Arbeitskreis Hochschulrechnungswesen und Steuern der deutschen Universitätskanzler. Protokoll

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1 Der Kanzler Arbeitskreis Hochschulrechnungswesen und Steuern der deutschen Universitätskanzler Protokoll zur 22. Sitzung des Arbeitskreises am an der TU Dresden Tagesablauf (Moderation: Sprecher Wolf-Eckhard Wormser) Herr Wormser begrüßt die Teilnehmer und Gäste des Arbeitskreises und stellt die Tagesordnung vor (Teilnehmerliste unter Anlage 1): TOP 1 TOP 2 TOP 3 TOP 4 TOP 5a TOP 5b Auswertung der Erhebung zum Ressourcenbedarf im Rahmen der kaufmännischen Rechnungslegung und des Steuerwesens Zusätzliche Auswertungen Herr Gilch, HIS GmbH Zum Stand der Einführung der Vollkostenrechnung an der Universität Mainz Frau Liebscher, Universität Mainz Fraunhofer-Kostenrechnung Herr Suttner, Fraunhofer-Gesellschaft Verschiedenes Beratung der teilnehmenden Kanzlerinnen und Kanzler und ihrer dafür benannten Vertreter parallele Sitzung der Arbeitsgruppe des Arbeitskreises Erfahrungsaustausch zum Thema Vollkostenrechnung/Trennungsrechnung auf Arbeitsebene

2 Ergebnisse Das Protokoll der 21. Sitzung liegt erst im Entwurf vor. Die Bestätigung erfolgt auf der nächsten Sitzung. Die Tagesordnung wird bestätigt. Ad TOP 1 Auswertung der Erhebung zum Ressourcenbedarf im Rahmen der kaufmännischen Rechnungslegung und des Steuerwesens Zusätzliche Auswertungen Herr Gilch stellt die Ergebnisse der zusätzlichen Auswertungen zur Erhebung zum Ressourcenbedarf im Rahmen der kaufmännischen Rechnungslegung und des Steuerwesens vor. Diese Aussagen beziehen sich in erster Linie auf die notwendige Qualifikation des Personals und die Eingruppierung. Es ist festzustellen, dass sich die Voraussetzungen für die Umstellung auf das kaufmännische Rechnungswesen an den Hochschulen sehr unterschiedlich gestaltet. Es liegen sowohl heterogene interne Strukturen vor, als auch verschiedene persönliche Kompetenzen der Mitarbeiter. Eine Abhängigkeit besteht außerdem zu den bereits vor der Umstellung eingesetzten Controllinginstrumenten, wie z. B. der KLR und der Inventarisierung. Waren diese Instrumente bereits im Einsatz, verursachte die Umstellung weniger Aufwand. Dies führt letztlich dazu, dass keine generelle Aussage zu einem erhöhten Personalbedarf getroffen werden kann. Es wird jedoch festgestellt, dass die Hochschulen mit der Umstellung Kompetenzen zum Aufbau einer Finanzbuchhaltung, für die Erstellung der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses und für die steuerliche Abwicklung brauchen. Als Mindestausstattung und Erfolgsfaktor für eine funktionsfähige Finanzbuchhaltung nannten die Hochschulen das Vorhandensein eines Bilanzbuchhalters, eines gelernten Buchhalters und eines Steuerfachangestellten. Verallgemeinerte Aussagen sind auch zur Eingruppierung des Personals nicht möglich. Die Frage der Eingruppierung ist stark abhängig von der organisatorischen Ausgestaltung des Rechnungsbearbeitungsprozesses. Generell wird festgestellt, dass die Größe der Hochschule einen maßgeblichen Einfluss auf die Anzahl der Mitarbeiter in der Buchhaltung hat. Des Weiteren nehmen tendenziell die Anzahl an automatische Buchungen und der Grad der Vernetzung der Systeme und der Automatisierungsgrad in der Buchhaltung zu. Eine Überprüfung bzw. Verfeinerung der statischen Methoden, die für die Auswertungen herangezogen wurden, führen zu keinen größeren Veränderungen der Ergebnisse. Das Zeitfenster für die Präsentation der Ergebnisse des Arbeitskreises Hochschulrechnungswesen und Steuern auf der Jahrestagung der Universitätskanzler ist sehr kurz. Damit können nur wenige Aussagen zusammengefasst getroffen werden. Auf der HIS-Tagung zum Thema Rechnungswesen werden die Ergebnisse in einem gemeinsamen Vortrag von Herrn Wormser und Herrn Gilch vorgestellt. 2

3 Ad TOP 2 Zum Stand der Einführung der Vollkostenrechnung an der Universität Mainz Frau Liebscher, Johannes-Gutenberg-Universität Mainz, berichtet über die Abrechnung der indirekten Kosten nach einer Simplified Method im Rahmen des 7. EU- Rahmenprogramms. Der Vortrag liegt als Anlage 3 bei. In der Diskussion wird die Frage nach Trennung von Lehre und Forschung gestellt. An der Universität Mainz erfolgt eine prozentuale Trennung auf der Basis der Kapazitätsrechnung. Die Anteile der Lehre werden bei der Abrechnung der indirekten Kosten nicht berücksichtigt. Herr Dr. Bartholmé erläutert daraufhin, dass in Thüringen (außer TU Ilmenau) auf den Forschungskoeffizienten des statistischen Bundesamtes zur Aufteilung der Kosten in Lehre und Forschung zurückgegriffen wird. Um eine Größenordnung für den Forschungsanteil an den Hochschulen zu erhalten, haben die Kultusminister 1990 beschlossen, den Forschungsanteil mit Hilfe eines Forschungskoeffizienten rechnerisch zu ermitteln, der ursprünglich zur Datengewinnung für die internationale Forschungsstatistik gedacht war. 1 Diese Vorgehensweise bringt qualitativ keine besseren Aussagen, ist aber eine pragmatische Herangehensweise und liefert eine geringe Angriffsfläche. Auch in Brandenburg dienen die Forschungskoeffizienten der Trennung von Lehre und Forschung. Für die Beantragung werden die Overheadsätze je Fachbereich herangezogen, was auch der Anforderung der EU entspricht, die den Ansatz differenzierter Sätze ermöglicht und auch verlangt, sofern die Sätze je Fach gebildet werden können. Die Diskussion greift die möglichen Zielkonflikte auf, die ggf. durch hohe direkte Kosten und geringere Overheadsätze bzw. geringere direkte Kosten und höheren Overheadsätzen entstehen können. Ein wichtiges Kriterium zur Beurteilung, welche Variante gewählt werden sollte, ist u. a. auch die Durchsetzbarkeit beim Geldgeber. Ad TOP 3 Fraunhofer-Kostenrechnung Herr Suttner stellt anhand einer Präsentation die Kostenrechnung der Fraunhofer- Gesellschaft vor. Er stellt dabei heraus, dass die Kostenrechnung nach einer einheitlichen Methode durchgeführt und für verschiedene Zwecke genutzt wird. In der Diskussion werden die Unterschiede bezüglich der Rahmenbedingungen für die Rechnungslegung im Allgemeinen und für die Kostenrechnung zwischen den Universitäten und der Fraunhofer-Gesellschaft herausgearbeitet. Dabei handelt es sich zum einen um die 1 Vgl. Beschluss der KMK vom zur Berechnung von Forschungs- und Entwicklungskoeffizienten im Hochschulbereich. Entsprechende Koeffizienten für den gesamten Hochschulsektor in Deutschland werden vom Statistischen Bundesamt in der Fachserie 11, Reihe 4.3 Hochschulstatistische Kennzahlen veröffentlicht. 3

4 Berechtigung zum Vorsteuerabzug, zum anderen um die in die Gemeinkosten einzubeziehenden Sachverhalte (Erstausstattung). Diese Sachverhalte haben Einfluss auf die Höhe der Zuschlagssätze und könnten zu Wettbewerbsvorteilen für die Fraunhofer-Gesellschaft führen. Bei der Fraunhofer-Gesellschaft wird eine generelle Zeitaufschreibung durchgeführt mit dem Ziel, möglichst alle Stunden projektbezogen zu erfassen. Die Basis bildet die tarifliche Arbeitszeit, da die Verrechnung der Kosten im Vordergrund steht. Der Stundensatz wird entsprechend festgelegt. In der Frage einer Abweichung der Projektabrechnung von der Projektkalkulation trägt die Fraunhofer-Gesellschaft das Risiko, wenn die Kalkulation unterhalb der tatsächlichen Kosten liegt. Ziel ist eine möglichst realistische Kalkulation ohne systematische Fehler. Herr Wormser äußert die Bitte, ob dem Arbeitskreis nach entsprechender Prüfung Anschauungsmaterial zu Zeitaufschreibungen und/oder Betriebsvereinbarungen zum Thema Zeitaufschreibungen zur Verfügung gestellt werden können und bedankt sich bei Herrn Suttner. Ad TOP 4 Verschiedenes Frau Eckert, BTU Cottbus, weist auf eine Umfrage der KMK zur Abgrenzung von wirtschaftlicher und nichtwirtschaftlicher Tätigkeit hin. Herr Bartholmé, Universität Jena, spricht den Umgang mit Gewinnen aus BgAs und deren Verteilung innerhalb der Hochschule an, da hier neben Verteilungsaspekten auch steuerrechtliche Aspekte zu berücksichtigen sind. Werden Gewinne aus BgAs entnommen (egal ob zentral oder dezentral), sind diese zu versteuern. Die nächste Sitzung des Arbeitskreises findet am 17. November in Freiburg im Rahmen der Arbeitstagung Besteuerung von Hochschulen statt. Der AK trifft sich voraussichtlich von 9:30 Uhr bis 10:30 Uhr separat und nimmt ab 10:45 Uhr an der Steuertagung teil. Herr Wormser bittet darum, dass Fragen das Steuerthema betreffend bereits vorab an Herrn Prof. Kessler gestellt werden. Die Fragen werden dann in einem Forum auf der Tagung beantwortet. Ad TOP 5a Beratung der teilnehmenden Kanzlerinnen und Kanzler und ihrer dafür benannten Vertreter In diesem Teil der Sitzung wird nochmals die Frage beraten, welche Ergebnisse der Befragung zum Ressourcenbedarf auf der Jahrestagung der Kanzler präsentiert werden sollen. Es wird festgestellt, dass eine generelle Empfehlung des AK nicht gegeben werden kann. Vielmehr können die Ergebnisse als Orientierung angesehen werden. Außerdem wird auf- 4

5 gezeigt, welche Qualifikationen für die Rechnungslegung nach kaufmännischen Grundsätzen unbedingt erforderlich sind. Herr Gilch wird zudem prüfen, ob eine Verbindung zu den Ergebnissen der bisher vorliegenden Verwaltungsbenchmarks hergestellt werden kann (Größenordung der Buchhaltung im Vergleich zur Größe der Hochschule). Als neue Themen sollte der Arbeitskreis in den nächsten Sitzungen Folgende aufgreifen: - Berichtspflichten an den Hochschulrat und im Allgemeinen - Bilanzierungsspielregeln und -räume Dazu sollte ggf. ein Unterarbeitskreis gebildet werden, in dem auch ein Wirtschaftsprüfer mitwirkt. Es ist geplant, im Rahmen der Steuertagung ein informelles Treffen der Kanzler am Abend des 16. oder 17. November durchzuführen. Ad TOP 5b Parallele Sitzung der Arbeitsgruppe des Arbeitskreises Im Rahmen der Arbeitsgruppe wird darauf hingewiesen, dass der nächste Termin am in Freiburg überschneidungsfrei zur Steuertagung organisiert werden sollte. Folgende Themenvorschläge für die nächsten Sitzungen werden diskutiert: - Bilanzierungsspielräume - Berichtswesen (Vorbesprechung für weiteres Vorgehen in der nächsten Sitzung) - Verfahren zur Trennung von Lehre und Forschung im Rahmen der KLR, Trennungsrechnung sowie 7. EU-Rahmenprogramm (Erstellung eines Fragebogens durch TU Dresden) - Unterschiedliche Anforderungen / Rechtgrundlagen der verschiedenen Geldgeber im Rahmen der Trennungsrechnung und des Preisrechtes (Darstellung des Ist- Zustandes in einer Synopse, Aufzeigen der Probleme) wird durch die TU Braunschweig, Herrn Hauck zur übernächsten Sitzung vorbereitet gez. Wolf-Eckhard Wormser Vorsitzender gez. Quehl Protokoll Anlagen: Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3 Anlage 4 Teilnehmerliste Ergebnisse der Erhebung des Ressourcenbedarfs Abrechnung der Indirekten Kosten nach einer Simplified Method an der Universität Mainz Die Fraunhofer-Kostenrechnung 5