Umsetzung des OZG in kommunalen Gebietskörperschaften Kompetenzwerkstatt HVSV: Agile Verwaltung, Schwalbach am Taunus, 19.

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1 Umsetzung des OZG in kommunalen Gebietskörperschaften Kompetenzwerkstatt HVSV: Agile Verwaltung, Schwalbach am Taunus, 19. März 2019 Bildquelle: IKS-Hagen GmbH

2 2 Rahmenbedingungen für die Verwaltungsdigitalisierung Bildquelle: BMI 2

3 Gemeinden sind Denkfabriken für Zukunftsfragen! R. Habbel, DStGB Digital geht nicht mehr weg! * Im Gegenteil, die Digitalisierung wird immer schneller. * Aus: Friedrich (2014): Der Digitale Wandel Q4.2014, Magazin für Internet und Gesellschaft Peter Klinger

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5 5 Internetnutzung im Zeitverlauf Tägliche Nutzungszeit im Internet (ARD/ZDF-Studie 2019) Durchschnittlich bei 196 Minuten (3:16 Stunden) Bei den unter 30 Jährigen knapp sechs Stunden Bei den ab 70 Jährigen etwas unter einer Stunde Quelle: D21, KGSt DIGITAL INDEX 2018/2019

6 Rund 2/3 der Bevölkerung nutzen bereits digitale Verwaltungsdienste. (E-Formulare, Onlineanträge, Bezahlfunktionen) Rund 91 % geben an, weitere Verwaltungsvorgänge online erledigen zu wollen. Rund 57 % stehen E-Partizipationsangeboten durch Onlinebeteiligungen positiv gegenüber. Rund 90 % würden Verwaltungsvorgänge über ein Bürgerkonto abwickeln. Dabei vertrauen ca. 82 % der Kommunalverwaltung. Das Thema Datenschutz ist für viele Bürgerinnen und Bürger (37 %) zentral.

7 Megatrends und Herausforderungen der Digitalisierung

8 Megatrends der Digitalisierung Vernetzung Digitale Mobilität Zugänge zu digitalen Informationen durch Technik in physischen und virtuellen Räumen. Individualisierung Durch die Auswertung vieler Daten sollen Werbung, Produkte und Dienste möglichst personenbezogen gestaltet werden. Entgrenzung Zeitliche, örtliche, organisatorische, strukturelle Einschränkungen verlieren ihre Bedeutung Quelle: Kompetenzzentrum Öffentliche IT, Digitalisierung des Öffentlichen, S. 14 ff. IKS-Hagen GmbH

9 9 Schutzmaßnahmen von Verkehrsbetrieben Köln Augsburg In Augsburg werden derzeit an zwei Straßenbahn-Haltestellen Boden-Ampeln getestet, die Handy-Nutzer vor Unfällen schützen sollen.

10 10 Straßenschild warnt vor Smartphone-Zombies! Sieh mal einer an: In Reutlingen wurde an einer Straßenkreuzung vor einem Gymnasi- um ein neues Verkehrsschild aufgestellt, das die Umrisse eines Mannes und einer Frau zeigt, die beim Gehen mit gesenktem Kopf auf ihre Handys starren Es soll andere Verkehrsteilnehmer vor Smombies warnen html (Abfrage: ) Peter Klinger Peter Klinger 10

11 Menschen, die auf Smartphones starren: In China haben sie ihre eigene Straßenspur Digitalisierung von Staat und Gesellschaft Chancen für Gemeinden Während man auf Honolulu nun versucht, mit Geldstrafen gegen Smombies vorzugehen, hat sich die chinesische Stadt Xi an einen anderen Ansatz einfallen lassen: Eine Spur ausschließlich für Fußgänger, für die Laufen kein Grund ist, das Telefon aus der Hand zu legen.

12 12 Bausteine einer Smart City einer digitalen Stadt E-Government Peter Klinger

13 13 Digitalisierung der Verwaltung E-Government... aus der Ferne und elektronisch..

14 14 Verwaltungsdigitalisierung Quelle: KGSt Peter Klinger

15 15 Rollenmodelle für die Digitalisierung Kommunaler Digitalisierungskoordinator (Chief Digital Officer) Die KGSt empfiehlt die Rolle der/des CDO auf Ebene des Verwaltungsvorstandes zu verankern, um als Stab oder Geschäftsstelle in die Beratungsprozesse auf Vorstandsebene intensiv eingebunden zu sein. Digitale Lotsinnen und Lotsen Lotsinnen und Lotsen braucht es im gesamten Ökosystem der Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung, im Konzern Kommune und in der örtlichen Gemeinschaft. Auf diese Weise entsteht ein Netzwerk über organisatorische Grenzen hinweg. Quelle: KGSt Quelle: KGSt Peter Klinger

16 16 Der Digitalisierungslotse Quelle: KGSt

17 Die Entwicklung von E-Government Verwaltungsübergreifende Prozessketten erechnung Quelle: Dietrich Budäus, Forschungs- und Ausbildungskapazitäten im Public Management und in der Verwaltungsinformatik in Zwischenbilanz: E-Government und Verwaltungsmodernisierung, Alcatel-Lucent-Stiftung, Stuttgart, 2011, S. 32

18 Ziele von E-Government Prozesse beschleunigen / optimieren Prozesse wirtschaftlicher gestalten Attraktivität der Kommune steigern Bürgerservice verbessern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten Multikanalzugang organisieren

19 19 Gesetze zur Förderung Ermöglichung von E-Government Personalausweisgesetz mit Einführung des elektronischen Identitätskennzeichens (eid) zum elektronischen Nachweis der Identität im Personalausweis D -Gesetz mit der absenderbestätigten D ( 6, Abs. 1) als (fast) sichere Form der E-Government Gesetz (EGovG) des Bundes und des Landes BW E-Rechnungsgesetz Bund durch Änderung des EGovG, E-Rechnungsgesetze der Bundesländer Onlinezugangsgesetz

20 Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) 1 Portalverbund für digitale Verwaltungsleistungen (1) Bund und Länder sind verpflichtet, bis spätestens zum Ablauf des fünften auf die Verkündung dieses Gesetzes folgenden Kalenderjahres ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. (2) Bund und Länder sind verpflichtet, ihre Verwaltungsportale miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen.

21 21 Ziele des Portalverbundes Nutzer sollen unabhängig vom Einstieg in ein Portal alle Verwaltungsleistungen im Portalverbund finden können. Jeder Online-Dienst soll von jedem Verwaltungsportal des Portalverbundes aufgerufen werden können. Jeder am Portalverbund angebundene Online-Dienst kann mit jedem im Portalverbund angebotenen Nutzerkonto abgewickelt werden. Die Verantwortung für die Anbindung der Kommunen an den Portalverbund liegt bei den Ländern.

22 22 Alternative: E-Government Verbundportal rheinland-pfalz/

23 Das Digitalisierungsprogramm - Die Online-Prozesse für den Portalverbund (Abfrage: ) IKS-Hagen GmbH

24 Ca. 579 Online - Leistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen systematisiert in Lebens- und Geschäftslagen. (Abfrage: )

25 Lebens- Geschäftslagen OZG Katalog ozg katalog! 25

26 26 Beispiel: Onlineservices im Bürgeramt Antrag auf Anerkennung von Schwerbehinderungen Ausstellung von Meldebescheinigungen Ausstellung von Aufenthaltsbescheinigungen Ausstellung von Identitäsbescheinigungen Ausstellung von Lebensbescheinigungen Antrag auf Führungszeugnis Antrag auf Untersuchungsberechtigungsschein Antrag auf Feinstaubplakette Antrag auf Briefwahlunterlagen Antrag auf Eintragung von Übermittlungssperren für Parteien und Wählergruppen, an Adressbuchverlage, sowie an Mandatsträger und Medien bezüglich Alters- und Ehejubiläen öffentlich-rechtliche Religionsgemeinschaften zu Familienangehörigen eines Mitgliedes Bundesamt für Wehrverwaltung Antrag auf Auskunftssperre Antrag auf bedingten Sperrvermerk

27 27 Beispiel: Onlineservices im Bürgeramt Antrag auf Auskunft über die gespeicherten EWO-Daten Antrag auf Auskunft über erfolgte Datenübermittlungen Erteilung der Wohnungsgeberbescheinigung Mitteilung für vorausgefüllten Meldeschein Voranzeige einer Anmeldung Umzug innerhalt der Stadt Statusabfrage Ausweis Terminvereinbarungen Antrag auf Namensänderung Anträge für Personalausweise, Reisepässe, Kinderausweise

28 28 Prozessmodellierung in Digitalisierungslaboren Bildquelle: Umsetzung/Digitalisierungsprogramm/05_DigPro_DigLabore/DigPro_DigLabore_node.html 28

29 29 Standardisierung von Online-Prozessen in BW Die Online-Prozesse werden kooperativ in Digitalisierungslaboren mit den folgenden Rollen modelliert: Prozess Partner IM Moderatoren Vollzugs- Experten Techn. Experten Designer Fachjuristen Nutzerforscher Koordinatoren Prozessoptimierer FIM- Experten Komm Koordinator FachV- Experten

30 Elektronische Achterbahnen oder Nutzerorientierte Online-Prozesse entwickelt in Digitalisierungslaboren Voraussetzungen: i-kfz 2. Stufe - Wiederzulassung eines zuvor außer Betrieb gesetzten Fahrzeugs auf denselben Halter im selben Zulassungsbezirk Kfz Zulassung nach dem Stempelplaketten/Zul.- Bescheinigung Aktivierte eid Perso-Lesegerät VB Nr. Versicherung Kreditkarte HU / SP-Expresscode Reserviertes Kennzeichen Tage später: Plaketten per Briefversand 30

31 31 Elterngeld heute: ELFE Einfach Leistungen für Eltern 31

32 32 Bundesrat, Drucksache 307/18, Beschluss Entschließungsantrag Bremen, einstimmig angenommen Notwendige Maßnahmen: Datenschutzrechtliche Regelungen im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG), Personenstandsgesetz (PStG), Abgabenordnung (AO) und Bundesmeldegesetz (BMG) Regelung, die bei nicht-selbständiger Arbeit die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aus dem letzten Veranlagungszeitraum zulässt Gewährung von Kindergeld anlässlich der Geburt eines Kindes automationsgestützt ohne Antrag Rechtliche Verankerungen der Nutzung der SteuerID ( 139b Abgabenordnung) zur verfahrensübergreifenden Identifikation für den begrenzten Zweck der Eltern- und Kindergeldverfahren 32

33 33 Umsetzung des OZG in Kommunen 33

34 34 Der kommunale Blick auf das OZG Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat bundesweit eine große Dynamik für E-Government ausgelöst von dem auch die Kommunen profitieren können. Es bietet die Chance, durch Organisationsarbeit mit GPO die kommunalen Prozesse neu aufzustellen und dabei die Blaupausen aus dem Digitalisierungsprogramm zu nutzen. Aber: Erst Organisieren, dann digitalisieren! 34

35 35 Aber nicht auf die Ergebnisse der Digitalisierungslabore warten, sondern mit den E-Government Kernprozessen, freiwilligen Leistungen und internen Prozessen beginnen. Dazu die Liste der kommunalen E-Government Kernprozesse nutzen, die auf dem KGSt-Prozesskatalog basiert und die Prozesse benennt, die besonders geschäfts- und kundenrelevant sind und gleichzeitig über ein hohes E-Government-Potenzial verfügen. (Sh. KGSt-Portal). Zugang zu einem E-Government Portal als technische Komponente schaffen. Dazu prioritär E-Government Landesportale bzw. interkommunale Angebote nutzen. Marketing: Bürger und Unternehmen begeistern - Tu Gutes und rede darüber! 35

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37 Neue Formen kommunaler Leistungserbringung Mobile Government 37

38 Once Only Nationaler Normenkontrollrat: Registermodernisierung 06_download_NKR%20Gutachten% pdf? blob=publicationfile&v=3

39 39 Realisierung von Once Only lt. Normenkontrollrat Die Verbindung zwischen den IT-Systemen verschiedener Behörden ermöglicht das Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV). Über das DVDV können behördliche IT-Systeme alle notwendigen Kommunikationsparameter erfragen. Beispiel: Meldewesen

40 Brauchen wir E Government überhaupt? 40

41 Die kommunalen Herausforderungen Demografie der Beschäftigten Schuldenbremse Haushaltsicherungs- Konzepte Knappe Haushaltsmittel Neue Aufgaben Bevölkerungsdemografie Fachkräftemangel/ TVöD Erwartungen der Bürgerschaft zur Digitalisierung Digital Natives 41

42 42 Altersstruktur der kommunal Beschäftigten Quelle: Bertelsmann Stiftung, 03/2016, Das berechenbare Problem? Die Altersstruktur der Kommunalverwal- tungen, Seite 7

43 Meine Antwort: Aktivierung von kommunalen Organisations- und Technikreserven Neumodellierung und Standardisierung kommunaler Unterstützungs- und Produkterstellungsprozesse (Geschäftsprozessmanagement) Konsequente Nutzung der durch die E-Government - Gesetze ermöglichten rechtssicheren Gestaltung von E-Government - Services mit elektronischem Identitätskennzeichen (eid) / De.Mail im Internet / Intranet Verstärkter IT-Einsatz von Dokumentenmanagement, eakte, earchivierung Vermittlung des dazu notwendigen Wissens an die Beschäftigten, um diese für die Mitarbeit bei der Gestaltung optimierter Verwaltungsprozesse zu gewinnen Verändertes kommunales Produktionsmodell gekennzeichnet durch Interkommunale Zusammenarbeit, Shared Service-Center und Front- / Backoffice- Organisation 43

44 Agil werden: Sechs Vorschläge zur Agilität von E-Govenment

45 6 Vorschläge zur Agilität der Verwaltungsdigitalisierung 1. Experimentierklausel für OZG, Once Only und E-Government-Prozesse in einem Registermodernisierungsgesetz. 2. Normenscreening nicht nur ausgerichtet auf Schriftformerfordernisse / pers. Vorsprachen, sondern insgesamt auf Digitalisierungsfähigkeit. Bei neuen Gesetzen sollte die Digitalisierungsfähigkeit bereits in der Begründung dargestellt werden. Standardprozesse (wie bisher Vordrucke) sind als Anlage zum Gesetz definiert. 3. Bei Aushändigung eines neuen Personalausweises Lesegerät verschenken. Oder weiterentwickelte eid-technologie einsetzen (z.b.: sicherer eid-safe im Smartphone, Beispiel: Zug/Schweiz; QR-Codes in Verbindung mit Servicekonten).

46 6 Vorschläge zur Beschleunigung der Verwaltungsdigitalisierung 4. Konsolidierung von hunderten Verwaltungs IT-Betrieben durch Fusionen (Beispiele: ITEOS, dataport), bzw. Zusammenführen von Datenbeständen und Standardisierung von Fachverfahren. 5. Marketing, Marketing, Marketing für die Nutzung von Webservices. Anreize für die Nutzung von Online-Services, z. B. Verzicht auf Verwaltungsgebühren bei Nutzung digitaler Angebote. 6. Qualifikationsmaßnahmen zu den digitalen Herausforderungen für Digital-Lotsinnen und Lotsen Organisatorinnen und Organisatoren Beschäftigten in Digitalisierungsprojekten

47 47 Fortbildungen des HVSV zur Digitalisierung 12 Tage 3 Tage

48 48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Ansprechpartner: Peter Klinger Dipl. Verwaltungswirt Ltd. Städt. Direktor a. D. Lehrbeauftragter der Fernuniversität Hagen und der Hochschule Rhein Waal (E-Government) Besuchen Sie uns auf der folgenden Webseite: 48