Verbandsgemeinde Montabaur

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1 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Verbandsgemeinde Montabaur Elektronischer Einkauf in der Verwaltung Kommunale Einkaufsgemeinschaften Kaiserslautern, 04. September 2007

2 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Möglichkeiten der Anforderung und Abgabe von Angeboten Bieter Internet Anforderung VG Montabaur Digitales Medium Printmedium Digitales Angebot Papierangebot Papierangebot Submission

3 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Aus Sicht des Bieters: Schneller und direkter Zugriff auf Ausschreibungsunterlagen Einsicht in die Vergabeunterlagen ohne Verpflichtung zum Kauf Möglichkeit des Zugriffes zur Rücknahme oder Änderung bis unmittelbar vor der Submission durch den Bieter Geringere Fehlerquellen wegen z.b. fehlender Unterschrift, falsche Vergabestelle etc. Zeitsparendes Verfahren

4 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Aus Sicht der Vergabestelle: Geringe Fehlerquellen durch falsche Zustellung, fehlerhafte Kopien etc. Mehr Möglichkeiten zur Bereitstellung von Planunterlagen, Gutachten etc. Einfachere Handhabung bei der Prüfung der Angebote Einfacher Versand von Submissionsprotokoll, Informations- und Absageschreiben

5 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Welche Unterlagen werden bei der evergabe von der Vergabestelle eingestellt? Das Leistungsverzeichnis einschließlich aller Vorbemerkungen und Anlagen im PDF-Format Datenblätter, bei denen der Bieter Eintragungen vornehmen muss, im Word-Format Das Leistungsverzeichnis im GAEB-Format der Austauschphase 83 als Langtext Planunterlagen, geologische Gutachten, Bilder etc. im PDF-Format

6 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Welche Unterlagen werden bei der evergabe vom Bieter eingestellt? Datenblätter bei denen der Bieter Eintragungen vornehmen Das Leistungsverzeichnis im GAEB-Format der Austauschphase D84 (EPs und Bieterangaben) Weitere Unterlagen, z.b. Referenzunterlagen, Nebenangebote etc. in beliebigen Formaten, z.b. Word, pdf, jpg, tiff, txt..

7 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Welche Kosten entstehen? Signaturkarte z.b. Telekom ca. 90 EUR Kartenlesegerät ca. 50 EUR z.b. Promarkt, Mediamarkt, Saturn Internetanschluss, Textverarbeitungsprogramm und Adobe Acrobat reader sind i.d.r vorhanden Gleiche Gebühr für analoge oder digitale Ausschreibungsunterlagen Zu empfehlen: Adobe acrobat Vollversion (312 ) und Scanner (i.d.r. Standard)

8 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Datenaustauschprogramm Ein Datenaustauschprogramm nach GAEB für die Austauschphasen D83 und D84 wird von der VG Montabaur kostenlos zur Verfügung gestellt (Programmsystem RIB Offerte L ) Empfehlung: LVs der Ing.-Büros einlesen und auf Plausibilität prüfen (Qualitätsmanagement)

9 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Bieterinformation / Testausschreibung Entscheidend für die Akzeptanz ist eine intensive Information und Beratung der Unternehmen gemeinsame Infoveranstaltung. Hilfreich für Bieter und Vergabestelle war die Durchführung einer Testsubmission Zur Sicherstellung der Transparenz / Vertrauensaufbau werden die Submissionen mit Beamer durchgeführt. Möglichkeit der parallelen Abgabe von digitalem und analogem Angebot

10 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Seminar der Kommunalakademie RP: Einführung der elektronischen Ausschreibung in der öffentlichen Verwaltung (Mayen) (Lambrecht/Pfalz)

11 Verbandsgemeindewerke Montabaur Einführung der evergabe für Bauaufträge Fragen? Verbandsgemeindewerke Montabaur Werkleiter Jürgen Klaeser Tel / [email protected]

12 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Gemeinsame Beschaffung im Saarland - ein vielversprechender Versuch Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

13 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Gliederung Gründe für die landesweite Zusammenarbeit Der Zweckverband und seine Organisation Umgesetzte Projekte ego-ava Informationen zum Beschaffungswesen in den Kommunen Beschaffungsvolumen und Einsparungen Prozesszeiten und elektronischer Einkauf Saarpfalz-Kreis Beschaffung auf Kreisebene Grundsätze, Marktvolumen und Kartellrecht Voraussetzungen zur ebeschaffung Modell ego-saar gemeinsame Beschaffung im Saarland Notwendigkeit elektronischer Prozesse Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

14 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Die Gründe 1. Die Finanzen 3. Der Lissabon-Prozess der EU Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

15 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Kommunale Gesamtverschuldung bis Saarland (Summe der fundierten Schulden und der aufgelaufenen Kassenkredite) in Mio. Euro Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

16 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Kommunale Gesamtverschuldung im Saarland Mio. Euro Fundierte Schulden Kassenkredite Zusammen Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

17 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Kommunale Kassenkredite je Einwohner/in in Euro Schleswig-Holstein Sachsen Baden-Württemberg Thüringen Bayern Sachsen-Anhalt Durchschnitt neue Länder Mecklenburg-Vorpommern Brandenburg Durchschnitt alte Länder Durchschnitt alte und neue Länder Hessen Nordrhein-Westfalen Niedersachsen Rheinland-Pfalz Saarland Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

18 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Wege aus der kommunalen Finanzkrise Hilfe aus Landeshaushalt? Hilfe aus Bundeshaushalt? höhere kommunale Steuern? Verbreiterung der Steuerbasis durch Schaffung von Standortvorteilen! Moderne Verwaltung konsolidiert und stärkt Standort Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

19 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Verwaltungsmodernisierung: schneller, besser, transparenter, günstiger Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologie Neustrukturierung der Verwaltungsprozesse, ebenenübergreifend umfassende Zusammenarbeit, shared services Lissabon Prozess der EU Dienstleistungsrichtlinie el. Ausschreibung e Government Eröffnung eines neuen Zugangs zur Verwaltung Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

20 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Lissabon Strategie Def. aus Wikipedia: Die Lissabon-Strategie (auch Lissabon-Prozess oder Lissabon-Agenda) ist ein auf einem Sondergipfel der europäischen Staats- und Regierungschefs im März 2000 in Lissabon verabschiedetes Programm, das zum Ziel hat, die EU innerhalb von zehn Jahren, also bis 2010, zum wettbewerbsfähigsten und dynamischsten wissensbasierten Wirtschaftsraum der Welt zu machen. Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

21 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Weitere Aktivitäten der EU i2010-initiative Initiative für Wachstum und Beschäftigung in der Informationsgesellschaft E-Government-Aktionsplan im Rahmen der i2010 Initiative beschleunigte Einführung elektronischer Behördendienste in Europa zum Nutzen Aller Aktionsplan e-vergabe Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

22 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen E-Vergabe Schlüsseldienst für Bürger und Unternehmen Öffentliche Einnahmen = 45% des BIP Öffentliche Aufträge = 15 bis 20 % des BIP (1,5 bis 2 Billionen pa) evergabe und erechnung können Beschaffungskosten um 5%, Tansaktionskosten um 10 % senken Bis 2010: 100 % der öff. Auftragsvergabe muss el. erfolgen können. 50 % der Aufträge über den Schwellenwerten sollen elektron. vergeben werden! Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

23 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Der Weg zur schlagkräftigen Organisation eine Landesverwaltung 58 Kommunalverwaltungen, viele komm. Einrichtungen Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

24 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen ego-saar der größte saarl. Zweckverband 6 Gemeindeverbände = alle Landkreise und der Stadtverband Saarbrücken flächendeckend im Saarland 52 Städte und Gemeinden = alle Gemeinden Gegründet zum 1. Mai kommunale Institutionen = EVS, RZVK, UKS, LKT-Saar, SSGT 63 Mitgliedsverwaltungen Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

25 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Der Weg zur schlagkräftigen Organisation Landesverwaltung Zweckverband SAAR egovernment-pakt Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

26 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Die Organisation des ego-saar Zweckverband ego-saar Verbandsversammlung Verbandsvorsitzender ORGANE und Verbandsvorstand Geschäftsführung Fachebene des Zweckverbandes Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

27 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Organisation der ego-saar Fachebene Virtuelle Poststelle Landesvertreter IT-Innovationszentrum zu allen Sitzungen ego-saar Geschäftsführung Betrieb BdS Fachbeirat DMS Der Landesbeauftragte für Datenschutz Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Einwohnerwesen BdS- Design Ausschreibungsplattform Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

28 SAAR Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Leistungen des ego-saar Portal Bürgerdienste Saar landesweite virtuelle Poststelle - ego-mail el. Melderegisterauskunft / el. Rückmeldung Lärmkartierung für das Saarland Kommunales Netz ego-net / INTRANET-Saar Formularmanagementsystem BOL kleine e-dienste zusammen mit Städtetag Rheinland-Pfalz Bauantrag Führerscheinantrag Wahlschein el. Ausschreibung ego-ava Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

29 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Informationen und Grundlagen Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

30 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen egovernment Die Zeitenwende in der öffentlichen Verwaltung. ein Spagat zwischen Forderungen der EU und des Bundes IT-Einsatz wird favorisiert Hohe Kosten Einsparungen setzen Investitionen voraus Rechtfertigung durch Umorganisation und Bündelung auf Ebene der Kommunen Kooperationen auf Kreisebene Kooperationen auf Länderebene egovernmentpakt medienbruchfreie Prozesse organisieren Bexbach Kirkel Saarpfalz-Kreis Mandelbachtal Gersheim Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

31 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Sparen geordnete Prozesse Geld? Lissabon-Strategie 2000 vordergründige Ziele Transparenz, Effizienz, Wirtschaftlichkeit Weitere Ziele Modernisierung, Korruptionsbekämpfung, Produkt- und Prozessqualität Qualitätsmanagement ISO 9000 ff. Der ego-saar als Shared Services Center Aufgaben zentral professionell abwickeln Synergieeffekte nutzen Dienststellen widmen sich dem Kerngeschäft Dialog mit den Nutzern der Systeme decken Schwachstellen auf Laufende Anpassung der Leistungen an die Anforderungen der Verwaltung und der Politik Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

32 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Beschaffungsvolumen bei den Kommunen ca öffentliche Auftraggeber bei Bund Länder - Gemeinden Gesamtausgaben über 250 Mrd. - Anteil der Kommunen 50 % Produkte und Dienstleistungen u. a. IT, Fahrzeuge und Maschinen, Arbeitsschutz, Reinigungsmittel, Büromaterial, Erste-Hilfematerial, Brandschutzgeräte Einkaufsvolumen beim Saarpfalz-Kreis für 2007 über 2 Mio. im Bereich VOL und freie Beschaffungen ca. 8 Mio. im Bereich der VOB und Gebäudeunterhaltung Das Einkaufsvolumen auf Kreisebene ist unterschiedlich ausgeprägt. Bei den Mitgliedern des ego-saar ist das erst recht eine unbekannte Größe, darüber hinaus sind die Anforderungen unterschiedlich. Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

33 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Wie hoch sind die Einsparungen? eine häufig gestellte Frage bei elektronischen Beschaffungssystemen Informationen aus dem Saarpfalz-Kreis: - Zeit - aus 1 Woche wurden 2 Tage - Sachkosten - ca Personalkosten ca Haushaltsansätze gesenkt ca. 25 % Zusatzfunktionen und Zusatznutzen - Kennzahlen, Standards, Workflow Rollen/Rechte - Einkaufsgemeinschaften Strategischer Einkauf erfordert tiefgreifende Veränderungen Überwindung interner und externer Widerstände Koordination, Dokumentation, Kataloge, Rahmenverträge Einsparungen lt. Statistik beim Preis/Verwaltung ca. 10 % bei den Produkten ca. 25 % bei den Prozesskosten Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

34 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Standardprozess einer Beschaffung Bedarf feststellen Anforderung ausfüllen Abzeichnen durch Vorgesetzten Erwartungs-Kopie aufheben Weitergabe an Beschaffung Prüfung durch Beschaffung evtl. Rückfrage an Besteller Lieferant + Artikelnummer nachschlagen Anforderung erfassen Lieferanten anfragen Bestellung an Lieferanten Ablage der Anford. und Bestellung Auftragsbestätigung des Lieferanten Lieferung geht im Wareneingang ein Prüfung der Lieferung durch Wareneingang Prüfung Lieferschein durch Wareneingang Prüfung Lieferschein + Ware durch Besteller Rechnung geht an Rechnungswesen Prüfung durch Rechnungswesen Weiterleitung der Rechnung an Besteller Prüfung/Freigabe Rechnung durch Besteller Erfassung Rechnung im Buchungssystem Zahlung der Rechnung Ablage der Rechnung Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

35 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Ist-Analyse der Prozesszeiten, Erhebung - Saarpfalz-Kreis 2003 Ausgabe Materialanf.Scheine Bedarfsidentifikation 5 5 Genehmigung 2 1 Abgabe bei Beschaffungsstelle 3 Überprüfung der Daten/ Freigabe 4 2 Bereitstellung des vorh. Mat. 8 Ermittlung Mindermengen 6 Materialausgabe an MA 5 Bestellungen bei Lieferanten 3 Wareneingangskontrolle 7 5 Ausliefern der Rückstände 3 Sichten der Eingangsrechnungen 2 2 Liefer- und Bestellscheine zusort. 2 Kontieren der Eingangsrechnung 2 2 Buchung der Rechnung im MPS 3 1 Ausdruck des MPS-Belegs 1 1 Anordnungsgenehmigung 3 1 Überweisung durch Finanzverwaltung 2 2 Ablage der Rechnungskopie 2 1 Mahnungsbearbeitung 2 Verteilung der Gesamtkosten am Jahresende 1 Gesamtdauer in Minuten: Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

36 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Elektronischer Einkaufsprozess Bedarf feststellen in der Abteilung Anforderung ausfüllen durch Bestellberechtigter Abzeichnen durch Vorgesetzten elektronisch Workflow Erwartungs-Kopie aufheben Weitergabe an Beschaffung Prüfung durch Beschaffung evtl. Rückfrage an Besteller Lieferant + Artikelnummer nachschlagen Freigabe durch Hauptamt Anforderung erfassen Lieferanten anfragen Bestellung an Lieferanten elektronisch generiert Ablage der Anford. und Bestellung Auftragsbestätigung des Lieferanten Lieferung geht im Wareneingang ein Prüfung der Lieferung durch Wareneingang Prüfung Lieferschein durch Wareneingang Prüfung - Lieferschein + Ware durch Besteller Wareneingang in Abteilung Rechnung geht an Rechnungswesen Prüfung durch Rechnungswesen Hauptamt Weiterleitung der Rechnung an Besteller Prüfung / Freigabe der Rechnung Erfassung Rechnung im Buchungssystem Zahlung der Rechnung Ablage der Rechnung Monatsrechnung Dezentral / zentral Freigabe durch Kasse Elektronische Rechnung Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

37 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Teilnehmer auf Kreisebene 31 Abteilungen Zweckverband Saarpfalz-Touristik 18 Schulen AQUIS - ggmbh 1 Gemeinde Stiftung Europäischer Kulturpark Reinheim-Bliesbrück zur Zeit 240 User Hauptvertrag beim Saarpfalz-Kreis Administration beim Hauptamt ASP-Modell PC + Internet Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

38 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Zahlen aus dem Saarpfalz-Kreis Einkaufsprodukte: Büromaterial, Reinigungsmaterial, EDV-Zubehör, Erste-Hilfematerial, Dienst- und Schutzbekleidung etc ab Oktober bis Juni Umsatz im System Anzahl der Warenkörbe Nachgefragte Artikel Gelistete Artikel (ohne Literatur) Anzahl der Freitextanforderungen Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

39 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Grundsätze und Aspekte in der Beschaffung Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz Produkte und Dienstleistungen wirken sich im gesamten Lebenszyklus auf die Umwelt aus, von der Rohstoffgewinnung über die Nutzung bis zur Entsorgung Umwelt -- emissionsarme Verkehrsmittel, energieeffiziente Verwaltungs- und Schulgebäude, Nutzung von Ökostrom etc. Soziale Aspekte Unterstützung fair gehandelter Produkte, Beschäftigungsmöglichkeiten für Randgruppen, Bekämpfung von Kinderarbeit, gute Arbeitsbedingungen beim Bau öffentlicher Gebäude Kosteneinsparungen Gebrauchskosten der Produkte, Entsorgungskosten Berücksichtigung von Umweltbelangen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Art. 20a GG / Schutz der natürlichen Lebensgrundlagen Verwaltungsvorschriften, Erlasse, Ratsbeschlüsse Mittelstandsförderung durch Losaufteilung Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

40 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Marktvolumen und Kartellrecht VOL - Rahmenverträge für ein zentral gebündelter Einkauf Leistungen aus Rahmenverträgen nur für Bezugsberechtigte Dezentrale Bedarfsstellen rufen standardisierte Leistungen ab Ein kartellrechtliches und vergaberechtliches Problem entsteht, wenn Auftraggeber und Bezugsberechtigter unterschiedlichen Körperschaften angehören Einkaufsvolumen und Einkaufsmacht Bei Einkaufsgemeinschaften haben die Bieter Anspruch wer Vertragspartner ist Neufassung VOL/A 3a Nr. 4 - Bedarfstransparenz Bedarfskooperationen zur Erfüllung gemeinnütziger öffentlicher Aufgaben sind zulässig Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

41 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Voraussetzungen zur ebeschaffung.ist die elektronische Vergabe als ein durchgängig medienbruchfreies System Visionen und Strategien sind zur Umsetzung gefragt IT-Unternehmen sind gefordert medienbruchfreie Systeme und mandantenfähige Software zu entwickeln Der Saarpfalz-Kreis hat das Problem für sich gelöst 2004 ebeschaffung ab 2007 evergabe Dienstleister Prego Services GmbH Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

42 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Ein Modell für den ego-saar? Haben die Mitglieder ein wirtschaftliches Interesse die Beschaffungen von Gütern und Dienstleistungen zu zentralisieren und in Katalogen abzubilden? Ein Modell zur landesweiten Einführung der evergabe ist gefunden - Erstellung und Weiterleitung von Unterlagen und LV s - Bekanntmachungsplattform Der ego-saar bietet den Mitgliedern ein Modell mit unterschiedlichen Ansätzen und Lösungen - Einsparungen von Kosten und Zeit - Datenaustausch mit Lieferanten - übersichtliche und schnell Angebotsabgabe - elektronische Signatur oder Mantelbogenverfahren - elektronische Vergabeakte Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

43 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Gemeinsame Beschaffung im Saarland Auftrag der Verbandsversammlung Vorgehensmodell Einkaufen per Mausklick Potenzialanalyse Strategischer Planungsprozess einleiten Umfrage bei den Mitgliedern Handlungsspielraum klären Organisation Wer führt aus? / zentral oder dezentral / Warengruppen Handlungsauftrag Umsetzung Prozesscontrolling Strategien ständig weiterentwickeln. bei Umstellungsprozessen nicht nur geplante Veränderungen umsetzen, sondern auch günstige Gelegenheiten die sich dabei ergeben einfach einplanen Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

44 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Elektronische Systeme sind notwendig Medienbruchfreier Einkauf eeinkauf ebeschaffung Katalogsystem evergabe erechnungslegung Demographischer Wandel Fachkräftemangel Demographischer Wandel im öffentlichen Personalbestand 40 % der Beschäftigte im kommunalen Dienst in den nächsten 10 Jahren in Rente Notwendigkeit zum Sparen interner Dienstleistungsprozess Aufgabenauslagerung in regionale Dienstleistungszentren mit weniger Personal mehr leisten um quantitativ den gewohnten Standard an kommunaler Wertschöpfung halten zu können Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

45 SAAR Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Wilhelm Schmitt Geschäftsführer ego-saar Talstraße Saarbrücken Tel / [email protected] Klaus-Peter Ernst Saarpfalz-Kreis Am Forum Homburg Tel / [email protected] Quellen: Saarpfalz-Kreis, ego-saar, Bertelsmann-Stiftung, kommune 21, Behördenspiegel, prego services gmbh, AI-AG, Frauenhofer-Institut, Internet u. a. Städtetag Rheinland-Pfalz 04. September 2007 Kaiserslautern Fritz-Walter-Stadion Wilhelm Schmitt, ego-saar Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis

46 Neuorganisation des Beschaffungswesens in der Landesverwaltung Rheinland-Pfalz Städtetag Rheinland-Pfalz 4. September 2007

47 Zentralstelle IT und Multimedia Zusammenführung der Zuständigkeiten für IT, Multimedia, egovernment und Verwaltungsmodernisierung Einrichtung der Zentralstelle IT und Multimedia Strategie

48 Zentralstelle IT und Multimedia Konzern Rheinland-Pfalz IT-Dienstleister für die Landesverwaltung Ressorts Entlastung von übergreifenden Aufgaben mehr Ressourcen für Kernaufgaben

49 Zentralstelle IT und Multimedia Strategische Ziele bis 2011 Verzahnung von IT und Verwaltungsmodernisierung Standardisierte und optimierte IT-Infrastruktur Realisierung von Einsparpotentialen Nutzen- und branchenorientiertes egovernment Vermittlung von Medienkompetenz Vernetzung mit Kommunen und Hochschulen

50 Zentralstelle IT und Multimedia Ziele des IT-Managements Einheitliche Standards für IT-Projekte Optimierung und Konsolidierung der Infrastruktur Zentralisierung von IT-Betriebsaufgaben Zentrale Beschaffung und zentrales Beschaffungsmanagement

51 Historie: Beschluss Ministerrat vom Vorschläge für die Errichtung eines zentralen Beschaffungsmanagements Kooperation MWVLW und ISM (2003) Auftrag an Fraunhofer IESE in Kooperation mit dem LDI Studie zur Wirtschaftlichkeit des eprocurement in Rheinland-Pfalz Beschluss Ministerrat vom Auftrag zur Einführung einer elektronischen Bestell- und Vergabeplattform auf Grundlage von Standardlösungen Umfassender Testbetrieb LDI, Fraunhofer IESE, Bieter evergabe-plattform des Bundes Kaufhaus des Bundes

52 Beschluss des Kabinetts vom 26. Juni 2007: Bildung zentraler Beschaffungsstellen Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung Landesbetrieb Mobilität Landesbetrieb Daten und Information Produktentscheidung evergabe-plattform des Bundes Kaufhaus des Bundes Verbindliche Nutzung in der Landesverwaltung Öffnungsklausel für kommunale Einrichtungen Ressortabstimmung Verwaltungsvorschrift Beschaffungswesen Einführungs- und Betriebskonzept

53 Ziele der Neuorganisation Reduzierung der Anzahl der Beschaffungsstellen (bisher über 200 Einheiten) Konzentration der Vergabe- und Beschaffungskompetenz Rationalisierung und Synergieeffekte durch Einsatz der Informationstechnologie Rechtssichere Abwicklung der Vergabeverfahren Erzielung von Einsparpotentialen durch weitreichende Bedarfsbündelung Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit dem Bieter

54 Wesentliche Grundlagen des Kabinettsbeschlusses: Studien des Fraunhofer IESE Kaiserslautern Das Land als Kunde eprocurement in RheinlandPfalz Test der evergabe und des Kaufhaus des Bundes

55 Grundlagen der Studie des Fraunhofer IESE "Das Land als Kunde eprocurement in Rheinland-Pfalz schriftliche Befragung Ministerien Landesbehörden Landesbetriebe Schwerpunkte: Beschaffungsvolumen beschaffte Güter Beschaffungsverfahren Vergabeverfahren

56 Bildung zentraler Beschaffungsstellen

57 Produktentscheidung evergabe System einschließlich Vergabeplattform Kaufhaus des Landes auf der Basis des Kaufhaus des Bundes Öffentlicher Online

58 Vergabeplattform des Bundes - Funktionalitäten Registrierung an der Plattform Beantragung zur Verfahrensteilnahme Abforderung der Verdingungsunterlagen Versand der Verdingungsunterlagen an die Bieter Versenden von Nachfragen im laufenden Vergabeverfahren Hereingabe von Angeboten Erteilung eines Zuschlages bzw. die Erteilung der Vorinformation

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66 Kaufhaus des Bundes - Funktionalitäten Rahmenverträge in Form von standardisierten elektronischen Katalogen (BMEcat-Format) darstellen den Beschaffern (externen Bestellern, Einkäufern) in den Behörden die Bestellung (Abruf) aus diesen Katalogen ermöglichen Bestellvorgänge mit entsprechenden elektronischen Genehmigungs- und Freigabeprozessen unterstützen die rechtssichere Abwicklung von Bestellvorgängen, auch mittels digitaler Signatur, gewährleisten die Administration von Behörden (Mandanten) und Lieferanten rollenbasiert und mit fein granulierter Rechtevergabe zu erlauben

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88 Umsetzung des KabinettsBeschlusses Erlass VV Auftrags- und Beschaffungswesen Bildung der zentralen Beschaffungsstellen Einrichtung der Bestellplattform im LDI (Kaufhaus des Landes) evergabeplattform für Vergaben nach VOL, VOF und VOB

89 Aufgaben und Zuständigkeiten der zentralen Beschaffungsstellen strategisches und operatives Beschaffungsmanagement Beschaffung sämtlicher Lieferungen und Leistungen für die Landesverwaltung Berücksichtigung der Bedürfnisse der Bedarfsträger Bedarfsermittlung Bündelung der Auftragsvolumina = günstige Einkaufskonditionen Standardisierung der Produkte Bereitstellung über zentrale Bestellplattform Ausnahmen nicht vorhersehbare Lieferungen und Leistungen Spezialbedarfe

90 Aufgaben und Zuständigkeiten der Bedarfsträger Deckung des Bedarfs über die zentralen Beschaffungsstellen Haushaltsmittel verbleiben bei Bedarfsträgern (Ausnahme IT-Mittel) Liefer- und Gewährleistungsbeziehungen Fachliche Unterstützung der zentralen Beschaffungsstellen Mitwirkung bei Bedarfsermittlung Beschaffungsstatistik

91 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Städtetag Rheinland-Pfalz 4. September 2007