Modul 4. Teil Tabellenkalkulation - Vertiefung

Transkript

1 Modul 4 Teil 2 Tabellenkalkulation - Vertiefung

2 Version 3.0 Volkshochschule Götzis 2008, Alle Rechte vorbehalten.

3 Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel 2007 Vertiefung Schulungsunterlage Modul 4

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5 Vertiefungsstoff Excel als Datenbank Daten filtern und sortieren Teilergebnisse Neue Daten über Datenmaske erfassen Erweiterte Funktionen Nachschlag- und Referenzfunktionen SVERWEIS SVERWEIS - Beispiel WVERWEIS WVERWEIS - Beispiel Finanzmathematische Funktionen ZINS ZW (Zukunftswert) RMZ (Regelmäßige Zahlung) Datum- und Uhrzeitfunktionen Informationen zu Datumsangaben und Datumswertesystemen HEUTE JETZT KALENDERWOCHE WOCHENTAG Rechnen mit Uhrzeiten Zeiten summieren Mit Zeiten rechnen Die Zielwertsuche Zielwertsuche Beispiel Mehrfachoperationen Darlehensberechnung Berechnung mit unterschiedlichen Zinssätzen Berechnung mit unterschiedlichen Zinssätzen und Laufzeiten Pivot - Tabellen (Kreuztabellen) Ausgangsszenario Pivot-Tabelle erstellen Pivot-Tabellen ändern Berechnete Felder hinzufügen Pivot-Chart (Diagramm) erstellen Vorlagen aus dem Internet Übungen

6 Vertiefungsstoff 1. Excel als Datenbank Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel 2007, bieten umfangreiche Berechnungs- und Diagrammfunktionen zum Visualisieren und Bearbeiten von Tabellendaten. Sie können sich auch beim Speichern von Listen mit Informationen, z. B. Verteilerlisten oder Lagerbeständen, als nützlich erweisen. Da Ihre Anforderungen an Listen jedoch immer komplexer werden, kann es mit der Zeit schwierig werden, die Daten in einem Tabellenkalkulationssystem zu verwalten. Access 2007 ist für das Erstellen und Arbeiten mit komplexen Listen besser geeignet und stellt Ihnen leistungsstärkere Tools für das Eingeben, Ordnen, Verwalten und Suchen von Daten bereit. Kleinere Datenbestände lassen sich allemal komfortabel mit Excel verwalten. Verwenden Sie Excel, wenn folgende Bedingungen vorliegen:»sie» benötigen eine flache bzw. nicht relationale Ansicht Ihrer Daten (d. h. eine relationale Datenbank mit mehreren Tabellen ist nicht erforderlich).»dies» gilt insbesondere dann, wenn es sich hauptsächlich um numerische Daten handelt, z. B. bei der Verwaltung eines Finanzbudgets für ein bestimmtes Jahr.»Sie» möchten in erster Linie Berechnungen und statistische Vergleiche mit Ihren Daten durchführen, beispielsweise beim Aufstellen einer Kosten-/Nutzen-Analyse für den Budgetplan Ihrer Firma.»Die» Größe Ihrer Datenmenge ist überschaubar (nicht mehr als Zeilen). 1.1 Daten filtern und sortieren Dieses Thema wurde bereits in Modul 4 unter dem Punkt 1.23 behandelt. 1.2 Teilergebnisse Öffnen Sie die Exceltabelle schulerliste.xlsx aus dem Ordner Modul4-Vertiefung-Daten. Setzen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle in welcher sich Daten befinden. 1 Wählen Sie aus der Multifunktionsleiste Daten, den Eintrag Teilergebnis. 2 Legen Sie die Einträge wie nebenstehend dargestellt fest und klicken Sie auf. Um Teilergebnisse wieder zu entfernen wählen Sie die Schaltfläche. 6

7 3 Excel gruppiert nun die Daten und errechnet die jeweiligen Teilergebnisse. Immer wenn eine Gruppierung aktiviert ist, blendet Excel am linken Rand der Tabelle eine zusätzliche Symbolleiste ein. Damit können Sie die Gruppierungsebenen ein- oder ausblenden und damit die Teilergebnisse nach Ihren Wünschen gestalten. Probieren Sie die einzelnen Möglichkeiten aus. 1.3 Neue Daten über Datenmaske erfassen Um neue Daten zu erfassen oder bestehende zu ändern, eignet sich eine Datenmaske besonders gut. Im Prinzip ist die Datenmaske einfach ein Formular zur Datenbearbeitung. Wichtig ist, dass beim Aufruf der Datenmaske der Cursor in einem Bereich der Daten stehen haben. Um mit der Datenmaske zu arbeiten muss diese zuerst aktiviert werden. Rufen Sie den Excel Optionen Dialog auf Hier können Sie festlegen ob die Datenmaske immer, oder nur in der aktuellen Tabelle aktiviert sein soll. 4 Ab sofort steht Ihnen die Datenmaske in der Schnellstartleiste zur Verfügung. Ein Klick darauf öffnet diese. Sie können nun neue Daten erfassen, vorhandene ändern oder löschen. Über die Schaltfläche Kriterien können Sie in der Maske Suchbegriffe eingeben. 7

8 2. Erweiterte Funktionen Die wichtigsten grundlegenden Funktionen haben wird bereits in Modul 4 kennengelernt. Excel verfügt jedoch über eine geradezu unüberschaubare Funktionsvielfalt. Rund 600 Funktionen sind in Excel eingebaut. Über Finanzmathematik, Datums- und Zeitfunktionen bis zu speziellen Textfunktionen. An dieser Stelle sollen lediglich die gebräuchlichsten behandelt werden. 2.1 Nachschlag- und Referenzfunktionen Diese Funktionen dienen zum Suchen und zur Übergabe von Werten die aufgrund eines bestimmten Kriteriums in einer Tabelle gesucht werden SVERWEIS Im kaufmännischen Alltag muss man häufig Werte aus den verschiedensten Tabellen entnehmen. Sei es den Zollsatz für eine bestimmte Ware, den Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsbetrag für ein bestimmtes Gehalt, die anfallenden Kreditzinsen für eine bestimmte Darlehenshöhe etc. Dafür ist die Funktion SVERWEIS bestens geeignet. Arbeitsweise: Sucht in der am weitesten links gelegenen Spalte einer Tabelle nach einem Wert und gibt in der gleichen Zeile einen Wert aus einer von Ihnen angegebenen Spalte in der Tabelle zurück. Verwenden Sie SVERWEIS statt WVERWEIS, wenn sich Ihre Vergleichswerte in einer Spalte links von den Daten befinden, die Sie suchen möchten. Das S in SVERWEIS steht für Senkrecht SVERWEIS - Beispiel In unserem Beispiel nehmen wir an, dass Herr Mülleritsch, Chef einer fiktiven Firma, seinen Mitarbeitern am Jahresende einen Bonus von maximal einem halben Monatsgehalt ausbezahlt und zwar abhängig von der Anzahl der Fehltage. Je öfter man gefehlt hat, desto weniger Bonus erhält man. Wer zehn oder mehr Tage gefehlt hat bekommt keinen Bonus. Mit der Funktion SVERWEIS ist diese Problemstellung sehr einfach lösbar. Geben Sie untenstehende Daten ein. D2 bis D6 markieren und als Prozentwert formatieren. 8

9 Jetzt benötigen wir noch eine Liste, oder Hilfstabelle in der die Bonusstufen angeführt sind. Es ist vollkommen egal, in welcher Spalte oder Zeile sich diese Tabelle befindet. Wir müssen dem Programm später nur mitteilen, wo sich die Liste befindet. Beginnen wir in G2. Geben Sie nebenstehende Werte ein. Stellen Sie den Cursor nach D2 und geben Sie folgende Formel ein (Natürlich können Sie auch den Funktions-Assistenten verwenden!): =SVERWEIS(C2;$G$3:$H$11;2) Sieht auf den ersten Blick ziemlich verwirrend aus. Die Bestandteile der Formel bedeuten: SVERWEIS steht für SenkrechtVerweis, es soll also ein Wert senkrecht gesucht werden. Und zwar jener Wert, der zu der Zahl in C2 gehört. In unserem Beispiel steht in C2 eine 0. Diese 0 wird in der Tabelle, die von G3 bis (:) H11 reicht, in der 1. Spalte gesucht. Die Zahl daneben, bei uns 50, steht in der zweiten Spalte, (daher 2) und wird in die Zelle D2 übernommen. Jetzt wird die Formel bis D6 kopiert. Dafür, dass sich beim Kopieren der Formel der Hinweis auf den Ort unserer Bonusstufen-Liste (G3:H11) nicht ändert, sorgt das $-Zeichen ($G$3:$H$11). Nun bleibt nur noch in E2 der Bonusbetrag zu berechnen: =B2*D2. Hinweis: Wir hätten die Tabelle von G3 bis H11 auch markieren und mit einem Namen (z.b. Fehltage) versehen können (Einfügen/Namen). Dann würde unsere Suchformel so aussehen: =SVERWEIS(C2;Fehltage;2). Ebenso könnte sich die Tabelle mit den Bonusstufen auch auf einem anderen Tabellenblatt befinden. Die Formel würde dann folgendermaßen aussehen: =SVERWEIS(C2;Tabelle2!$A$1:$B$10;2). Eine weitere Möglichkeit wäre, auf die Angabe der Zeilennummer ganz zu verzichten und nur die Spalte anzugeben. =SVERWEIS(C2;Tabelle2!A:B;2) Damit könnten Sie später die Tabelle noch erweitern, also z.b. zusätzliche Bonusstufen einführen, ohne dass Sie die Formel ändern müssten. So sieht die Lösung aus. 9

10 2.1.2 WVERWEIS Sucht in der obersten Zeile einer Tabelle nach Werten und gibt dann in der gleichen Spalte einen Wert aus einer Zeile zurück, die Sie in der Tabelle angeben. Verwenden Sie WVERWEIS, wenn sich die Vergleichswerte in einer Zeile am Anfang einer Datentabelle befinden und Sie eine bestimmte Anzahl von Spalten nach unten durchsuchen möchten. Verwenden Sie SVERWEIS, wenn sich die Vergleichswerte in einer Spalte links neben den Daten befinden, die Sie durchsuchen möchten. Das W in WVERWEIS steht für Waagerecht WVERWEIS - Beispiel Ergebnis der Formel in Zelle E Finanzmathematische Funktionen ZINS Gibt den Zinssatz einer Annuität pro Periode zurück. Syntax: ZINS(Zzr;Rmz;Bw;Zw;F) Zzr gibt an, über wie viele Perioden die jeweilige Annuität (Rente) gezahlt wird. (Zzr = Anzahl der Zahlungszeiträume) Rmz ist der Betrag (Annuität), der in jeder Periode gezahlt wird. Dieser Betrag bleibt während der Laufzeit konstant. (Rmz = Regelmäßige Zahlung). Wenn Rmz nicht verwendet wird, müssen Sie das Argument Zw angeben. Bw ist der Barwert: der Gesamtbetrag, den eine Reihe zukünftiger Zahlungen zum gegenwärtigen Zeitpunkt wert ist. (Bw = Barwert) Zw ist der zukünftige Wert (Endwert) oder der Kassenbestand, den Sie nach der letzten Zahlung erreicht haben möchten. (Zw = Zukünftiger Wert) F kann den Wert 0 oder 1 annehmen und gibt an, wann die Zahlungen fällig sind. (F = Fälligkeit) also zu Beginn oder am Ende einer Zahlungsperiode. Siehe nebenstehendes Beispiel. 10

11 2.2.2 ZW (Zukunftswert) Gibt den zukünftigen Wert (Endwert) einer Investition zurück. Die Berechnung basiert auf regelmäßigen, konstanten Zahlungen und einem konstanten Zinssatz. Syntax ZW(Zins;Zzr;Rmz;Bw;F) Beispiel: RMZ (Regelmäßige Zahlung) Berechnet die konstante Zahlung einer Annuität pro Periode, wobei konstante Zahlungen und ein konstanter Zinssatz vorausgesetzt werden. Syntax RMZ(Zins;Zzr;Bw;Zw;F) Beispiel: 11

12 2.3 Datum- und Uhrzeitfunktionen Informationen zu Datumsangaben und Datumswertesystemen Microsoft Excel speichert Datumsangaben als fortlaufende Zahlen, so genannte serielle Werte. Standardmäßig hat der 1. Januar 1900 die Seriennummer 1 und der 1. Januar 2008 die Seriennummer 39448, da er genau Tage nach dem 1. Januar 1900 liegt. Excel speichert Uhrzeiten als Dezimalbrüche, da die Uhrzeit als Untermenge des Tages betrachtet wird. Weil Datums- und Uhrzeitangaben Werte sind, können sie addiert, subtrahiert und in anderen Berechnungen verwendet werden HEUTE Gibt die fortlaufende Zahl des heutigen Datums zurück. Eine fortlaufende Zahl ist eine Datums- oder Zeitangabe in der Kodierung, die Microsoft Excel für Datums und Zeitberechnungen verwendet. Syntax HEUTE( ) JETZT Liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit. Wenn für das Zellenformat vor der Eingabe der Funktion die Option Standard eingestellt war, wird das Ergebnis als Datum formatiert. Syntax JETZT( ) KALENDERWOCHE Gibt eine Zahl zurück, die angibt, in welche Woche des dazugehörigen Jahres das angegebene Datum fällt. Syntax KALENDERWOCHE(Datum;Rückgabe) Datum ist das Datum innerhalb der Woche. Datumsangaben müssen als Ergebnisse anderer Formeln oder Funktionen vorliegen. z.b.: HEUTE(). Rückgabe ist eine Zahl, durch die festgelegt wird, mit welchem Tag eine Woche beginnt. Die Standardeinstellung ist 1. 1 Eine Woche beginnt am Sonntag. Die Wochentage sind von 1 bis 7 nummeriert. 2 Eine Woche beginnt am Montag. Die Wochentage sind von 1 bis 7 nummeriert WOCHENTAG Wandelt eine fortlaufende Zahl in einen Wochentag um. Der Tag wird standardmäßig als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 1 bis 7 annehmen kann. Syntax WOCHENTAG(Datum;Typ) Typ gibt an wann die Woche beginnt (1=Sonntag, 2=Montag). 12

13 2.3.2 Rechnen mit Uhrzeiten Excel bietet die Möglichkeit mit Uhrzeiten zu rechnen. Nachfolgend zwei Möglichkeiten mit Excel Uhrzeiten auszuwerten: Zeiten summieren; mit Zeiten rechnen Zeiten summieren In dem oben gezeigten Beispiel wird in der Spalte A die Anfangsuhrzeit und in der Spalte B die Enduhrzeit eingegeben. In der Spalte C wird die angefallene Zeit mittels der Formel Endzeit Anfangszeit errechnet. Die angefallenen Zeiten werden mittels der Funktion SUMME ermittelt. Das errechnete Ergebnis ist erstmals falsch. Damit beim Summieren von Uhrzeiten die Stunden über 24 korrekt gerechnet werden, muss in der Summenzeile das benutzerdefinierte Format [h]:mm eingestellt werden Mit Zeiten rechnen In dem unten gezeigten Beispiel wird mit Zeiten gerechnet. Die angefallene Zeit wird mit dem Stundensatz multipliziert. Beim kopieren der Formel ist darauf zu achten, dass der Bezug zu dem Wert Stundensatz in Zelle E2 absolut gesetzt ist. Ferner ist zu beachten, dass das Ergebnis mit 24 multipliziert werden muss, da Uhrzeiten in Excel als Bruchteil eines Tages (24 Stunden =1, 12 Stunden = 0,5, 6 Stunden = 0,25) gerechnet werden. 13

14 3. Die Zielwertsuche Die Zielwertsuche dient zu einer Was Wäre Wenn Analyse Im unserem Beispielfall möchten wir untersuchen, wann der Gewinn auf 0 liegt, (Break-Even Analyse) Bauen Sie das Beispiel nach wie angezeigt. Beachten Sie vor allem die Formeln. In Zelle C5 steht erstmal eine beliebige Zahl, eine Art Platzhalter. Excel berechnet automatisch die Stückzahl die zur Erreichung der Gewinnschwelle notwendig ist. 1 2 Wählen Sie aus der Multifunktionsleiste Daten, den Eintrag Was Wäre Wenn Analyse und daraus den Menüpunkt Zielwertsuche. 3 Tragen Sie die Werte wie dargestellt ein. Mit dieser Aktion sagen wir Excel folgendes: Verändere die Stückzahlen in C5 so lange, bis im Ergebnis in F5 eine 0 berechnet wird. 4 Ändern Sie nun in Zelle B5 den Preis/Stück (Verkaufspreis) in 200 und führen Sie die Zielwertsuche erneut durch. 14

15 3.1 Zielwertsuche Beispiel Wie hoch muss die Ersteinzahlung sein, damit man nach fünf Jahren ein Guthaben von besitzt? 1 Legen Sie eine Tabelle an und führen Sie die notwendigen Berechnungen durch. 2 Fertige Tabelle. 3 Rufen Sie nun die Zielwertsuche auf, geben Sie nebenstehende Werte ein und bestätigen Sie diese. 4 Das Ergebnis: Veränderbare Zelle. Zielwert. Übung: Setzen Sie das Kapital in Zelle B3 auf zurück. Berechnen Sie mit der Zielwertsuche wie hoch die Verzinsung sein müsste, wenn Sie in 5 Jahren ein Kapital von erreichen wollen. 15

16 4. Mehrfachoperationen Für Kalkulationen (Was-Wäre-Wenn-Analysen) verfügt Excel über vier Werkzeuge: Mehrfachoperation, Zielwertsuche, Szenario-Manager und Solver. An dieser Stelle soll die Mehrfachoperation näher vorgestellt werden. Wenn Sie Informationen zur Zielwertsuche bzw. dem Szenario- Manager erhalten wollen, dann verwenden Sie am Einfachsten die Excel-Hilfe. Diese beiden Kalkulationswerkzeuge sind vom Prinzip her recht einfach zu bedienen. Üblicherweise werden für eine Berechnung in Excel eine Formel und Ausgangswerte benötigt. Die Formel liefert dann für die vorgegebenen Ausgangswert einen Ergebniswert (außer bei Matrix- Funktionen; dort erhalten Sie üblicherweise mehrere Ergebniswerte). Wenn Sie nun einen der Ausgangswerte verändern, dann erhalten Sie natürlich auch einen neuen Ergebniswert. Dazu müssen Sie einfach nur den gewünschten Ausgangswert ändern (Zelle auswählen, neuen Wert eintragen und die Eingabe bestätigen). Wenn Sie nun für einen bestimmten Ausgangswert unterschiedliche Werte ausprobieren wollen, um zu sehen, wie sich der Ergebniswert verändert, dann bietet es sich an, die verschiedenen Ausgangswerte und die zugehörigen Ergebniswerte in einer Tabelle zusammenzufassen. Dies können Sie mit Hilfe der Mehrfachoperation realisieren. Dabei haben Sie die Möglichkeit, lediglich für einen Ausgangswert neue Werte anzugeben oder für zwei Ausgangswerte. Im letzteren Fall erhalten Sie eine zweidimensionale Tabelle. Wenn Sie drei oder mehr Ausgangswerte gleichzeitig durchkalkulieren wollen, müssen Sie auf den Szenario-Manager zurückgreifen. Um die Vorgehensweise bei der Verwendung der Mehrfachoperation genauer erklären zu können, soll ein konkretes Beispiel verwendet werden. Dieses Beispiel ist aus der Finanzmathematik, die sich geradezu für Mehrfachoperationen anbietet (allerdings können Sie natürlich auch jede x-beliebige Formel für eine Mehrfachoperation verwenden). In diesem Beispiel wird die Excel-Funktion RMZ verwendet. Mit dieser Funktion kann die monatliche Rate berechnet werden. 4.1 Darlehensberechnung Gehen wir in diesem Beispiel mal davon aus, dass das Darlehen 5.000,00 beträgt. Die Laufzeit soll 36 Monate betragen. Der jährliche Zinssatz ist auf 10,00% festgelegt. Excel soll nun zunächst berechnen, wie hoch die Rückzahlung für den ersten Monat ist. Dazu werden die Daten in einer Tabelle eingetragen (siehe nachfolgende Abbildung): Hinweise: 1. Der Zinssatz (B1) muss durch 12 geteilt werden, da die Excel-Funktion sich in diesem Beispiel auf eine monatliche Rückzahlung bezieht, der Zinssatz aber für das ganze Jahr gilt. 2. Das Ergebnis der Berechnung hat ein negatives Vorzeichen und wird in der Farbe rot dargestellt, da Sie den Betrag an das Kreditinstitut zurückzahlen müssen. 16

17 Das die Formel etwas von der eigentlichen Tabelle abgerückt ist, hat seinen Grund. Das wird in dem Moment offensichtlich, wenn nun zwei der Ausgangswerte durchkalkuliert werden sollen. Beispielsweise soll für verschiedene Zinssätze und verschiedene Laufzeiten angezeigt werden, wie hoch die Rückzahlungen sind (Darlehenswert verändert sich nicht). Dabei sollen die unterschiedlichen Zinssätze in einer Spalte untereinander dargestell werden Berechnung mit unterschiedlichen Zinssätzen 1 Ergänzen Sie die Tabelle wie nebenstehend dargestellt. Markieren Sie die Zellen B5 bis C15. 2 Wählen Sie aus der Multifunktionsleiste Daten den Eintrag Was Wäre Wenn Analyse und daraus den Menüeintrag Datentabelle. 3 Tragen Sie in das Feld Werte aus Spalte den Bezug $B$1 ein, indem Sie einfach auf die entsprechende Zelle klicken. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit. Excel errechnet nun automatisch die entsprechenden Monatsraten bei unterschiedlichen Zinssätzen. Hinweis: Werte aus Spalte muss dann eingesetzt werden, wenn die Berechnung vertikal, also in einer Spalte erfolgen soll. Werte aus Zeile kommt dann zum Einsatz wenn Berechnungen horizontal erfolgen sollen. 17

18 4 Das Ergebnis Berechnung mit unterschiedlichen Zinssätzen und Laufzeiten Im nächsten Schritt wollen wir sowohl mit unterschiedlichen Zinssätzen und Laufzeiten rechnen. Damit die Mehrfachoperation auf die Problemstellung angewendet werden kann, müssen die Zinssätze und Laufzeiten in ganz bestimmte Zellen eingetragen werden. 1 Ergänzen Sie die Tabelle wie dargestellt. Markieren Sie die Zellen B5 bis H15. 2 Tragen Sie in das Feld Werte aus Zeile den Bezug $B$2 und in das Feld Werte aus Spalte den Bezug $B$1 ein, indem Sie einfach auf die entsprechenden Zellen klicken. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit. 18

19 3 Das Ergebnis. Zellen mit Währung formatiert. Nun können Sie mit den Zinssätzen und den Laufzeiten experimentieren. 5. Pivot - Tabellen (Kreuztabellen) Pivot-Tabellen stellen eine besondere Tabellenansicht dar. Sie können Daten aus Excel und anderen externen Datenquellen in verschiedenen übersichtlichen Formaten sowie verschiedenen Berechnungsmethoden zusammenfassen. Pivot-Tabellen ein nützliches Hilfsmittel zur Datenanalyse. Mit einer Pivot-Tabelle können Sie verschiedene Auswertungen durchführen:»gesamtergebnisse» von Spalten und Zeilen ermitteln»teilergebnisse» für einzelne Datenfelder bilden»spezielle» Berechnungen durchführen»daten» zusammenfassen»wichtige» Datenbereiche einblenden und Daten filtern»durch» Änderung des Layouts können Sie die Daten aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Aus folgenden Datenquellen können Sie Pivot-Tabellen erstellen:»excel-datenbanken» bzw. -Listen»Externe» Datenquellen»Mehrere» Konsolidierungsbereiche»Andere» Pivot-Tabellen. 5.1 Ausgangsszenario Nehmen wir einmal an Sie betreiben eine Mensa an einer größeren Schule. Die Schüler können sich online anmelden und aus den Anmeldungen erstellen Sie eine Exceltabelle. Diese wollen Sie nun mittels einer Pivottabelle analysieren. Öffnen Sie die Exceltabelle essen.xlxs aus dem Ordner Modul4-Vertiefung-Daten. Die Tabelle ist einfach gestrickt und enthält die Namen der Schüler, die jeweilige Klasse sowie die Bestellung des Essen für den jeweiligen Tag. Dabei wird unterschieden zwischen einem normalen Menü und einem Vegetarischen Menü. Die Tabelle wurde der Einfachheit halber gekürzt. 19

20 5.1.1 Pivot-Tabelle erstellen Aufgabenstellung:»Wieviele» Essen wurden pro Klasse bestellt?»an» welchem Tag werden wieviele Essen benötigt? 1 2 Wählen Sie aus der Multifunktionsleiste Einfügen den Eintrag Pivot Tabelle. 3 Belassen Sie die Einstellungen. Achten Sie jedoch darauf, dass Neues Arbeitsblatt aktiviert ist. 4 Aktivieren Sie in der PivotTable Feldliste am rechten Bildschirmrand die Einträge Klasse, Menü und Vegetarisch. Excel summiert sofort die bestellten Essen der jeweiligen Klassen. Excel legt automatisch ein neues Tabellenblatt an. Benennen Sie dieses in Pivottabelle um. 20

21 Damit ist Teil 1 unserer Aufgabe erledigt. Im nächsten Schritt wollen wir wissen wieviele Essen an den jeweiligen Tagen bestellt wurden. Eine notwendige Information für die Küche. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Deaktivieren Sie den Eintrag Klasse und aktivieren Datum. Damit ist Teil 2 unserer Aufgabenstellung gelöst Pivot-Tabellen ändern Nun wollen Sie wissen welche Klassen an welchem Tag wieviele Essen bestellt haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Aktivieren Sie den Eintrag Klasse und ziehen Sie das Feld Klasse in den Bereich Spaltenbeschriftungen. Excel bildet nun die Vertikalen als auch die Quersummen. Wenn Sie z.b. nur die Menüs wissen wollen, klicken Sie Vegetarisch einfach weg Berechnete Felder hinzufügen Nun wollen sie wissen wieviele Essen gesamt bestellt wurden und den Wert berechnen. Pro Essen (Menü oder Vegetarisch) verlangen Sie 6,50. 1 Wählen Sie aus der Multifunktionsleiste PivotTable-Tools den Eintrag Formeln und daraus den Menüpunkt Berechnetes Feld. Hinweis: Die PivotTable-Tools Leiste wird eingeblendet sobald Sie in einen Bereich der Pivot- Tabelle klicken. 21

22 2 Geben Sie nebenstehende Werte ein und klicken Sie auf Hinzufügen. 3 Geben Sie nebenstehende Werte ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie auf O.K. Excel berechnet automatisch die ersprechenden Werte und stellt diese dar Pivot-Chart (Diagramm) erstellen Im Grunde genommen funktioniert dies genau wie das erstellen einer normalen Tabelle, mit dem Unterschied, dass Excel ein Diagramm erzeugt. 1 Wählen Sie das Tabellenblatt Essen aus und achten Sie darauf dass der Cursor irgendwo in der Tabelle mit den Daten steht. 2 Wählen Sie aus der Multifunktionsleiste Einfügen den Eintrag Pivot Tabelle und daraus den Menüpunkt PivotChart.. 3 Belassen Sie die Einstellungen. Achten Sie jedoch darauf, dass Neues Arbeitsblatt aktiviert ist. 4 Aktivieren Sie in der PivotTable Feldliste am rechten Bildschirmrand die Einträge welche Sie im Diagramm sehen wollen. Excel summiert sofort die entsprechenden Werte und erzeugt zusätzlich noch ein Diagramm. Diese können Sie nun mit den normalen Diagrammwerkzeugen bearbeiten. Siehe dazu Modul2-Teil1 ab Seite

23 5 Das fertige Diagramm 6. Vorlagen aus dem Internet Excel 2007 bringt für die wichtigsten Aufgaben bereits einige sehr brauchbare Tabellen mit. Richtig interessant wird s aber, wenn Sie sich einmal das Angebot unter Office Online ansehen: Hier finden sich völlig gratis jede Menge vorgefertigter Tabellen für nahezu jeden Zweck. Öffnen Sie Excel Eine Internetverbindung sollte bestehen. Klicken Sie dann auf die Office Schaltfläche und anschließend auf Neu. Klicken Sie im folgenden Fenster auf einen der Einträge unter Microsoft Office online. Sie bekommen nun die von Office Online bereitgestellten Vorlagen gezeigt, wenn Sie auf eines der kleinen Beispielbilder klicken. Haben Sie eine Vorlage gefunden und per Klick ausgewählt, klicken Sie auf. Das folgende Fenster weist Sie darauf hin, dass zunächst Ihre Office-Version auf Echtheit überprüft wird. Damit Sie von dieser Meldung in Zukunft verschont bleiben, aktivieren Sie das Kästchen und bestätigen Sie anschließend die Eingabe. Die betreffende Vorlage wird nun heruntergeladen und automatisch geöffnet. Anschließend können Sie sie nach Belieben bearbeiten. Speichern Sie die Vorlage unter einem passenden Namen. 23

24 Übungen Beispielname: Aufgabenstellung: Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: Beispielname: Aufgabenstellung: Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: Datenbank a) Sortieren Sie die Datenbank nach KLASSE aufsteigend. b) Für die Spalten Menue und Vegetarisch sollen nach jeder Klasse die Zwischensumme und am Ende der Tabelle die Gesamtsumme berechnet werden. Verwenden Sie dazu das Werkzeug Teilergebnisse. Essen.xlsx Essen-Lösung.xlsx SVERWEIS Die Mieter einer Wohnanlage haben abhängig von der Wohnungsgröße und Lage der Wohnung unterschiedliche Betriebskosten zu bezahlen. Die Heizkosten betragen für eine Wohnung mit 30 m monatlich, ab 50 m , ab 70 m , ab 90 m und ab 120 m Die Liftgebühren steigen mit zunehmender Stockwerkszahl. Befindet sich die Wohnung im 1. Stock beträgt die Gebühr monatlich 10.-, ab dem 3. Stock 20.-, ab dem 5 Stock 35.- und ab dem 7. Stock a) Ordnen Sie die Mieternamen alphabetisch. b) Legen Sie eine Suchtabelle an. c) Berechnen Sie die Spalten D, E und F. Sverweis.xlsx Sverweis-Lösung.xlsx Beispielname: Aufgabenstellung: Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: Finanzmathematik - Funktion ZW Sie legen monatlich einen Betrag von an. Sie zahlen diesen Betrag 2 Jahre Die Fixzinsen betragen 5% pro Jahr. a) Wie hoch ist Ihr Kapital nach 2 Jahren?(KEst. wird nicht berücksichtigt) Selbst zu erstellen Finanzmathematik-Lösung.xlsx / Tabellenblatt: ZW Beispielname: Aufgabenstellung: Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: Finanzmathematik - Funktion ZINS Sie haben ein Darlehen über aufgenommen. Die Laufzeit beträgt 4 Jahre. Monatlich können Sie zurückzahlen. Wie hoch ist der monatliche bzw. jährliche Zinssatz dieses Darlehens? Selbst zu erstellen Finanzmathematik-Lösung.xlsx / Tabellenblatt: ZINS 24

25 Beispielname: Aufgabenstellung: Finanzmathematik - Funktion RMZ Sie wollen ein Darlehen über aufnehmen. Die Laufzeit beträgt 5 Jahre. Der Zins über die gesamte Laufzeit beträgt 5,75% Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: a) Wie hoch ist die monatliche Rückzahlung? Selbst zu erstellen Finanzmathematik-Lösung.xlsx / Tabellenblatt: RMZ Beispielname: Aufgabenstellung: Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: Zielwertsuche/RMZ Sie wollen ein Darlehen über aufnehmen. Die Laufzeit beträgt 20 Jahre. Der Zins über die gesamte Laufzeit beträgt 5,75% Berechnen Sie die monatliche Rate. Ihr Budget lässt nur eine Monatsrate von zu. a) Wie hoch kann der Kreditbetrag maximal sein um diese Vorgabe einzuhalten? Zielwertsuche.xlsx Zielwertsuche-Lösung.xlsx Beispielname: Aufgabenstellung: Mehrfachoperationen Sie wollen monatlich ansparen. Die Laufzeit beträgt 2 Jahre. Der Zins über die gesamte Laufzeit beträgt 5% a) Berechnen Sie das angesparte Kapital nach 2 Jahren, inkl. Zinsen. b) Wie wirken sich unterschiedliche Zinssätze auf das Endkapital aus? Berechnen Sie das Endkapital mit den Zinssätzen 2,5%, 3% usw. bis 7%. c) Wechseln Sie zum Tabellenblatt Aufgabe 2 d) Wie wirken sich unterschiedliche Zinssätze auf das Endkapital aus? Berechnen Sie das Endkapital mit den Zinssätzen 1,5%, 2% usw. bis 8%. e) Wie wirkt sich ein längerer Ansparzeitraum auf das Endkapital aus? Berechnen Sie das Endkapital mit den Monaten 12, 24, 36, 48, 60, 72, 84, 96, 108,120 bei gleichbleibenden Zinsen. f) Wie wirkt sich ein anderer Sparbetrag auf das Endkapital aus? Berechnen Sie das Endkapital mit den monatlichen Sparraten von 100, 150, 200, 250, 300, 350, 400, 450 und 500 bei gleichbleibenden Zinsen. Benötigte Datei(en): Mehrfachoperationen.xlsx/Tabellenblatt: Aufgabe 1 und Aufgabe 2 Lösungsdatei: Mehrfachoperationen-Lösung.xlsx 25

26 Beispielname: Aufgabenstellung: Benötigte Datei(en): Lösungsdatei: Pivot-Tabelle Erstellen Sie eine Pivottabelle mit folgenden Vorgaben: siehe untenstehende Darstellungen a) vertikal die Sachbearbeiter - horizontal die Firmen b) vertikal die Firmen - horizontal die Sachbearbeiter c) Erstellen Sie ein Pivot-Chartdiagramm welches die Verteilung der Umsätze der einzelnen Firmen als Tortendiagramm darstellt. Bestell-Liste.xlsx Bestell-Liste-Lösung.xlsx/ Tabellenblätter: Aufgabe a, Aufgabe b, Aufgabe c Darstellung Aufgabe a) Darstellung Aufgabe b) Darstellung Aufgabe c) 26

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