-Archivierung auf Unternehmensebene. Sicher, übersichtlich und gesetzeskonform archivieren

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1 -Archivierung auf Unternehmensebene Sicher, übersichtlich und gesetzeskonform archivieren

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Sichere und übersichtliche -Archivierung Das Prinzip der -Archivierung Zugriff auf das Archiv Zusätzliche Sicherheit Installation und Betrieb Praktische und wirtschaftliche Vorteile 5 4. Ausblick. 5 1

3 1. Einleitung In kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen erfolgt die innerbetriebliche Kommunikation hauptsächlich via . Ursprünglich sollten die elektronischen Nachrichten die Briefkommunikation einfacher und schneller machen. Mittlerweile führt jedoch die oft unüberschaubare Masse an eingehenden s zu überfluteten Postfächern und damit häufig zu Stress bei den Mitarbeitern. Zumeist ist es gerade in kleineren Betrieben auf Basis des -Clients gar nicht möglich, die elektronische Post strukturiert abzuspeichern und auch wiederzufinden. Das Durchforsten ausgedruckter s raubt wiederum kostbare Arbeitszeit. Des Weiteren müssen Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geschäftsrelevanter Mail-Inhalte beachten und einhalten. Demnach ist es wichtig, s auf Jahre rechtssicher aufzubewahren, sodass, falls erforderlich, Steueroder Betriebsprüfer jederzeit Zugriff erlangen können. Unternehmen stehen folglich schon bei der herkömmlichen -Kommunikation vor zwei großen Herausforderungen: 1. sichere und übersichtliche Archivierung sowie 2. gesetzeskonforme Aufbewahrung. Diese scheinbar hohe Hürde kann jedoch leichter genommen werden, als viele glauben. 2. Sichere und übersichtliche -Archivierung 2.1 Das Prinzip der -Archivierung Ein professionelles -Management beinhaltet eine einfache und unkomplizierte Archivierung des geschäftlichen Nachrichtenverkehrs. Sowohl eingehende als auch ausgehende Mails werden automatisch abgelegt. Bevor die elektronischen Geschäftspapiere im Postfach des adressierten Mitarbeiters landen, erfasst sie die Software zentral. Dort erhalten alle s samt Anhang einen Zeit- und Datumsstempel. Im nächsten Schritt legt die Lösung alle digitalen Geschäftsbriefe auf lokalen Datenträgern, externen Speichermedien etc. ab. Die Mitarbeiter müssen die Mail also von nun an nicht mehr ausdrucken und in Ordnerschränken verstauen, was im Arbeitsalltag einiger Firmen teils immer noch gängige Praxis ist. Im Vorfeld kann die Archivierungslösung auf verschiedene Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Unter anderem ist das Definieren von Ausnahmeadressen möglich. So könnte die Software Mails an den Betriebsrat 2

4 oder die Personalabteilung beispielsweise gesondert behandeln. Im Archiv kann der Benutzer s optional mit Geschäftsprozessen verknüpfen. Das bedeutet, er weist Nachrichten entsprechend ihrem Inhalt elektronischen Akten und Vorgängen zu. Das führt zu einer übersichtlichen Struktur der archivierten Dateien. Der Anwender ist ab sofort von zeitaufwändigen Löschvorgängen befreit, da dies die Software automatisch erledigt. Dank eines hochwertigen -Management-Systems sowie deren integriertem Spam- und Virenfilter entfällt das zeitaufwändige Aufräumen des Postfachs. So wird Geschäftliches von digitalem Müll getrennt. Dies steigert gleichzeitig die Produktivität. Obwohl der Mitarbeiter durch eine solche Software übergeordnet kontrolliert wird, bleibt er trotzdem jederzeit Chef seines eigenen Postfachs. Prozess der -Übertragung 2.2 Zugriff auf das Archiv Sind die Daten übersichtlich archiviert, sollten sie auch unkompliziert aufzurufen sein. Professionelle -Archive beinhalten strukturierte Nutzeroberflächen, die z.b. über den Webbrowser, oder direkt aus Outlook aufgerufen werden können. Die Mitarbeiter brauchen den Systemadministrator nicht länger zu bitten, die Mail freizustellen. Auf einer solchen Oberfläche sind die -Inhalte in Listenform hinterlegt. Über praktische Suchfunktionen, beispielsweise eine Volltextsuche, lassen sich gelöschte oder abgelegte Geschäftspapiere schnell wiederherstellen. Ist die gesuchte Nachricht gefunden, schickt der Anwender sie per Mausklick an 3

5 das eigene Postfach. Unnötigen Verwaltungsaufwand minimiert das System dadurch. Bei sensiblen Daten müssen Unternehmen jedoch vorsichtig sein. Die Archivrechte für geschäftskritische Mail-Inhalte, wie z.b. Verträge, sollten auf mehrere Personen übertragen werden. Somit dürfen Mitarbeiter nur im Verbund mit einem Kollegen, quasi nach einem Vier-Augen-Prinzip, auf diese Art von Akten zugreifen. So minimiert das Unternehmen Datenmissbrauch oder -verlust. Übersichtliche Nutzeroberfläche eines -Archivs 2.3 Zusätzliche Sicherheit Der -Verkehr stellt für Unternehmen auch ein Sicherheitsrisiko dar. Gerade in Spam-Mails stecken des Öfteren Viren. Viele Hacker und Malware-Autoren haben sich auf Angriffe gegenüber Unternehmen spezialisiert. Sie versuchen beispielsweise, den Mailserver zum Absturz zu bringen, was den Verlust sensibler Geschäftsdaten zur Folge haben kann. Ein hochwertiges -Archivierungs-System bietet einen integrierten Spam- und Virenfilter. Zusätzlich speichert es Mails mit geschäftsrelevantem Content vorab durch automatisierte Backups. Dies verhindert den Verlust sensibler Inhalte. Bei Ausfall des Mailservers sind sie im Archiv jederzeit wiederherstellbar. Der Geschäftsbetrieb kann also bei Provider-Problemen ungestört weiterlaufen. Um der Gefahr einer Manipulation der Geschäftsunterlagen entgegenzuwirken, versieht das System alle sensiblen Mails mit einer Log-Prüfsumme, die jede Mail 4

6 eindeutig kennzeichnet. Diese Vorkehrung garantiert die Echtheit aller elektronischen Nachrichten. Im Falle von Komplikationen mit der Archivierungslösung, sollte deren Anbieter einen entsprechenden Service in puncto Wartung und Pflege anbieten. Des Weiteren wären Update-Optionen der Software von Vorteil. Somit könnte die Lösung bei steigenden Anforderungen zusammen mit dem Unternehmen wachsen. 2.4 Installation und Betrieb -Archivierungslösungen sollten plattformunabhängig sein, da dies für den Anwender Vorteile mit sich bringt. Denn sobald die Verwaltung der elektronischen Nachrichten nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist, entfallen aufwändige Client-Installationen. Das Management-System sollte sowohl als vorkonfigurierte plug&play-fähige Appliance, als Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Cloud-Lösung oder auch als virtuelle Software einsetzbar bzw. buchbar sein. Der Einsatzspielraum erhöht sich dadurch deutlich. Insbesondere eine SaaS-Lösung birgt immense Vorteile, da Unternehmen nicht auf die eigenen Server-Ressourcen zugreifen müssen. Das garantiert ihnen eine höhere Verfügbarkeit. -Archivierung beinhaltet zumeist auch ein vielseitiges Serviceangebot des Anbieters. Bei Bedarf bieten Spezialisten des Herstellers an, die Integration der Software in die vorhandene Infrastruktur der Unternehmens-IT zu übernehmen. Dies erleichtert auch dem Administrator die Arbeit. Zusätzlich zu den Vorteilen beim Implementieren der Lösung kann er nun per Webbrowser unkompliziert auf die übersichtliche Archivierungsplattform zugreifen. Er muss Mitarbeiter auch nicht länger den Zugriff auf das Aktenarchiv freigeben, da durch die Software-gesteuerte Verwaltung die Benutzer- und Rechtepflege entfällt. 3. Praktische und wirtschaftliche Vorteile Die einfache Administration des -Managements und das schnelle Finden und Wiederherstellen von Mail-Inhalten spart Zeit und minimiert Kosten. Bei Anschaffung einer professionellen Archivierungssoftware erhält das Unternehmen einen eindeutigen sowie planbaren Kostenüberblick. Bei vertrauenswürdigen Anbietern lauern keine verdeckten Zusatzkosten für Lizenzen oder Funktionen. Beispielsweise ist bei den meisten guten Lösungen ein Spam- und Virenfilter kostenfrei integriert. Die plattformunabhängige Mailing-Software bietet dem 5

7 Unternehmen zusätzlich einen hohen Investitionsschutz, da kein Eingriff in die IT- Infrastruktur der Firma notwendig ist. Auch der Austausch des Mailsystems ist jederzeit möglich, da professionelle -Managements mit den renommierten Mailing-Providern kompatibel sind. Eine hochwertige Lösung archiviert alle ein- und ausgehenden s automatisch. Ein zentrales Archiv steht dabei jederzeit zur Verfügung. Dies ermöglicht das schnelle Suchen und Wiederherstellen von s im Falle behördlich angeordneter Datenoffenlegungen. Die Mitarbeiter greifen mittels übersichtlicher Weboberfläche auf das Archiv zu. Dies senkt den Administrationsaufwand und steigert die Produktivität der Angestellten. Da die E- Mails sicher archiviert sind, kommt das Unternehmen dem Wunsch nach einem papierlosen Büro näher. Eine professionelle Archivierungslösung bietet durch integrierten Spam- und Virenschutz zusätzliche Sicherheit. Die Lösung wird plattformunabhängig installiert und ist kompatibel zu allen Mailservern. Es sind somit keine Änderungen an Hard- und Software erforderlich. Alles in allem bietet eine hochwertige Archivierungslösung jedem Unternehmen enorme Zeit- und Kostenersparnisse sowie gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter. 4. Ausblick Die -Archivierung sollte nicht nur sicher und übersichtlich sein. Sie muss die Daten auch rechtskonform aufbewahren. Geschäfts- und steuerrelevante s können separat für den Zugriff Dritter archiviert werden. Das senkt das Haftungsrisiko für die Unternehmensleitung bei Rechtsangelegenheiten. Zudem gibt es sinnvolle Erweiterungen für ein ganzheitliches -Management, die den firmeninternen Workflow verbessern. Mit ihnen werden beispielsweise wiederkehrende Arbeitsabläufe vorstrukturiert und auf einer Firmendatenbank abgelegt, damit sie für alle Mitarbeiter ersichtlich sind. Weitere Features helfen beim Optimieren der internen und externen Kommunikation sowie bei Kosten- Reduzierungen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kommenden Whitepaper zum Thema -Management. 6