sie verbuchen. Die Beschreibungen im Verbuchungsfenster informieren Sie über die Möglichkeiten welche hier angeboten werden. triamed Handbuch_neues Layout /25

9 Laufzeit der Rechnungen anpassen Dies muss pro Mandant (Arzt) und pro Abrechnungsmodus vorgenommen werden Extras Konfiguration Mandanteneinstellung Abrechnungsmodus. Hier gewünschten Modus doppelklicken: triamed Handbuch_neues Layout /25

10 Einstellungen Rechnungsdruck: Im Abrechnungsmodus Tarmed (KVG) wurden für die Einstellung Rechnungsübersicht Privatrechnung 1 ergänzend Auftraggeber und Leistungserbringer in den Druck übernommen. triamed Handbuch_neues Layout /25

11 triamed Handbuch_neues Layout /25

12 Ohne EZ Mit EZ triamed Handbuch_neues Layout Rechnungs- und Mahnungsdruck / Kriterien-Matrix Je nach eingestellten Berichten und je nachdem ob das Häkchen Rechnungsübersicht / EZ gesetzt ist, wird nur die Detailrechnung ( Rückforderungsbeleg ) gedruckt. Diese Einstellungen haben auch Auswirkungen auf die Mahnungen. Nachfolgend die Aufstellung, was in welcher Konstellation gedruckt wird (mit XML 4.4): Auf Beleg / tiers garant definiert Auf Beleg / tiers payant definiert Flag EZ aktiv Flag EZ inaktiv Flag EZ aktiv Flag EZ inaktiv Tarmed Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Tarmed (ohne EZ) Nein, ohne EZ Ohne Bericht EZ Nein, ohne EZ Ohne Bericht EZ Privatrechnung Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Privatrechnung (ohne EZ) Nein, ohne EZ Ohne Bericht EZ Nein, ohne EZ Ohne Bericht EZ TMR Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Rechnungskopie Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ Ja, mit EZ Ohne Bericht EZ 1.Mahnung Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg 2.Mahnung Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg 3.Mahnung Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Ja, mit EZ und Rückforderungsbeleg Inkasso Nein, ohne EZ Nein, ohne EZ Nein, ohne EZ Nein, ohne EZ 1.Mahnung Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg 2.Mahnung Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg 3.Mahnung Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Nur Rückforderungsbeleg Inkasso Nein, ohne EZ Nein, ohne EZ Nein, ohne EZ Nein, ohne EZ triamed Handbuch_neues Layout /25

13 2. Debitorenliste Die Debitorenliste wird am besten über das Hauptmenu gestartet: Es erscheint das Debitoren- Suchfenster: In der ersten Combobox wählen Sie bitte, wie Sie nach dem gesuchten Debitor suchen möchten. Es besteht die Möglichkeit nach Patientennamen, Patientennummer, Empfängername oder Rechnungsnummer zu suchen. In der zweiten Zeile können sie nach Geldbeträgen suchen. In der zweiten Combobox finden Sie die Möglichkeit nach Fälligkeits-, Rechnungs- oder Stichdatum zu suchen. Die vierte Zeile bietet eine Suche nach Mahnstufen. Die zwei unteren Auswahlfelder bieten eine grundsätzliche Einschränkung von offenen oder bezahlten Posten, jeweils mit oder ohne Mahnstopp. Haben Sie sämtliche Einstellungen gemacht, so können Sie sich mit OK die Debitorenliste anzeigen lassen. Auch hier besteht selbstverständlich wiederum die Möglichkeit, die Liste zu drucken. triamed Handbuch_neues Layout /25

14 2.1. Rechnungskopie drucken (Rechnung suchen) Wenn Sie eine Rechnungskopie drucken möchten, so gehen Sie via Hauptmenu über Leistungen Rechnung suchen und gelangen so zum Rechnungssuchfenster: Sie haben die Möglichkeit, nach Rechnungsnummer, Fall-Nummer oder Patient zu suchen. Durch einen Doppelklick auf eine gefundene und markierte Rechnung gelangen Sie ins Leistungsfenster und sehen auf der linken Seite die gesuchte Rechnung: Eine Rechnungskopie können Sie über Rechnungskopie ausgeben ausdrucken. Beachten Sie bitte, dass Rechnungen schreibgeschützt sind. Sie können also keine Änderungen vornehmen. triamed Handbuch_neues Layout /25

15 Mahnkopie drucken Mahnkopien werden am besten über das Hauptmenu via Faktura Mahnungen- Mahnkopie drucken erstellt: Sie gelangen zum Patientensuchfenster. Suchen Sie nach dem Patienten, von dessen Mahnungen Sie eine Kopie drucken möchten. Nach Doppelklick auf den Patienten wird mit Mahnkopie drucken die Mahnkopie gedruckt. triamed Handbuch_neues Layout /25

16 2.2. Rechnungen reaktivieren oder stornieren Gehen Sie über das Hauptmenu via Leistungen Leistungserfassung auf das Patientensuchfenster Leistungserfassung: Mit Doppelklick auf den Patienten erscheinen die gewünschten Informationen: In der Übersicht der linken Bildschirmseite befinden sich sämtliche Rechnungen des Patienten. Sie können eine Rechnung mit der rechten Maustaste anklicken worauf ein Menü erscheint. Dieses Menü bietet die Möglichkeit eine Rechnung zu reaktivieren oder zu stornieren. Der Unterschied besteht darin, dass sich die Rechnung beim Reaktivieren wieder in einen offenen Rechnungsentwurf verwandelt. Dieser kann in der Folge wie ein normaler Rechnungsentwurf bearbeitet und gedruckt werden. Wenn Sie die Rechnung stornieren, so ist sie weg und erscheint nur noch unter dem entsprechenden Filter Stornierte Rechnungen. triamed Handbuch_neues Layout /25

17 Sie können den Filter der Leistungserfassung ganz einfach benutzen. Je nachdem was Sie angewählt haben erscheinen in der Übersicht nur die offenen Rechnungsentwürfe, die Rechnungen oder beides. Ausserdem besteht die Möglichkeit der Anzeige aller stornierten oder reaktivierten Rechnungen dieses Patienten. 3. Zahlungen 3.1. Zahlungsdatei einlesen (ESR- Import) Die Zahlungsdatei erhalten Sie von Ihrer Bank, teilweise direkt übers Internet oder per Diskette. Wenn Sie die Zahlungsdatei über das Internet herunterladen, muss sie auf ein lokales Verzeichnis oder eine Diskette gespeichert werden. Im triamed wird bei der Installation der Pfad zu dieser Datei festgelegt, so dass Zahlungen eingelesen werden können. Nach dem Anklicken von ESR-Import öffnet sich folgendes Fenster worin die Kontoverbindung und die einzulesende ESR Datei ausgewählt werden kann. Zum ESR-Import gelangen Sie im Hauptmenu bei Faktura-Zahlungen: triamed Handbuch_neues Layout /25

18 Möglicherweise befindet sich der Link ESR Import auch in den Favoriten: ESR Datei: Der Pfad sollte bereits richtig eingestellt sein. Beispiel: C:\Bank\VESR.v11. OK anwählen und dem Menu folgen. Ist der Pfad nicht genau definiert, erscheint ein rotes Zeichen beim Importpfad. Hier nun auf das Signet gehen und die zu verbuchende Datei anwählen und mit öffnen bestätigen. Anschliessend wie oben mit OK bestätigen und dem Menu folgen. triamed Handbuch_neues Layout /25

19 3.2. Automatisches Verbuchen von Über- oder Minderzahlungen Es kann konfiguriert werden, ob Über- bzw. Minderzahlungen automatisch als Debitorenverlust bzw. Überbezahlung verbucht werden sollen. Überzahlungen unter dem eingetragenen Wert werden, gleich wie Minderzahlungenbis und mit dem eingetragenen Wert zum automatischen Verbuchen vorgeschlagen. Durch die Definition der Wertebereiche für Minder- bzw. Überzahlungen geänderter Verbuchungsvorschlag Anpassungen können pro Zahlungszeile manuell vorgenommen werden: triamed Handbuch_neues Layout /25

20 Bei bereits bezahlten Rechnungen wird als Standardmässig 'nicht verbuchen' gesetzt (Rechnungsbetrag=0) und die Zeile orange markiert. Fehlerhafte Zeilen werden rot markiert und können nie verbucht werden. Achtung: Bitte schenken Sie den Statusinformationen, dem Verbuchungsvorschlag und dem Fehlerprotokoll genügend Aufmerksamkeit! Es ist wichtig, dass Sie fehlerhaften Zahlungen nachgehen. Die Möglichkeit, dass es sich um eine Rechnung vom alten Programm handeln könnte, ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Es kann auch sein, dass eine Rechnung mit einem falschen Betrag einbezahlt wurde. Drucken Sie sich das Fehlerprotokoll mithilfe des Druckersymbols am Ende der Zeile aus und gehen Sie es durch. Im untenstehenden Fenster erkennen Sie die Möglichkeiten, die im Verbuchungsfenster vorhanden sind. Wenn Sie mit allem einverstanden sind und nach Wunsch ein ESR Protokoll gedruckt haben, können Sie über Verbuchen alle angezeigten Zahlungen verbuchen. ESR-Protokoll Nachträglich kann das ESR-Protokoll oder auch das Fehlerprotokoll eingesehen und ausgedruckt werden. Allenfalls nach Patientennamen sortieren. triamed Handbuch_neues Layout /25

21 Wichtig: Daten auf einem allfälligen Fehlerprotokoll müssen manuell über Zahlung verbuchen bearbeitet, verbucht oder kontrolliert werden. triamed Handbuch_neues Layout /25

22 3.3. Zahlung erfassen Selbstverständlich können Sie Zahlungen auch manuell erfassen. Dabei unterscheiden wir zwischen Zahlung und Anzahlung. Gehen Sie dazu im Hauptmenu auf Faktura-Zahlungen-Zahlungen erfassen: Wählen Sie hier aus, welche Art von Zahlung sie gerne erfassen möchten. Handelt es sich um eine Zahlung oder um eine Anzahlung? Wenn Sie Zahlungen erfassen ausgewählt haben, gelangen Sie zum untenstehenden Fenster. Die gelb markierten Bemerkungen informieren Sie über den Fensterinhalt und dessen Möglichkeiten. triamed Handbuch_neues Layout /25

23 triamed Handbuch_neues Layout /25

24 Anzahlung erfassen Generell unterscheiden wir zwischen Zahlung und Anzahlung. Um eine Anzahlung zu erfassen, gehen Sie im Hauptmenu auf Faktura - Zahlungen- Anzahlung erfassen. Sie gelangen so zum Patientensuchfenster in welchem Sie den Patienten aufrufen, von dem die Zahlung getätigt worden ist. Anschliessend gelangen Sie zum Fenster Anzahlungen. Je nach Auswahl auf der linken Seite wird die Anzahlung auf Patient oder Rechnungsentwurf verbucht Zahlung suchen Im Hauptmenu - Faktura Zahlungen Zahlungen kann mit verschiedenen Kriterien nach Zahlungen gesucht werden. triamed Handbuch_neues Layout /25

25 Es ist auch konfigurierbar, ob die Zahlungssuche über alle Mandanten vorgenommen werden soll. triamed Handbuch_neues Layout /25