Merkblätter Rechnungswesen

Transkript

1 Merkblätter Rechnungswesen Rechnungswesen, Buchhaltung und Abschlussstatistik Tel Fax CH-1052 Le Mont-sur-Lausanne Tél Fax

2 Rechnungswesen Inhaltsverzeichnis 1. Offene Fälle Prüfen und Validieren 1.1. Direkte elektronische Abrechnung 1.2. Elektronische Rechnungen via ZIP an Verrechner 1.3. Druck in der Praxis 1.4. Statusmeldungen 1.5. Rechnungsantworten/Rückweisungen 2. ZED Einlesen 3. Mahndurchlauf 4. Mahnstopp 5. Sofortrechnung 6. Manuell abbuchen (Bar/Giro) 7. Teilzahlung 8. Guthaben Patient oder Versicherer hat zuviel bezahlt 9. Guthaben auf stornierte Rechnung einbezahlt 10. Inkasso 11. Rechnungskopie an Patienten 12. Statistik und Abschluss Seite 2 von 24

3 1. Offene Fälle Prüfen und Validieren Wichtig: Vor dem Rechnungslauf Artikelstammupdate durchführen. Der Verrechnungs-PC muss eingeschaltet und Achilles angemeldet sein, wenn Sie die Rechnungen von einem anderen Arbeitsplatz elektronisch versendet werden. 1. Modul Abrechnung 2. Register Fälle zum Verrechnen 3. Gewünschten Zeitraum wählen (Frei und älter als.. ist in der Wartung frei einstellbar) 4. Alle markieren oder mit gedrückter Shift-Taste gewünschte Leistungen markieren 5. Die markierten Fälle können nach einem bestimmten Behandlungsdatum gesplittet werden 6. Rechnungen prüfen und validieren 7. Die offenen Fälle zum Verrechnen können nach Mandanten sortiert werden Die Fälle zum Verrechnen werden nun auf Rechnungsfehler (Tarmedvalidierung, Patienten- und Garantendaten) geprüft. 1. Nur Untaugliche anwählen 2. Liste der untauglichen Fälle anzeigen lassen oder ausdrucken 3. Mit Grün bestätigen und alle untauglichen Fälle werden angezeigt und können korrigiert werden Seite 3 von 24

4 1.1 Direkte elektronische Abrechnung Wichtig: Vor dem Rechnungslauf Artikelstammupdate durchführen. 1. Rechnungen markieren 2. Prüfen und validieren Meldung nur taugliche anwählen 3. Rechnungen erstellen 4. TP Voreingestellter Rechnungsweg wird berücksichtigt 5. TG Voreingestellter Rechnungsweg wird berücksichtigt 6. Mit OK bestätigen 7. Die offenen Fälle zum Verrechnen können nach Mandanten sortiert werden Rechnungen werden nun elektronisch versendet. Der voreingstellte Rechnungsweg kann in der Wartung angepasst werden. TP = TG = Voraussetzung: Elektronische Versendung ist hinterlegt TP-Rechnung wird über den externen Verrechner elektronisch an die Krankenkasse weitergeleitet TG-Rechnung wird elektronisch über den externen Verrechner an ein Druckcenter weitergeleitet, welches die Rechnungen druckt und an den Empfänger versendet Eine Rechnungskopie wird automatisch für TrustX generiert, wenn dies in der Wartung konfiguriert ist. Wenn eine oder mehrere Rechnungen nicht an den externen Verrechner gesendet werden sollen, kann dies in der Auswahl TP oder TG manuell übersteuert werden. Diese Rechnungen werden nicht automatisch an das Trustcenter übermittelt und müssen manuell an TC gesendet werden. (Modul Abrechnung,Register Offene Rechnungen, an TC senden) Seite 4 von 24

5 1.2 Elektronische Rechnungen via ZIP an Verrechner Wichtig: Vor dem Rechnungslauf Artikelstammupdate durchführen. Bei diversen externen Verrechnen ist es üblich, dass die Rechnungen nicht durch eine direkte Schnittstelle, sondern als gezippter Ordner per Mail an die Fakturierung oder per installiertes Tool des Anbieters versendet werden müssen. (Beispiele Verrechner: Ärztekasse, Curabill, Zaala) Der Rechnungslauf erfolgt gleich wie bei der direkten elektronischen Abrechnung (Seite 2) bis Punkt 6. Anschliessend können die Rechnungen komprimiert (gezippt) und versendet werden. 1. Ordnerstruktur der Verrechnung öffnen 2. Rechnungen markieren 3. Rechnungen senden an 4. ZIP-komprimierter Ordner anwählen ZIP-komprimierter Ordner senden an Empfänger bsp. Es empfiehlt sich eine Ordnerstruktur anzulegen für ZIP-Ordner mit den bereits versendeten Rechnungen. Die einzelnen Rechnungsdateien können gelöscht werden, wenn der ZIP-Ordner versendet wurde. Seite 5 von 24

6 1.3 Druck in der Praxis Wichtig: Vor dem Rechnungslauf Artikelstammupdate durchführen und Einzahlungsscheine in Drucker legen. 1. Rechnungen markieren 2. Prüfen und validieren 3. Rechnungen erstellen 4. TP Voreingestellter Rechnungsweg wird berücksichtigt 5. TG Voreingestellter Rechnungsweg wird berücksichtigt 6. Mit OK bestätigen 7. Die offenen Fällte zum Verrechnen können nach Mandanten sortiert werden Ausdruck Voraussetzung: in der Druck Praxis ist hinterlegt Rechnungen werden nun gedruckt in der Praxis. Der voreingstellte Rechnungsweg kann in der Wartung angepasst werden. TP = TG = TP-Rechnungen werden in der Praxis gedruckt / Empfänger Krankenkasse (ohne EZ) TG-Rechnungen werden in der Praxis gedruckt / Empfänger Patient (mit EZ) Eine Rechnungskopie wird automatisch für TrustX generiert, wenn dies so in der Wartung konfiguriert ist. Legende: EZ = Einzahlungsschein Seite 6 von 24

7 1.4 Statusmeldungen Die Statusmeldungen sind als Legende unterhalb der offenen Rechnungen ersichtlich. Diese werden hinter jeder Rechnung angezeigt. Achtung: Bei mehreren Mandanten muss die Kontrolle für jeden erfolgen! E = Elektronisch verschickt, aber noch keine Rückmeldung E2 = In Bearbeitung bei Medidata E3 = TG Rechnung wurde ausgedruckt und versendet E5 = TP Rechnung ist bei der Krankenkasse eingegangen D = Nicht gedruckt / Nicht gesendet Ohne E wurde die Rechnung in der Praxis gedruckt. Rechnung bleibt auf Status D 1. Modul Abrechnung 2. Register Offene Rechnungen 3. Filter auf Nicht gedruckt setzen 4. Rechnung mit D Status öffnen 3. XML Symbol anklicken 4. Rechnung 4.3 anwählen Seite 7 von 24

8 Meldung lesen und korrigieren Folgende Daten prüfen: - Adressen - Krankenkasse inkl. GLN-Nummer - Patientenstammdaten (SVN bei MVG, IV-Nr. bei IVG) - Arzt-Adresse inkl. GLN-Nummer Bei untenstehendem Beispiel ist die GLN-Nummer des Arztes, welcher im Fall als Zuweisender Arzt ausgewählt ist nicht hinterlegt. Diese GLN Nummer muss via Adressmodul in der Adresse des Arztes hinterlegt werden und die Rechnung kann anschliessend erneut versent werden. (GLN-Suche auf 1. Sobald der Fehler behoben wurde kann die Rechnung erneut versendet werden, über das abgebildete Symbol. (Voreingesteller Rechnungsweg) Falls sich ein Fehler in der Rechnung selbst befindet, muss diese storniert und korrigiert werden. Nach anschliessender Korrektur der Leistungen, kann über das Register Fälle zum Verrechnen erneut eine Rechnung erstellt werden, bei welcher eine neue Rechnungsnummer generiert wird. Seite 8 von 24

9 1.5 Rechnungsantworten/Rückweisungen Rückantworten werden nur vom externen Verrechner MediData direkt ins Achilles importiert. Von anderen Verrechnern erhalten sie bsp. ein Mail, ein Fax oder können die Daten im OnlinePortal des Verrechners einsehen. 1. Modul Abrechnung, Register Offene Rechnungen 2. Rechnungs-Antworten anwählen 1. Register Rechnungs-Antworten 2. Gewünschte Meldung anwählen 3. Meldung wird angezeigt Für eine Korrektur der Rechnung muss diese storniert, bearbeitet und anschliessend erneut versendet werden. 4. Wenn die Rechnung storniert, korrigiert und versendet wurde, kann die Meldung auf erledigt gesetzt werden 5. Die Meldungen können nach Status gefiltert werden (Alle, Offen, Erledigt) 6. Es können mehrere Meldungen gleichzeitig angewählt und auf erledigt gesetzt werden. Über das zweite Symbol können Meldungen gelöscht oder über das dritte Symbol eine PDF-Liste aller Rückantworten erstellt werden. Seite 9 von 24

10 2. ZED-Datei einlesen Wichtig: Immer vor dem Mahndurchlauf ZED einlesen! Das Einlesen der ZED-Datei (Zahlungseingangs-Datei) bestätigt im Achilles dass die Rechnungen bezahlt worden sind und bucht diese automatisch ab. Dieser Vorgang ist unbedingt zu beachten bevor Mahnungen erstellt werden. Falls Sie Fragen zur ZED-Datei haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Bank. 1. Modul Verrechnen 2. Register Offene Rechnungen 3. ZED lesen Die gewünschte ZED-Datei kann nun angewählt und geöffnet werden. Die Datei wird im Achilles automatisch abgebucht und generiert zusätzlich ein PDF. Beachten Sie das Bemerkungsfeld für Informationen betreffend nicht kompletter Zahlungen. Seite 10 von 24

11 3. Mahnlauf Bevor der Mahnlauf gestartet wird, ist zu beachten, dass vorgängig die ZED-Datei eingelesen wurde und die Rückweisungen bearbeitet sind. 1. Modul Abrechnung 2. Register Offene Rechnungen 3. Alle Rechnungen markieren 4. Provisorischer Mahndurchlauf starten Mahndaten wie Zeiträume und Mahntexte können in der Wartung hinterlegt werden. In der Auswahl erscheinen alle Rechnungen, welche die voreingestellte Zeit überschritten haben. Im Beispiel hat eine Rechnung das voreingestellte Mahndatum erreicht. 1. Rechnung anwählen 2. Mahndurchlauf starten 3. Voreingestellter Rechnungsweg wird berücksichtigt 4. Mit OK bestätigen Mahnung wird je nach Auswahl elektronisch versendet oder in der Praxis gedruckt. Seite 11 von 24

12 4. Mahnstopp Pro Rechnung kann ein Mahnstop terminiert werden. Wird ein Datum definiert wird die Rechnung nach Ablauf dieses Datums wieder im Mahndurchlauf berücksichtigt. Wird kein Datum gesetzt wird die Rechnung im Mahndurchlauf nicht berücksichtigt. Register Abrechnung Offene Rechnungen gewünschte Rechnung öffnen Seite 12 von 24

13 5. Sofortzahlung 1. Patient über das Patientenmodul öffnen 2. Die gewünschten Leistungen eingeben und anschliessend mit grün bestätigen Beispiel: 1. Wechseln in das Modul Abrechnung 2. Register Fälle zum Verrechnen 3. Gewünschten Patienten suchen 4. Patient anwählen 5. Sofortzahlung über die drei Punkte bestätigen Sofortzahlungen können nur bei TG Rechnungen erstellt werden! Seite 13 von 24

14 1. Betrag der Barzahlung bei Teilzahlung ändern. Default ist der ganze Rechnungsbetrag hinterlegt. Auf Wunsch des Patienten kann ein Rückforderungsbeleg oder eine Rechnung ohne EZ gedruckt werden. 2. Hinweis: Voreingestellter Rechnungsweg ist analog zur Rechnungserstellung, dieser wird in der Wartung definiert. Auf Wunsch des Patienten kann ein Rückforderungsbeleg oder eine Rechnung ohne EZ gedruckt werden. 3. Mit grün bestätigen und der eingegebene Betrag wird auf bezahlt gesetzt. 4. Im Feld Von Konto-Nr muss zwingend der korrekte Zahlungsweg oder das korrekte Konto ausgewählt werden. Beispiel für Bar-Zahlungen. 1. Register Bezahlte Rechnungen 2. Sofortzahlung ist automatisch auf bezahlt gesetzt. Teilzahlungen oder Auszahlungen befinden sich noch im Register offene Rechnungen. Teilbetrag kann mit ZED oder manuell verbucht werden. 1. Die Sofortzahlung ist bezahlt 2. Sie ist manuell abgebucht und als Bar-Zahlung hinterlegt Seite 14 von 24

15 6. Manuell abbuchen Barzahlung Beispiele für Barzahlungen: - Grippenimpfung - Rezept ausgestellt - Auf Wunsch des Patienten oder des Arztes - Nicht-Pflicht-Medikament abgeben 1. Modul Abrechnung 2. Register Offene Rechnungen und gewünschten Patient suchen 3. Rechnung öffnen mit einem Doppelklick 1. Zahlungsoption Bar anklicken 2. Einbezahlten Betrag eingeben oder über Alles den gesamten Betrag übernehmen Das Valutadatum kann ebenfalls angepasst werden. 3. Mit grün bestätigen 4. Interne Notiz erfassen Seite 15 von 24

16 Girozahlung (Zahlung via Bank) 1. Modul Abrechnung 2. Register Offene Rechnungen und gewünschten Patient suchen 3. Rechnung öffnen mit einem Doppelklick 1. Zahlungsoption Giro anklicken 2. Einbezahlten Betrag eingeben oder über Alles den gesamten Betrag übernehmen Das Valutadatum kann ebenfalls angepasst werden. 3. Gewünschtes Konto auswählen 4. Mit grün bestätigen 5. Interne Notiz erfassen Seite 16 von 24

17 7. Teilzahlung Modul Abrechnung - Register Offene Rechnungen Rechnung öffnen 1. Bei Teilzahlung Häkchen setzten 2. Die drei Punkte anwählen 3. Anzahl der Teilzahlungen oder den gewünschten Teilbetrag bestimmen 4. Drucksymbol um die Rechnungen zu drucken 5. In der internen Notiz wird diese Teilzahlung historisiert Seite 17 von 24

18 8. Guthaben Patient oder Versicherer hat zuviel bezahlt Wenn ein Patient oder ein Versicherer die Rechnung doppelt oder einen zu hohen/niedrigen Betrag bezahlt hat, kann mit diesem Betrag ein Guthaben generiert werden. Auf der ZED-Datei ist ersichtlich, dass bei markierter Rechnung ein zu hoher Betrag einbezahlt worden ist. Durch den Filter Zuviel bez können diese Rechnungen gefiltert werden. Die gewünschte Rechnung mit Doppelklick öffnen. Unter Zahlung sind die doppelten Zahlungen mit Valutadatum ersichtlich. 1. Giro oder Bar anklicken 2. Auszahlung anwählen 3. Alles oder den überschüssigen Betrag eingeben 4. Mit Grün bestätigen WICHTIG: Der Betrag ist nur im Achilles als zurückerstattet angezeigt. Die Rückerstattung muss durch E-Banking oder Barzahlung erfolgen! Seite 18 von 24

19 9. Guthaben Rechnungsbetrag auf stornierte Rechnung einbezahlt Wenn die ZED Datei eingelesen worden ist und im Bemerkungsfeld der Vermerk RG ist storniert, Guthaben erstellt angezeigt wird, wurde diese Rechnung storniert und der Betrag konnte nicht auf die stornierte Rechnung abgebucht werden. Achilles erstellt in solchen Fällen automatisch ein Guthaben. Im Modul Abrechnung unter dem Register Guthaben sind die offenen und ausgeglichenen Guthaben von Patienten und Versicherern aufgelistet. Über das Symbol Patient kann direkt auf das Register Rechnungen des markierten Patienten zugegriffen werden. Guthaben ausgleichen 1. Rechnungsadresse kontrollieren Guthaben an KK oder Patient? 2. Barauszahlung 3. Giroauszahlung 4. Ausgleich auf Diff-Konto 5. Buchungsart = Grund des Guthabens (hier bezüglich stornierter Rechnung) 6. Wenn eine der Auszahlungsmöglichkeiten angewählt wurde, wird der vollständige Guthabenbetrag ausbezahlt sobald mit Grün bestätigt wurde. Seite 19 von 24

20 10. Inkasso 1. Modul Abrechnung 2. Register Offene Rechnungen 3. Gewünschten Filter aktivieren (Mahnstufen) oder Patient direkt suchen 4. Gewünschte Rechnung doppelklicken 1. Rechnungs-Status ändern anklicken 2. Rechnung auf Inkasso setzten 3. Mit OK bestätigen Seite 20 von 24

21 Auf Inkasso und Verlust setzen 1. Gewünschte Rechnung anwählen 2. Auf Inkasso und Verlust setzen 3. Mit OK bestätigen ACHTUNG: Nach Bestätigung des Inkassos ist dieser Betrag im Achilles als Verlust verbucht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Seite 21 von 24

22 11. Rechnungskopie Betrifft die Einstellung Rechnungskopie an Patienten im Modul Patient, Register Rechnungen ab Achilles Version 6.3. Diese Einstellung wird neu in der XML-Datei vermerkt. Abrechnung via MediData TP: XML an Garant und Rechnungskopie an Patient TG: Original an Patient und Kopie an Patient Einstellung gilt neu für TP und TG. Die Rechnungskopie wird durch MediData versandt und der Praxis in Rechnung gestellt. Abrechnung via TrustCenter inkl. Druckcenter TP: XML an Garant und Rechnungskopie an Patienten TG: Original an Patient und Kopie an Patient Einstellung gilt neu für TP und TG. Die Rechnungskopie wird durch das TrustCenter versandt und der Praxis in Rechnung gestellt (sofern das TrustCenter den Rechnungsversand anbietet). Abrechnung via MediData und Statistik via TrustCenter Die XML-Datei kann für statistische Zwecke an das TrustCenter gesandt werden. Falls auch das TrustCenter den Druck von Rechnungen anbietet darf dies nicht genutzt werden, sofern die Abrechnung via MediData geschieht, da sonst sowohl das TrustCenter, wie auch MediData eine Rechnungskopie ausdrucken und dem Patienten zustellen. Machen TrustCenter nur, wenn sie einen Vertrag unterschrieben haben, dass die Rechnungen weiterleiten oder für Patient drucken 1. Modul Patient 2. Register Rechnungen 3. Checkbox aktivieren Seite 22 von 24

23 12. Statistik und Abschluss Es können alle Auswertungen im Modul Verrechnung unter dem Register Statistik/Abschluss erstellt werden. Die Auswertungen können als PDF (Druckersymbol) oder als Exportfile (grüner Pfeil) erstellt werden. In einem Exportfile exportierte Daten können z.b. im Excel weiter bearbeitet werden. Alle Listen werden nach Mandant generiert. Übersicht über alle Statistiken Für den Jahres- oder Monatsabschluss werden meist folgende 4 Auswertungen benötigt: Umsatz (VR3) Offene Debitoren (VR2) Nicht verrechnete Behandlungen (VR1) Offene Guthaben (VR4) Zusätzlich: können noch die Buchungsbelege (Einzahlungen und Differenz) gedruckt werden (VR6) Von diesen Auswertungen werden meist nur die summierten Beträge auf der letzten Seite ( Total ) benötigt. Da bei den Auswertungen VR3 und VR2 jede Rechnung einzeln aufgeführt wird, können die Listen sehr lang werden. Seite 23 von 24

24 Erstellte Rechnung VR3 = Umsatz Erstellte/abgerechnete Rechnungen (offene und bezahlte) Erfasste Gutschriften bei Stornos Beim Zeitbereich die Daten eingeben und bei VR3 das Druckersymbol anklicken. Achilles TM erstellt die Liste von allen erstellen Rechnungen in der gewünschten Zeitperiode. Der Status der Rechnung (Bezahlt, Gutschrift, Offen, Storniert) hat keinen Einfluss auf die Berechnung des Umsatzes. Die unterhalb des Umsatzes stehenden Summen Storniert Total und Gutschrift Total dienen lediglich der Information und haben buchhalterisch keinen Einfluss. Seite 24 von 24