Impressum. Inhalt. 2012: Bildungsverlag EINS GmbH. Excel 2010:... Seite 1 Vorkalkulation Eine Pivot-Tabelle erstellen Jürgen Nikolka

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1 Liebe Leserinnen und Leser, in unserem Modellunternehmen, der Firma Melzer GmbH & Co. KG bekommt der Auszubildende Marcus Schilling von seiner Vorgesetzten den Auftrag, eine Excel-Tabelle zu erstellen, mit der die Angebotspreise für eine neue Rasenmäher-Serie im Rahmen der Zuschlagskalkulation genau bestimmt werden können. In der kaufmännischen Praxis ist es üblich, dass Geldbeträge auf die zweite Stelle hinter dem Komma auf- oder abgerundet werden. Da Excel aber unabhängig von dem in der Zelle angezeigten Betrag für jede weitere Berechnung die exakte Zahl mit allen Nachkommastellen verwendet, kann es dadurch zu einem falschen Endergebnis kommen. In dem Beispiel wird gezeigt, wie mit der Runden-Funktion die Berechungen nur mit den angezeigten Nachkommastellen durchgeführt werden, sodass das Ergebnis auf die in der Tabelle angegebene Anzahl der Nachkommastellen auf- oder abgerundet wird. Wer Entscheidungen treffen muss, benötigt Datenmaterial, das vollständig und optisch ansprechend aufbereitet sein muss. Um große Datenmengen schnell, flexibel und zielgerichtet auswerten und analysieren zu können, sind PivotTable-Berichte ideal. PivotTable-Berichte können lange Listen komprimieren und verfügen über ein Analysetool, mit dem zur Auswertung mit dem Mauszeiger Zeilen und Spalten vertauscht werden können. Aufgrund dieser Funktion eignet sich der PivotTable-Bericht ganz hervorragend, um Umsatztabellen, Verkaufszahlen, Personaldaten, Bestelltabellen oder Controlling-Kennzahlen auswerten zu können. Beispielhaft wird dies an der Marketing-Abteilung der Firma Melzer GmbH & Co. KG erklärt, die mithilfe der Umsatzstatistik zu den Verkaufzahlen einzelner Produkte ein neues Marketingkonzept entwickeln möchte. Neben der Umsatzstatistik liefern auch die Absatzzahlen der einzelnen Verkäufer wertvolle Informationen. Die Daten aus der Produkt-Umsatzstatistik und die Absatzzahlen der Impressum Bildungsverlag EINS GmbH Hansestraße 115, Köln Copyright 2012 Bildungsverlag EINS GmbH Best.-Nr Autorenteam: Angela Germer, Jürgen Nikolka, Hannelore Schindelasch Foto: Robert Schneider, Greifswald-Wick: S. 24 Erscheinungsweise: Viermal jährlich Jahresabonnement: 4 Hefte pro Jahr EUR 39,45 einschließlich Porto und MwSt. Einzelpreis ohne Abonnement: EUR 12,95 einschließlich Porto und MwSt. Referendare erhalten bei Abonnement ein Heft kostenlos (Bescheinigung bitte beilegen). Kündigung des Abonnements: 6 Wochen vor Ende des Kalenderjahres Trotz gewissenhafter Bearbeitung aller Infos keine Gewähr. kann nur vom Abonnenten (natürl. Person) für eigene Unterrichtszwecke kopiert werden. Alle darüber hinausgehenden Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages. einzelnen Verkäufer werden in einer interaktiven Pivot- Tabelle übersichtlich zusammengefasst. Wenn Unternehmenskennzahlen mit PowerPoint dargestellt werden sollen, bietet sich ein integriertes Darstellungskonzept an. So kann mit dem Karteikasten sehr einfach gezeigt werden, dass beispielsweise die Analyse der Aufwendungen eines Unternehmens Bestandteil der Analyse der Gewinn- und Verlustrechnung ist. Man sagt auch, dass sie in sie integriert ist. Diese integrierte Form der Darstellung ist für den Zuschauer anschaulicher, denn so kann er sich das Gezeigte besser merken. Die Eingabe und Gestaltung von Textelementen ist leicht, auch unkomplizierte Figuren können schnell aus einzelnen Formen zusammengefügt werden. Im darauf folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie in Word 2000/03 und in Word 2007/10 ein Text mit einfachen Mitteln ansprechend gestaltet werden kann. Sie erfahren ebenfalls, wie ein Foto oder eine Grafik in die gewünschte Höhe und Breite formatiert und diese Abbildung an der gewünschten Stelle in den Text positioniert wird. Auch das Gestalten und Einfügen der Bildunterschrift wird anschaulich erklärt. Anschließend zeigen wir Ihnen am Beispiel eines Werbebriefs, wie ein Geschäftsbrief richtig gestaltet wird. Im Abschnitt Texterfassung üben Sie das Erfassen und Speichern von einzelnen Texten. Sie lernen, wie einfach es ist, fünf Texte zu einer Datei zusammenzuführen. Die letzte Aufgabe beschäftigt sich mit den Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Hier können Sie Ihr Wissen zu der DIN 5008 unter Beweis stellen. Freundliche Grüße Ihr Bildungsverlag EINS Hinweis: Die Lösungen können nach Eingabe des hinten im Heft abgedruckten Codes unter buchplusweb kostenlos heruntergeladen werden. Um die im Internet vorhandenen Daten bearbeiten zu können, kopieren Sie sie vorher an einen beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte. Inhalt :... Seite 1 Vorkalkulation Jürgen Nikolka PowerPoint Seite 15 Integrierte Darstellungskonzepte Jürgen Nikolka Texterfassung, Textbearbeitung:... Seite 21 Schreibtraining, Textgestaltung Briefgestaltung Texterfassung DIN 5008 Richtig oder falsch? Angela Germer, Hannelore Schindelasch 25932_001_00_U1-U4.indd U2 16/08/12 7:11 PM

2 Arbeitsblatt Seite 7 Situation Die Verkaufsabteilung der Firma Melzer GmbH & Co. KG erhält von der Geschäftsleitung den Auftrag, anhand der Verkaufsstatistik bis zum Ende des Monats zu ermitteln, welcher Verkäufer in welchem Monat wie viel Umsatz gemacht hat. Übernehmen Sie als Mitarbeiter/-in der Verkaufsabteilung diese Aufgabe. Arbeitsauftrag Erstellen Sie die Umsatztabelle der Firma Melzer (s. S. 6). Erstellen Sie zur Analyse der Verkaufsstatistik einen PivotTable-Bericht. Markieren Sie dazu zunächst die von Ihnen erstellte Umsatztabelle (einschließlich der Überschriften). Klicken Sie im Register Einfügen in der Befehlsgruppe Tabellen auf die Schaltfläche PivotTable. Das Dialogfeld PivotTable erstellen wird eingeblendet. Die Option Tabelle oder Bereich auswählen ist aktiviert. Im Listenfeld Tabelle/Bereich ist die Adresse der markierten Tabelle bereits eingetragen. Es wird vorgeschlagen, den PivotTable-Bericht in einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen. Akzeptieren Sie diesen Vorschlag und bestätigen Sie mit OK. Der PivotTable-Bericht wird erstellt. Das neue Tabellenblatt enthält einen reservierten Bereich, in dem der Name des PivotTable- Berichts angezeigt wird. Am Rand taucht die PivotTable-Feldliste auf. Diese enthält die Überschriften Ihrer Excel-Umsatztabelle. In der Multifunktionsleiste werden die PivotTable-Tools mit zwei Registerkarten (Optionen und Entwurf) angezeigt. Wenn Sie in einen Bereich außerhalb des PivotTable- Berichts klicken, werden die Feldliste und die PivotTable-Tools ausgeblendet.

3 Seite 8 Arbeitsblatt Um die Felder mit dem Mauszeiger zu positionieren und zu verschieben, wechseln Sie zur klassischen Version der Pivot-Tabelle, die standardmäßig deaktiviert ist. Klicken Sie in der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen in der Befehlsgruppe Pivot- Table auf Optionen. Die Dialogkarte PivotTable-Optionen wird eingeblendet. Aktivieren Sie im Register Anzeige das Kontrollkästchen vor Klassisches PivotTable-Layout. Bestätigen Sie mit OK. Die Felder der Pivot-Tabelle sind nun so anzuordnen, dass eine Auswertung der Umsatztabelle hinsichtlich der von der Unternehmensleitung gestellten Fragestellung welcher Verkäufer in welchem Verkaufsgebiet welchen Umsatzgemacht hat möglich ist. Klicken Sie zunächst in die Titelzeile der Pivot- Table-Feldliste und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste an den linken Rand der Tabelle (siehe Abbildung unten). Um die Namen der Verkäufer horizontal anzuordnen, klicken Sie in der PivotTable-Feldliste auf Verkäufer und ziehen diese mit gedrückter Maustaste in den Bereich Spaltenfelder hierher ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheinen die Namen der Verkäufer als Spaltenüberschriften. Der Feldname Verkäufer wird in der Feldliste mit einem Häkchen markiert und in der Tabelle mit einem Listenpfeil versehen.

4 Arbeitsblatt Seite 9 Das Feld Monat wird mit der Maustaste auf den Bereich Zeilenfelder hierher ziehen gezogen. Die Zeilen werden mit den Monaten beschriftet. Jetzt fehlen nur noch die Umsätze. Diese ziehen Sie zur Auswertung in den Bereich Wertfelder hierher ziehen. Die Umsätze werden hinzugefügt und im Bereich Werte (unterhalb der Liste der Feldnamen) angezeigt. Nachdem Sie die Umsätze in Ihre Pivot-Tabelle eingefügt haben, überprüfen und formatieren Sie die Wertfeldeinstellungen. Klicken Sie hierzu auf den Pfeilschalter im Bereich Werte und wählen Sie Wertfeldeinstellungen. Das Dialogfeld Wertfeldeinstellungen wird eingeblendet. Überprüfen Sie, ob im Register Werte zusammenfassen nach als Berechnungstyp Summe eingestellt ist. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zahlenformat und wählen Sie in dem eingeblendeten Dialogfeld Zellen formatieren Währung (Dezimalstellen: 2, Symbol: )

5 Seite 10 Arbeitsblatt Um den Umsatz der Verkäufer in den einzelnen Verkaufsgebieten besser beurteilen zu können, fehlt noch das Verkaufsgebiet. Diese dritte Dimension wird durch Ziehen des Feldes Gebiet in den Bereich Berichtsfilter hierher ziehen in den PivotTable-Bericht miteinbezogen. Klicken Sie mit der Maustaste auf den Pfeilschalter im Berichtsfilter Gebiet, um die Daten zu filtern. In der eingeblendeten Dialogbox markieren Sie Süd. Die Gesamtergebnisse beziehen sich jetzt nur noch auf das Gebiet Süd. Nur die Umsätze derjenigen Verkäufer werden angezeigt, die dieses Verkaufsgebiet bearbeiten. Damit Sie wieder alle Daten auswerten können, klicken Sie erneut auf den Pfeilschalter im Bereich Gebiet und anschließend auf Alle. Bestätigen Sie mit OK. Die Geschäftsleitung ist auch an dem Umsatz der einzelnen Artikelgruppen in den unterschiedlichen Verkaufsgebieten interessiert. Um die Umsätze der Artikelgruppen in der Tabelle auszuweisen, ziehen Sie das Feld Artikel in den Bereich Zeilenfelder.