E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis

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1 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis D Veraktung und Langzeitspeicherung Konzept zur beweissicheren Aufbewahrung von D im Landkreis Weilheim-Schongau Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Deshalb werden die jeweils Verantwortlichen im Impressum auf der letzten Seite der Dokumente genannt. Sie stehen Ihnen für inhaltliche Fragen zur Verfügung.

2 Konzept zur beweissicheren Aufbewahrung von D im Landkreis Weilheim-Schongau Letzte Änderung: /20

3 Inhalt Konzept Veraktung und Langzeitspeicherung D Weilheim-Schongau Tabellenverzeichnis... 3 Abbildungsverzeichnis Einleitung Grundlegender rechtlich-organisatorischer Rahmen Grobe Systemarchitektur und notwendige Rahmenbedingungen Grobe Systemarchitektur Notwendige Rahmenbedingungen Grundlagen Organisatorische Rahmenbedingungen Technische Rahmenbedingungen SOLL-Prozesse, notwendige Funktionen und Regelungen Prozessbeschreibung Eingang von D s und Empfang von Bestätigungsnachweisen Absendung von D s Notwendige Funktionen der einzelnen Komponenten Langzeitspeicherung und Aussonderung von D s...17 Abkürzungsverzeichnis...20 Letzte Änderung: /20

4 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Grober Prozessablauf Ablage von eingehenden D s Tabelle 2: Veraktung bei führender Papierakte Tabelle 3: Veraktung bei führender E-Akte im DMS/VBS OS ECM Tabelle 4: Grober Prozessablauf Versendung von D s Tabelle 5: Notwendige Funktionen der einzelnen Komponenten Tabelle 6: Abkürzungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Verwaltungsorganisatorische Einordnung... 6 Abbildung 2: Lebenszyklus behördlichen Schriftguts... 9 Abbildung 3: grobe Systemarchitektur und Prozesse... 9 Letzte Änderung: /20

5 1 Einleitung Das vorliegende Dokument beschreibt die notwendigen Komponenten und deren Funktionen sowie die SOLL-Prozesse zur Veraktung und beweissicheren Aufbewahrung von D s im Landratsamt Weilheim-Schongau. Schwerpunkte bilden sowohl die technischen Funktionen und Abläufe als auch die bestehenden organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Das Konzept ist generisch formuliert und lässt sich auf die Veraktung und Langzeitspeicherung von D s unabhängig vom eingesetzten IT-Verfahren, in dem diese genutzt werden, anwenden. Letzte Änderung: /20

6 2 Grundlegender rechtlich-organisatorischer Rahmen Die öffentliche Verwaltung unterliegt als Teil der Exekutive gem. Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz dem Rechtsstaatsprinzip. Dieses beinhaltet insbesondere folgende Grundsätze: Gewaltenteilung (Legislative, Exekutive, Judikative), Vorrang und Vorbehalt des Gesetzes, Verhältnismäßigkeitsprinzip, Gewährleistung effektiven Rechtsschutzes sowie Rechtssicherheit, Vertrauensschutz und Rechtsklarheit. Aus dem Rechtsstaatsprinzip werden die Grundprinzipien des Verwaltungshandelns abgeleitet. Für die Schriftgutverwaltung ist dabei das Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns sowie das Prinzip der Aktenmäßigkeit hervorzuheben. Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns Aus dem Vorrang des Gesetzes ergibt sich das Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns. Für den Bereich der Schriftgutverwaltung und des Geschäftsgangs bedeutet dies: Sofern eine Rechtsvorschrift oder behördeninterne Regelung Anforderungen an die Schriftgutverwaltung und den Geschäftsgang festschreibt, sind diese durch die öffentliche Verwaltung zu beachten. Prinzip der Aktenmäßigkeit Die Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz sowie die Gewährleistung des effektiven Rechtsschutzes bedingen, dass die Verwaltung ihr Handeln in Akten dokumentiert. Das Prinzip der Aktenmäßigkeit beinhaltet folgende Grundsätze: Der Stand einer Sache muss jederzeit aus den Akten ersichtlich sein. Es dürfen keine Schriftstücke unbemerkt entfernt oder verändert werden. Alle entscheidungs- und damit aktenrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls sind in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Prinzipien lassen sich nur einhalten, wenn vollständige Akten geführt werden. Diese bilden die Grundlage zur Kontrolle des Verwaltungshandelns durch Aufsichtsbehörden oder Letzte Änderung: /20

7 Gerichte. Sie dienen damit der Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns und einer rechtmäßigen Verwaltungsarbeit. Das Prinzip der Aktenmäßigkeit ist für die gesamte Dauer, in der die Unterlagen für die behördliche Aufgabenerfüllung benötigt werden, sicherzustellen. Dies ermöglicht in der Folge eine beweissichere Verwaltungsarbeit sowohl elektronisch als auch in Papierform. So führt eine unvollständige und insoweit nicht ordnungsgemäße behördliche Schriftgutverwaltung zu einer Beweislastumkehr zuungunsten der Verwaltung 1. Das Landratsamt Weilheim-Schongau als Kommune bzw. Gebietskörperschaft gehört zur öffentlichen Verwaltung und unterliegt damit auch dem Prinzip der Aktenmäßigkeit. Die nachstehende Grafik verdeutlicht die Stellung des Landkreises Weilheim-Schongau der öffentlichen Verwaltung: Abbildung 1: Verwaltungsorganisatorische Einordnung 1 Vgl. OVG Greifswald: Umkehr der Beweislast bei nicht ordnungsgemäßer Aktenführung. NVwZ 2002 Heft 1 Letzte Änderung: /20

8 Rechtlichen Niederschlag findet das Prinzip der Aktenmäßigkeit insbesondere in folgenden Rechtsvorschriften: Rechtsgrundlage Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz Verwaltungsgerichtsordnung Zivilprozessordnung ( 286, 292, 371 ff.) Bürgerliches Gesetzbuch Signaturgesetz und Signaturverordnung Bundesdatenschutzgesetz und Bayerisches Datenschutzgesetz Bayerisches Archivgesetz Relevanter Inhalt Elektronische Kommunikation (Art 3a) Untersuchungsgrundsatz (Art. 24) Beweismittel im Verwaltungsverfahren (Art. 26) Akteneinsicht (Art. 29) Bestimmtheit und Form des Verwaltungsaktes (Art. 37) Behördliche Vorlage- und Auskunftspflicht ( 99) Unterlagen als Beweismittel im Gerichtsverfahren Anforderungen an privatrechtliche Geschäfte der Verwaltung insbesondere beim fiskalischen Handeln so z. B. Abschluss von Verträgen Formerfordernisse (z.b. 126 BGB) Anforderungen an die elektronische Signatur Schutz personenbezogener Daten bei der Verarbeitung durch die öffentliche Verwaltung: Anforderungen an die elektronische Akte hinsichtlich Berechtigungskonzept und Zugriffsschutz Anbietungspflicht aller Unterlagen, die für die laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (z. B. Art. 6 BayArchivG) Strafgesetzbuch 2 Verwahrungsbruch ( 133) Urkundsdelikte ( 276 ff.) 2 Die Regelungsinhalte beschreiben keine Voraussetzungen für die Schriftgutverwaltung, sondern sichern vielmehr die ordnungsmäßige Schriftgutverwaltung. Letzte Änderung: /20

9 Zur Erfüllung des Prinzips der Aktenmäßigkeit sind die Unterlagen und damit auch D s in ordnungsgemäßen Akten zu führen, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns gegenüber Dritten, so z. B. Prüfbehörden oder Gerichte zu dokumentieren. Hierfür sind alle wesentlichen Vorgänge in Niederschriften sowie Aktenvermerken festzuhalten und Schriftverkehr zu verakten. Damit sind behördliche Unterlagen, die Aktenrelevanz besitzen, in Akten und Vorgängen zu führen und in dieser Form vorzuhalten, solange diese für die laufende Aufgabenerfüllung von den aktenführenden Stellen (Behörden) benötigt werden. Dies umfasst regelmäßig die Aufbewahrung der Dokumente eines Vorgangs bzw. einer Akte in einem untrennbaren Zusammenhang. Die verteilte Aufbewahrung z.b. Laufwerk, Mailpostfach und DMS/VBS resp. eine Verknüpfung loser und verteilt aufbewahrter Dokumente via Links ist damit nicht möglich 3. Die Aktenführungspflicht gilt für die gesamte öffentliche Verwaltung unabhängig davon, ob spezifische Rechtsvorschriften für die Aufbewahrung bestehen. Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung muss dementsprechend die folgenden grundlegenden Anforderungen sicherstellen: Authentizität Integrität Verlässlichkeit (Nachvollziehbarkeit) Verkehrsfähigkeit und damit Vertrauenswürdigkeit. Die Anforderungen sind von der Entstehung bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen maßgeblich und deren Einhaltung ist zu gewährleisten. Dies erfordert, nach Abschluss der Akten und Vorgänge deren beweissichere Langzeitspeicherung und schlussendlich, nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen die Anbietung des Schriftguts gegenüber dem zuständigen Archiv, im Falle Weilheim-Schongau, dem Kreisarchiv Die nachstehende Grafik verdeutlicht diesen Lebenszyklus elektronischer Unterlagen 4 : 3 Vgl. u.a.: Schriftgutverwaltung nach DIN ISO Ein Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung. Hrsg. von Alexandra Lutz c/o Arbeitskreis Schriftgutverwaltung im DIN NABD 15. Berlin Vgl. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit. Baustein E-Akte. Berlin 2012 i.v.m. Roßnagel, Alexander et. al.: Langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Baden-Baden 2007 Letzte Änderung: /20

10 Abbildung 2: Lebenszyklus behördlichen Schriftguts Bei D s kann mit Blick auf den Einsatzzweck der sicheren elektronischen Kommunikation zur Übermittlung sensibler Daten bzw. behördlicher Entscheidungen i.d.r. von einer Aktenrelevanz ausgegangen werden. 3 Grobe Systemarchitektur und notwendige Rahmenbedingungen 3.1 Grobe Systemarchitektur Es wird von folgender grober Systemarchitektur und Rollen ausgegangen: Abbildung 3: Grobe Systemarchitektur und Prozesse Letzte Änderung: /20

11 Die Prozesse zwischen den Komponenten und Rollen werden unter Berücksichtigung der nachstehend dargelegten Rahmenbedingungen in Kap. 4 näher beschrieben. 3.2 Notwendige Rahmenbedingungen Grundlagen Die elektronische Kommunikation auf Basis von D ermöglicht zum einen die sichere und geschützte Übertragung elektronischer Unterlagen, zum anderen den beweissicheren Nachweis der Versendung, Zustellung oder Abholung der versendeten Dokumente. Hierfür tragen insbesondere die Bestätigungen gem. D -Gesetz 5 qualifizierte elektronische Signaturen, deren Erhaltung notwendig ist, um die entsprechenden Nachweise (Versendung, Zustellung, Abholung) langfristig gerichtsfest führen zu können und damit den Vorteil der De- Mail gegenüber der -Kommunikation für die gesamte Aufbewahrungsdauer der elektronischen Unterlagen nutzen zu können. Insofern sind, abhängig von den organisatorischen und technischen Gegebenheiten in der jeweiligen Behörde/Institution, spezifische organisatorische und technische Rahmenbedingungen erforderlich. Hierzu zählen z.b. die beweissichere Aufbewahrung von D s unter Erhaltung der bestehenden Beweiswerte 6 oder auch spezielle Zugriffsmechanismen, um die Integrität und Authentizität der D s sowie deren möglichen Anhängen langfristig zu erhalten. Im Folgenden werden die für den Landkreis Weilheim-Schongau erforderlichen grundlegenden organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen benannt Organisatorische Rahmenbedingungen Im Landratsamt Weilheim-Schongau liegt sowohl eine führende Papierakte als auch in einigen Organisationseinheiten die führende elektronische Akte (E-Akte) vor. Um die Veraktung und Langzeitspeicherung von D s ordnungsgemäß umzusetzen, wären dementsprechend die folgenden grundlegenden organisatorischen Rahmenbedingungen zu beachten und vor der Einführung von D zu regeln: Zentrale beweissichere Ablage der D -Originale sowie der möglichen Anhänge in jahrgangsweisen Sammelakten im Technischen Archiv von OS ECM o Zugriff auf das Technische Archiv ist auf die Registratur beschränkt o Verantwortung zur Bildung und Führung der jährlichen Sammelakte für die D -Original bzw. Originale möglicher Anhänge liegt bei der Registratur Bei führender Papierakte: Ablage der Kopien in der führenden Papierakte unter Angabe des Aktenzeichens der jahrgangsweisen Sammelakte um den Aktenzusammenhang zu den Originalen der D sowie der möglichen Anhänge zu gewährleisten Bei führender E-Akte: Veraktung der Kopie in der führenden E-Akte und Nutzung der automatisiert angelegten Verweiskopie zur Herstellung des Aktenzusammenhangs zu den Originalen der D sowie der möglichen Anhänge 5 Vgl. D -Gesetz vom 28. April 2011 (BGBl. I S. 666) 6 Vgl. 6 SigG und 17 SigV i.v.m. Roßnagel 2007 Letzte Änderung: /20

12 o Zugriff auf die Verweiskopien ist auf die Registratur beschränkt Signaturprüfung signierter D s bzw. signierter Anhänge sowie möglicher Bestätigungen gem. D -Gesetz erfolgt vor der Erzeugung des Hashbaums gem. ArchiSig-Prinzip im ProGov o Bei führender Papierakte: Ablage der Prüfberichte im untrennbaren Zusammenhang mit der D bzw. den Anhängen ohne die Integrität und Authentizität der signierten Teile zu verletzen im Technischen Archiv von OS ECM und parallel Ausdruck zur Ablage in der Papierakte unter Angabe des Aktenzeichens der jahrgangsweisen Sammelakte, um den Aktenzusammenhang zu den Originalen der D sowie der möglichen Anhänge zu gewährleisten o Bei führender E-Akte: Veraktung von Kopien in der führenden E-Akte und Nutzung der automatisiert angelegten Verweiskopie zur Herstellung des Aktenzusammenhangs zum Original des Prüfberichts Verortung der Verantwortlichkeit zur Überwachung der Sicherheitseignung der im ArchiSig-Modul verwendeten Algorithmen für den Archivzeitstempel (Krypto-Watch) Periodische Übersignierung und Hashwerterneuerung nach Ablauf der Sicherheitseignung der Signatur-/Hashalgorithmen gem. 6 SigG und 17 SigV Aussonderung der D s sowie möglicher Anhänge erfolgt im Aktenzusammenhang durch die Registratur nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen Gegenstand der Aussonderung ist o bei führender Papierakte: die Akte o bei führender E-Akte: der Vorgang Versendung der D nur unter Angabe des zugehörigen Aktenzeichens, um die Zuordnung möglicher Bestätigungen gem. D -Gesetz zu ermöglichen Organisatorische Regelung der in Kap. 4 beschriebenen Prozessabläufe und insbesondere Klärung, wie organisatorisch mit einer negativen Signaturprüfung umgegangen wird Technische Rahmenbedingungen Um die Veraktung und Langzeitspeicherung von D s ordnungsgemäß umzusetzen, wären die folgenden technischen Rahmenbedingungen zu beachten: OS ECM wird sowohl für das DMS/VBS als auch das Technische Archiv verwendet, es handelt sich dabei um zwei getrennte Ablagen eines Verfahrens Grundsätzlich beweissichere Ablage der D s im Technischen Archiv unter Verwendung von Merkle-Hashbäumen gem. ArchiSig-Prinzip zum hersteller- und datenträgerunabhängigen Schutz von Integrität und Authentizität der D s sowie möglicher Anhänge in Kombination mit dem ArchiSig-Modul des ProGov Hashbaum wird täglich aufgebaut Letzte Änderung: /20

13 Verwendung qualifizierter Zeitstempel mit Anbieterakkreditierung im ArchiSig-Modul des ProGov o Ziel sollte es sein, die Übersignierung nur beim Verlust der Sicherheitseignung der Signaturalgorithmen des Zeitstempels durchzuführen o Sofern nur ein qualifizierter Zeitstempel eines angezeigten Zertifizierungsdiensteanbieters (ZDA) verwendet wird, muss faktisch alle 5 Jahre übersigniert werden, da die zur Signaturprüfung notwendigen Verifikationsdaten nur 5 Jahre beim ZDA aufbewahrt werden. Bei ZDA mit Anbieterakkreditierung beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Verifikationsdaten 30 Jahre 7. Eine Speicherung der Verifikationsdaten bei den D s ist aktuell nicht möglich, da eine reine ArchiSig-Komponente verwendet wird und keine vollständige TR-ESOR-konforme Lösung, welche die Ablage der Verifikationsdaten in einem XAIP-konformen XML- Datencontainer ermöglichen würde. Insofern ist es empfehlenswert, die Lösung perspektivisch zu einem vollständigen TR-ESOR-konformen System auszubauen. Unterstützung der Beweiswerterhaltung durch die Möglichkeit, die Sicherheitseignung von Signatur- und Hashalgorithmen und deren Geltungsdauer im ProGov zu überwachen Die bei führender E-Akte angelegten Verweiskopien unterliegen einem besonderen Löschschutz, d.h. die Löschung ist nur der Registratur möglich. Bei Aussonderung wird, nach einer Abgabe der archivwürdigen Teile an das Kreisarchiv des Landkreises Weilheim-Schongau,: o bei führender Papierakte: das Original der D sowie möglicher Anhänge im Technischen Archiv und die Papierakte o bei führender E-Akte: das Original der D sowie möglicher Anhänge im Technischen Archiv und die Metadaten des Vorgangs der E-Akte dem Archiv übergeben bzw. datenschutzgerecht vernichtet. 7 Bei Betriebsaufgabe des ZDA werden bei ZDA mit Anbieterakkreditierung die Verifikationsdaten zudem durch die Bundesnetzagentur aufbewahrt, was bei angezeigten ZDA nicht der Fall ist. Letzte Änderung: /20

14 4 SOLL-Prozesse, notwendige Funktionen und Regelungen 4.1 Prozessbeschreibung Eingang von D s und Empfang von Bestätigungsnachweisen Grundsätzlich gilt der folgende Ablauf vom D -Gateway bis zum zuständigen Bearbeiter. Schritt Handlung Funktionale Angaben 1 Eingang der D 8 im D - Gateway 2 Abruf der D s im Pull- Verfahren 3 Vornahme Signaturprüfung bei: Bestätigungsnachweisen Signierter D und/oder Signierten Anhängen Das Ergebnis der Signaturprüfung wird der D hinzugefügt, ohne die Integrität und Authentizität der signierten Teile zu verletzen. 3 Erzeugung Hashwert für die De- Mail einschließlich ggf. bestehender Bestätigungen sowie dem Prüfbericht einer möglichen Signaturprüfung, Aufbau Hashbaum und Ablage Hashbaum im ArchiSig 5 Ablage der D einschl., möglicher Prüfprotokolle etc. im Technischen Archiv D -Provider ProGov ProGov ProGov (ArchiSig, Krypto-Modul) Ohne Zwischenspeicherung, direkt nach Übergabe der D aus dem D - Gateway ProGov Technisches Archiv OS ECM 6 Rückgabe der OS-ID (technische ID und menschenlesbare Form) 7 Weiterleitung Kopie der D einschl. Anhängen und Prüfberichten+OS-ID (OS-ID muss mindestens im Mailheader enthalten sein und in menschenlesbarer Form vorliegen) Technisches Archiv OS ECM ProGov 8 Die Ausführungen gelten sowohl für einfache D s als auch für D s einschl. etwaiger Bestätigungsoptionen. Letzte Änderung: /20

15 Schritt Handlung Funktionale Angaben 8 Weiterleitung D an Bearbeiterpostfach im Outlook ProGov Tabelle 1: Grober Prozessablauf Ablage von eingehenden D s Hinsichtlich der Veraktung von D s, ab Schritt 8, ist zwischen folgenden Anwendungsfällen zu unterscheiden: Führende Papierakte, Führende E-Akte im Fachverfahren und Führende E-Akte im DMS/VBS OS ECM. Führende Papierakte Schritt Handlung Funktionale Angaben, Rolle 9 Ausdruck der D einschl. aller Begleitdokumente und Veraktung 9 Parallel: Anlage und Führung jahrgangsweiser Sammelakten für die elektronischen Originale im Technischen Archiv OS ECM 10 Angabe des Aktenzeichens der jahrgangsweisen Sammelakte der Originale der D sowie möglicher Anhänge in der Papierakte als Verweis auf die Originaldokumente Outlook Zuständiger Bearbeiter Registratur Zuständiger Bearbeiter in Kommunikation mit der Registratur Tabelle 2: Veraktung bei führender Papierakte Letzte Änderung: /20

16 Führende E-Akte im DMS/VBS OS ECM Schritt Handlung Funktionale Angaben, Rolle 9 Ablage der D über die OS ECM- Mailintegration im zugehörigen Vorgang der der E-Akte des OS ECM 10 Eine Serverfunktion liest nun die OSID aus dem Mail-Header und erzeugt sofort ein Verweisdokument im zugehörigen Vorgang der E-Akte an Die Funktion der Verweisdokumente bedeutet für die Anwender zwei logisch verschiedene Objekte mit auch jeweils eigenen Rechten. Physikalisch existiert im OS ECM nur ein Dokument. Outlook OS ECM Zuständiger Bearbeiter Technisches Archiv OS ECM Tabelle 3: Veraktung bei führender E-Akte im DMS/VBS OS ECM Absendung von D s Schritt Handlung Funktionale Angaben 1 Absendung des D -Entwurfs Outlook 2 Weiterleitung des D -Entwurfs an ProGov Exchange 3 Prüfung, ob der Empfänger den Zugang für D eröffnet hat, und Weiterleitung ProGov an D -Gateway, ansonsten: Reaktion in der konfigurierten Form (Zurückweisung oder Versendung in der Form, für die der Zugang eröffnet wurde) 4 Erzeugung D und Versendung über den D -Provider; Rückgabe einer Kopie der versendeten D an ProGov D -Gateway 5 Wie Eingang von D s ab Schritt 2 D -Gateway Tabelle 4: Grober Prozessablauf Versendung von D s Letzte Änderung: /20

17 4.2 Notwendige Funktionen der einzelnen Komponenten Komponente Funktionen D -Gateway Schnittstelle ProGov Annahme D -Entwurf, Weiterleitung an D - Provider Rücksendung der erzeugten D eines D - Entwurf und Übergabe an ProvGov Übernahme empfangener D / Bestätigungen von D -Provider und Übergabe an ProGov ProGov Schnittstelle Exchange, Gateway, OS ECM Annahme D -Entwurf und Weiterleitung an De- Mail-Gateway ArchiSig-Funktionalität gem. TR-ESOR M.3 9 Kryptokomponente zur Signaturerzeugung, -prüfung sowie Erzeugung und Prüfung qualifizierter Zeitstempel gem. TR-ESOR M.2 10 epoststelle zur Prüfung der Berechtigung und Möglichkeit 11 zur Versendung von D s Aufnahme OS-ID und Weiterleitung an Exchange und Outlook Aufnahme eingehender D , Bestätigungen sowie Kopien versendeter D s Exchange Schnittstelle zu ProGov Weiterleitung D -Entwurf Aufnahme der Kopie der D Weiterleitung einer Kopie der im Technischen Archiv OS ECM abgelegten D an MS-Outlook Outlook Schnittstelle zu Exchange Aufnahme Kopie der D (empfangen oder versendet) einschließlich OS-ID Mailintegration in OS ECM D -Outlook-Plugin des D -Gateways des Providers 9 Vgl. BSI Technische Richtlinie Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul. Bonn Vgl. BSI Technische Richtlinie Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul. Bonn Möglichkeit meint hier die Prüfung, ob der Empfänger den Zugang zum Empfang von D s für den konkreten Anwendungsfall eröffnet hat. Letzte Änderung: /20

18 Komponente Funktionen DMS/VBS OS ECM Schriftgutverwaltung gem. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit 12 Technisches Archiv OS ECM Mailintegration Outlook Gewährleistung der definierten Zugriffsrechte Schnittstelle ProGov Aufnahme D einschl. etwaiger Anhänge und Signaturprüfberichte, Bestätigungen und Erzeugung OS-ID Anlage Verweisdokumente ohne physische Redundanz Gewährleistung der definierten Zugriffsrechte Tabelle 5: Notwendige Funktionen der einzelnen Komponenten 5 Langzeitspeicherung und Aussonderung von D s Die beweissichere Langzeitspeicherung der verakteten D s erfolgt im Aktenzusammenhang (bei führender Papierakte in der jahrgangsweisen Sammelakte) im OS ECM. Die Beweiswerterhaltung der einzelnen Dokumente wird zunächst getrennt vom DMS/VBS im ArchiSig-Modul des ProGov gelöst. Bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen muss dabei die Authentizität Integrität Verlässlichkeit (Nachvollziehbarkeit) Verkehrsfähigkeit und damit Vertrauenswürdigkeit der elektronischen Unterlagen gewährleistet sein. Hierfür sind durch den Landkreis die notwendigen Maßnahmen zur Daten- und Beweiswerterhaltung zu treffen. Hierzu zählen insbesondere: Nutzung etablierter Standards Nutzung dokumentierter, standardisierter Prozesse Regelmäßige Überwachung der technischen Entwicklung und frühzeitige Migration auf neue technische Umgebungen, Datenträger, Dateiformate etc. Aufbewahrung der Unterlagen in herstellerunabhängiger Form Vgl. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Berlin Die Umsetzung in einem selbsttragenden Archivdatenobjekts ist mindestens bei Aufbewahrungsfristen von mehr als 10 Jahren empfehlenswert. Letzte Änderung: /20

19 Periodische Übersignierung bzw. Erneuerung des Hashbaums im ArchiSig Bei Formatwechsel: Nutzung eines beweissicheren Transformationsverfahrens z.b. TransiDoc 14 oder Sicherung sowohl der transformierten Datei als auch des Originals 15. Die Aussonderung der D s im Aktenzusammenhang nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen gegenüber dem Kreisarchiv erfolgt aus OS ECM. In Abhängigkeit vom weiteren Rollout des DMS/VBS und der rein elektronischen Bearbeitung in der Kreisverwaltung sowie der damit verbundenen steigenden Menge heterogener aufzubewahrender elektronischer Unterlagen wird empfohlen, den perspektivischen Aufbau eines TR konformen zentralen Langzeitspeichers für alle elektronischen Unterlagen zu prüfen. Gegenwärtig erfolgt die Langzeitspeicherung verfahrensgebunden, was bei steigender Menge elektronischer Daten bei faktisch gleichen grundlegenden Anforderungen an die beweissichere Langzeitspeicherung die Nutzung von Synergieeffekten ausschließt und wirtschaftlich erfahrungsgemäß einen Mehraufwand darstellt. Mit Blick darauf, dass mit OS ECM sowie dem ProGov (Module ArchiSig und Krypto-Modul sind bereits vorhanden) die notwendigen technischen Voraussetzungen vorliegen bzw. nur begrenzte Erweiterungen erforderlich sind 16, könnte so mit begrenztem Aufwand ein Standardverfahren zur elektronischen Langzeitspeicherung gefunden werden. Zudem können so sowohl Signaturprüfdaten als auch die zur langfristigen Signaturprüfung notwendigen Verifikationsdaten gemeinsam mit den aufzubewahrenden Unterlagen in einem standardisierten XML-Datenpaket (XAIP) aufbewahrt und Unabhängigkeit von der Aufbewahrungsdauer der Verifikationsdaten beim ZDA oder dessen Betriebsaufgabe erzielt werden. Damit ist die Übersignierung tatsächlich nur noch beim drohenden Verlust der Sicherheitseignung der den verwendeten Signaturen und damit im Hashbaum nach ArchiSig derjenigen des Archivzeitstempels zugrundeliegenden Signatur- und Hashalgorithmen - also in eng begrenzten und überschaubaren Fällen notwendig. Die Langzeitspeicherung von D s könnte insofern als Einstieg bezeichnet werden, wobei die gewählten Prozesse potenziell auf andere Anwendungsfälle zur frühen 14 Vgl. Roßnagel, Alexander et. al.: Rechtssichere Transformation signierter Dokumente. Anforderung, Konzepte und Umsetzung. Baden-Baden Sofern die Originaldatei aufbewahrt wird besteht allerdings das Risiko, dass aufgrund der technischen Entwicklung deren Lesbarkeit nicht mehr gegeben ist. Mindestens bei der ersten Migration zur Datenerhaltung ist daher ein TransiDoc-konformes Transformationsverfahrens empfehlenswert. 16 Erweiterung des ProGov um ein ArchiSafe Modul gem. BSI Technische Richtlinie Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul. Bonn 2011 Letzte Änderung: /20

20 Beweissicherung besonders schützenswerter Dokumente (z.b. ersetzendes Scannen) als auch der Langzeitspeicherung aller elektronischen Unterlagen übertragen werden können Vergleichbare Projekte erfolgen aktuell u.a. beim Bundesministerium für Gesundheit einschließlich des Geschäftsbereichs sowie dem DVZ M-V für das Land Mecklenburg-Vorpommern. Letzte Änderung: /20

21 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung DMS/VBS OS TR VPS ZDA Erläuterung Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem Optimal Systems Technische Richtlinie Virtuelle Poststelle Zertifizierungsdiensteanbieter (TrustCenter) Tabelle 6: Abkürzungsverzeichnis Letzte Änderung: /20

22 Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern Internet: und Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Veröffentlicht Mai 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen direkt an die hier genannten Ansprechpartner. Verantwortlich für den Inhalt dieses Ergebnisdokumentes Landratsamt Weilheim-Schongau Herr Stephan Grosser Leiter der EDV, IT-Sicherheitsbeauftragter Geschäftsführer Kommunales Behördennetz (KomBN) Pütrichstraße Weilheim in Oberbayern Tel.: +49 (881) s.grosser@lra-wm.bayern.de D s.grosser@lra-wm.d .de Internet: Diese Veröffentlichung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt.