Compliance kompakt. Best Practice im Compliance-Management

Transkript

1 Compliance kompakt Best Practice im Compliance-Management Herausgegeben von Prof. Dr. Stefan Behringer Mit Beiträgen von Prof. Dr. Stefan Behringer, Dr. Karl-Heinz Belser, Prof. Dr. Nicole Fabisch, Prof. Dr. Peter Fissenewert, Jan-Menko Grummer, Dr. Klaus Jödden, Julia Kopka-Seeburg, Susanne Lehr, Dr. Michael Rath, Philipp Reusch, Christian Schoppe, Dr. Stephan A. Schoppe, Rainer Sponholz, Dr. Volker Vogt, Dr. Dagmar Waldzus, Prof. Dr. Oliver Wojahn 3., neu bearbeitete Auflage ERICH SCHMIDT VERLAG

2 Vorwort Als dieses Buch 2010 in erster Auflage erschien, wurden noch viele Diskussionen darüber geführt, ob Compliance eine Mode ist, die wie so viele andere Disziplinen meist mit englischen Begriffen benannt schnell wieder verschwinden und dem nächsten Thema Platz machen wird. Heute kann man schon sagen, dass Compliance ein Standard geworden ist, der die tägliche Praxis in den allermeisten Unternehmen prägt und nicht mehr wegzudenken ist. Dieses Buch gibt allen an Compliance Interessierten einen umfassenden aber kompakten Einblick. Es werden die wichtigsten Themenbereiche dargestellt und Handlungsanweisungen gegeben, die in der unternehmerischen Praxis umgesetzt werden können. In dieser dritten Auflage sind alle Beiträge aktualisiert worden. So sind neue gesetzliche Regelungen berücksichtigt und aktuelle Trends aufgenommen worden. Komplett neu bearbeitet wurde der Beitrag Regulatory Compliance, um die neuen Gesetze im Bereich der Produkthaftung zu berücksichtigen. Der Beitrag Export Compliance ist von Karl-Heinz Belser neu bearbeitet worden und berücksichtigt die wichtigsten Regelungen für Exporteure und Logistikunternehmen. Neu hinzugekommen sind Ausführungen zum Bereich Hospitality. Einladungen und Geschenke sind in der Praxis ein beherrschendes Thema. Die Ausführungen von Peter Fissenewert geben Handlungsempfehlungen, die in der unternehmerischen Praxis umsetzbar sind. Das grundsätzliche Konzept dieses Buches ist beibehalten worden. Die Korrektur von Fehlern und die Aktualisierung der Literaturquellen sind durchgängig durchgeführt worden. Ich bedanke mich ganz herzlich bei allen Autorinnen und Autoren dieses Buches für ihren Beitrag. Dem Erich Schmidt Verlag danke ich für die wiederum hervorragende verlegerische Betreuung. Lob und Tadel von Seiten der Leser waren Ansporn bei dieser Überarbeitung. Ich möchte Sie, liebe Leserinnen und Leser, gerne weiterhin zum Kontakt ermuntern. Kritik und Verbesserungsvorschläge nehme ich gerne unter der Adresse entgegen. Hamburg, im Dezember 2012 Prof. Dr. Stefan Behringer 5

3 Vorwort... 5 Inhaltsverzeichnis... 7 Abbildungsverzeichnis Verzeichnis der Tabellen Abkürzungsverzeichnis I Compliance Modeerscheinung oder Prüfstein für gute Unternehmensführung (Stefan Behringer) Unternehmensskandale und Compliance Kreuger & Toll: Die Zündholzpyramide Enron: The conspiracy of fools Unternehmensskandale als Wegbereiter für Compliance Der Begriff Compliance Die Compliance Pyramide Erscheinungsformen von Compliance Einhaltung von Gesetzen und anderen verpflichtenden Regeln Best Practice Übernahme von sozialer Verantwortung Compliance: Kostenfaktor, Mode, Notwendigkeit oder Erfolgsfaktor? Zusammenfassung II Legal Compliance und Haftung (Peter Fissenewert) Einführung Alter Wein in neuen Schläuchen? Gesetzgeberische Aktivitäten Unternehmerische Aktivitäten Rechtliche Grundlagen Aktien- und Gesellschaftsrecht Handelsrecht Haftungssystematik Zivilrechtliche Haftung Strafrechtliche Haftung

4 III Compliance Management contra Wirtschaftskriminalität (Peter Fissenewert) Einleitung Delikte und Auswirkungen Finanzieller Schaden Reputationsverlust Fehleinschätzung des Gefahrenpotentials Klassiker der Wirtschaftskriminalität und neue Rechtsprechung Schmiergeldzahlungen Kick-Back-Zahlungen Schwarze Kassen Steuererklärungen Haftung des Compliance-Officers/ Datenschutzbeauftragten/ Umweltbeauftragten Fazit: Kontrolle bringt Aufklärung IV Labour Compliance und Investigations (Volker Vogt) Einleitung Tabellarische Übersicht der relevanten Regeln Inhalt von Compliance- und Investigations-Regelungen Sanktionsmöglichkeiten bei Complianceverstößen Implementierung von Compliance- und Investigations-Regelungen Zulässige Ermittlungsmaßnahmen gegenüber den Arbeitnehmern Einsichtnahme in Personalakten Detektiveinsatz Videoüberwachung Elektronische Ortung Kontrolle des Gesprächsinhalts dienstlicher Telefonate Kontrolle des verkehrs Mitarbeiter-Screenings Keine Mitteilungspflicht über die Durchführung einer Investigation Background Checks bei Bewerbern Beweisverwertungsverbote bei Aufdeckung von Complianceverstößen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei einer Investigation Mitarbeiterbefragung Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen Einsatz von Fragebögen Auswertung von Dokumenten Informationsrechte Best Practice zur Herstellung der Compliance Fazit und Ausblick

5 V Compliance und Hospitality (Peter Fissenewert) Einleitung Die Korruptionstatbestände Einleitung Korruptionsstrafrecht im Wandel Vorteilsannahme/Vorteilsgewährung Compliance als Lösung Einführung Compliance-Mechanismen Transparenz Zustimmungsvorbehalte Aktiv Zustimmungen einholen Wirkung von Compliance Fazit VI Accounting Compliance (Oliver Wojahn) Einführung Buchführungspflichten Kreis der handelsrechtlich Buchführungspflichtigen Umfang und Inhalt der Buchführungspflicht Verantwortlichkeit für ordnungsgemäße Buchführung Aufstellungs- und Feststellungspflichten Aufstellung des Jahresabschlusses Feststellung des Jahresabschlusses Umfang des Jahresabschlusses Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Rechnungslegungsvorschriften Prüfungspflichten Der Prüfungspflicht unterliegende Unternehmen Die Abschlussprüfer Prüfungsgegenstand und -umfang Prüfungsbericht und Bestätigungsvermerk Rechtsfolgen Der Prüfungsausschuss Einrichtung Aufgaben Anforderungsprofil Enforcement Grundlagen des Enforcement in Deutschland Auswahl der zu prüfenden Unternehmen Ablauf eines Enforcement-Verfahrens Offenlegungspflichten Offenlegungspflichtige Unternehmen

6 7.2 Umfang und Fristen der Offenlegung Veröffentlichung über das Unternehmensregister Sanktionen bei Pflichtverletzung Erweiterte Publizitätspflichten börsennotierter Kapitalgesellschaften VII SOX und BilMoG Compliance (Jan-Menko Grummer / Julia Kopka-Seeburg) Einführung Historische Entwicklung Sarbanes-Oxley-Act Die Ausstrahlung von SOX 404 auf andere Länder Die Entwicklung in Deutschland und die Neuregelungen des BilMoG Das interne Kontrollsystem nach aktuellen Standards und Entwicklungen in der Praxis Komponenten des internen Kontrollsystems Methoden und Techniken zur praktischen Umsetzung in Unternehmen Berichterstattung an Management und Aufsichtsrat Erfahrungen aus der Implementierung von internen Kontrollsystemen unter SOX Erste Erfahrungen aus der Umsetzung der Anforderungen nach BilMoG Notwendigkeit eines integrierten Ansatzes zum Risikomanagement in den Bereichen Rechnungslegung, operative Geschäftsprozesse und Compliance VIII Tax Compliance (Christian Schoppe) Einleitung Eingrenzung und Begriffsbestimmung Betriebswirtschaftliche Zielsetzung der Tax Compliance Abweichendes rechtliches Verständnis der Finanzverwaltung Rechtsgrundlagen Übersicht Betroffenes Management Abgrenzung illegalen Verhaltens Folgen der Nichteinhaltung von Vorschriften Steuern und Zinsen Strafen und Zuschläge Sonstige Folgen Best Practice-Methoden Organisation Tax Compliance-Management Wichtige Einzelaspekte

7 5 Zusammenfassung IX Insolvency Compliance (Stephan A. Schoppe) Einleitung Abgrenzung zur Private Insolvency Compliance (Restschuldbefreiung) Abgrenzung zur Compliance in der Unternehmensinsolvenz Übersicht über die relevanten Regeln Insolvenzantragspflicht als Kardinalpflicht Betroffenes Management Tabellarischer Überblick Rechts- bzw. Haftungsfolgen bei Regelverletzungen Sanierungspflicht Informationspflicht Insolvenzantragspflicht Pflicht zur gleichmäßigen Gläubigerbefriedigung Kapitalschutzpflicht Best Practice-Methoden zur Herstellung der Compliance Insolvenzgrund Zahlungsunfähigkeit Insolvenzgrund Überschuldung Zusammenfassung X Regulatory Compliance (Philipp Reusch) Einleitung Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland Überblick über die wichtigsten Regelungen Produktsicherheitsrecht Rechts- bzw. Haftungsfolgen bei fehlender Konformität Zivilrechtliche Haftung Behördliche Eingriffsbefugnisse Strafrecht, Ordnungswidrigkeiten und Bußgelder Best Practice Durchführung einer Konformitätsbewertung Anwendung der Rechtsvorschriften des Produktsicherheitsrechts Erstellung der Benutzerinformationen Zusammenfassung XI Complaint Management (Philipp Reusch) Einleitung Rechtliche Rahmenbedingungen Produktsicherheitsrecht Produkthaftungsrechtliche Rahmenbedingungen

8 3 Normative Vorgaben für ein Reklamationsmanagement Praktische Ausgestaltung Abläufe des direkten Beschwerdemanagementprozesses XII Health, Safety and Environmental Compliance (Klaus Jödden) Einleitung Tabellarische Übersicht über die relevanten Regeln Organisation von Sicherheit, Umwelt- und Gesundheitsschutz Personen mit besonderer Funktion Grundpflichten des Unternehmers und der Führungskräfte gegenüber den Beschäftigten und anderen Personen Wesentliche Mitteilungs- und Meldepflichten Gefährdungsbeurteilung Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung Umweltrecht Immissionsschutz Verhinderung und Begrenzung von Störfällen Gewässerschutz Abfallvermeidung und -verwertung Bodenschutz Rechtsfolgen Rechtsfolgen im Bereich Arbeitsschutz und Betriebssicherheit Rechtsfolgen im Bereich Chemikalien Rechtsfolgen im Bereich Umweltrecht Best Practice Methoden zur Herstellung der Compliance XIII Export Compliance (Karl-Heinz Belser) Einleitung Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland Rechtsfolgen bei Verstoß gegen die Regelungen Strafrecht und Ordnungswidrigkeiten Zivilrechtliche Konsequenzen Öffentlich-rechtliche Konsequenzen Unternehmensinterne Verantwortlichkeiten Organisation Personalauswahl und -weiterbildungspflicht Überwachungspflicht Außenwirtschaftliche Prüfungen vor einer Transaktion Wirtschaftlicher Kontakt mit auf Terrorlisten genannten Personen Transaktionsart Zölle Allgemeine Normen der von der Transaktion betroffenen Länder

9 5.6 Spezielle außenwirtschaftliche Normen der betroffenen Länder Eruieren und prüfen von Verdachtsmomenten USA-Bezug Checkliste Zusammenfassung XIV IT-Compliance (Michael Rath / Rainer Sponholz) Einleitung Übersicht über die relevanten Regeln IT-Sicherheitsziele als Grundlagen der IT-Compliance-Anforderungen Übersicht über die relevanten Regeln der IT-Compliance Folgen bei Nichteinhaltung der Regeln Best Practice-Methoden zur Herstellung von IT-Compliance Zusammenfassung XV Whistleblowing in Deutschland: Ungeliebtes Stiefkind des Gesetzgebers? (Dagmar Waldzus) Einleitung Die Bedeutung des Whistleblowing: viel mehr als nur ein Baustein zur Bekämpfung von Korruption Kontext des Whistleblowing und mögliche Bezugstaten Begriff und Definition des Whistleblowing Das Dilemma des Fehlens gesetzlicher Regelungen Das regulatorische Umfeld des Whistleblowing Whistleblowing im Rahmen staatenübergreifender Instrumentarien Regelungen auf staatlicher Ebene (international) Whistleblowing im Kontext von Empfehlungen und Leitlinien Auf der Suche nach der Nadel im Heuhaufen: Best-practice Standards für Whistleblowing-Systeme in Deutschland Intern oder extern - die Vielfalt regiert Interne Whistleblowing-Systeme und die Anonymität Der Rechtsanwalt als externer Ombudsmann Die Vorteile des externen Ombudsmanns aus Sicht des Unternehmens Fazit XVI Best Practice bei der Einführung eines Verhaltenskodex (Dagmar Waldzus / Stefan Behringer) Einführung Verhaltenskodizes: viele Namen viele Gesichter viele Adressaten - viele Ideale Was kann und was soll mit Verhaltenskodizes in Unternehmen erreicht werden?

10 1.3 Motivationen mittelständischer Unternehmen, einen Verhaltenskodex einzuführen Verhaltenskodizes im Spannungsfeld zwischen Selbstverpflichtung zu ethischem Verhalten, Unternehmenskultur und arbeitsrechtlich relevanten Verhaltensvorgaben für Mitarbeiter Verhaltenskodizes als Ausdruck der Selbstverpflichtung Verhaltenskodex und Unternehmenskultur Arbeitsrechtliche Aspekte bei der Implementierung von Verhaltenskodizes Best Practice bei der Einführung eines Verhaltenskodex Festlegung des Inhalts eines Verhaltenskodex und seine Ausgestaltung Implementierung Fazit XVII Die Rolle des Aufsichtsrats im Compliance Management (Peter Fissenewert / Susanne Lehr) Einleitung Ausgestaltung der Überwachungsfunktion Kompetenzen, Pflichten und Instrumentarien des Aufsichtsrats Prüfungsausschuss Compliance Prüfung nach dem IDW EPS 980? Haftung der Aufsichtsratsmitglieder XVIII Compliance und Corporate Social Responsibility (Nicole Fabisch) Einführung Corporate Governance Compliance und CSR zwei Elemente einer Verantwortungspyramide Kernaspekte von CSR und Compliance Gemeinsame Themenfelder des Compliance- und CSR-Konzeptes Wirtschaftliche Vorteile integrativer Compliance und CSR Implikationen für ein integratives Verantwortungsmanagement Einbettung von Compliance und CSR in die normative Managementebene Operative Umsetzung der Compliance Integrativer Compliance und CSR-Prozess Fazit XIX Die Organisation von Compliance in Unternehmen (Stefan Behringer) Aufgaben von Compliance Abteilungen im Unternehmen Abgrenzung Compliance Abteilung und Unternehmensleitung Die Identifikation von relevanten Compliance Regeln

11 1.3 Implementierung von Compliance Strukturen Notwendige Qualifikationen von Compliance Managern Juristische oder wirtschaftliche Qualifikation für Compliance Manager? Wo ist die Compliance Kompetenz im Unternehmen? Ist Compliance eine neue Funktion im Unternehmen? Organisatorische Einordnung der Compliance Abteilung im Unternehmen Stellung von Compliance im Unternehmen Interaktion mit dem Aufsichtsrat Internationale Aspekte der Compliance Organisation Zusammenfassung Autorenverzeichnis Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis