Gemeinschaftsprojekt zur Umsetzung des NKHR-MV. Erläuterungen zum EDV-Prüfkatalog zum NKHR-MV

Transkript

1 Gemeinschaftsprojekt zur Umsetzung des NKHR-MV Erläuterungen zum EDV-Prüfkatalog zum NKHR-MV Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens in Mecklenburg-Vorpommern (NKHR-MV) sind die in den Gemeinden eingesetzten EDV-Systeme daraufhin zu überprüfen, ob sie die Anforderungen, die das NKHR-MV an die Haushaltsplanung, die Haushaltsüberwachung sowie das Rechnungswesen stellt, erfüllen können. Es dürfen nur gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, vom Anwender fachlich geprüft und vom Bürgermeister freigegeben sein ( 26 Abs. 10 Nr. 1 GemHVO-Doppik). Die Prüfung der Software muss sicherstellen, dass die vollständige und richtige Erfassung der Eingabedaten unterstützt wird, die Daten richtig verarbeitet und ausgegeben werden, die Dateneingabe und die Auflösung von Verarbeitungsfunktionen bzw. Systemeinstellungen (vollständig und richtig) protokolliert werden, ein unbefugter Eingriff in das System verhindert wird und die Daten sicher und manipulationssicher gespeichert werden. Der als Anlage beigefügte Prüfkatalog kann von den Gemeinden eingesetzt werden, um die Erfüllung der Kriterien für: - die Anwendbarkeit, - die Anschaffung, Anpassung oder Erweiterung, - die Einführung und - die reibungslose, laufende Nutzung einer bestimmten Hardware- oder Softwarelösung, die für das doppische Haushalts- und Rechnungswesen eingesetzt werden soll, vom jeweiligen Anbieter in Erfahrung zu bringen. Der Prüfkatalog fragt Leistungsmerkmale ab, die notwendig sind, um die Anforderungen des 26 Absatz 10 GemHVO-Doppik und die der Praxis zu erfüllen. Der Prüfkatalog ist um gemeindespezifische Anforderungen zu ergänzen. Ob die jeweilige erworbene Software über die geforderten / gewünschten Leistungsmerkmale (z.b. Rechteverwaltung) verfügt und ob die Software in der Praxis die Anforderungen (z.b. richtige Verarbeitung), auch tatsächlich erfüllt, ist durch Tests festzustellen. Um sicher zu sein, dass die eingesetzte Software die praktischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, sollte ein Haushaltsjahr im Testbetrieb simuliert werden unter genauester Prüfung der: Seite 1 von 6 Das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV wird vom Land, dem Landkreistag und dem Städte- und Gemeindetag in M-V getragen. Das Projektbüro befindet sich im Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern. nkhr-mv@im.mv-regierung.de

2 - Übernahme von kameralen Haushaltsdaten, die für die Doppik benötigt werden (u.a. Überleitung von kameralen Haushaltsstellen auf die Produkte / Produktsachkonten; keine gesetzliche Vorgabe fakultative Zusatzanforderung der Gemeinde) - Haushaltsplanung (u.a. dezentrale Haushaltsplanung, Erstellung von Nachtragshaushalten, Übertragbarkeit, Deckungsfähigkeit, Zweckbindung von Erträgen und Einzahlungen) - Eröffnung der Bücher unterschieden nach o Übergang von der Kameralistik auf die Doppik o im laufenden Betrieb (u.a. Vortrag der Kasseneinnahmereste / Kassenausgabereste, der Zahlungsmittelkonten, der Bestände auf den Verwahr- und Vorschusskonten, der Kredite und der Verpflichtungen aus kreditähnlichen Rechtsgeschäften aus Haushaltsvorjahren) - Buchungen typischer Geschäftsvorfälle - Übernahme von Daten aus Fachanwendungen (Nebenbuchhaltungen), die in der Gemeinde eingesetzt sind (u.a. Prüfung der Schnittstellen aus Nebenbuchhaltungen Anforderungen an die Nebenbuchhaltung sind die gleichen wie an die Hauptbuchhaltung; Anlage 4 zu den Verwaltungsvorschriften Leitfaden zur Erstellung von Dienstanweisungen zur Organisation des Rechnungswesens) - Erstellung von Tages- und Jahresabschlüssen (siehe Anlage 4 zu den Verwaltungsvorschriften Leitfaden zur Erstellung von Dienstanweisungen zur Organisation des Rechnungswesens) - Haushaltsüberwachung (unter Berücksichtigung der Zweckbindung von Erträgen und Einzahlungen, der Auswirkungen von zweckgebundenen Mehr- und Mindererträgen sowie von zweckgebundenen Mehr- und Mindereinzahlungen, von Deckungskreisen, von Übertragungen nicht ausgeschöpfter Planansätze für Aufwendungen und Auszahlungen, von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen, von Haushaltssperren) - Einbindung eines Bestellwesens/Auftragsverwaltung in die Haushaltsüberwachung und das Rechnungswesen - Einbindung eines Rechnungsein- und ggf. eines Rechnungsausgangsbuches in das Rechnungswesen. Seite 2 von 6

3 Dazu sollten Testdaten bereitgestellt werden. Neben der Überprüfung der ordnungsgemäßen Verarbeitung der Geschäftsvorfälle ist ein weiteres Augenmerk auf die Ergebnisdarstellungen in der Software zu richten. Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens verändern sich hauptsächlich die fachspezifischen Anforderungen an die Finanzbuchhaltung. Im EDV-Prüfkatalog werden zahlreiche wesentliche Kriterien benannt, die bei der Auswahl der geeigneten Software beachtet werden sollten. Der Umfang und die Aussagefähigkeit der Dokumentation einer Software gelten als wichtigstes Qualitätskriterium. Erst durch eine vollständige und aussagefähige Dokumentation ist eine sachgerechte Handhabung und künftige Fortentwicklung der Software möglich. Das Drei-Komponenten-System (Bilanz, Ergebnisrechnung und Finanzrechnung) ist das Fundament des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens. Die Veranlagung der Entgelte, Steuern und Abgaben sowie die Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten werden sich gegenüber dem bisherigen System nicht wesentlich ändern. Bei der Anschaffung einer neuen Finanzsoftware ist zu entscheiden, ob die bewährten Veranlagungsprogramme in das neue System eingebunden oder ob überholte Programme ggf. ersetzt werden sollen. Von Bedeutung ist die vollständige und zeitnahe Erfassung der Forderungen und Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung. Der Softwareanbieter sollte darlegen, wann und wie Forderungen und Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung erfasst werden bzw. aus Nebenbuchhaltungen übernommen werden. Das Bürgerkonto fand bereits in der Kameralistik in einigen Verwaltungen Anwendung. Der Begriff des Bürgerkontos steht für eine Zusammenfassung aller einem Bürger zuzuordnenden finanzrelevanten Daten der Gemeinde (Forderungen, Verbindlichkeiten, erhaltene und geleistete Zahlungen). Der Prüfkatalog beschreibt eine Reihe möglicher Anforderungen, die ein Bürgerkonto erfüllen soll. Im Rahmen der Anlagenbuchhaltung ist zu gewährleisten, dass vorhandene Bestandsverzeichnisse vollständig und richtig übernommen werden. Bei der Übernahme vorhandener Seite 3 von 6

4 Datenbestände in eine neue Software muss der Verlust von Daten ausgeschlossen sein, auch wenn es sich dabei um technische Daten handelt, die nicht zwingend im Rechnungswesen vorzuhalten sind. Die Software sollte alle zulässigen Abschreibungsmethoden vorhalten und zudem in der Lage sein, die Abschreibungen monatsgenau zu berechnen. Anhand einer Vorschaurechnung sollte die Entwicklung des Buchwertes eines Vermögensgegenstandes sowie der Abschreibungen in zukünftigen Haushaltsjahren simuliert werden können. Der Anlagennachweis muss nach den Erfordernissen der GemHVO-Doppik gestaltet sein. Die sonstigen Auswertungen sollten für die Gemeinde frei gestaltbar sein. Sofern die Daten, die in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen sind, in vorgelagerten Systemen erzeugt werden (u.a. Finanzbuchhaltung, Mittelverwaltung, Geoinformationssysteme) sind die entsprechenden Schnittstellen zu definieren und deren Funktionalität zu prüfen.andererseits erzeugt die Anlagenbuchhaltung Daten, die in die Finanzbuchhaltung (u.a. Abschreibungen, Zuschreibungen, Anlagenabgänge) bzw. in die Kosten- und Leistungsrechnung (u.a. kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorische Verzinsung des eingesetzten Kapitals) übernommen werden müssen. Auch diese Schnittstellen müssen definiert und deren Funktionalität überprüft werden. Um die Ansätze für die Eröffnungsbilanz bzw. in nachfolgenden Jahren Abschreibungen auf Wiederbeschaffungswerte ermitteln zu können, sollte auf hinterlegte Preisindizes und / oder Wiederbeschaffungswerte zurückgegriffen werden können. Versicherungswerte sollten hinterlegt werden können, um die Verwaltung der Versicherungen zu vereinfachen. Die Finanzierung der Vermögensgegenstände ist hinsichtlich der Zuwendungen und der Leistungen Dritter, die in Sonderposten einzustellen sind, bei der Anlage der Vermögensgegenstände zu berücksichtigen, da die Sonderposten entsprechend der Fortschreibung der damit finanzierten Vermögensgegenstande fortzuschreiben sind. Optimal ist eine direkte Verknüpfung zwischen dem / den Sonderposten und dem entsprechenden Vermögensgegenstand. Es sollte möglich sein, analog dem Anlagennachweis, einen Nachweis der Sonderposten zu generieren. Zur Erstellung der Eröffnungsbilanz sollte in der Software ein Erfassungsprogramm enthalten sein und / oder die Anbindung entsprechender externer Programme unterstützt werden. In einer Auftragsverwaltung werden alle im direkten Zusammenhang mit einem Auftrag stehenden Informationen erfasst. Aufträge sollten sowohl für Unterhaltungsmaßnamen als Seite 4 von 6

5 auch für Investitionen angelegt werden können. Die in der Auftragsverwaltung erfassten geplanten Finanzdaten sollten mit den Teilplänen und die Istwerte mit den Teilrechnungen zwangsweise abgestimmt werden können. Ferner sollte die Erfassung statistischer Werte möglich sein, die u. a. einen Vergleich der Planungsdaten mit den Vergabeergebnissen und den tatsächlich abgerechneten Leistungsentgelten ermöglichen. Bei vorab definierten Abweichungen sollte das System automatisierte Meldungen an die entsprechenden Kontrollinstanzen geben. In der Auftragsabrechnung sollte auch die Finanzierung aus Fördermitteln und Leistungen Dritter abgebildet werden können. Ferner sollte das System gewährleisten, dass nicht nur Fremdrechnungen, sondern auch aktivierte Eigenleistungen und Lagerentnahmen erfasst werden können. Die in der Auftragsverwaltung erfassten Daten sollten ferner die Möglichkeit eröffnen, Bauzeitzinsen zu berechnen. Größere Maßnahmen werden regelmäßig durch einzelne Teilaufträge erbracht. Mittels hierarchischer Auftragskonten (Haupt- und Unterkonten) können mehrere Teilaufträge unter einer Maßnahme verwaltet werden. Aus einem Auftrag sollten mehrere Vermögensgegenstände aktiviert werden können. Die Bedeutung der Kosten- und Leistungsrechnung nimmt im neuen Gemeindehaushaltsrecht eine Schlüsselstellung ein. Nach den örtlichen Bedürfnissen ist als Grundlage für die Verwaltungssteuerung sowie für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit der Verwaltung eine Kosten- und Leistungsrechnung für alle Bereiche der Verwaltung zu führen ( 27 GemHVO-Doppik). Die Art und der Umfang der Kosten- und Leistungsrechnung sind nach den örtlichen Gegebenheiten zu regeln. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist in das Rechnungswesen zu integrieren. Sie ist ein Teil des neunen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens. Haushaltsplanung Der Softwareanbieter sollte erläutern, wie die Rechnungslegungssysteme (Ergebnisrechnung, Vermögensrechnung und Finanzrechnung) mit der Haushaltsplanung verbunden sind. Der doppische Haushaltsplan ist in Teilhaushalte gegliedert. Den Teilhaushalten sind Planansätze zugeordnet. Sofern die Gemeinde auf der Ebene der Produkte plant und auf dieser Ebene ihre Finanzbuchhaltung aufbaut, sind den einzelnen Produkten die Planansätze zuzuordnen. Die Erstellung des Haushaltsplanes verläuft in mehreren Stufen in den verschiedenen Bereichen. Durch eine Versionierung können die Planungsphasen voneinander unterschie- Seite 5 von 6

6 den werden. Alle von den Beteiligten durchgeführten Änderungen am Haushaltsplan sollten in einem Änderungsprotokoll maschinell dokumentiert werden. Die Möglichkeit zur Erstellung eines Doppelhaushaltes bzw. von Nachtragshaushalten sollte vorhanden sein. Neben den Finanzdaten sind die Entwicklungen der wesentlichen Produkte eines Teilhaushaltes durch Kennzahlen zu beschreiben. Daher sollte die Software die Einrichtung eines logisch-hierarchischen Kennzahlensystems ermöglichen. Als Datenbasis für die Ermittlung der Kennzahlen sind jeweils die Bilanz, der Ergebnishaushalt bzw. die Ergebnisrechnung, der Finanzhaushalt bzw. die Finanzrechnung oder die Kostenrechnung möglich. Bestimmungen zur Deckungsfähigkeit und Übertragbarkeit sowie zur Zweckbindung sind in den 13 bis 15 GemHVO-Doppik geregelt und sollten in der Software abgebildet werden können. Plausibilitätsprüfungen helfen Fehler aufzudecken und zu vermeiden; daher wurden im EDV-Prüfkatalog einige Verfahren beispielhaft benannt. Systemseitig unterstützte Abstimm- und Kontrollverfahren zwischen Haupt- und Nebenbuchhaltungen zählen zu den wichtigsten Kontrollmechanismen in einem automatisierten DV-System. Fehler können ebenso vermieden werden, wenn bei der Eingabe eines Buchungskontos zugleich die Kontobezeichnung für das Gegenkonto angezeigt wird sowie bei Buchungen mit fehlendem Sach-, Debitoren- bzw. Kreditorenkonto mit bereits vorhandener Belegnummer oder in bereits abgeschlossenen Haushaltsjahren eine Fehlermeldung erscheint. Die Möglichkeit Buchungen auf Interimskonten vorzunehmen, sollte stark eingeschränkt werden. Die Finanzrechnung ist in einem geschlossenen System zu führen. Aus den Buchungen der zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle sind die Zahlungen für den Ausweis in der Finanzrechnung durch eine von der Gemeinde bestimmte Buchungsmethode zu ermitteln. Die Ermittlung darf nicht durch eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis erfolgen. Hinsichtlich der Statistik sollte es möglich sein, notwendige Daten der Finanz- und der Sozialstatistik zukünftig elektronisch an das Statistische Amt zu übermitteln; eine entsprechende Funktion sollte die Software beinhalten bzw. die Möglichkeit bieten, die Daten in dem gewünschten Format aufzubereiten. Seite 6 von 6