Outsourcing von Herstellung und Redaktion

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Caroline Kruse
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1 Outsourcing von Herstellung und Redaktion Vortrag auf der Frankfurter Buchmesse 2012

2 Ablauf eines Outsourcingprojektes 1. IST-Analyse 2. Make-or-buy-Entscheidung 3. Kontaktaufnahme 4. Abgleich 5. Vertrag 6. Implementierung (nach Zahn et al. Outsourcing unternehmerischer Dienstleistungen in Wißkirchen (Hrsg.) Outsourcingprojekte erfolgreich realisieren Stuttgart) 2

3 Motivationen für Outsourcing Abfangen von Produktionsspitzen Kostensenkung Umwandeln von Fix- in variable Kosten strategische Veränderungen Ressourcen umwidmen 3

4 Herausforderung heute Kapazitätsengpässe, weil alte Prozesse weitergeführt werden müssen neue Prozesse gestaltet werden sollen und wollen 4

5 Ablauf eines Outsourcingprojektes 1. IST-Analyse 2. Make-or-buy-Entscheidung 3. Kontaktaufnahme 4. Abgleich 5. Vertrag 6. Implementierung (nach Zahn et al. Outsourcing unternehmerischer Dienstleistungen in Wißkirchen (Hrsg.) Outsourcingprojekte erfolgreich realisieren Stuttgart) 5

6 Portfolioanalyse Umsatz, Ergebnisanteil 6

7 Portfolioanalyse Agiles Publizieren Eingeführte Prozesse Umsatz, Ergebnisanteil 7

8 Agiles Handeln Agil Publishing enge Kommunikation mit dem Markt for learners, not for knowers schnelle Reaktion auf Marktentwicklungen und Kundenwünsche selbstorganisierende Teams = hohe Flexibilität; Abläufe sollten zugreifbar und intern sein Agiles Publizieren verlang große Nähe zum Markt, zum Kunden. Kernkompetenz des Verlages 8

selbstorganisierende Teams = hohe Flexibilität; Abläufe sollten zugreifbar und

9 Agil Publishing ist Lernen bei gleichzeitigem Handeln ist eine Zusatzaufgabe für die gesamte Organisation Entlastung der Organisation von bisherigen Aufgaben? Welche Prozesse sind geschäftskritisch(er)? 9

Organisation Entlastung der Organisation von

10 Outsourcing als Antwort auf neuen Ressourcenbedarf Altes intern, Neues extern kein Know-how Gewinn geteiltes Know-how geringer Zugriff auf Ressourcen bei geringer Marktrelevanz schneller Abbruch möglich Altes extern, Neues intern eingelaufene Prozesse müssen neu aufgesetzt werden Qualität? steigende variable Kosten leitet dauerhafte Veränderung der Organisation ein 10

schneller Abbruch möglich Altes extern, Neues intern eingelaufene Prozesse müssen neu

11 Risikobetrachtung in Bezug auf Organisation Kosten Technologie und Know-how (nach Michael Reinfarth, Diplomarbeit Outsourcing herstellerischer Aufgaben, Leipzig, 2005) 11

12 Chancen/Risiken Organisation Chancen Optimierung des Einsatzes vorhandener Kapazitäten Kernaufgaben Wettbewerbsfähigkeit Standardabläufe können effizienter werden Risiken Hoher Kommunikations- und Kontrollaufwand Qualitätsprobleme durch Störung zusammenhängender Prozesse Entstehung von Abhängigkeiten 12

effizienter werden Risiken Hoher Kommunikations- und Kontrollaufwand

13 Antwort auf Risiken Organisation Hoher Kommunikations- und Kontrollaufwand Qualitätsprobleme durch Störung zusammenhängender Prozesse Entstehung von Abhängigkeiten genaue Prozessbeschreibung; Schnittstellenbeschreibung; Definition von Verantwortlichkeiten genaue Prozessbeschreibung; Einbeziehen von Prozessnachbarn in die Planungsphasen Entscheidung über objekt-oder prozessbezogenes Outsourcing 13

Schnittstellenbeschreibung; Definition von Verantwortlichkeiten genaue Prozessbeschreibung;

14 Chancen/Risiken Kosten Chancen Fixkosten variable Kosten verbesserte Kostentransparenz durch Leistungsverrechnung Steigerung des Kostenbewusstseins Risiken Unterschätzung von Umstellungskosten Kostensteigerung durch erhöhten Kommunikationsaufwand nicht abschätzbare Risiken durch langfristige Preisfixierung und/oder nicht absehbare Preisentwicklungen 14

Umstellungskosten Kostensteigerung durch erhöhten Kommunikationsaufwand nicht

15 Antwort auf Risiken Kosten Unterschätzung von Umstellungskosten Projektplanung für den Prozess des Outsourcings; Projektbudget Kostensteigerung durch erhöhten Kommunikationsaufwand nicht abschätzbare Risiken durch langfristige Preisfixierung und/oder nicht absehbare Preisentwicklungen genaue Prozessbeschreibung; Einbeziehen von Prozessnachbarn in die Planungsphasen Entscheidung über objekt-oder prozessbezogenes Outsourcing 15

Risiken durch langfristige Preisfixierung und/oder nicht absehbare Preisentwicklungen genaue

16 Chancen/Risiken Technologie und Know-how Chancen Zugang zu Spezialwissen Auswahl des Dienstleisters mit größter Ablaufkompetenz klar definierte Leistungen und Verantwortungen Risiken starre Bindung an Technologie des Dienstleisters doppelte Technologieintegration Standardisierung = Stagnation(?) Know-how-Verlust 16

Leistungen und Verantwortungen Risiken starre Bindung an Technologie des

17 Antwort auf Risiken Technologie und Know-how starre Bindung an Technologie des Dienstleisters doppelte Technologieintegration Standardisierung = Stagnation(?) Know-how-Verlust Schnittstellenplanung, die unabhängig von Technologien machen Mut zu Blackboxen in Prozessbeschreibungen Prozessweiterentwicklungen ( agil ) sollte intern geschehen Differenzierung Prozess-Outsourcing vs. Projektoutsourcing / Prozess- Know-how im Haus halten 17

) Know-how-Verlust Schnittstellenplanung, die unabhängig von Technologien machen Mut zu Blackboxen in

18 Zwingend für ein Outsourcingprojekt Outsourcing ist ein Projekt Projektleiter, Projektbudget, Projektmanagement Prozessbeschreibung, genaue Qualitätsanforderungen, Schnittstellendefinition Einführungsphasen Qualitätsmangement 18

Prozessbeschreibung, genaue Qualitätsanforderungen,

19 Ablauf eines Outsourcingprojektes 1. IST-Analyse 2. Make-or-buy-Entscheidung 3. Kontaktaufnahme 4. Abgleich 5. Vertrag 6. Implementierung (nach Zahn et al. Outsourcing unternehmerischer Dienstleistungen in Wißkirchen (Hrsg.) Outsourcingprojekte erfolgreich realisieren Stuttgart) 19

20 Implementierung Einführung in drei Phasen: 1. Einarbeitung (begleitet durch Funktionsträger im Verlag; weitere Abstimmung der Prozesse, Schnittstellen) 2. Kontrolle (stärkere Kontrolle an den Schnittstellen durch Prozessnachbarn) 3. laufender Prozess 20

weitere Abstimmung der Prozesse, Schnittstellen) 2.

21 Qualitätssicherung Fehlerverfolgungsworkflow (welcher Fehler, Ursache, wie wird abgestellt) Audits des Outsouringpartners Projektreports regelmäßige (wöchentliche) Telefonkonferenzen 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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